Tipos de factura legales y modelos

Si has comenzado una actividad como autónomo o pyme y no sabes qué modelos de facturas vas a usar, te damos todas las pautas, para que la elección sea lo más óptima posible, y además, te explicaremos todos los tipos de facturas que pueden aparecer.

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Definición formal de factura

Es un documento comercial, donde se refleja una operación mercantil realizada entre ambas empresas, la cual debe de cumplir unos requisitos formales obligatorios, independientemente del diseño escogido.

Estos requisitos formales están recogidos en el Reglamento de Facturación en su artículo 6 y son:

• Número y serie, y dentro de cada serie los números deben de ir correlativos, se obligará a series específicas cuando se dé algunos de los siguientes casos:
  • Inversión de sujeto pasivo
  • Expedidas por los destinatarios
  • Rectificativas
  • Las que se expidan conforme el artículo 84 de la Ley 37/1992 y el artículo 61 del Real Decreto 1624/1992 de 29 de Diciembre
• La fecha de expedición
• Nombre, NIF y domicilio, tanto del destinatario como del emisor
• Descripción de la operación comercial
• El tipo impositivo y la cuota tributaria
• Si la factura estuviese exenta o no sujeta indicar la Ley que lo respalda
• Debe venir de forma separada tanto la base imponible como la cuota de IVA

Solo se considerará modelo de factura a la que cumpla todos estos requisitos formales y obligatorios.

➨ Conoce más aquí sobre lo que es una factura.

Modelos de facturas más utilizados por pymes y autónomos

Los modelos de facturación están regulados por el Reglamento de Facturación del 1 de enero de 2013 aprobado en el Real Decreto 1619/2012 que contiene los requisitos a cumplir para que una factura sea legalmente válida, así como los datos e impuestos a incluir y las situaciones en las que es necesario hacer una factura.

Si bien todos los tipos de factura parten de un único modelo básico que es la factura ordinaria, existen otros modelos complementarios dependiendo de las circunstancias particulares de cada momento y son:

1. Factura ordinaria
2. Factura simplificada
3. Factura rectificativa
4. Factura recapitulativa
5. Factura proforma
6. Duplicado y copia de factura
7. Factura electrónica

Según la normativa vigente, se recogen estos tres tipos fundamentales de facturas:

Modelo de factura ordinaria

Es la más conocida comúnmente, y la que se usa con mayor frecuencia, como ya hemos comentado, es el documento comercial, que refleja una operación de compraventa o una prestación de servicios.

Esta a su vez, se divide en normal o simplificada, esta clasificación dependerá de si lo que se factura, es un servicio o un producto, es decir, la simplificada sería la que no contiene todos los datos obligatorios de una factura completa, pero excepcionalmente se permite su uso siempre que cumpla los siguientes requisitos:

• Que la operación sea inferior a 400 euros con IVA incluido
• Que se traten de facturas rectificativas
• Operaciones donde el ticket es sustituido por factura
• Otros casos

Aquí tienes lo que es una factura simplificada.

Modelo de factura rectificativa y recapitulativa

Las rectificativas, nos indica una diferencia o abono de una factura ordinaria ya emitida, también pueden venir producida por un descuento o bonificación posterior, e incluso cuando tienen que incluirse los embalajes o envases.

Mientras que la factura recapitulativa, nos incluye en la misma factura varias operaciones comerciales, realizadas a lo largo de un mes natural, también pueden reflejar una agrupación de albaranes o pedidos.

Modelo de factura electrónica y factura proforma

La factura electrónica es exactamente igual que una factura ordinaria, la única diferencia es que se envía mediante la web, con un formato electrónico, tiene que cumplir los mismos requisitos legales recogidos en el Reglamento de facturación.

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Sin embargo, la factura proforma es un borrador de factura ordinaria, que envías a tu cliente con el detalle de los servicios y productos que le vas a vender, es un documento sin validez fiscal ni contable.

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Pautas para la elección de modelos de factura

Una vez que hemos aprendido los tipos de facturas que pueden surgir por operaciones comerciales, vamos a intentar dar unos consejos a la hora de fijarnos en el diseño de la factura que debemos escoger para facturar en nuestro negocio.

Por si no puedes acudir a un diseñador gráfico, te damos unas pautas para que, entre los miles de plantillas que se encuentran actualmente en la web, puedas encontrar la más apropiada y la que más se vea identificada con tu idea de negocio.

Es recomendable, que la factura tenga un diseño profesional y que nos haga quedar bien ante cualquier cliente, la imagen es muy importante, intenta incluir tu logotipo para que sirva de publicidad.

No olvides, que la calidad del combinado con la imagen de la marca de una organización puede llegar a generar poderosas influencias a nivel social

Intenta no recargar mucho la factura, es aconsejable el uso de pocos colores, como mucho tres, y una tipología que sea clara y diferenciada.

Con Billin tendrás un software de facturación con plantillas profesionales predefinidas para que solo tengas que elegir una y enviarlas.

Consejo

Decídete, por el uso de la factura electrónica, ya que actualmente facilita toda la gestión de facturación y reduce los costes a corto plazo en la empresa, tanto en material de papel como en la rapidez del envío.

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Actualmente, existen una multitud de programas de facturación que incluyen diseños de facturas propias, las cuales, pueden editarse y adaptarlas a tu propio diseño, estos software generan la factura electrónica que hará tu vida de empresario mucho más fácil, pudiendo dedicar a otras debilidades de tu empresa el tiempo que destinabas a la facturación.

Todas estas mejoras, que aparecen en la web, al alcance de cualquier empresario, van a beneficiar nuestra gestión empresarial, simplificarán los procesos de control de facturación, y no tendrás que estar pendiente de cuál fue la última factura que hiciste.