Cómo se calcula la variación de existencias: qué debes hacer

Si tienes negocio de producción y/o venta de productos, conoces perfectamente la importancia que tiene el inventario y la forma de gestionarlo en el resultado contable y económico.

Por eso, el cálculo de la variación de existencias y la determinación del coste real de las ventas no son algo que puedas dejar para el último momento, sobre todo, cuando toca cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias.

En este artículo te vamos a explicar qué es la variación de existencias, cómo se calcula paso a paso y cómo se refleja en la contabilidad de tu empresa.

También, resolveremos las dudas más comunes que surgen sobre este ajuste clave en la contabilidad de cualquier empresa con inventario.

De esta forma, será mucho más sencillo el poder conocer cuánto vale tu empresa según toda la materia prima que tengas en él.

¿Qué es la variación de existencias de una empresa?

Para entender lo que es la variación de existencias, primero vamos a ver que son las existencias de una empresa.

Las existencias (o stock) son los bienes que posee una empresa en su almacén, ya sea para venderlos directamente o utilizarlos en el proceso de producción.

Se consideran como los activos corrientes, ya que se destinan a ser consumidos o vendidos en menos de 1 año. Pueden ser las materias primas, para el proceso de producción y transformación, los productos en curso o los productos terminados listos para vender.

Durante el año, las existencias en el almacén fluctúan: unas entran por compra o producción y otras salen por ventas o consumo. Esta evolución de las existencias almacenadas durante el ejercicio contable es a lo que llamamos variación de existencias, la diferencia entre la cantidad de existencias que había el primer día del año y las que hay el último, valoradas según su precio de compra.

Desde el punto de vista contable, la variación de existencias no solo refleja la diferencia de cantidad, sino también la diferencia de valor en las existencias, porque esto también afecta a los costes de ventas y/o producción.

Hay que tener en cuenta que la compra de bienes (stock), no siempre se realiza al mismo precio y esto también afecta a su valoración. Por lo tanto, tener el control riguroso del inventario del almacén, tanto por las cantidades como por su valor, es imprescindible para poder calcular correctamente el resultado económico del ejercicio y realizar una gestión contable y fiscal correcta.

¿Cómo calcular la variación de existencias?

Con tanto movimiento que se genera en la entrada y salida de stocks, necesitamos desarrollar unos métodos para valorar esos movimientos, ya que los precios de las distintas entradas de existencias irán cambiando.

Utilizar un método y decidir con qué precio se realizarán las valoraciones nos va a permitir:

• Calcular el coste de las ventas o consumos.
• Valorar correctamente las existencias finales.
• Reflejar fielmente el resultado contable.

Estos son los métodos de valoración de existencia que se suelen utilizar: 

1. Coste histórico / media ponderada

• Este método lo que hace es calcular el precio medio de las existencias disponibles.
• Se llama “coste histórico” porque tiene en cuenta todos los precios reales y pasados a los que se compraron las existencias, y hace un promedio ponderado según cantidad y precio.
• Tiene la ventaja de que al hacer la media es un método neutral y evita manipulaciones y fluctuaciones.
• Es el más utilizado.

2. FIFO (First In, First Out)

• Con este método, las existencias que salen del almacén son siempre las más antiguas, es decir, las primeras unidades que entran son las primeras que se contabilizan como vendidas o consumidas. Por ejemplo, si al principio compraste por 5 euros, esas son las unidades que salen primero.
• Es el método que más se parece a los movimientos físicos del almacén.
• Tiene la ventaja de que refleja el valor real del inventario cuando hay inflación. Por eso su utilización está muy extendida.

3. LIFO (Last In, First Out)

• Este método es el contrario al anterior porque las últimas unidades que entran son las primeras en salir, es decir, que si compras a 5 euros, y luego a 6 euros, para valorar la venta primero utilizarás el precio de 6 euros.
• Este método no está permitido en España, según el PGC y el marco fiscal actual.

4. HIFO (Highest In, First Out)

• Lo que se hace en este método es que siempre se valora la salida con el precio más alto de los disponibles.
• La idea es reflejar el menor beneficio posible en el período para pagar menos impuestos.
• No está permitido en España para uso contable.

5. NIFO (Next In, First Out)

• Este método lo que hace es valorar la salida con el precio de la próxima compra esperada.
• El motivo es anticiparse a la reposición y utilizar el precio previsto, por aquello de la previsión de costes. Por eso, a veces se utiliza para planificar o hacer análisis estratégicos.

Una vez que hemos elegido el método de valoración, ya vamos a poder dar el siguiente paso: determinar con precisión las existencias iniciales y las existencias finales del periodo.

Así podremos calcular la variación de existencias que estamos buscando y que vamos a necesitar tanto para la contabilidad como para la declaración de impuestos.

 Cómo calcular las existencias iniciales

Las existencias iniciales son el valor stock de la empresa al inicio del ejercicio contable. Por lo tanto, es el punto de partida para calcular la variación de existencias y el coste de ventas.

El dato que se utiliza es:

• El resultado de las existencias finales del ejercicio anterior (de hecho tienen que coincidir).
• Realizando un inventario antes de iniciar la actividad si no ha habido ejercicios anteriores.

La valoración de las existencias iniciales es la que corresponda según el método contable (media ponderada, FIFO, etc.) que haya elegido utilizar.

Cuando tengas que hacerlo en tu negocio, recuerda que este método de valoración se debe de mantener en el tiempo, con lo que es importante que conozcas bien los métodos y elijas el que más te convenga.

Cómo calcular las existencias finales

Las existencias finales es el valor de los productos o materiales que quedan en el almacén al final del ejercicio contable a 31 de diciembre.

Para calcular este stock puedes:

• Hacer un inventario el último día de actividad para saber el número de unidades que hay en el almacén.
• Utilizar la siguiente fórmula:

Existencias finales = Existencias iniciales + Existencias Fabricadas – Existencias Vendidas

Si estuviera todo correctamente reflejado en la contabilidad, ambas cantidades coincidirán.

Después, estas cantidades se valorarán con el método elegido (el mismo que para las existencias iniciales).

Una vez que ya tienes la valoración de las existencias iniciales y las finales, es mucho más sencillo calcular la variación de las existencias, el coste de lo que se ha vendido y la elaboración del cierre contable y fiscal.

Ejemplo de cómo calcular la variación de existencias

La empresa XXX dispone de la siguiente información sobre la entrada y salida de stocks del mes de julio de su almacén de materias primas:

Vamos a calcular las existencias finales del mes de julio utilizando dos criterios, el precio medio ponderado y FIFO.

Pero, antes, lo primero es calcular las unidades iniciales y finales que hay en el almacén:

Existencias iniciales + compras – ventas = existencias finales.

100 unidades + 950 unidades – 650 unidades = 400 unidades de existencias finales.

Ahora lo que haremos es calcular su valoración como por los métodos que hemos dicho.

Coste medio ponderado: CMP

• El primer cálculo tenemos que hacerlo el 15 de julio, que es la primera salida. Así que calcularemos el precio de salida haciendo la media ponderada de todas las compras realizadas desde el 1 de julio hasta el momento de la venta.

CMP1 = (100 x 80) + (200 x 90) + (100 x 95) / (100 + 200 + 100) = 88,75

• Por tanto, la venta efectuada el 15 de julio tendrá un coste de 250 unidades a 88,75 € cada una:  250 x 88,75 = 22.187,50 euros.

• A continuación, volveremos a realizar el cálculo del precio ponderado, ya que se ha realizado otra compra antes de la siguiente venta. En este caso utilizaremos el CMP1 como precio de las unidades sobrantes de la primera venta y calcularemos un nuevo CMP2 con el precio de la nueva compra realizada:

CMP2 = (150 x 88,75) + (300 x 97) / (150 + 300) = 94,25.

• Ahora, la venta del 22 de julio tendrá un coste de 18.850 euros, ya que se han vendido 200 unidades al nuevo CMP2 94,25 euros:  200 X 94,25 = 18.850 euros.
• Dado que se realizan dos compras más antes de la siguiente venta, se vuelve a hacer el mismo cálculo que antes para calcular el CMP3:

CMP3 = (250 X 94,25) + (100 X 100) + (150 X 102) / (250+100+150) = 97,72.

• De esta forma, sabemos que la venta del 29 de julio tendrá un coste de   19.544 euros , al venderse 200 unidades a 97,72 euros: 200 x 97,72 = 19.544.
• Por último, vamos a realizar el cálculo de las existencias finales que será, para lo que tendremos que calcular de nuevo un CMP4 dado que ha habido una nueva compra antes de finalizar el mes:

CMP4 = (300 x 97,72) + (100 x 105) / (300 + 100) = 99,54.

• Con lo que la valoración de las existencias finales será de 39.816 euros:

(300 + 100) = 400 uds. X 99,54 euros = 39.816 euros.

FIFO

• Las ventas del 15 de julio tendrán un coste de (100 x 80) + (150 x 90) = 21.500.
• Las ventas del 22 de julio tendrán un coste de (50 x 90) + (100 x 95) + (50 x 97) = 18.850.
• Las ventas del 29 de julio tendrán un coste de (200 x 97) = 19.400.
• Existencias finales: (50 x 97) + (100 x 100) + (100 x 105) = 40.650.

Como puedes ver, con los mismos datos de compras, ventas y precios, los resultados que se obtienen son diferentes, según el método de valoración elegido.

Por tanto, el método de valoración que elijas va a influir directamente sobre el activo del balance de situación, debido a que las existencias forman parte del activo circulante.

Tratamiento contable de las existencias

El tratamiento contable de las existencias nos permite determinar el resultado real de una empresa, ya que los métodos de valoración del stock cumplen los criterios normalizados de valoración.

Esto es porque, como la valoración afecta al coste de las ventas, lo que se haga afectará directamente al beneficio contable y la cuenta de pérdidas y ganancias.

• Cuando las existencias finales son menores que las existencias iniciales, se produce una disminución de existencias (aumento de consumo). Entonces debemos imputar al resultado contable un gasto o consumo (Grupo 6 del PGC), aunque no se haya producido en la realidad.
• Y si es en el caso contrario, es decir, las existencias finales son mayores que las iniciales, entonces se entenderá que se ha comprado o producido más y estaremos ante un ingreso en el resultado contable (Grupo 7 del PGC).

Contablemente, la variación de existencias se registra en una cuenta específica del o 7 del plan general contable, dependiendo de si representa un gasto o un ingreso.

Si las existencias finales son mayores que las iniciales, se produce un aumento de existencias. En este caso, se considera que se ha consumido menos de lo que se ha comprado o producido, y por tanto, se refleja como un ingreso contable.

Esta variación se contabiliza en el cierre del ejercicio mediante el asiento contable de regularización de existencias, que ajusta los saldos de las cuentas de inventario a su valor real al cierre del ejercicio.

Preguntas frecuentes

Ahora, para terminar, vamos a ver algunas preguntas que pueden que te hayan surgido a lo largo de este artículo.

¿Qué es el asiento de variación de existencias?

El asiento de variación de existencias es un ajuste contable que se tiene que hacer al final de cada ejercicio. Este asiento ajusta el valor de las existencias en el balance, porque refleja la diferencia entre las existencias iniciales y las finales y recoge su impacto en la cuenta de pérdidas y ganancias:

• Si las existencias aumentan, se registra un ingreso porque hay un aumento de activos.
• Si las existencias disminuyen, se registra un gasto, ya que los activos de la empresa se reducen.

¿Cuándo la variación de existencias es positiva?

Se dice que la variación de existencias es positiva cuando el valor de las existencias al final del ejercicio es mayor que al inicio. Esto es porque la empresa ha comprado, producido o almacenado más productos de los que ha consumido o vendido durante el periodo.

La forma de contabilizar la variación positiva es de un ingreso en la cuenta de pérdidas y ganancias, porque representa un menor consumo de recursos.

¿Cómo afecta la variación de existencias al beneficio?

Como ya hemos dicho anteriormente, la variación de existencias afecta directamente al resultado del ejercicio porque:

• Si es positiva (hay más existencias finales que iniciales), incrementa el beneficio, al reducir el coste de ventas.
• Pero si es negativa y hay menos existencias finales, lo que ocurre es que se reduce el beneficio, ya que implica un mayor consumo registrado.

Por lo tanto, si no tienes en cuenta la variación de existencias, lo que ocurre es que se va a distorsionar el resultado contable y tendrás una visión errónea del rendimiento económico real de tu negocio.

¿Cuándo se efectúa una corrección de valor en las existencias?

A veces sucede que las existencias pierden valor respecto al precio de su adquisición o coste de producción, es decir, que valgan menos que antes. En ese caso, lo que se tiene que hacer es una corrección de valor.

Esto puede ocurrir por varias razones:

• Deterioro físico, se estropean con el paso del tiempo.
• Obsolescencia tecnológica, porque salen nuevas versiones.
• Productos fuera de temporada o sin rotación.
• Caídas de precio de mercado.

Cuando esto sucede, el valor de las existencias tiene que ajustarse al menor valor entre el coste y el valor neto realizable, según indica el criterio del PGC. Con lo que, al final, esta comprobación se contabiliza como una pérdida por deterioro.

¿Por qué muchas empresas no realizan la variación de existencias?

Cuando una empresa está obligada a llevar contabilidad oficial, este ajuste de variación de existencias es obligatorio.

Pero, también es cierto que algunas empresas no registran la variación de existencias.

Esto suele pasar por:

• Desconocimiento.
• Falta de procedimientos internos de control de inventario.
• Querer simplificar su contabilidad. 
• No disponer de un inventario actualizado.
• Utilizar contabilidad de caja en lugar de devengo.
• Porque son microempresas sin obligación de llevar contabilidad ajustada al PGC.

Sin embargo, el no realizar esta variación implica que al final están presentando un resultado contable erróneo y esto, a la larga, puede afectar tanto a la toma de decisiones y a las obligaciones fiscales.

Nuestro consejo es que, aunque no tengas obligación, realices este ajuste de variación de existencias para poder tener la visión más real y completa del estado de tu negocio.