Solicitud del certificado digital de persona jurídica para las empresas

El certificado digital para empresas es la vía de comunicación online con las Administraciones Públicas.

Con este documento electrónico permitimos la autentificación online de una sociedad mercantil a través de un representante legal.

Actualmente, el empleo del certificado digital es obligatorio en la mayoría de los Organismos Públicos para llevar a cabo cualquier trámite administrativo o cumplimentar una obligación legal.

Con el estado de alarma del año pasado, las Administraciones han habilitado sus “sedes electrónicas” para poder seguir atendiendo todos los trámites necesarios que tiene que efectuar una sociedad en su vida diaria.

¿Qué es el certificado digital?

El certificado electrónico de empresas es un documento digital que garantiza la identificación a una persona jurídica en la web de cualquier Organismo Público, sus datos están autenticados por Hacienda, Seguridad Social u otros colaboradores, además permite firmar documentos de forma rápida y sencilla, sin tener que desplazarte para realizar los trámites.

Tipos de Certificados de Representantes

La solicitud del certificado digital persona jurídica se realiza en La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) a través de la Certificación Española que emite la autentificación.

Existen tres tipos de certificado digital para empresas:

1.- Certificado de Representante de Administrador único o solidario para sociedades anónimas (NIF empieza por la letra A) y sociedades de responsabilidad limitada (NIF empieza por la letra B).

Este certificado únicamente pueden solicitarlo las sociedades anónimas y limitadas siempre que el representante legal sea administrador único o solidario y esté inscrito en el Registro Mercantil.

2.- Certificado de Representación de Personas Jurídicas pueden solicitarlo las siguientes entidades:

• Sociedades anónimas (con NIF letra A)
• Sociedades de responsabilidad limitadas (con NIF letra B)
• Sociedades cooperativas (con NIF letra F)
• Asociaciones (con NIF letra G)
• Sociedades civiles (con NIF letra J)
• Entidades extranjeras con personalidad jurídica (con NIF letra N)

Si el representante de la sociedad anónima o limitada no es administrador único o solidario, y es mancomunado, apoderado, socio único, presidente, consejero, etc., y tiene poderes específicos de representación que le permita solicitar certificado digital de empresa, sí podrá obtenerlo.

3.- Certificado digital para entidades sin personalidad jurídica

Este certificado es para personas físicas que representan entidades sin personalidad jurídica, y lo podrán solicitar las siguientes:

Las comunidades de bienes, herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias (con NIF letra E), Otras asociaciones sin personalidad jurídica (con NIF letra G), Comunidad de propietarios (con NIF letra H), Corporación o ente independiente sin personalidad jurídica (con NIF letra N), etc.

Usos del certificado digital de persona jurídica

El certificado electrónico de empresas presta el servicio de autenticidad ante los Organismos, aunque con quien más se utiliza es con la web de la Agencia Tributaria.

Los principales usos que hace una empresa con el certificado digital son agilizar y abaratar las gestiones con la Administración, aumenta la productividad de la empresa, simplifica la gestión e intercambio documental, reduce los errores manuales, elimina los documentos en papel y cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.

¿Dónde se solicita el certificado digital para empresas?

La solicitud del certificado digital persona jurídica se realiza a través de cualquier entidad emisora que esté habilitada para ello, la más habitual es la FNMT.

Hay tres vías para solicitarlo, desde un ordenador descargando el archivo correspondiente, a través de un dispositivo Android o por medio del DNI electrónico.

Pasos para solicitar certificado digital de empresa

Los pasos a seguir para solicitar el certificado digital de empresas es entrar en la web FNMT, en su sede electrónica y seleccionado la forma jurídica de tu sociedad, solo tienes cumplimentar la solicitud de certificado realizando las acciones pertinentes y obtendrás un código en el correo electrónico indicado.

A partir de ahí, hay que personarse en una oficina de Hacienda o Registro Mercantil con el NIF y las escrituras de apoderamiento, para posteriormente descargarlo en el ordenador habitual.

Debes tener en cuenta que su descarga tiene un coste que dependerá del tipo de forma jurídica que tenga la sociedad.

Es aconsejable realizar una copia de seguridad a la hora de descargar el certificado electrónico empresas, solo tienes que exportarlo desde el disco duro.

¿Cuánto cuesta el certificado digital para empresas?

Si eres una persona física, no te costará nada, tan solo el desplazamiento a la Oficina de Registro, para la generación del certificado y podrás instalarlo en tu software.

Si eres persona jurídica, las cosas cambian:

Lista de precios de Certificados de Representante

*Impuestos no incluidos

Desde la aprobación del Reglamento 910/2014, todos los certificados digitales de personas jurídicas que se han emitido, bajo este Reglamento, ya tienen un coste, los anteriores se mantendrán vigentes hasta su caducidad.

Ahora la Casa de Moneda Timbre se conecta directamente con el Registro Mercantil, para la comprobación del representante, por tanto, nos ahorramos pedir la nota simple en el registro y el desplazamiento a la oficina de la Agencia Tributaria.

Cómo renovar el certificado digital persona jurídica

El proceso de renovación de un Certificado digital de Representación para Administradores únicos y solidarios puede realizarse 60 días antes de la fecha de caducidad desde la web FNMT con el certificado digital del representante de la empresa, solamente tienes que indicar los datos solicitados y seguir las indicaciones hasta que recibas un nuevo código en tu correo electrónico.

Posteriormente, ya solo tendrás que descargarlo y pagar las tasas correspondientes, en este caso no habrá que personalizarse en Hacienda ni en el Registro Mercantil.

Notificaciones electrónicas mediante certificado digital

Con el RD 1363/2010 de 29 de octubre, donde se regulan los procedimientos de notificación por medios electrónica pone a disposición de los contribuyentes una plataforma postal electrónica de correos en el 060.

¿Quiénes están obligados a recibir notificaciones electrónicas?

Los obligados tributarios a recibir notificaciones electrónicas mediante certificado digital son todas las sociedades tanto anónimas como limitadas y cualquier gran empresa, independientemente de su forma jurídica.

La Agencia Tributaria notificará en la plataforma postal, cualquier carta certificada, la cual, llegará a un buzón seguro, asociado a una Dirección Electrónica Habilitada.

Desde la recepción de dicha notificación, que se firmará con el certificado digital, contarán los días hábiles que nos facilite la Administración, para resolver la incidencia surgida, además, esa notificación tendrá una caducidad para ser descargada, si no es así, se considerará como notificada.

Esto, ha supuesto un gran ahorro en costos a la Agencia Tributaria, por un lado, se reduce el consumo del papel y por otro, el gasto postal.

En conclusión, la aparición del certificado digital y la firma electrónica generan:

• Ahorro de papel y espacio, simplicidad en los trabajos administrativos, en general, ahorro de tiempo y dinero
• Sus sistemas de protección son altamente eficaces y fiables, ya que un documento electrónico es más difícil de ser alterado ante una falsificación
• Libertad horaria para la presentación de cualquier tipo de solicitud
• Ha agilizado la comunicación entre las empresas y la Administración Pública, tanto en la presentación de impuestos como una multitud de más trámites

Como ves el certificado digital para las empresas les facilita mucho las cosas a la hora de realizar gestiones con las administraciones. Y si quieres simplificar tu facturación te animamos a probar Billin, el programa de facturación para empresas y autónomos.