¿Qué es una factura online?

Antes de seguir, hay que dejar claro qué es una factura: es un documento comercial que refleja una operación mercantil, donde se verán todos los detalles de la operación realizada.

Aparte de estos detalles, debe cumplir unos requisitos formales y contener unos datos obligatorios según el Real Decreto 1619/2012 (RD) donde vienen reguladas las obligaciones de facturación.

Pues bien, esta definición es exactamente igual para la “factura online”, a diferencia de que esta no se realiza en papel, esa sería su única diferencia.

¿Qué es la facturación en línea? Real Decreto 1619/2012 facturas online.

Como hemos comentado en el párrafo anterior, el RD contempla los siguientes aspectos como:

• La obligación que tenemos de emitir factura.
• El contenido de la factura.
• Los principios a cumplir: legalidad, autenticidad e integridad.
• Excepciones de la factura electrónica.
• Cuánto tiempo hay que conservarlas.
• Otras facturas: nota de abono o duplicados.
• Tipo de factura: factura simplificada u ordinaria.
• Plazos.
• Regímenes especiales.

Para hacer una factura online correctamente se tienen que cumplir los principios de legalidad, autenticidad e integridad

Las facturas online requerirán por el lado de la legibilidad, que la facilitará el programa de facturación informático que usemos para su generación, mientras que la autenticidad e integridad vendrá garantizada principalmente por la firma electrónica avanzada.

Para asegurarte de que tus facturas online cumplan estos requisitos, la mejor opción sería la de un generador de facturas online, que permite generar facturas con todos los requisitos legales, de manera gratuita.

Aunque lo mejor es contar con un programa de facturación completo con el que gestionar tus facturas online y tu negocio.

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Ventajas del uso de la factura online

• Acelera el proceso de tramitación, incluido el cobro.
• Ahorra costes de correos y papel.
• Disminuyen los errores humanos.
• Reduce las zonas de almacenamientos de archivos.
• Contribuye a la modernización y a disminuir el fraude.

Por todas estas ventajas comentadas, la Administración Pública desde el 15 de enero de 2015 obliga a las pymes y autónomos a que cuando presten servicios con dicha Administración, habrá que emitir la factura online.

¿Qué es “FACe”?

Para ello crean “FACe”, que es el punto de entrada de las facturas online dirigidas a las Administraciones Públicas, la cual, está regulada por la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la creación del registro contable en el Sector público.

Con la factura online, ya que unifica a un mismo formato, simplifica a la vez a los proveedores el envío de las mismas, porque centraliza en un único punto todos los envíos.

Aquí te dejamos un programa para emitir facturas electrónicas Facturae.

¿A quién puede ir dirigida una factura online?

La factura online puede ir dirigida bien a una empresa o a un consumidor final.

Supongamos que va dirigida a una empresa, claramente la autenticidad es un aspecto muy importante, por ello, se garantiza con el uso del certificado digital o firma electrónica, así cualquier programa informático usado para su generación sabrá identificar dicha autenticidad e integridad con el uso del mismo.

Con este proceso, lo que harás es firmar las facturas electrónicamente.

Supongamos ahora que va dirigida la factura online a un consumidor final, en este caso, hay tres formas de expedir la factura online, una sería con un programa informático que genera la factura online, que se realice por un tercero y la auto-facturación (las facturas online son generadas por el propio destinatario).

Por último, y no por ello menos importante, es que no se puede obligar al cliente a la aceptación de la factura online, ya que, se necesita su consentimiento, el cual, no tiene que ser expreso, bastaría con ser supuesto, pero hay que tener cuidado con los contratos entre consumidores, porque normalmente, viene recogido en alguna cláusula, la aceptación de la factura online.

Beneficios de la factura online en la gestión de pymes y autónomos.

Veamos ahora algunos de los beneficios y ventajas de utilizar la factura online en tu negocio:

Reducción de costes.

Al eliminar el proceso de archivo y registro de datos manuales, el proceso de facturación electrónica, nos ahorraría una gran cantidad de papel y por supuesto de espacio con el fin de almacenamiento.

No ya solo mejoraría la gestión de las pymes sino, que incluso beneficiaría al impacto medioambiental la reducción del uso del papel.

La factura electrónica ayuda a su cobro.

Debido a la simplificación del proceso de distribución en la factura online, se puede conseguir antes de lo previsto el visto bueno de la misma, y así mismo, su cobro. Claramente, minimizamos el tiempo en este proceso, por ello, el cobro se anticipará.

Aumenta la productividad

Gracias a la factura electrónica sabrás cuándo el cliente la ha recibido y confirmado, con ello, se evitarán muchas llamadas de teléfono y envío de email, pudiendo destinar ese tiempo a la gestión de alguna debilidad que tenga la empresa en ese momento.

Mayor satisfacción del cliente

Esa reducción de tiempo en la espera para seguir la gestión, generará una mayor eficiencia y eficacia en nuestra empresa y a la vez mayor satisfacción del cliente, mejorando su fidelidad y su opinión hacia nosotros.

Control

El hecho de tener que incluir las facturas manuales en algún programa informático que tengamos nos dilata en el tiempo, y ante una necesidad de búsqueda, tardaríamos más en localizar el documento, de manera que con la factura electrónica conseguimos visualizarlo sobre la marcha y en el momento.

Otros

Por último, cabe destacar que también optimiza la tesorería al recibir los cobros más rápidos, al igual que los pagos. Gracias, a la captura electrónica evitamos errores en las facturas y tener que hacer facturas rectificativas, cosa que sí ocurre en las facturas manuales.

La factura online ofrece muchas ventajas sobre las formas de facturación tradicionales y con el tiempo se está imponiendo de forma clara por sus ventajas en todos los aspectos. Si aún tienes dudas al respecto te animamos a que pruebes Billin de forma totalmente gratuita.