SOFTWARE PARA HACER ALBARANES

El albarán no es un documento obligatorio, sin embargo, sí es recomendable en una operación comercial.

Su principal función es la de prueba documental de que la entrega del producto o servicio se ha efectuado al cliente y este ha estado conforme en su recepción.

Supone el paso previo para la emisión de la factura y puede servir para demostrar que, efectivamente, el cliente debe abonar el importe establecido por esta adquisición.

Hay que tener claro la diferencia entre albarán y factura, aunque contenga muchos aspectos muy similares, por un lado, el albarán no cumple funciones tributarias, además de no ser obligatorio, mientras que, por otra parte, la factura sí tiene esas funciones tributarias, además de ser obligatoria ante una transacción económica.

El albarán, siempre se entregará con copia al cliente, para que lo firme y pueda devolver la copia firmada al proveedor, y así ambos, tener justificante de la entrega de dicho producto.

En este momento de entrega, es cuando el cliente debe cerciorarse de que la mercancía no contiene ningún deterioro y coincide con la solicitada, ya que, posteriormente, la empresa de transporte no responderá de dichos daños.

Que el albarán no sea obligatorio no quiere decir, que no tenga unas repercusiones comerciales y legales, por ello, se insiste en que la firma del albarán se traduce como “la conformidad y el visto bueno” de la mercancía.

Con respecto a la actividad económica, no es obligatoria incluirla, por eso, hay que tener cuidado cuando los albaranes están valorados y pueden pasar por manos de terceros, los cuales, no deben de conocer dicha información.

Al igual que las facturas, en la web, existen multitud de plantillas de facturas en Excel y generadores de albaranes, para que uses el modelo y formato, más conveniente para tu actividad.

Hay varios tipos de albaranes según su función y contenido:

• Albarán de entrega: Este es el tipo más común y se utiliza para confirmar la entrega de productos a un cliente. Contiene detalles sobre los productos entregados, la cantidad y la fecha de entrega.
• Albarán de devolución: Se utiliza cuando un cliente devuelve productos previamente entregados. Este documento registra los productos devueltos, sus razones y las condiciones en que se encuentran.
• Albarán de compra: Emitido por el proveedor al cliente para confirmar la entrega de productos o servicios que el cliente ha adquirido. Puede utilizarse para verificar la recepción de bienes o servicios antes de realizar un pago.
• Albarán de traspaso o transferencia: Utilizado para registrar la transferencia de productos entre diferentes ubicaciones o departamentos de una empresa.
• Albarán de recepción: Este tipo se emplea para confirmar la recepción de bienes o servicios por parte del receptor. Por lo general, se utiliza en la recepción de productos comprados.
• Albarán de carga: En el transporte de mercancías, este documento se emite para confirmar la carga de productos en un vehículo, contenedor o camión. Incluye detalles sobre la mercancía, su peso y condiciones.
• Albarán de obra: En el sector de la construcción, se utiliza para registrar la entrega de materiales o la ejecución de trabajos específicos en una obra.
• Albarán de reparación: Usado por talleres de reparación para detallar los servicios realizados en un objeto, como un automóvil, equipo electrónico, etc.

Estos son algunos de los tipos de albaranes más comunes, y su uso puede variar según la industria y las necesidades específicas de las empresas.

Para crear un albarán efectivo, sigue estos pasos dentro de la plataforma de Billin en el módulo de Albaranes:

• Cabecera del documento: Incluye tu información de empresa, como nombre, dirección, número de teléfono y número de registro.
• Datos del cliente: Agrega los detalles del destinatario, como nombre, dirección y datos de contacto.
• Fecha y número de referencia albarán: Asigna una fecha única y un número de albarán para un seguimiento sencillo.
• Descripción de productos o servicios: Enumera los artículos entregados, especificando la cantidad, descripción, precio unitario y el importe total por artículo.
• Total: Calcula la suma total de los productos o servicios entregados.
• Adjuntar archivos: puedes incluir archivos adjuntos si lo necesitas.
• Observaciones: Puedes incluir notas adicionales, como instrucciones de entrega o aclaraciones importantes.
• Firma y sello: Deja espacio para la firma del responsable de la entrega y, si es aplicable, el sello de la empresa.
• Una vez tengas todo lo anterior hecho, puedes pulsar el Botón de Previsualizar datos y posteriormente el Botón de Crear albarán.
• Una vez creado, puedes descargarlo en PDF y cambiar su estado cuando lo necesites, volviendo al mismo haciendo clic sobre el albarán deseado desde el panel de vista de todos los albaranes.

Una vez creado tu albarán tendrás que seguir estos pasos:

• Copia: Si es necesario, genera copias adicionales para tus registros y para entregar al cliente.

• Entrega: Entrega una copia al cliente al entregar los productos o servicios. Asegúrate de que ambas partes firmen y fechen el albarán como confirmación de la entrega.

Recuerda que un albarán es un documento legalmente válido y puede ser utilizado para resolver disputas futuras. Mantén registros organizados y actualizados para una gestión efectiva de entregas y ventas.

Los documentos contables debemos conservarlos durante cuatro años, desde el vencimiento del impuesto, ¿y los albaranes?.

Una de las diferencias entre el albarán y la factura, es que en el primero no tiene por qué ir valorada la mercancía solicitada, pero, en ocasiones, nos hemos encontrado con albaranes que, si contienen el precio del producto, a estos se les denomina “Albaranes valorados”.

Normalmente, cuando recibimos la factura que corresponde a un albarán, es habitual, que se mencione directamente la enumeración del albarán facturado, pues, este albarán sí deberás conservarlo, mientras conserves la factura.

Esto es algo habitual, en las facturas recapitulativas, ya que, son facturas mensuales de operaciones realizadas de una misma empresa en fechas diferentes, son formas de simplificar la facturación.

Este tipo de factura, son permitidas por la Agencia Tributaria cuando sé dé alguno de los siguientes supuestos:

• Que la propia factura contenga el contenido de todos los albaranes que la componen, en este caso, se podría destruir el albarán.
• Que la factura tan solo incluya la enumeración del albarán, sin especificar el contenido, en este caso, no se puede destruir el albarán.

La diferencia entre tener obligación de conservarlo o no, dependerá de cómo se especifique en la factura, es decir, si hace mención del albarán sin indicar su contenido, si tendremos la obligación de conservar los albaranes, sin embargo, si en la propia factura se especifica la enumeración del albarán y además su contenido, no será necesario su conservación.

Es lógico, ya que, si la factura solo hace referencia al número del albarán, no cumplirá los requisitos legales (debido a que no muestra el contenido), y necesitará los albaranes para darle forma a dicha factura.

Si leemos el principio de devengo, y lo seguimos al pie de la letra, sí tendríamos la obligación de contabilizar los albaranes. 

Pero lo más normal, es tenerlos enumerados en tu programa de facturación, y según vayamos recibiendo la factura correspondiente, iremos contabilizando las facturas y no los albaranes.

Esta forma de actuar, en un principio, sería correcta, ya que, la factura es la que fiscalmente marca el devengo de la operación y no el albarán.

Realmente, la contabilización de un albarán no te llevará a tener una mejor información fiscal de las facturas pendientes de facturar o que te facturen, porque, en caso de que el pago se haga antes de recibir la factura, te aconsejo que contabilices el pago, y posteriormente, cuando llegue la factura, contabilices el gasto o compra.

Lo que sí es importante, es el uso de herramientas de facturación, que te ayuden a controlar tanto los albaranes que tengas que facturar como los que tienes pendientes de recibir, llevando una mejor gestión de tu negocio.

Como contabilizar albaranes

Lo primero, es que, cuando contabilicemos una entrega de pedido, no podremos, bajo ningún concepto, contabilizar el IVA que corresponde a dicha operación.

El plan contable vigente prevé esta situación y crea una cuenta contable para la contabilización del albarán e incluso por cada uno de los clientes o proveedores, que aún no hubiésemos recibido la factura correspondiente.

Te dejamos varios modelos y plantillas de albaranes dentro de la plataforma Billin:

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Te dejamos un ejemplo de albarán hecho con la plataforma Billin:

Dentro de la plataforma de Billin puedes encontrar estos diferentes tipos de estados del ciclo de vida de un albarán:

• Pendiente
• Entregado
• Cancelado
• Facturado
• No facturado

Ambos son documentos mercantiles, pero que tienen usos diferentes y que su principal diferencia radicará en su validez contable y fiscal.

La factura es un documento más complejo que un albarán, acredita la realización de una operación comercial con fines fiscales, por eso, deben de cumplir los siguientes requisitos formales (según la Agencia Tributaria)

• Número o serie
• Fecha de expedición y fecha de operación si fuese distinta a la de expedición
• NIF, nombre y apellidos o razón social del expedidor
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados
• Tipos de IVA o la expresión “IVA incluido” que nos ayuda a cómo calcular el IVA
• El importe total
• En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
• Si se da el caso de operación exenta, de Inversión de sujeto pasivo, régimen de agencia de viajes y régimen de bienes usados, habrá que hacer mención a ello

El albarán es un documento emitido por el proveedor como justificante de una entrega de mercancía, de modo que garantiza la llegada del producto a su destino.

Existen albaranes, que ni siquiera aparecen valorados, ya que su principal función es justificar la entrega, otros sí, nos los encontraremos valorados con la finalidad de dar una mayor información a la contraprestación que se va a realizar, pero igualmente, no tendrá validez contable ni fiscal.

El albarán es elaborado por quién envía el producto, el cual, cuando llegue a su destino, tendrá que ser firmado por el destinatario para darle validez, esto será la prueba de la recepción del producto.

Los requisitos que debe de cumplir un albarán se resumen de la siguiente manera (no están recogidos por la Agencia Tributaria)

• La enumeración o código del documento.
• Los datos del cliente: NIF, razón social, domicilio.
• En la descripción deben ir indicados los artículos que se entregan.
• No tiene por qué estar valorado económicamente.
• Su funcionamiento es similar a las notas de entrega.
• La fecha es muy importante, ya que hay que distinguir entre la fecha de emisión del documento y la fecha de valor que es la que tendremos en cuenta para la facturación.

Cumpliendo estos requisitos nuestro albarán será un documento válido.

Para algunos autónomos profesionales y empresas, la diferencia entre albarán, presupuesto y factura es algo difusa.

El albarán es un documento opcional, presente junto con la entrega del producto o servicio al cliente y cuya función es la de servir de prueba de la operación comercial.

El presupuesto también es un documento opcional, pero se entrega antes de la adquisición del producto o servicio, ya que sirve tanto para exponer el importe del mismo como para establecer los requisitos de la operación comercial.

Una factura proforma es como un borrador de factura con el que poder realizar el pago de un producto o servicio, pero que no tiene una validez legal. 

El albarán solo es un documento acreditativo de entrega de un pedido.

El albarán o albaranes son un documento utilizado por las empresas como prueba de entrega del pedido. 

El documento o nota de entrega es una herramienta de control y gestión sin más para dicha empresa y está relacionado con la gestión de la facturación.