La factura electrónica. Cómo hacerla, la legislación y obligados

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como hacer una factura electronica
Alejandro Castellano
Escrito por Alejandro Castellano
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Si estás interesad@ en todo lo que se refiere a la modernización de tu negocio nosotros te lo contamos. En este artículo te mostramos todo lo que debes conocer de la factura electrónica y su legislación vigente. ¡Vamos allá!

¿Qué es una factura electrónica?

La única diferencia que hay entre una factura-e (factura electrónica) y una factura en papel es el medio usado para su entrega. Una factura electrónica es una factura que se expide y se envía por medios electrónicos

Veamos cuál es su definición y que requisitos debe cumplir para que tenga una correcta validez.

Para empezar en el Real Decreto 1619/2012 de noviembre, se regulan todos los requisitos formales que debe cumplir una factura, es decir, la expedición, los tipos, etc., independientemente de que el formato sea en papel o electrónico.

Los aspectos que se regulan en su normativa son:

  • Obligación de emitir factura.
  • Los diferentes tipos de factura.
  • Contenido de la factura.
  • Garantías de la factura: Legalidad, autenticidad e integridad.
  • Plazos.
  • Regímenes especiales.
  • Su conservación.

Por tanto, podemos definir la factura e como un documento digital donde aparecerán los datos del comprador y del vendedor, y, que se entregará mediante ficheros automatizados.

➨ Visita aquí los diferentes modelos de facturas.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?

A día de hoy no es obligatorio para todos emitir o recibir facturas electrónicas, sin embargo desde el 15 de enero de 2015 hay algunos casos concretos en los que si es obligatorio hacerlo.

Veamos cuales son:

  • Si eres una empresa proveedora de bienes y servicios a la Administración Pública estás obligado a realizar facturas electrónicas, y más concretamente las FACe que debes presentarlas en la página oficial.
  • Si tu empresa es subcontratista de una empresa que trabaja con una Administración pública estás obligado a realizar una factura electrónica y remitirla en iguales condiciones en FACe.
  • Si tu empresa presta servicios “de especial trascendencia económica”. Esta es una norma que afecta al sector privado y dentro de estas empresas encontramos a las compañías de telecomunicaciones, de servicios financieros, corredurías de seguros y suministros de agua, luz y gas. También forman parte de este grupo las agencias de viajes, la empresas de transporte y las de comercio al por menor. No obstante, en estos tres últimos casos, la obligación de emitir factura electrónica solo existirá si la contratación se ha llevado a cabo por medio electrónicos.

La empresas que no adopten este sistema de facturación electrónica se arriesgan a ser sancionadas con multas de hasta 10.000 euros.

Nosotros te recomendamos que emitas facturas electrónicas ya que presenta grandes ventajas en comparación con los métodos tradicionales en papel

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Para saber cómo hacer una factura electrónica, es importante conocer a quién va destinada, es decir, si es un particular o una empresa.

Los formatos que tienen generalmente una factura-e suelen ser:

  • Formato Estructurado: este formato se genera cuando la factura-e se realiza mediante un sistema de facturación que tiene el emisor y lo tramita a través de otro sistema informático del receptor de forma mecanizada, como, por ejemplo, XML o EDIFACT.
  • Formato no estructurado: son los ficheros PDF, JPG o TXT, los cuales, se usan para enviarlos a un particular.

¿Qué se necesita para hacer una factura electrónica?

Para hacer una factura electrónica no se necesita nada más que lo que necesitamos para hacer una factura normal en papel.

Sin embargo las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas deberán tener un formato estructurado y estar firmadas con firma electrónica avanzada.

¿Cómo enviar una factura electrónica?

Por el lado del principio de la legibilidad, con Billin podrás generar y enviar facturas electrónicas, y, para cumplir la autenticidad e integridad se garantizará mediante la firma electrónica avanzada.

Con el generador de facturas online Billin, cumplirás los requisitos para poder crear facturas gratis con todos sus requisitos legales.

Los pasos que tendrás que seguir son:

  • Completar los datos solicitados
  • Rellena el campo MENSAJE EMAIL con el texto que quieras que aparezca en el email en el que se envía la factura
  • Pincha en CREAR

Automáticamente, tu cliente y tú recibiréis la factura en formato PDF. Este es un método simple para emitir facturas electrónicas. Si quieres tener un control total de tu facturación lo ideal es que utilices el programa de facturación completo de Billin.

Ventajas de la facturación electrónica

Con el uso de la facturación electrónica conseguirás múltiples beneficios económicos debido a la mecanización del proceso de generar una factura, si lo comparamos con el coste de la impresión y el envío por correo postal.

De esta manera conseguirás las siguientes ventajas con la factura e:

  • Tanto el envío como el cobro se realizará en un tiempo menor que si usaras facturas en papel.
  • Evitarás cometer errores humanos.
  • Eliminación de costes generados por la factura en papel.
  • Tendrás almacenadas tus facturas de una forma sencilla y rápida.
  • Con la eliminación del uso del papel, beneficiamos el medio ambiente.
  • Es una medida eficaz contra el fraude.
  • Mejoras la gestión de tu empresa incluyendo en tus sistemas informáticos la elaboración de tus facturas.
  • Ayudas a la digitalización de las empresas y el uso de las nuevas tecnologías.

Todos estos beneficios se verán reflejados siempre que la pequeña y mediana empresa se adapte a estos mecanismos de facturación electrónica, la inserción en las Administraciones Públicas y la compatibilidad de estos sistemas de factura.e en las relaciones comerciales, dentro y fuera de nuestras fronteras.

Diferencia entre factura electrónica y FACE

La diferencia entre factura electrónica y FACE, reside en que el portal FACE es creado por el Gobierno para que puedas enviar tus facturas a las Administraciones Públicas cuando seas su proveedor.

Cuando hayas creado tu factura-e podrás subirla a la plataforma FACE, para ello tendrás que identificarte con una de las siguientes opciones:

  • Cl@ve
  • Firma digital
  • Certificado electrónico

➨ Consulta aquí cómo conseguir el certificado electrónico.

Posteriormente, tendrás que incluir los siguientes datos de la Administración a la que diriges tu factura:

  • Órgano gestor
  • Oficina contable
  • Unidad tramitadores código DIR3 de esa Administración

El DIR3 es un código alfanumérico, necesario para poder enviar la factura electrónica, que contiene la información mencionada anteriormente.

➨ A través de este enlace accederás al portal FACe.

Una vez que tengas tu facturae firmada digitalmente, tendrás que subirla a la plataforma FACE, haciendo clic en “facturas>remitir facturas”.

Luego, sólo tendrás que seleccionar el archivo de factura-e y remitirla a esa Administración concreta.

Desde ese momento, ya podrás consultar el estado de tramitación de la facturae entrando en el apartado “consultar facturas con certificado”.

El plazo máximo que tiene la Administración para realizar el pago a los proveedores de la facturae serán 60 días.

Si ahora tienes más claro lo que es la factura electrónica y sus ventajas te animamos a que empieces a utilizar Billin, el programa de facturación online más sencillo para pymes y autónomos. Podrás empezar totalmente gratis.

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Sobre el autor

Alejandro Castellano

Alejandro Castellano

CMO B2B SaaS. Emprendedor y experto en marketing y ventas B2B para plataformas SaaS. Gestionando equipos multiculturales e internacionales durante más de 10 años. Fundador y CEO en diversas startups. Persona emprendedora, orientada a resultados y con un profundo conocimiento del sector tecnológico. Acostumbrado a trabajar bajo presión y asumiendo alto riesgo.