¿Cómo hacer un presupuesto en 2023? Instrucciones paso a paso

En este artículo te vamos a enseñar a cómo hacer un presupuesto online, que sea atractivo para tu cliente y que le convenza de que eres la mejor opción.

Aspectos principales de un presupuesto

Comencemos por definir presupuesto como un documento donde se detalla el servicio o producto y el precio estimado por dicha operación comercial, por tanto, como emprendedor o autónomo estaréis habituados a elaborar presupuestos, por eso, en este artículo vamos a destacar los aspectos más fundamentales que debe contener el documento para que resulte la mejor opción del cliente.

Como alternativa, puedes hacer una factura profroma.

Lo primero, es que tu presupuesto no se centre solo en el precio, sino en la propuesta en general, es decir, que quede claro que sabes perfectamente lo que necesita el cliente, para ello, te damos los siguientes pasos para mejorar tu presupuesto:

• Los detalles técnicos son muy importantes, como, por ejemplo, lo que vas a entregar, funciones que tu trabajo cubrirá, los elementos que lo forman, etc.
• La forma de entrega es otro aspecto muy destacado, habrá que especificar cómo será entregado al cliente, para que tenga conocimiento absoluto de lo que va a recibir y hasta dónde puede exigir.
• Debes detallar de forma muy clara, lo que vas a recibir antes de comenzar a trabajar, ya que, de eso dependerá que empiece tu trabajo y tendrás que cumplir unos plazos mínimos.
• Es muy importante que dejes detallado la duración de la ejecución del proyecto, a ser posible, realiza un cronograma por fechas.
• Detalla el precio de cada etapa del servicio, de manera que el cliente sepa lo que cobrarías por hacer cada gestión de forma individual, así como, por hacer la gestión de forma global, ya que ahorraría dinero.
• No olvides poner una fecha de vigencia al presupuesto.
• Es fundamental que el presupuesto esté claro y detallado, y que te dirijas al cliente como un profesional, denotando que eres una persona bien preparada
• Se aconseja leerlo en voz alta e incluso a algún amigo para que nos dé su opinión.

¿Cómo fijar el precio en un presupuesto?

En este artículo, te vamos a dar un par de consejos para que no cometas errores en el cálculo y elaboración del presupuesto:

• Detalla el presupuesto.

Es un error muy típico que todos podemos cometer, sin embargo, te aseguro que, si desglosas las partidas, indicando el precio de cada elemento, ajustará mucho mejor el precio final.

• Cálculo de las tarifas.

Cuando calcules tu listado de precios, debes tener en cuenta, tu sueldo, aunque sea bajo al principio, pero no olvides, que no trabajas gratis, y no basta con cubrir los gastos y el autónomo, ya que has emprendido un negocio y es para ganar dinero.

• Calcula una hora de tu trabajo.

Si te dedicas a prestar servicios, piensa que estarás vendiendo tu tiempo, por tanto, debes conocer el precio de tu hora de trabajo, para ser rentable.

Existen múltiples calculadores en la web donde podrás conocer tu precio-mínimo/hora, esto te ayudará también, a rechazar proyectos que tengan un presupuesto muy ajustado.

• Precios altos.

Aunque parezca una locura, si te puedo contar, que, si pones precios muy bajos, puedes ocasionar la sensación de un trabajo de poca calidad y atraer a clientes malos, mientras si fijas unos precios más altos, atraerás a clientes potenciales que creerán más en tu criterio y se quejarán mucho menos.

• Marca el precio por proyecto.

Te aconsejamos que no indiques el precio por las horas que vas a tardar en prestar el servicio, ya que, imagina que tardas la mitad de tiempo, ¿cómo le justificas al cliente para cobrarle el presupuesto cerrado?, por ello, te recomendamos que el precio total sea la finalización del proyecto, y no lo que tardes en elaborarlo.

Modelo de presupuesto: qué no debe faltar

La información que no debe faltar en un presupuesto es:

• Fecha y datos de quien emite el presupuesto y a quien va destinado
• Logotipo de la empresa
• Descripción del proyecto especificando cada partida
• La tarifa de precios aplicada
• Notas finales aclaratoria, por ejemplo, si es con IVA incluido
• Garantía y disposiciones legales
• Agradecimiento y despedida

El diseño, ya dependerá de ti, sí te recomendamos, que, a la hora de entregar el presupuesto, debes hacerlo de forma personalizada, ya que, una buena presentación, acompañada de un presupuesto bien elaborado y explicado, dará lugar a una buena impresión sobre la calidad de tu trabajo

Como hemos visto a lo largo de este artículo, las características para tener un presupuesto eficaz se reflejarán de la imagen corporativa, la claridad y la sencillez.

Si eres capaz de seguir todos nuestros consejos, conseguirás con el presupuesto profesional convencer a tus clientes y fijarás los precios de forma adecuada.

¿Cómo hacer un presupuesto? Instrucciones paso a paso 

 

A lo largo de este artículo vamos a enseñaros como hay que elaborar un presupuesto, destacaremos tanto la estructura que debe tener, como los tipos de presupuestos existentes, así como, su validez legal e incluso, las herramientas necesarias para prepararlo.

¿Qué es un presupuesto?

Comencemos por definir presupuesto, como un documento donde se detallará el servicio o el producto demandado, además del precio estimado por dicha operación comercial, por tanto, como emprendedor o autónomo que sois, debéis aprender a elaborar un presupuesto, por ello, en este artículo vamos a destacar los aspectos más fundamentales que debe contener el documento para que resulte el presupuesto más atractivo, frente a tus competidores.

Estructura que debe tener un modelo de presupuesto

Cuando se nos solicite un presupuesto de un determinado trabajo o servicio, debemos ser muy cuidadosos con ello, ya que, hay que tener en cuenta que será nuestra carta de presentación ante el futuro cliente, además de no omitir ningún dato importante, porque podría conllevar a que perdiéramos a ese cliente.

Existen multitud de estructuras de presupuestos, de manera que, usaremos la que más se adapte al tipo de producto o servicio que ofrezcamos.

Estructura simple

Este tipo de estructura se usa cuando el trabajo solicitado es sencillo, y no requiere hacer un cálculo detallado de todos los costos, ya que, sus componentes son claros, este tipo de presupuesto vendría detallado de la siguiente manera:

1.- Encabezado
En este apartado describiremos todos los datos de nuestra empresa, como, por ejemplo, nombre o razón social, dirección, datos de registro mercantil, teléfono, correo electrónico, página web, etc.

2.- Descripción
Detallaremos los trabajos a realizar y el costo de cada uno de ellos, por ejemplo, el nombre del trabajo que vamos a desarrollar, el precio, la duración, la fecha de inicio y el periodo de validez.

3.- Final
Se indicará la forma de pago y se plasmarán las firmas, tanto la del cliente como la de nuestra empresa.

Siempre podrás crear este tipo de presupuestos, de una forma sencilla y bien estructurada. O utilizar una plantilla de presupuestos.

Estructura compleja

Este tipo de presupuesto es más utilizado cuando tenemos que detallar muchos aspectos importantes, debido a la complejidad del trabajo solicitado.
Las partes en las que podemos dividir este tipo de presupuesto son:

1.- Introducción
Como su nombre indica, elaboraremos un pequeño resumen del proyecto que vamos a presentar, es decir, haremos una breve descripción.

2.- Descripción
En este apartado se explicaré paso a paso los objetivos de este trabajo, destacando su alcance, las herramientas o medios que vamos a utilizar para alcanzar la finalidad propuesta.

Dependiendo del tipo de proyecto que vayamos a presupuestar, esta parte será más o menos extensa.

3.- Metodología
Detallaremos de forma exhaustiva todos los pasos que vamos a seguir hasta conseguir el objetivo planteado.

4.- Ejecución
En este apartado, debemos estipular un diagrama de tiempos, es decir, detallaremos los periodos de tiempo de cada una de las tareas que conforman dicho proyecto, cuánto tardaremos en elaborar cada una de las partes de este presupuesto.

5.- Formas de pago
Habrá que reflejar de forma clara y sencilla la modalidad de pago, es decir, cómo se pagará el proyecto y los tiempos específicos para realizar dichos pagos.

Si fuera necesario por la complejidad del presupuesto, tanto en la descripción como en la metodología, podrían añadirse cuadros para detallar el costo de cada una de las fases del proyecto.

Hay que tener en cuenta que un presupuesto, además de ofrecer un cuadro de costes, también podría ser usado como medio de negociación entre la empresa y el cliente.

Datos obligatorios y opcionales de un presupuesto

Los datos obligatorios y elementales que no pueden faltar en un presupuesto, aun siendo con estructura simple, son:

A- Los datos fiscales tanto de la empresa (persona jurídica) como del autónomo (persona física) que elabora dicho presupuesto, de esta manera, quedará especificado quién lo elabora y quién prestará el servicio solicitado.

También habrá que indicar los datos fiscales del cliente, es decir, a quién va dirigido el presupuesto.

Es muy importante no olvidar añadir los datos de contacto, tanto de quién lo emite como de quién lo recibe.

B- Dentro de la descripción del presupuesto, se debe especificar de forma detallada, todas las tareas que se van a llevar a cabo, además de todos los productos que vamos a utilizar.

Es recomendable agrupar esos productos o acciones por similitud, es decir, según su naturaleza, de manera que se evitarán muchas confusiones.

C- Con respecto al precio del presupuesto, debemos desglosarlo según las partidas que lo formen, además de indicar los impuestos que se aplicarán según la normativa que haya vigente, si tienes dudas en la aplicación del tipo impositivo, podrás informarte de los tipos vigentes actualizados aquí.

D- Según el tipo de presupuesto que nos hayan solicitado, habrá que tener en cuenta, si tenemos que adquirir mercancía o producto, antes del inicio dicho proyecto, de ahí, que sea necesario incluir en la forma de pago, la necesidad de un anticipo para la aprobación de dicho presupuesto.

Además de estos datos obligatorios que no deberán faltar en tu presupuesto, podrás añadir otros opcionales, los cuales, nos ayudarán a que nuestro proyecto sea más atractivo y de mayor confianza al cliente, como, por ejemplo:

• La fecha de finalización e incluso las fechas intermedias de las distintas fases, esto generará un mayor valor añadido en nuestro presupuesto, además de darle una mayor validez legal.

• Ofrecer una garantía o un soporte técnico de forma gratuita, sería una buena técnica para hacer más atractivo nuestro presupuesto.

• Incluir unas condiciones legales, nos ahorraría muchos dolores de cabeza, ya que, te ahorrarías muchos malentendidos y abusos e incluso se impediría la mala interpretación de las cláusulas establecidas.

Distintos tipos de presupuestos y ejemplos

Según a la actividad que te dediques, existirán distintos tipos de presupuestos a elaborar, además de, tener que incluir o no, algunos apartados importantes para el desarrollo de proyecto, como, por ejemplo, la duración del proyecto.

No ya sólo las empresas son quienes elaboran presupuestos, sino que también las familias deberían desarrollarlos para poder llevar un mejor control de los ingresos y gastos que pueden surgir en una unidad familiar.

Veamos los distintos tipos de presupuestos que podremos encontrar:

Cómo hacer un presupuesto familiar y ejemplo

A la hora de elaborar un presupuesto familiar, debemos tener en cuenta todas las operaciones económicas que tengamos o que puedan llevarse a cabo, es decir, por un lado, tendríamos todos los gastos que sabemos que van a efectuarse, y, por el otro lado, los ingresos de dinero que sabemos que vamos a recibir.

Como ingresos tendremos en cuenta los salarios, los beneficios de los productos financieros que podamos tener o incluso ingresos por arrendar alguna propiedad.

Como gastos tendremos en cuenta, la hipoteca o el alquiler, los suministros, alimentación, etc.

A la hora de elaborar este tipo de presupuesto habrá que tener en cuenta:

• Conocimiento de todos los gastos ocasionados, es decir, hacia donde destinamos el dinero, de manera que, podamos priorizar los gastos obligatorios y prescindir de los extraordinarios, para poder destinarlo al ahorro familiar.

• Establecer una guía financiera que nos permita saber dónde gastamos el dinero en cada momento.

Veamos un ejemplo de este tipo de presupuesto:

Como podemos observar, hemos tenido menos ingresos reales que los previstos, es decir, 300 euros menos, pero a su vez, hemos disminuido los gastos en 270 euros, obteniendo, por tanto, la misma capacidad de ahorro, aun siendo los gastos reales mayores que los previstos.

Es una buena manera de prever la economía de una familia, para poder hacer frente a todos aquellos gastos fijos que tenemos de forma mensual.

Cómo hacer un presupuesto de mano de obra y ejemplo

Este tipo de presupuesto se suele preparar, cuando se quiere calcular la cantidad de horas de trabajo que serán necesarias para llevar a cabo el proyecto que nos han solicitado o para generar las unidades de producción que hemos especificado en el presupuesto de producción.

También se podrá realizar este presupuesto de una forma más compleja, en este caso, consistiría en el desglose de la mano de obra en función de los cargos laborales repartidos.

Veamos un ejemplo para entender este tipo de presupuesto:

Una compañía que quiere calcular la mano de obra necesaria para la producción de bolsas de plástico durante los cuatro últimos meses del año 2019, suponiendo que la cantidad de mano de obra es idéntica en todo el proceso, el tiempo del operario de máquina en la elaboración de cada bolsa es 0,1 horas y para el resto de los operarios sería 0,05 horas hasta la finalización de la bolsa.

En la siguiente tabla, mostraremos el tiempo necesario para cada una de las siguientes categorías, así como el costo para cada una de las distintas tareas:

Cómo hacer un presupuesto de servicios de construcción, pinturas, albañilería, electricidad, etc. y ejemplos

Para este tipo de presupuestos te vamos a facilitar una plantilla que te servirá para reformas en general de viviendas, reformas de baños y cocinas, construcciones de piscinas, construcción de casetas y pozos, etc.

Lo más importante para no cometer errores en este tipo de presupuesto, será equilibrar el total de los gastos, los recursos utilizados, las horas de trabajo necesarias y el margen de beneficio que quieras conseguir.

Veamos la estructura que tiene que seguir con un ejemplo:

• Datos de la empresa o autónomo
• Datos del cliente

Descripción

Materiales necesarios
Indicar cantidad, calidad y precio de cada uno de los materiales (detallar un anexo con una memoria de calidades), si el cliente te solicita el uso de material de segunda mano, debes añadir una cláusula “Autorización a la utilización de material usado”.

Forma de facturación
Debe quedar especificado si es por metros, por superficie, por volumen o por mano de obra.

Plazos de la obra
Habrá que indicar tanto la fecha de iniciación como la de finalización, además de las cláusulas de penalización, en caso de que no se efectúe la entrega en el tiempo acordado.

Precio final de la obra
Debes indicar el importe del presupuesto, desglosando la base imponible más el IVA que corresponda.

Por ejemplo 20.000 € + IVA 21% = 4.200 €

Duración de la garantía del servicio
Este apartado es muy importante, ya que, dará una mayor seguridad a los clientes, sobre todo en trabajos de electricidad y fontanería.

Ofertas o descuento
Aplica algún descuento, aunque sea mínimo e indica la fecha de duración que tendrá, ya que, eso dará más gancho al cliente.

Modo de pago
Es recomendable que, si tienes que desembolsar una cantidad de dinero para la compra del material, deberás solicitar un porcentaje del dinero por adelantado, indicando con detalle dónde se va a destinar.

Medio de pago
Indica el medio que usarás para el cobro al cliente, es decir, transferencia, ingreso bancario, efectivo, etc.

Fecha y firma
A la hora de entregar el presupuesto a tu cliente verifica su entrega con la firma y la fecha, además de indicar la duración de validez que tendrá dicho presupuesto.

Este tipo de presupuesto se podrá usar en otros tipos de trabajos encargados, como, por ejemplo, de pintura, de electricidad, de fontanería, y, de cualquier otro tipo de trabajo que esté incluido en el sector de la construcción.

Datos imprescindibles que no pueden faltar en un presupuesto

La información que no debe faltar en un presupuesto será:

• Fecha y datos de quien emite el presupuesto y a quien va destinado
• Logotipo de la empresa
• Descripción del proyecto especificando cada partida
• La tarifa de precios aplicada
• Notas finales aclaratoria, por ejemplo, si es con IVA incluido
• Garantía y disposiciones legales
• Agradecimiento y despedida

El diseño, ya dependerá de ti, sí te recomendamos, qué a la hora de entregar el presupuesto, debes hacerlo de forma personalizada, ya que, una buena presentación, acompañada de un presupuesto bien elaborado y explicado, dará lugar a una buena impresión sobre la calidad de tu trabajo.

Como hemos visto a lo largo de este artículo, las características para tener un presupuesto eficaz se reflejarán de la imagen corporativa, la claridad y la sencillez.

Si eres capaz de seguir todos nuestros consejos, además de fijar los precios de forma adecuada, conseguirás con el presupuesto convencer a tus clientes.

¿Qué validez legal tiene un presupuesto?

Como hemos visto, el presupuesto es un documento donde se indica la cantidad de dinero que va a costar a un cliente un producto o servicio, pues bien, se convertirá en un contrato legal, en el momento que el cliente lo acepte, siempre dentro del plazo de validez que tenga dicho presupuesto.

De partida, el presupuesto, mientras no sea aceptado por el cliente, no tendrá validez legal, de ahí, que se tenga que establecer una fecha de validez para los precios ofertados, ya que, tus proveedores podrían variar esos precios, y, por tanto, disminuir tu margen de maniobra.

La aceptación verbal de un presupuesto se puede considerar legalmente vinculante, pero te recomendamos que realices la aceptación de forma escrito, ya que, evitarías muchos impagos futuros debido a la dificultad para demostrar el contenido del acuerdo.

Por tanto, una vez firmado por ambas partes, se convertirá en un contrato, el cual, tendrán que cumplir ambas partes.

La estimación del tiempo y el coste del presupuesto son puntos fundamentales, ya que, si la duración se alarga por causas ajenas al cliente, no podrás cobrar más precio del que se haya estipulado.

Si durante la ejecución del trabajo, aparecieran vicios ocultos que originaran cambios en el presupuesto, ambas partes deberán hacer constancia por escrito, tanto si es un aumento de la mano de obra como de la duración de la obra.

Herramientas necesarias para realizar un presupuesto

Actualmente existen múltiples herramientas que nos facilitarán elaborar un presupuesto, con Billin podrás crear presupuestos, además de mostrarte cómo hacerlo paso a paso.

Te vamos a mostrar un ejemplo de una empresa dedicada a la publicidad, donde se realizan unos encargos publicitarios para el lanzamiento de un nuevo producto de una compañía:

Se le encarga a la empresa publicitaria la elaboración de 11.500 octavillas y 5.000 carteles, con una mano de obra de reparto de 25 horas.

Se ha estipulado el precio de la hora a 30 euros para el reparto y la colocación de todo el material encargado.

El presupuesto solicitado por nuestro cliente que hemos elaborado gracias a Billin.net, nos quedaría de la siguiente manera:

Cómo vemos recoge todos los datos imprescindibles para que el presupuesto esté correctamente elaborado, cantidad de producto, mano de obra, precios de cada material y de la hora de trabajo, la duración de validez que tendrá, las formas de pago que acepta, el tipo impositivo que se aplica, etc.

¡Con Billin, también podrás ver el estado de tu presupuesto!, si te fijas en la parte izquierda de la anterior imagen, podrás controlar tanto la fecha de envío, como si el cliente lo ha visto, además de marcar su aceptación o rechazo, así conseguirás tener un mejor control interno del envío de tus presupuestos.

¿Cómo calculo el precio final de un presupuesto?

El cálculo de los costes de un proyecto es la parte más importante, ya que, será la única forma de hacer un buen presupuesto.

Se debe identificar la cantidad que te cuesta producir cada uno de los servicios o productos que ofreces, es decir, hay que tarificar cada producto en función de los costos, te dejamos este enlace que te ayudará a calcular el precio del producto.

Te ofrecemos las siguientes claves para conseguir el cálculo de tus costes de una forma eficiente:

• Realiza una buena descripción del presupuesto que se te ha encargado, dividiéndolo en fases, de esta manera, te ayudará a conseguir reconocer todos los elementos que van a participar en este proyecto.

• Añade el precio de tu hora de trabajo.

• Estima el tiempo que vas a tardar, ya que, un mal cálculo te podría hacer perder mucho dinero.

• Para este cálculo los mejores factores son la experiencia y tu buena capacidad para su cálculo, pero si eres un autónomo emprendedor, te aconsejamos que redactes una guía de los problemas más habituales que pueden surgir en el proceso, de manera, que puedas evitarlos con el paso del tiempo, ya que, no existe una fórmula mágica

• Si necesitas colaboradores o proveedores, se muy exhaustivo con las tareas que van a realizar, el tiempo que tardarán y las herramientas que usarán.

• Por último, te recomendamos la aplicación de un pequeño margen, que cubra este tipo de errores de estimación de tiempo.

Costo de un presupuesto

Los criterios básicos que debes seguir para la fijación del precio en el presupuesto son:

A- Cálculo de los costos
Analizar tanto los costes fijos como los variables, es decir, hay que tener en cuenta la mano de obra, las mercancías usadas, y los gastos directos e indirectos asociados al proyecto, como, por ejemplo, la luz, el alquiler, el agua, tasas, etc.).

B- El margen de beneficio
Habrá que añadir un margen de beneficio sobre el costo del trabajo que hayas calculado, ese porcentaje dependerá de la estrategia comercial del cliente y si los costos son bajos.

C- Precios de la competencia
Será muy importante que uses el precio de mercado como referencia, además de conocer el límite que tiene tu cliente.

No se aconseja establecer un precio muy alto, al igual que un precio muy bajo, ya que, podría hacerte perder la negociación o incluso no cubrir los costes del proyecto, respectivamente.

¿Hay que incluir los descuentos en el presupuesto?

Te recomendamos que incluyas alguna promoción o descuento dentro del precio del presupuesto que se te haya encargado, ya que, esto generará una mayor captación en el cliente, porque, aunque no lo creas, el hecho de pensar que se le cobra menos que a otro cliente, dará una mayor puntuación a tu presupuesto.

Estas estrategias comerciales, de aplicar descuentos u ofertas, generará una sensación positiva sobre tu negocio, ya que, las investigaciones demuestran que cuando un cliente recibe esa oferta se sentirá más feliz y más relajado, además si consigues vincular esa sensación positiva con tu marca, obtendrás a largo plazo un mayor beneficio.

Los descuentos también te ayudaran a que tu cliente no compare tus precios con la competencia, de manera que, los nuevos clientes elijan tu producto antes que los del resto.

Cuando apliques estos descuentos, debes evitar perder tus márgenes de utilidad, aunque adquiera el producto clientes que sin el descuento no lo hubiesen hecho, ya que, también perderías el margen en lo clientes que sí hubiesen adquirido tu producto igualmente.

Se pueden aplicar una diversidad de descuentos, pero los más conocidos son:

• Descuento por cantidad: se aplicará cuando condiciones al cliente a adquirir un conjunto de productos, de manera que, su adquisición conjunta sea más barata que si lo hubieses hecho uno a uno.

• Descuento por pago anticipado: esta técnica te permitirá tener una mayor liquidez para adquirir stock adicional, poder realizar compras al por mayor e incluso realizar inversiones, aunque este tipo de descuento sólo servirá para productos o servicios que necesitan pagos frecuentes.

• Descuento por temporada: se usan para productos recurrentes, y se usan temporadas del año significativas, como, por ejemplo, “el día del padre o de la madre”.

• Envíos gratis: para las empresas dedicadas a la venta por internet, es una técnica muy positiva, ya que, los estudios demuestran que los costos del envío son la causa más común, por la que muchos compradores abandonan el carro online.

• Ofrecer algo gratuito: el hecho de incluir la palabra “gratis” generará una sensación positiva al cliente, ya que, puede ocasionar una confusión en la comprensión del porcentaje que se aplica en el presupuesto.

Es una buena técnica para dar a conocer un producto nuevo, al ofrecerlo junto a un producto más popular.

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Como ves hacer un presupuesto bien puede marcar la diferencia entre que te contraten o no. Tómate tu tiempo en crear algo atractivo, fiable y claro para tus futuros clientes. Si tienes cualquier duda o consulta, desde Billin estaremos encantados de ayudarte.