Factura Proforma. Qué es, modelo y diferencias con otros tipos

Contabilidad y fiscalidad Impuestos y Finanzas
factura proforma
Alejandro Castellano
Escrito por Alejandro Castellano
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Todo el mundo ha emitido alguna vez una factura o ha realizado un presupuesto para algún cliente. Sin embargo, pocos conocen la existencia de la factura proforma, un documento que oscila entre ambos conceptos y que muchas empresas y autónomos han incorporado a sus herramientas. Si quieres saber más sobre este documento sigue leyendo.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma no es más que una variante de una factura de compra.

Es un documento a título informativo donde el vendedor concreta los productos o servicios, los precios y las condiciones de la oferta.

La finalidad, por tanto, no es otra que la de que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar.

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Uso de la factura proforma

El principal campo donde se utilizan las facturas proformas es el del comercio exterior para enviar ofertas comerciales. Para evitar reiterar las negociaciones, la factura proforma ayuda a reunir en un solo acto los términos y condiciones.

De esta forma, si dos empresas llegan a un acuerdo a través de esta factura, en las futuras transacciones solo sería necesario ajustar la cantidad o detalles menores.

Al mismo tiempo, la factura proforma sirve al importador como documento acreditativo para obtener los requisitos administrativos previos al despacho de aduanas de importación, como puede ser una licencia de importación, la autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa, la apertura de un crédito documentario, etc.

Pero cada vez se utiliza más en las operaciones nacionales. Por ejemplo, puede ser útil:

  • Para acompañar el envío de muestras que no tengan valor comercial.
  • Para que el comprador solicite la apertura de un crédito en el banco, en el caso que este sea el medio de pago elegido.
  • Para que el comprador pueda solicitar una subvención.

¿Cómo hacer una factura proforma?

Los requisitos de la factura proforma que debe cumplir son bastante similares a los de una factura ordinaria.

Si bien es algo más simple, debe contener cierta información mínima para que sea aceptado:

  • La fecha de emisión.
  • Los datos de identificación tanto del exportador como del comprador o destinatario. En concreto, su nombre o razón social, domicilio y su identificación fiscal. Para transacciones dentro de la Unión Europea se debe incluir el Número de Identificación Fiscal Comunitario.
  • Se debe desglosar una descripción lo más precisa posible de la mercancía. En concreto, es imprescindible detallar cantidad o las unidades del producto, el peso bruto, el peso neto y el volumen.
  • Se debe indicar el precio unitario, el precio total y la divisa cotizada.
  • Los gastos de transporte y seguro, si es que ellos van por cuenta del exportador, con el fin de calcular el valor estadístico y comercial.

Por otro lado, es imprescindible indicar en el encabezamiento de la factura de forma visible que es una proforma de factura, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.

Igualmente hay que indicar una numeración diferente a la factura modelo ordinaria, o, si se prefiere, se puede prescindir de ella, pero nunca debe sustituirla.

Otro aspecto a tener en cuenta es que no necesitan ser firmadas o selladas, salvo que el cliente lo solicite expresamente.

Puedes incluir un plazo de validez por el que estarán disponibles las condiciones, para dar mayor seguridad jurídica a la operación.

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¿Qué validez legal tiene la factura proforma?

A nivel contractual, las facturas proforma no tienen validez como justificante de pago y no compromete al emisor. No tiene carácter definitivo, por lo que no debe entenderse que la obligación haya nacido, y el proveedor no puede exigir el acuerdo.

Eso sí, existe la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo que la factura indique.

A nivel contable, no despliega efectos, dado que solo es informativa y no sirve como justificante, por lo tanto la validez de la factura proforma es nula.

A nivel fiscal, aún tiene menos efectos. Esto es imprescindible dado que, en caso de requerimiento o inspección, Hacienda nunca aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido.

Diferencia entre factura y factura proforma

La principal diferencia entre ellas es que la factura comercial es un documento definitivo y despliega plenos efectos legales, contables y fiscales. Por este motivo no se puede modificar (salvo con una factura rectificativa).

Las facturas proforma no son pues documentos sustitutivos a ésta, sino que un anticipo a la definitiva o, si se quiere ver así, un borrador de la misma.

Si el cliente acepta el contenido de la factura proforma, ya se podría pasar a convertirla en una factura ordinaria.

como hacer una factura proforma

¿Factura proforma o presupuesto?

Aunque la factura proforma no tenga el rango de documento definitivo, es una especie de pacto por el cual el vendedor o prestador del servicio se compromete a las condiciones y precio y deberá respetarlos. De esta forma el comprador puede justificar el dinero frente a terceros.

En cambio, el presupuesto suele tener carácter más bien orientativo y sus condiciones son susceptibles de variar a lo largo de las negociaciones.

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Ahora que ya sabes qué es una proforma y para qué sirve podrás empezar a utilizarla sin limitaciones. Solo tendrás que tener en cuenta sus limitaciones y como expedirlas de forma correcta. Y si tienes dudas utiliza los comentarios y te ayudaremos.

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Sobre el autor

Alejandro Castellano

Alejandro Castellano

CMO B2B SaaS. Emprendedor y experto en marketing y ventas B2B para plataformas SaaS. Gestionando equipos multiculturales e internacionales durante más de 10 años. Fundador y CEO en diversas startups. Persona emprendedora, orientada a resultados y con un profundo conocimiento del sector tecnológico. Acostumbrado a trabajar bajo presión y asumiendo alto riesgo.