Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir

Desde Billin vamos a explicaros como deben contabilizarse las facturas pendientes de recibir, ya que, si no se registran supondrían un error en el balance, sobre todo porque habría un pago realizado sin su factura relacionada.

Comencemos por definir que son facturas pendientes de recibir y cómo se deben contabilizar para que no haya un desequilibrio en las cuentas anuales.

¿Qué son las facturas pendientes de recibir?

En cualquier empresa puede darse el caso que se realice el pago por adelantado de un servicio o compra de un producto sin haber recibido la factura correspondiente.

Claramente, esta situación sería excepcional, porque habitualmente se registran las operaciones comerciales en el momento que se recibe la factura, para posteriormente realizar el pago.

Esto puede conllevar a confusiones a la hora de registrar un pago adelantado sobre el que no se posee ningún justificante.

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¿Cómo contabilizar facturas pendientes de recibir?

En Billin te informamos que todo lo referido a la contabilización en Pyme se encuentra en el Plan General de Contabilidad de Pymes, y, ahí es donde se determina cómo contabilizar las facturas pendientes de recibir.

Para poder reflejar contablemente un movimiento sin que haya factura que avale la situación y que refleje la realidad contable habría que tener en cuenta una cuenta contable del Grupo 4 (Acreedores y deudores por operaciones comerciales).

¿Cuál es la cuenta contable de las facturas pendientes de recibir?

Veamos cómo hacer un asiento de contabilización de compras de mercancías con facturas pendientes de recibir.

Supongamos que una empresa recibe 1.500 euros en productos de su proveedor con el albarán correspondiente, una semana más tarde, recibe de dicho proveedor una factura que contiene el albarán recibido más el IVA correspondiente.

El asiento contable por la recepción de la mercancía sería:

El asiento contable por la recepción de la factura del albarán anterior sería:

Y, por último, se contabilizaría el pago de la factura del proveedor:

¿Cuándo debo incluir la factura en las declaraciones trimestrales?

Las facturas emitidas por una empresa siempre deben incluirse en el trimestre que correspondan, es decir, cuando se emiten y no cuando se cobra.

Ahora bien, en el caso de las facturas recibidas, tienes hasta cuatro años, contando desde la fecha del gasto, para poder declararla y deducir el IVA soportado.

Por tanto, en estos casos, las facturas pendientes de recibir se declararán en el trimestre correspondiente a la recepción de la factura.

Por ejemplo, si una factura con fecha 30 de junio de 2022 la recibes en julio del mismo año, puedes incluirla en el tercer trimestre (julio, agosto y septiembre), independientemente que la fecha del gasto sea del mes de junio.

¿Qué riesgos y problemas podemos encontrar con las facturas pendientes de recibir?

Llevar a cabo un seguimiento de las cuentas pendientes y considerar las facturas no recibidas como una forma de aumentar el beneficio de las empresas son sólo algunas de las maneras de optimizar la gestión de la cuenta contable de las facturas pendientes de recibir, 4009 del pasivo del balance de situación.

Si quieres optimizar la gestión de las facturas pendientes de recibir te recomendamos la automatización de las entregas y asegurarte de su recepción de forma centralizada, esto se consigue con el uso del servicio de la plataforma de facturación Billin.

Aplicando estas recomendaciones mejorarás la gestión de las facturas pendientes de recibir:

• Las facturas en papel y el proceso manual son un obstáculo que no nos ayudará, debes encontrar una forma de automatizar todo el procedimiento.
• Con las diferentes formas que existen de pagos electrónicos disponibles, debes adoptar un enfoque que use la forma más correcta para cada proveedor, esto permite aumentar la eficiencia, impulsar el ahorro y mejorar la relación con los proveedores.
• Tener visibilidad en tiempo real de todos los datos financieros.
• Transformar la gestión de facturas que están pendientes de recibir en un centro de beneficio, lo cual, se consigue programando los pagos para conseguir un margen de tiempo importante y aprovecha ese capital que aún no se tiene que abonar.

El hecho de usar estas mejores técnicas para guiar la estrategia financiera en una empresa, genera un aumento de la eficiencia y eficacia de la gestión de facturas pendientes de recibir.

El objetivo de gestionar correctamente las facturas pendientes de recibir es la eliminación del riesgo de los recargos de demora, ya que, evitas problemas que podrían afectar la imagen de la marca y su relación con los proveedores.

En Billin tenemos conocimiento en este concepto de las facturas pendientes de recibir y sobre todo cuando eres una Pyme o autónomo, pero esto debería cambiar con la nueva Ley de factura Electrónica. Si tienes dudas puedes consultarnos.