Factura proforma: Qué es, límites legales y guía práctica

Una factura proforma es un documento provisional e informativo que detalla los términos de una posible transacción antes de realizarse, actuando como borrador sin tener valor fiscal ni contable. 

A continuación, estas son algunas de sus características principales:

Característica	Descripción
Naturaleza	Es un documento provisional que sirve como oferta formal para el cliente.
Validez legal	Carece de valor fiscal y contable, teniendo únicamente valor comercial.
Momento de emisión	Se expide antes de que se realice y cierre la compraventa definitiva.
Identificación visual	Debe indicar de forma clara y visible en el encabezado que se trata de una «factura proforma».
Numeración	Debe llevar una numeración propia y diferente a la de las facturas ordinarias.

 

¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

Una factura proforma es un documento provisional que detalla los términos de una posible transacción antes de que se realice. 

No tiene valor fiscal ni contable y su propósito es informativo, sirviendo como una oferta formal o un borrador de la factura definitiva.

Una vez que el cliente acepta las condiciones, se emite la factura final, que sí tiene plena validez fiscal.

Su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar y le sea más fácil tomar la decisión.

Tradicionalmente se ha asociado al comercio exterior para cerrar acuerdos rápidos sin repetir negociaciones o para tramitar aduanas y créditos documentarios.

Hoy en día es una herramienta muy utilizada en el mercado nacional para los siguientes casos:

• Acompañar muestras comerciales: es el documento idóneo para justificar el envío de productos de prueba que no tienen valor comercial.
• Facilitar la financiación bancaria: sirve como justificante oficial para que el comprador pueda solicitar un crédito o financiación en su banco utilizando la proforma como garantía del destino del dinero.
• Tramitar subvenciones públicas: funciona como el documento que acredita el gasto previsto que el comprador necesita presentar para solicitar ayudas del gobierno o de otras instituciones.

 

El «vacío» regulatorio de la proforma y su validez legal según Hacienda

En España, la factura proforma no está regulada por el Reglamento de Facturación y no existe ninguna ley que defina sus requisitos ni su formato. Por eso, su interpretación se guía por el criterio de la Dirección General de Tributos (DGT) y por la práctica habitual de las empresas. 

Para la Agencia Tributaria (AEAT), su validez legal se resume en tres puntos clave:

• Cero validez fiscal y contable: Hacienda no la reconoce como un justificante de gasto ni de ingreso. No genera ninguna obligación tributaria para quien la emite ni para quien la recibe.
• Prohibido deducir impuestos: bajo ningún concepto se puede utilizar una factura proforma para deducir el IVA o el IRPF/Impuesto de Sociedades.
• Uso exclusivo pre-facturación: con la entrada en vigor de los nuevos sistemas de facturación digital obligatoria (como Verifactu y la factura electrónica), la proforma queda estrictamente relegada a un documento comercial previo. Si se emite una factura proforma para ocultar un cobro o una venta real sin su factura ordinaria, Hacienda puede considerar que se están incumpliendo las obligaciones de facturación y tributar, lo que puede derivar en sanciones. 

 

Diferencias de fondo: presupuesto, proforma, albarán y factura

Para no tener problemas en una auditoría, es vital entender el propósito de cada documento. 

Aunque a nivel de diseño puedan parecerse, su peso legal es completamente distinto:

• Presupuesto: es una propuesta comercial preliminar y estimada. Sirve para iniciar la negociación y puede modificarse libremente antes de que el cliente la acepte.
• Factura proforma: es un borrador formal que refleja exactamente cómo será la factura definitiva (incluyendo impuestos informativos). Se emite antes de la venta para que el cliente valide los datos.
• Albarán: es un documento puramente logístico. No sirve para exigir pagos ni tiene datos fiscales complejos; solo demuestra que la mercancía ha sido entregada.
• Factura ordinaria: es el único documento definitivo y obligatorio. Exige el pago legalmente, se registra en contabilidad y sirve para deducir impuestos.

 

Tabla comparativa entre factura proforma, presupuesto, albarán y factura ordinaria

Para verlo aún más claro, aquí tienes una tabla con las diferencias de fondo, su validez y el momento exacto en el que debes emitir cada uno: 

Documento	Momento de emisión	¿Validez fiscal?	¿Deduce IVA?	Elementos clave
Presupuesto	Antes de aceptar el servicio.	❌	❌	Precio estimado y condiciones variables.
Factura proforma	Antes de la compraventa.	❌	❌	Encabezado claro, datos fiscales y desglose.
Albarán	En el momento de la entrega.	❌	❌	Firma de recepción y detalle de mercancía.
Factura ordinaria	Al completar la venta o cobro.	✔️	✔️	Número correlativo único y validez contable.

 

La cadena documental del proceso comercial: De la oferta al cobro definitivo

Para que tu negocio funcione como un reloj y no tengas problemas con Hacienda, toda venta debe seguir un orden cronológico y lógico. No te saltes pasos: cada documento tiene su momento exacto dentro del ciclo comercial.

Esta es la cadena documental estándar que recorre una operación desde el primer contacto hasta que el dinero entra en tu cuenta:

1. El presupuesto (la oferta): es el kilómetro cero. El cliente te pide precio, tú le lanzas una propuesta estimativa y se inicia la negociación. Si hay cambios, se modifica este documento.
2. La factura proforma (el acuerdo técnico): una vez que el cliente acepta el presupuesto pero necesita un documento más formal (para pedir financiación, tramitar una subvención o pasar la aduana), emites la proforma. Es el borrador definitivo que congela los precios y condiciones pactadas.
3. El albarán (la entrega): el acuerdo está cerrado y toca enviar la mercancía o prestar el servicio. El cliente firma el albarán para confirmar que todo ha llegado en perfecto estado.
4. La factura ordinaria (el cierre legal): con el albarán firmado, se genera la factura definitiva. En este momento, el documento se envía a través de los sistemas digitales obligatorios (como Verifactu o el sistema de factura electrónica), registrando formalmente el impuesto y el ingreso ante la Agencia Tributaria.
5. El justificante de cobro (el cierre financiero): el cliente paga mediante transferencia, tarjeta o el método acordado. El extracto bancario o el recibo de pago sellan definitivamente el ciclo.

 

Ten en cuenta: La factura proforma nunca sustituye a la factura ordinaria. Aunque el proceso comercial empiece de manera informal, siempre debe culminar en una factura definitiva para cumplir con la legalidad.

 

Datos obligatorios: ¿Qué debe incluir una factura proforma para ser correcta?

Una vez que decides utilizar la factura proforma en tu negocio, el siguiente paso es saber cómo confeccionarla. 

En apariencia es muy similar a una factura ordinaria porque comparten la mayoría de sus elementos visuales, pero su estructura debe cumplir con unos requisitos clave para ser útil y no generar confusiones.

Para que tu factura proforma esté completa y clara, es recomendable incluir los siguientes datos: 

• El indicativo «Factura proforma»: debe aparecer de forma clara, visible y destacada en el encabezamiento del documento.
• Numeración propia: es recomendable usar una serie numérica independiente y totalmente ajena a la de tus facturas ordinarias (puedes usar, por ejemplo, la serie PF-2026-001).
• Fecha de emisión: el momento exacto en el que se genera y se entregan las condiciones al cliente.
• Datos de identificación fiscal: nombre completo o razón social, domicilio fiscal y NIF/CIF tanto del emisor como del receptor.
• Descripción de la operación: detalle preciso de los productos o servicios, especificando unidades, precio unitario y el importe total.
• Impuestos desglosados: el tipo de IVA aplicable y, si eres autónomo, la retención de IRPF. Recuerda que se incluyen a título puramente informativo.
• Condiciones comerciales y validez: es fundamental indicar la forma de pago propuesta, la divisa y, sobre todo, la fecha de caducidad de las condiciones pactadas.

 

Usos avanzados: aduanas, ventas en consignación y pagos anticipados 

Aunque en el día a día la proforma se utiliza como paso previo a una venta nacional estándar, es una herramienta fundamental en operaciones comerciales más complejas. 

Estos son sus tres usos avanzados más habituales:

• Despacho de aduanas y comercio exterior: es el documento que exige el importador para tramitar las licencias de importación, autorizar la compra de divisas extranjeras o solicitar la apertura de un crédito documentario en el banco antes de que las mercancías crucen la frontera.
• Ventas en consignación: si envías stock a un distribuidor pero los productos siguen siendo tuyos hasta que él los venda, no puedes emitir una factura ordinaria (porque no hay venta real ni devengo de IVA). La proforma es el documento idóneo: acompaña al transporte detallando el valor de la mercancía de forma comercial, sin activar obligaciones fiscales.
• Gestión de pagos anticipados: cuando exiges un adelanto para empezar a fabricar un producto o preparar un servicio, el cliente necesita un justificante para emitir la transferencia. La proforma sirve para que el cliente ordene ese pago inicial en su banco.

 

CONSEJO: el matiz legal clave en pagos anticipados

La proforma sirve para que el cliente te pague el anticipo, pero en el momento en que recibes el dinero en el banco, la ley te obliga a emitir una factura ordinaria de anticipo con su correspondiente IVA. No puedes dejar un cobro real respaldado únicamente por una proforma.

 

Gestión de riesgos bajo Verifactu: Por qué la proforma es tu mejor escudo legal

Con la implantación progresiva del sistema Verifactu y de la nueva normativa de facturación electrónica obligatoria entre empresas y profesionales, anticiparse y adaptar los procesos de facturación es muy recomendable.

Cuando este sistema sea de obligado cumplimiento, cualquier factura ordinaria que generes creará una huella digital inalterable que se enviará de forma automatizada a la Agencia Tributaria. 

En ese escenario, corregir un error en una factura real ya es un proceso rígido que exige emitir facturas rectificativas, sin posibilidad de editar directamente la factura original. 

La factura proforma, por no tener valor fiscal, permite trabajar con versiones preliminares de la factura sin alterar los registros fiscales ni generar historiales de modificaciones ante Hacienda.

 

Errores críticos al emitir proformas que atraen inspecciones de Hacienda

La proforma es una herramienta fantástica, pero si la usas mal, la Agencia Tributaria encenderá todas las alarmas.

Evita estos tres errores críticos:

• Duplicar o mezclar la serie de numeración: jamás metas una proforma dentro de la numeración correlativa de tus facturas ordinarias. Si un inspector de Hacienda ve un salto en tu numeración porque «el número 14 era una proforma», asumirá que estás ocultando ingresos. Las proformas deben llevar su propia serie independiente o no llevar número.
• Utilizarla para retrasar el pago del IVA (fraude de devengo): si entregas la mercancía o realizas el servicio y cobras, pero mantienes la operación “aparcada” en una factura proforma durante meses para declarar el IVA en otro período, estás incumpliendo el devengo del impuesto. La Agencia Tributaria puede cruzar datos de transportes y cuentas bancarias, lo que incrementa el riesgo de inspección. 
• Olvidar el título «Proforma» en el documento: si el diseño visual es idéntico al de una factura normal y olvidas poner bien grande «Factura Proforma», ante una inspección el documento puede ser considerado una factura ordinaria vinculante, obligándote a liquidar los impuestos desglosados en ella.

 

Cómo crear y gestionar tus facturas proforma con TeamSystem Facturas Billin

Con TeamSystem Facturas Billin puedes hacer facturas proforma de manera rápida y sencilla, ya que utiliza los datos de los clientes y productos que tengas previamente guardados.

 

Para crear una factura proforma solo tienes que: 

Paso 1– Acceder a tu cuenta en TS Facturas Billin o registrarte, si todavía no la tienes.

 

 

Paso 2– Hacer clic en el menú “presupuestos” dentro del panel central de tu cuenta.

 

 

Paso 3– Después seleccionar “Facturas proforma” para que se te abra una nueva ventana en la que tienes a la derecha “Crear factura proforma”. 

 

 

Paso 4– Al hacer clic, ya estás dentro de la plantilla para comenzar a crear tu factura proforma. 

 

Ahora tienes que rellenar los datos en:

• Cabecera de la factura proforma: cliente, número de serie, número de factura proforma, fecha de creación.

 

• Conceptos: concepto del producto o servicio, unidades, precio unitario e impuestos.

 

• Opciones avanzadas: aquí se te ofrecen varias opciones para completar, si es necesario.

• Método de pago: en este apartado tienes que seleccionar si el pago se realizará en efectivo, por transferencia o Bizum. 

 

Paso 5– Cuando ya tengas todo listo, haz clic en “previsualizar datos” para poder ver la factura proforma. 

 

Este paso sirve para revisar si está todo correcto.

Al hacer clic en “Crear factura” se crea una factura proforma según aparece en la vista previa con el diseño y logo que se haya seleccionado.  

Para comprobar que está creada correctamente, tienes que ir a la página general de facturas proforma y te aparece la nueva factura en el listado:

Para la gestión de la factura proforma, haz clic sobre ella. 

En la siguiente ventana se muestran diferentes opciones: enviar, descargar o convertir en presupuesto, albarán o factura.

Además, aquí es el lugar para cambiar su estado según corresponda con la opciones que se muestra en el desplegable. 

Con TS Facturas Billin puedes personalizar la plantilla de tus facturas proforma con tus colores y tipo de letra corporativos, logotipo, idioma, etc.

De esta forma, te ayuda a ahorrar tiempo y gestionar tus documentos comerciales de manera más ágil y profesional.

 

Ejemplo de factura proforma de TeamSystem Facturas Billin

Ahora que hemos visto cómo hacer una factura proforma paso a paso vamos a ver un ejemplo destacando los campos que pueden generar duda.

 

Lo primero que tienes que hacer es rellenar el apartado “Cabecera de la factura”. 

Aquí debes incluir obligatoriamente el nombre del cliente, número de serie, número de factura proforma y fecha de creación. 

Estos campos aparecen junto a un asterisco rojo que indica que son obligatorios.

El cliente lo puedes seleccionar del listado que aparece al hacer clic. Si no lo tienes ya creado, puedes hacerlo en ese momento en “Crear cliente”. 

 

En el campo “Serie”, necesario para mantener los documentos organizados, selecciona entre los que aparezcan o crea uno nuevo.

 

En el campo de “Número de factura proforma” tienes que añadir el número que corresponda. 

Lo último en este apartado es añadir la fecha de creación. 

 

El segundo apartado es “Conceptos”. 

Aquí tienes que elegir del listado uno de los productos/servicios que ya hayas incluido. 

 

Al seleccionarlo se rellenan todos los campos restantes (unidades, precio unitario, impuesto y total).

Puedes modificar los datos para adaptarlos a la factura proforma que estás realizando. Así, se pueden cambiar las unidades, el precio y seleccionar otro tipo de impuesto. El total se actualiza según los nuevos datos.

 

En tercer lugar, está el apartado “Opciones avanzadas de factura”. 

Aquí puedes añadir otros campos según necesites, como recargo de equivalencia, retención/IRPF, que aparecerán en el apartado de subtotal. También se pueden dejar observaciones para el receptor.

 

En último lugar, se encuentra el apartado “Métodos de pago”.

Aquí tienes que seleccionar los que correspondan de los que aparecen que hayas configurado anteriormente. 

O si haces clic en “Añadir método de pago”, puedes añadir el que necesites para personalizar tu factura proforma.

Si necesitas añadir algún archivo, en el último campo puedes seleccionarlo o arrastrarlo. El peso del archivo no puede superar los 10Mb. 

 

Para terminar y comprobar que todo es correcto antes de crear la factura proforma, tienes que hacer clic en “Previsualizar datos”. 

Ahora ya tienes la previa de tu factura proforma para que revises que aparecen todos los datos obligatorios que hemos visto antes (indicativo «Factura Proforma», numeración independiente, fecha de emisión, datos fiscales de emisor y receptor, descripción de productos o servicios, impuestos desglosados, condiciones de pago y plazo de validez).

 

Si todo está correcto, solo tienes que presionar “Crear factura proforma” y ya te aparece en el apartado general. 

 

 

El último paso es el envío al cliente y seguir con la gestión.

Para ello, tienes que hacer clic sobre la factura proforma. Se te abre una nueva ventana y ya puedes seguir con la opción que necesites: enviarla, convertirla en factura, etc. Además aquí puedes actualizar su estado. 

También, puedes activar la funcionalidad “seguimiento de envíos” para saber si tus clientes han recibido el email y si han visto las facturas. 

 

 

Para enviar la factura proforma al cliente, te aparece la siguiente pantalla donde tienes que rellenar su email, asunto y contenido. 

Por defecto aparece un texto predeterminado, pero puedes personalizarlo según tus necesidades. 

La factura proforma se envía como documento adjunto.

 

 

Preguntas frecuentes sobre la factura proforma

Hasta el momento te hemos contado en detalle qué es una factura proforma y la diferencia con otro tipo de documentos, pero por si te ha quedado alguna cuestión por resolver, a continuación, vamos a contestar a las preguntas más frecuentes sobre ello.

 

¿Llevan IVA las facturas proforma?

Una factura proforma puede incluir el IVA siempre que la operación esté sujeta a este impuesto, pero solo con carácter informativo, ya que no genera obligación fiscal ni contable hasta que se emite la factura ordinaria. Lo mismo aplica para las retenciones de IRPF u otros impuestos que pudieran corresponder. 

 

¿Cómo se contabiliza una factura proforma?

Como hemos dicho, la factura proforma no tiene validez contable, por lo que no se puede incluir en tu contabilidad. No obstante, sí que debe tener una numeración propia, tanto para tu control de emisión como para ofrecerle información útil para el cliente. 

 

¿Se puede deducir el IVA o el IRPF con una proforma?

No, bajo ningún concepto. Al carecer de validez fiscal y contable, la Agencia Tributaria no admite la factura proforma como justificante para deducir el IVA soportado ni como gasto deducible en el IRPF o Impuesto de Sociedades. Para poder desgravar estos impuestos, es obligatorio que el proveedor te emita la factura ordinaria definitiva. 

 

¿Se puede modificar o anular una factura proforma ya emitida? 

Sí, por completo. Como la factura proforma es un documento puramente comercial que no se registra en tu contabilidad ni se envía a Hacienda, puedes modificar sus datos, cambiar los precios o anularla libremente si la operación se cancela. A diferencia de las facturas ordinarias, no necesitas emitir una factura rectificativa para corregirla; basta con editar el documento o crear uno nuevo.

 

 

Fuentes:

• Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación): BOE – Real Decreto 1619/2012
• Ley 37/1992 (Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido): BOE – Ley 37/1992
• Real Decreto 1007/2023 (Reglamento Verifactu): BOE – Real Decreto 1007/2023
• Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece): BOE – Ley 18/2022