¿Cómo hacer un presupuesto en 2023? Instrucciones paso a paso

En este artículo te vamos a enseñar a cómo hacer un presupuesto online que sea atractivo para tu cliente y le convenza de que eres la mejor opción.

¿Qué es un presupuesto?

Vamos a comenzar por explicar que, un presupuesto, consiste en calcular de forma anticipada cuál va a ser coste para tu cliente, en relación con un producto o servicio.

Además, consiste en planificar también de forma anticipada cuáles van a ser los ingresos y gastos que afectan a dicho presupuesto para así poder establecer de forma correcta el precio del producto o servicio que vas a ofrecer.

Por tanto, como emprendedor o autónomo que sois, debéis aprender a elaborar un presupuesto, por ello, en este artículo vamos a destacar los aspectos más fundamentales que debe contener el documento para que resulte el presupuesto más atractivo, frente a tus competidores.

Aspectos principales de un presupuesto

Te explicamos los aspectos fundamentales que debe contener un presupuesto. 

Antes de entrar en los detalles, queremos recomendarte que no te centres solo en fijar el precio correcto según los ingresos y gastos que influyen el cálculo del precio final del producto o servicio. Presta atención a la propuesta general.

Es decir, específica con detalle el producto que vas a vender o el servicio que vas a prestar para evitar posibles malentendidos. Así quedará por escrito el detalle de lo que está presupuestando, que debe coincidir con lo que el cliente necesita.

Para ello, te damos los siguientes pasos para mejorar tu presupuesto:

• Los detalles técnicos son muy importantes, como, por ejemplo, lo que vas a entregar, funciones que tu trabajo cubrirá, los elementos que lo forman, etc.
• La forma de entrega es otro aspecto muy destacado, habrá que especificar cómo será entregado al cliente, para que tenga conocimiento absoluto de lo que va a recibir y hasta dónde puede exigir.
• Debes detallar de forma muy clara, lo que vas a recibir antes de comenzar a trabajar, ya que, de eso dependerá que empiece tu trabajo y tendrás que cumplir unos plazos mínimos.
• Es muy importante que dejes detallado la duración de la ejecución del proyecto, a ser posible, realiza un cronograma por fechas.
• Detalla el precio de cada etapa del servicio, de manera que el cliente sepa lo que cobrarías por hacer cada gestión de forma individual, así como, por hacer la gestión de forma global, ya que ahorraría dinero.
• No olvides poner una fecha de vigencia al presupuesto.
• Es fundamental que el presupuesto esté claro y detallado, y que te dirijas al cliente como un profesional, denotando que eres una persona bien preparada
• Se aconseja leerlo en voz alta e incluso a algún amigo para que nos dé su opinión.

Como alternativa, puedes hacer una factura proforma.

Modelo de presupuesto: qué no debe faltar

La información que no debe faltar en un presupuesto es:

• Fecha y datos de quién emite el presupuesto y a quién va destinado.
• Logotipo de la empresa. No es obligatorio, pero si dispones de él, es recomendable, ya que ayudará a tu cliente a identificar tu marca.
• Descripción del proyecto especificando cada partida con referencia si existe y cantidad de producto o servicio presupuestado.
• La tarifa de precios aplicada.
• Notas finales aclaratorias, por ejemplo, si es con IVA incluido, o por ejemplo si se aplican descuentos y todo ello desglosado.
• Forma de pago acordada.
• Garantía y disposiciones legales.
• Plazo de validez del presupuesto.
• Agradecimiento y despedida.

El diseño, ya dependerá de ti, si te recomendamos, que, a la hora de entregar el presupuesto, debes hacerlo de forma personalizada, ya que, una buena presentación, acompañada de un presupuesto bien elaborado y explicado, dará lugar a una buena impresión sobre la calidad de tu trabajo.

Como hemos visto a lo largo de este artículo, las características para tener un presupuesto eficaz se reflejarán de la imagen corporativa, la claridad y la sencillez.

Si eres capaz de seguir todos nuestros consejos, conseguirás con el presupuesto profesional convencer a tus clientes y fijarás los precios de forma adecuada.

Estructura que debe tener un modelo de presupuesto

Cuando se nos solicite un presupuesto de un determinado trabajo o servicio, debemos ser muy cuidadosos con ello, ya que, hay que tener en cuenta que será nuestra carta de presentación ante el futuro cliente, además de no omitir ningún dato importante, porque podría llevar a que perdiéramos a ese cliente.

Existen multitud de estructuras de presupuestos, de manera que, usaremos la que más se adapte al tipo de producto o servicio que ofrezcamos.

Presupuesto con estructura simple

Este tipo de estructura se usa cuando el trabajo solicitado es sencillo, y no requiere hacer un cálculo detallado de todos los costes, ya que, sus componentes son claros, este tipo de presupuesto vendría detallado de la siguiente manera:

1. Encabezado

En este apartado describiremos todos los datos de nuestra empresa, como, por ejemplo, nombre o razón social, dirección, datos de registro mercantil, teléfono, correo electrónico, página web, etc.

2. Descripción

Detallaremos los trabajos a realizar y el coste de cada uno de ellos, por ejemplo, el nombre del trabajo que vamos a desarrollar, el precio, la duración, la fecha de inicio y el periodo de validez.

3. Final

Se indicará la forma de pago y se plasmarán las firmas, tanto la del cliente como la de nuestra empresa.

Siempre podrás crear este tipo de presupuestos, de una forma sencilla y bien estructurada. O utilizar una plantilla de presupuestos.

Presupuesto con estructura compleja

Este tipo de presupuesto es más utilizado cuando tenemos que detallar muchos aspectos importantes, debido a la complejidad del trabajo solicitado.

Las partes en las que podemos dividir este tipo de presupuesto son:

 

1. Introducción

Como su nombre indica, elaboraremos un pequeño resumen del proyecto que vamos a presentar, es decir, haremos una breve descripción.

2. Descripción

En este apartado te explico paso a paso los objetivos de este trabajo, destacando su alcance, las herramientas o medios que vamos a utilizar para alcanzar la finalidad propuesta.

Dependiendo del tipo de proyecto que vayamos a presupuestar, esta parte será más o menos extensa.

3. Metodología

Detallaremos de forma exhaustiva todos los pasos que vamos a seguir hasta conseguir el objetivo planteado.

4. Ejecución

En este apartado, debemos estipular un diagrama de tiempos, es decir, detallaremos los periodos de tiempo de cada una de las tareas que conforman dicho proyecto, cuánto tardaremos en elaborar cada una de las partes de este presupuesto.

5. Formas de pago

Habrá que reflejar de forma clara y sencilla la modalidad de pago, es decir, cómo se pagará el proyecto y los tiempos específicos para realizar dichos pagos.

Si fuera necesario por la complejidad del presupuesto, tanto en la descripción como en la metodología, podrían añadirse cuadros para detallar el coste de cada una de las fases del proyecto.

Hay que tener en cuenta que un presupuesto, además de ofrecer un cuadro de costes, también podría ser usado como medio de negociación entre la empresa y el cliente.

Datos obligatorios y opcionales de un presupuesto

Los datos obligatorios y elementales que no pueden faltar en un presupuesto, aun siendo con estructura simple, son:

A) Los datos fiscales tanto de la empresa (persona jurídica) como del autónomo (persona física) que elabora dicho presupuesto, de esta manera, quedará especificado quién lo elabora y quién prestará el servicio o vende el producto.

También habrá que indicar los datos fiscales del cliente, es decir, a quién va dirigido el presupuesto.

Es muy importante no olvidar añadir los datos de contacto, tanto de quién lo emite como de quién lo recibe.

B) Dentro de la descripción del presupuesto, se debe especificar de forma detallada, todas las tareas que se van a llevar a cabo, además de todos los productos que vamos a utilizar.

Es recomendable agrupar esos productos o acciones por similitud, es decir, según su naturaleza, de manera que se evitarán muchas confusiones.

En caso de prestación de servicios, también es necesario indicar qué trabajo es el que se va a desarrollar, con una descripción lo más detallada posible.

C) Con respecto al precio del presupuesto, debemos desglosarlo según las partidas que lo formen, además de indicar los impuestos que se aplicarán según la normativa que haya vigente, si tienes dudas en la aplicación del tipo impositivo, podrás informarte de los tipos vigentes actualizados aquí.

Si además vas a aplicar algún tipo de descuento, recuerda hacer mención tanto del tipo de descuento como del porcentaje.

D) Según el tipo de presupuesto que nos hayan solicitado, habrá que tener en cuenta, si tenemos que adquirir mercancía o producto, antes del inicio dicho proyecto, de ahí, que sea necesario incluir en la forma de pago, la necesidad de un anticipo para la aprobación de dicho presupuesto.

Además de estos datos obligatorios que no deberán faltar en tu presupuesto, podrás añadir otros opcionales, los cuales, nos ayudarán a que nuestro proyecto sea más atractivo y de mayor confianza al cliente, como, por ejemplo:

• La fecha de finalización e incluso las fechas intermedias de las distintas fases, esto generará un mayor valor añadido en nuestro presupuesto, además de darle una mayor validez legal.
• Ofrecer una garantía o un soporte técnico de forma gratuita, sería una buena técnica para hacer más atractivo nuestro presupuesto.
• Incluir unas condiciones legales, nos ahorraría muchos dolores de cabeza, ya que, te ahorrarías muchos malentendidos y abusos e incluso se impediría la mala interpretación de las cláusulas establecidas.

¿Cómo fijar el precio en un presupuesto?

Son varios aspectos que debes tener en cuenta a la hora de fijar el precio en tu presupuesto.

Es fundamental dedicarle tiempo, ya que así evitas posibles problemas con tu cliente e incluso económicos.

Analizar con detalle todos los gastos que implica el trabajo que vas a realizar o el servicio que vas a prestar.

Hablamos, por ejemplo, del coste de los materiales, el salario bruto de los trabajadores, coste de suministros, cuota de autónomo, si este fuera tu caso, precio hora en función de tu experiencia profesional y conocimiento de la materia, incluso las horas de investigación para determinados trabajos. 

Ten en cuenta todo aquello que influya en la determinación del precio de tu producto o servicio porque en caso contrario tu margen de beneficio podría estar mal calculado de base y cono consecuencia, obtener perdidas.

Detalla el presupuesto

Es un error muy típico que todos podemos cometer, sin embargo, te aseguro que, si desglosas las partidas, indicando el precio de cada elemento, ajustará mucho mejor el precio final.

Cálculo de las tarifas

Cuando calcules tu listado de precios, debes tener en cuenta, tu sueldo, aunque sea bajo al principio, pero no olvides, que no trabajas gratis, y no basta con cubrir los gastos y el autónomo, ya que has emprendido un negocio y es para ganar dinero.

Calcula una hora de tu trabajo

Si te dedicas a prestar servicios, piensa que estarás vendiendo tu tiempo, por tanto, debes conocer el precio de tu hora de trabajo, para ser rentable.

Existen múltiples calculadores en la web donde podrás conocer tu precio-mínimo/hora, esto te ayudará también, a rechazar proyectos que tengan un presupuesto muy ajustado.

El margen de beneficio

Habrá que añadir un margen de beneficio sobre el coste del trabajo que hayas calculado, ese porcentaje dependerá de la estrategia comercial del cliente y si los costes son bajos.

Precios de la competencia

Será muy importante que uses el precio de mercado como referencia, además de conocer el límite que tiene tu cliente.

No se aconseja establecer un precio muy alto, al igual que un precio muy bajo, ya que, podría hacerte perder la negociación o incluso no cubrir los costes del proyecto, respectivamente.

Marca el precio por proyecto

Te aconsejamos que no indiques el precio por las horas que vas a tardar en prestar el servicio, ya que, imagina que tardas la mitad de tiempo, ¿cómo le justificas al cliente para cobrarle el presupuesto cerrado?, por ello, te recomendamos que el precio total sea la finalización del proyecto, y no lo que tardes en elaborarlo.

¿Hay que incluir los descuentos en el presupuesto?

Estas estrategias comerciales, de aplicar descuentos u ofertas, generará una sensación positiva sobre tu negocio, ya que, las investigaciones demuestran que cuando un cliente recibe esa oferta se sentirá más feliz y más relajado, además si consigues vincular esa sensación positiva con tu marca, obtendrás a largo plazo un mayor beneficio.

Cuando apliques estos descuentos, debes evitar perder tus márgenes de utilidad, aunque adquiera el producto clientes que sin el descuento no lo hubiesen hecho, ya que, también perderías el margen en los clientes que hubiesen adquirido tu producto igualmente.

Se pueden aplicar una diversidad de descuentos, pero los más conocidos son:

• Descuento por cantidad: se aplicará cuando condiciones al cliente a adquirir un conjunto de productos, de manera que, su adquisición conjunta sea más barata que si lo hubieses hecho uno a uno.
• Descuento por pago anticipado: esta técnica te permitirá tener una mayor liquidez para adquirir stock adicional, poder hacer compras al por mayor e incluso realizar inversiones, aunque este tipo de descuento solo servirá para productos o servicios que necesitan pagos frecuentes.
• Descuento por temporada: se usan para productos recurrentes, y se usan temporadas del año significativas, como, por ejemplo, “el día del padre o de la madre”.
• Envíos gratis: para las empresas dedicadas a la venta por internet, es una técnica muy positiva, ya que, los estudios demuestran que los costes del envío son la causa más común, por la que muchos compradores abandonan el carro online.
• Ofrecer algo gratuito: el hecho de incluir la palabra “gratis” generará una sensación positiva al cliente, ya que, puede ocasionar una confusión en la comprensión del porcentaje que se aplica en el presupuesto.

Es una buena técnica para dar a conocer un producto nuevo, al ofrecerlo junto a un producto más popular.

Herramientas necesarias para realizar un presupuesto

Actualmente, existen múltiples herramientas que nos facilitarán elaborar un presupuesto, con Billin podrás crear presupuestos, además de mostrarte cómo hacerlo paso a paso.

Te vamos a mostrar un ejemplo de una empresa dedicada a la publicidad, donde se realizan unos encargos publicitarios para el lanzamiento de un nuevo producto de una compañía:

Se le encarga a la empresa publicitaria la elaboración de 11.500 octavillas y 5.000 carteles, con una mano de obra de reparto de 25 horas.

Se ha estipulado el precio de la hora a 30 euros para el reparto y la colocación de todo el material encargado.

El presupuesto solicitado por nuestro cliente que hemos elaborado gracias a Billin.net, nos quedaría de la siguiente manera:

Cómo vemos recoge todos los datos imprescindibles para que el presupuesto esté correctamente elaborado, cantidad de producto, mano de obra, precios de cada material y de la hora de trabajo, la duración de validez que tendrá, las formas de pago que acepta, el tipo impositivo que se aplica, etc.

Con Billin, también podrás ver el estado de tu presupuesto. Si te fijas en la parte izquierda de la anterior imagen, podrás controlar tanto la fecha de envío, como si el cliente lo ha visto, además de marcar su aceptación o rechazo, así conseguirás tener un mejor control interno del envío de tus presupuestos.

¿Qué validez legal tiene un presupuesto?

Como hemos visto, el presupuesto es un documento donde se indica la cantidad de dinero que va a costar a un cliente un producto o servicio, pues bien, se convertirá en un contrato legal, en el momento que el cliente lo acepte, siempre dentro del plazo de validez que tenga dicho presupuesto.

De partida, el presupuesto, mientras no sea aceptado por el cliente, no tendrá validez legal, de ahí, que se tenga que establecer una fecha de validez para los precios ofertados, ya que, tus proveedores podrían variar esos precios, y, por tanto, disminuir tu margen de maniobra.

Por tanto, una vez firmado por ambas partes, se convertirá en un contrato, el cual, tendrán que cumplir ambas partes.

La estimación del tiempo y el coste del presupuesto son puntos fundamentales, ya que, si la duración se alarga por causas ajenas al cliente, no podrás cobrar más precio del que se haya estipulado.

Si durante la ejecución del trabajo, aparecieran vicios ocultos que originaran cambios en el presupuesto, ambas partes deberán hacer constancia por escrito, tanto si es un aumento de la mano de obra como de la duración de la obra.

Distintos tipos de presupuestos y ejemplos

Según a la actividad que te dediques, existirán distintos tipos de presupuestos a elaborar, además de, tener que incluir o no, algunos apartados importantes para el desarrollo de proyecto, como, por ejemplo, la duración del proyecto.

Cómo hacer un presupuesto de mano de obra y ejemplo

Este tipo de presupuesto se suele preparar, cuando se quiere calcular la cantidad de horas de trabajo que serán necesarias para llevar a cabo el proyecto que nos han solicitado o para generar las unidades de producción que hemos especificado en el presupuesto de producción.

También se podrá realizar este presupuesto de una forma más compleja, en este caso, consistiría en el desglose de la mano de obra en función de los cargos laborales repartidos.

Veamos un ejemplo para entender este tipo de presupuesto:

Una compañía que quiere calcular la mano de obra necesaria para la producción de bolsas de plástico durante los cuatro últimos meses del año 2019, suponiendo que la cantidad de mano de obra es idéntica en todo el proceso, el tiempo del operario de máquina en la elaboración de cada bolsa es 0,1 horas y para el resto de los operarios sería 0,05 horas hasta la finalización de la bolsa.

En la siguiente tabla, mostraremos el tiempo necesario para cada una de las siguientes categorías, así como el coste para cada una de las distintas tareas:

Cómo hacer un presupuesto de servicios de construcción, pinturas, albañilería, electricidad, etc. y ejemplos

Para este tipo de presupuestos te vamos a facilitar una plantilla que te servirá para reformas en general de viviendas, reformas de baños y cocinas, construcciones de piscinas, construcción de casetas y pozos, etc.

Lo más importante para no cometer errores en este tipo de presupuesto, será equilibrar el total de los gastos, los recursos utilizados, las horas de trabajo necesarias y el margen de beneficio que quieras conseguir.

Veamos la estructura que tiene que seguir con un ejemplo:

• Datos de la empresa o autónomo.
• Datos del cliente.
• Descripción.
• Materiales necesarios: Indicar cantidad, calidad y precio de cada uno de los materiales (detallar un anexo con una memoria de calidades), si el cliente te solicita el uso de material de segunda mano, debes añadir una cláusula “Autorización a la utilización de material usado”.
• Forma de facturación: Debe quedar especificado si es por metros, por superficie, por volumen o por mano de obra.
• Plazos de la obra: Habrá que indicar tanto la fecha de iniciación como la de finalización, además de las cláusulas de penalización, en caso de que no se efectúe la entrega en el tiempo acordado.
• Precio final de la obra: Debes indicar el importe del presupuesto, desglosando la base imponible más el IVA que corresponda. Por ejemplo 20.000 € + IVA 21% = 4.200 €
• Duración de la garantía del servicio: Este apartado es muy importante, ya que, dará una mayor seguridad a los clientes, sobre todo en trabajos de electricidad y fontanería.
• Ofertas o descuento: Aplica algún descuento, aunque sea mínimo e indica la fecha de duración que tendrá, ya que, eso dará más gancho al cliente.
• Modo de pago: Es recomendable que, si tienes que desembolsar una cantidad de dinero para la compra del material, deberás solicitar un porcentaje del dinero por adelantado, indicando con detalle dónde se va a destinar.
• Medio de pago: Indica el medio que usarás para el cobro al cliente, es decir, transferencia, ingreso bancario, efectivo, etc.
• Fecha y firma: A la hora de entregar el presupuesto a tu cliente verifica su entrega con la firma y la fecha, además de indicar la duración de validez que tendrá dicho presupuesto.

Este tipo de presupuesto se podrá usar en otros tipos de trabajos encargados, como, por ejemplo, de pintura, de electricidad, de fontanería, y, de cualquier otro tipo de trabajo que esté incluido en el sector de la construcción.

Descargar ejemplo de plantilla de presupuesto en Excel gratis

Para hacer presupuestos de forma correcta, rápida y bien estructurada puedes descargar la plantilla presupuesto gratis en Excel.

Como ves hacer un presupuesto bien puede marcar la diferencia entre que te contraten o no.

Tómate tu tiempo en crear algo atractivo, fiable y claro para tus futuros clientes.  Si tienes cualquier duda o consulta, desde Billin estaremos encantados de ayudarte.