Actualizado: 07 febrero, 2023 · 1 comentario · 7 min de lectura

Cómo facturar de forma fácil y profesional con un software

como hacer una factura con programas de facturacion
Validado por: Marcos De La Cueva - CEO Billin
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Cuando te planteas cómo hacer una factura, debes saber que como empresario o profesional autónomo, estás obligado a emitir y entregar factura o cualquier otro tipo de justificante que Hacienda de como válido por las operaciones que realizas durante tu actividad.

Si quieres hacerlo bien y sin errores sigue leyendo y te ayudamos.

Sacando lo que te comentamos de la legalidad estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de tus clientes y proveedores y a conservar una copia de las facturas que entregas.

Excepto si es una factura proforma.

¿Cómo hacer Facturas fácilmente?

Si quieres crear una factura te proponemos dos formas con las que no cometerás errores de ningún tipo ya que solo tendrás que rellenar los datos en los lugares que te indicamos y la tendrás.

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También puedes descargarte plantillas de facturas en Excel

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¿Cuándo tenemos obligación de emitir factura?

El Reglamento de Facturación del 1 de enero de 2013 aprobado en el Real Decreto 1619/2012, establece cuáles son los requisitos para la correcta emisión de las facturas, que son:

  • Cada vez que realizas una venta, la entrega de un bien o la prestación de un servicio, estás obligado a emitir y conservar la factura en la que recojas los detalles de la operación y el IVA correspondiente; independientemente de si tu actividad está sujeta o exenta al impuesto o si estás acogido a un régimen especial de IVA. Aquí tienes cómo sacar el IVA de una cantidad.
  • Siempre que el destinatario sea un empresario o autónomo que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.
  • En las ventas o transmisión de bienes, inmuebles y activos fijos.
  • Están exentas de emitir factura, las operaciones entre particulares.
  • Existen regímenes especiales del IVA en los que puedes estar exento de emitir factura como:
    • Operaciones exentas de IVA.
    • Las operaciones entre empresarios o autónomos en el régimen especial del recargo de equivalencia.
    • Operaciones realizadas por empresarios o autónomos en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
    • Operaciones realizadas por empresarios o autónomos en régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Cuál es el plazo para remitir una factura

Las facturas o documentos sustitutivos tienen que ser expedidos en el momento de realizarse la operación.

Si bien es cierto que cuando el destinatario de la operación es un empresario o profesional que actúa como tal pueden expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento.

Sea como sea, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Tipos de factura

Además de las facturas ordinaria, simplificada y electrónica, debes conocer otros tipos importantes de factura.

Encontramos estos tipos:

Factura rectificativa

Se utiliza cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior. O bien porque no cumple los requisitos establecidos por la Ley o porque se produce devolución de productos, de envases o embalajes, o porque se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación.

Debe usarse por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura.

Tiene que expedirse en el momento que se tenga constancia de las razones que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.

Factura recapitulativa

La factura recapitulativa posibilita incluir en una sola factura varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas, pero en un mismo mes natural.

Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan llevado a cabo las operaciones.

Factura proforma

Se utiliza para informar sobre una oferta comercial, señalando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio. Su objetivo es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar.

No dispone de valor contable ni sirve de justificante, así que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita.

Elementos a incluir: ¿qué debe contener una factura?

Para que una factura sea dada por válida por Hacienda, debe contener todos los datos que te enumeramos a continuación:

  1. Número y si es el caso serie de la factura:
    • la numeración deberá ser siempre correlativa
    • en caso de disponer de varios establecimientos que operen bajo un mismo sistema de facturación deberán diferenciarse por el número de serie
    • debe insertarse un número de serie, cuando se realizan operaciones de diferente naturaleza o cuando se realizan facturas rectificativas
  1. La fecha de expedición:
    • cuando la fecha de emisión es diferente a la de realización del trabajo, deberá incluirse ésta también
    • en caso de pagos anticipados, deberán identificarse las fechas de pago previos.
  1. Número de Identificación Fiscal, con el que haya realizado la operación el obligado a expedir la factura.
  1. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a emitir la factura como del destinatario de las operaciones.
  1. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  1. Descripción de las operaciones: Deberán incluirse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir:
    • el importe total de la venta o prestación del servicio
    • el precio unitario sin impuesto de las operaciones realizadas
    • cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario.
  1. El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede.
  2. Porcentaje de retención en el IRPF si eres un autónomo.
  1. Si alquilas un inmueble, deberá incluirse el tipo impositivo del IVA y el porcentaje de retención del IRPF para alquiler de locales industriales, de negocios o de terrenos en zonas urbanas
  2. El importe total a pagar.
  3. La fecha en que se haya realizado la venta o prestación del servicio, o en su caso, la fecha en que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Desde Billin te aconsejamos nuestro programa de facturación online. Es un software con el que tendrás controlada toda tu facturación por muy poco y dejarás atrás pesadas tareas como la facturación manual o tener que estar guardando cientos de papeles.

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Sobre la persona que ha validado este artículo
Marcos De La Cueva - CEO Billin

Licenciado en ADE por la Universidad Autónoma de Madrid, Marcos De la Cueva es CEO y cofundador de Billin, un programa online que lleva más de 9 años ayudando a autónomos, pequeños negocios y gestorías a digitalizar sus presupuestos, facturas, tickets y gastos.
 
Sobre Marcos De La Cueva
 
Apasionado por el mundo empresarial y la tecnología, cursó su Máster de Finanzas en la Universidad Pontificia de Comillas y estuvo en el Programa de Cooperación Educativa de la Universidad Autónoma de Madrid.
 
Marcos siempre ha tenido su objetivo claro: ayudar a la creación de negocios financieramente sostenibles a través de una herramienta de facturación que les permita ahorrar tiempo y tener la contabilidad bajo control.
 
Marcos De La Cueva en los medios
 
— Comunicado Billin y TeamSystem en Business Insider.
— Entrevista en Economía Digital.
— Entrevista en Ideas para tu empresa de Vodafone.
— Entrevista en MásQradio.
— Entrevista en Armas para emprender de El Método Gallardo.
— Entrevista en KFund.
— Entrevista en AXA Seguros España.
— Entrevista en GestionaRadio.
 
Marcos De La Cueva en eventos
 
— Participación como ponente en Accountex España 2023.
 
Temáticas de especialización
 
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