¿Eres ponente?: así debes facturar los ingresos por conferencias, cursos y charlas

Impartir conferencias, cursos o charlas puede ser una fuente de ingresos muy interesante, ya sea como actividad principal o de forma ocasional.

Sin embargo, una de las dudas más comunes entre los ponentes es cómo declarar y facturar correctamente estos ingresos. 

¿Hay que hacerse autónomo? ¿Se debe emitir factura? ¿Qué pasa si solo das una charla puntual?

En este artículo te explicamos cómo facturar ingresos por conferencias, cursos y charlas paso a paso, dependiendo de si se trata de una actividad habitual o puntual y qué impuestos debes tener en cuenta para estar al día con Hacienda.

Cómo facturar ingresos por conferencias, cursos y charlas

Muchas personas que imparten formación, ya sea en forma de charlas, conferencias o cursos, tienen dudas a la hora de declarar correctamente estos ingresos. 

La manera de hacerlo dependerá principalmente de dos factores:

• El tipo de formación que se imparte.
• El modo en que se realiza la actividad, es decir, si se hace de manera habitual o puntual.

En términos fiscales, existen dos formas principales de declarar estos ingresos:

1. Como rendimientos del trabajo

Según el artículo 17.2.c) de la Ley de IRPF (del impuesto de la renta de las personas físicas), se consideran rendimientos del trabajo “los rendimientos derivados de impartir cursos, conferencias, coloquios, seminarios y similares”. 

Esto quiere decir que, en principio, los ingresos por formación pueden declararse como rendimientos del trabajo personal, especialmente cuando se trata de actividades esporádicas.

En estos casos:

• No es necesario darse de alta como autónomo.
• No se emite factura, sino un recibo simple con retención de IRPF.
• En este caso, no se aplica IVA.
• El pagador (empresa o entidad contratante) es quien ingresa la retención a Hacienda a través del modelo 111, y al final del ejercicio, se incluirá en el resumen anual a través del modelo 190.

En estos casos, es recomendable que el ponente firme un recibí en el que consten los siguientes datos:

• Nombre completo y DNI/NIF de quien imparte la formación.
• Importe bruto cobrado.
• Retención de IRPF aplicada (normalmente el 15%).
• Datos de la empresa o entidad pagadora.
• Fecha, lugar de la formación y firma.

2. Como rendimientos de una actividad económica

Existe una excepción recogida en el artículo 17.3 del IRPF: si el profesional organiza por cuenta propia los medios para impartir la formación (como gestionar la plataforma, alquilar espacios, contratar a otros ponentes, etc.), entonces se considera que realiza una actividad económica y, por lo tanto, son rendimientos de la actividad económica.

En ese caso:

• Deberás darte de alta en Hacienda mediante el modelo 036.
• Tendrás que emitir facturas con la correspondiente retención de IRPF.
• Aplicarás IVA, salvo que la formación esté exenta por formar parte de un plan oficial de estudios (según el artículo 20 de la Ley 37/1992 del IVA).

Esta es la forma habitual de facturar ingresos por conferencias, cursos y charlas, cuando ya estás dado de alta como autónomo y la formación es parte de tu actividad profesional habitual.

Además, si ya ejerces como profesional por cuenta propia en un sector determinado y los cursos que impartes están directamente relacionados con tu actividad (por ejemplo, un abogado que da charlas sobre derecho fiscal), no necesitas darte de alta en un nuevo epígrafe de autónomo, ya que se considera una extensión natural de tus servicios.

¿Hay que darse de alta como autónomo para facturar estas actividades?

Una de las preguntas más frecuentes entre quienes imparten formación es si es obligatorio darse de alta como autónomo en el RETA para poder facturar cursos, charlas o conferencias. Y la respuesta no es tan simple: depende de si se trata de una actividad puntual o habitual.

Si impartes formación de forma puntual

Cuando la actividad no es habitual —por ejemplo, das una o dos charlas al año de manera esporádica— no es obligatorio darse de alta como autónomo en la Seguridad Social (RETA). Sin embargo, sí deberás darte de alta en Hacienda antes de emitir cualquier factura o recibo.

Estos serían los pasos:

• Alta en Hacienda mediante el modelo 036: indicando el epígrafe de la actividad (normalmente el 826 o el 833 del IAE, según el tipo de formación).
• Emitir un recibo (no una factura) si el ingreso se considera rendimiento del trabajo.
  En este caso, no se aplica IVA y la empresa que te paga retiene el IRPF y lo declara a través del modelo 111.
• Declarar ese ingreso en tu Renta, como rendimiento del trabajo.

Importante: para Hacienda, el criterio clave es la habitualidad, no la cantidad de ingresos. Por tanto, aunque cobres poco, si impartes cursos todos los meses, se considera actividad económica.

Si impartes formación de forma habitual

Cuando impartes cursos, conferencias o charlas de manera continua o recurrente, entonces sí estás obligado a darte de alta como autónomo en la Seguridad Social (RETA) y en Hacienda.

Esto implica:

• Alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).
• Alta en Hacienda con el modelo 036, indicando el epígrafe correspondiente.
• Obligación de emitir facturas con IRPF (y posiblemente IVA, salvo que la formación esté exenta).
• Presentación de modelos trimestrales como el modelo 130 (IRPF) y el modelo 303 (IVA), si corresponde.

Si ya estás dado de alta como autónomo por otra actividad y la formación está relacionada (por ejemplo, eres coach o consultor), puedes incluir las charlas o cursos sin darte de alta en un epígrafe nuevo, siempre que estén dentro del alcance de tu actividad actual.

Cómo facturar el IVA y el IRPF por conferencias, cursos y charlas

Una vez tengas claro si debes emitir factura o no, el siguiente paso es saber cómo aplicar correctamente el IVA y el IRPF en función del tipo de formación que impartes y de cómo desarrollas tu actividad. 

Estos dos impuestos son claves para cumplir con tus obligaciones fiscales y evitar errores en tu facturación. 

Vamos a ver cómo funciona cada uno:

 IVA: ¿tu formación está sujeta o exenta?

El IVA no siempre se aplica en actividades formativas. Según el artículo 20.1.9º de la Ley 37/1992 del IVA, la formación está exenta de IVA si cumple los siguientes requisitos:

• La formación está incluida en un plan oficial de estudios (educación reglada).
• Es impartida por centros autorizados u homologados.
• Tiene como objetivo la obtención de un título oficial o profesional.

Descubre ➡️ Actividades exentas de IVA

Ejemplos de formación exenta de IVA:

• Clases en una universidad o instituto.
• Formación profesional reglada.
• Cursos oficiales en academias homologadas.

Por el contrario, si impartes formación no reglada (cursos por cuenta propia, talleres online, formaciones internas para empresas, charlas privadas, etc.), entonces sí deberás aplicar el 21% de IVA en tus facturas, salvo que puedas justificar que estás exento.

IRPF: ¿debes aplicar retención?

El IRPF (impuesto sobre la renta de las personas físicas) también se debe tener en cuenta al facturar. Su aplicación dependerá de si estás facturando como rendimiento del trabajo o como actividad económica.

• Si emites un recibo por una charla puntual (rendimiento del trabajo), el pagador te aplicará una retención del 15 % de IRPF y lo ingresará por ti a través del modelo 111.
  Tú solo deberás incluir ese ingreso en tu declaración anual de la Renta.
• Si estás dado de alta como autónomo y emites factura por la formación (actividad económica), entonces tú mismo debes aplicar la retención de IRPF en tus facturas: 15%, con carácter general y 7 % si estás en tus primeros tres años como nuevo autónomo.

¿Qué impuestos debes pagar por impartir formación?

Dependiendo de si facturas como autónomo o como rendimiento del trabajo, tus obligaciones fiscales variarán. 

Aquí te dejamos un resumen práctico:

Si facturas como rendimiento del trabajo:

• No pagas IVA.
• El pagador ingresa la retención de IRPF.
• Solo tienes que declarar el ingreso en tu declaración de la Renta (modelo 100).

Si facturas como actividad económica (autónomo):

Tendrás que presentar los siguientes modelos tributarios:

• Modelo 303 (IVA trimestral), si tu formación no está exenta.
• Modelo 130 (IRPF trimestral), si no aplicas retenciones en más del 70 % de tus facturas.
• Modelo 390 (resumen anual de IVA).
• Modelo 347 (operaciones con terceros superiores a 3.005,06 €, si aplica).
• Modelo 100 declaración de la renta, incluyendo los beneficios obtenidos como actividad económica.

¿Cómo debe ser la factura de un ponente por conferencias, charlas y cursos?

Una vez que te das de alta como autónomo —ya sea porque impartes formación de forma habitual o porque organizas tú mismo tus cursos— deberás emitir facturas profesionales por cada ingreso que obtengas.

Esta es una obligación legal y también una garantía para tus clientes.

Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), toda factura emitida debe seguir una serie de requisitos formales y fiscales. 

A continuación, te explicamos qué debe incluir tu factura por dar una conferencia, charla o curso:

Contenido obligatorio de la factura

• La palabra “Factura” debe aparecer de forma visible en la parte superior del documento, para que se identifique como una factura oficial.
• Número y serie de la factura: las facturas deben contar con un número de factura de forma correlativa y ordenada. Puedes usar series distintas si realizas actividades diferenciadas (por ejemplo, una para formación online y otra para conferencias presenciales).
• Fecha de emisión: es la fecha en que emites la factura. Es clave para declarar correctamente el ingreso en los modelos trimestrales y anuales.
• Datos fiscales del emisor: Nombre completo o razón social, NIF o CIF si eres sociedad y domicilio fiscal.
• Datos fiscales del cliente: Nombre o razón social de la entidad o empresa que contrata tus servicios, NIF o CIF y dirección fiscal.
• Descripción del servicio prestado: debes incluir una explicación clara y específica, como: “Charla sobre marketing digital en evento empresarial”; “Curso de formación para empleados: habilidades de comunicación” o “Conferencia en congreso educativo sobre innovación pedagógica”.
• Base imponible: es el importe total antes de aplicar impuestos.
• Tipo de IVA aplicable (si procede); 0 %, si estás exento por tratarse de formación incluida en un plan oficial y 21 %, si la formación no está exenta (por ejemplo, un curso online independiente o una charla privada). Siempre debe justificarse adecuadamente el tipo aplicado.
• Retención de IRPF (si procede): aplica una retención del 15 % (o del 7 % si eres nuevo autónomo) si estás facturando a una empresa o profesional.
• Importe total: la suma de la base imponible más el IVA (si corresponde), menos la retención de IRPF. Esta es la cantidad que finalmente recibes del cliente.

Ventajas de usar un software de facturación si impartes formación, conferencias o charlas

Si te dedicas a impartir formación —ya sea en forma de cursos presenciales, charlas motivacionales o conferencias especializadas— sabes que tu foco debe estar en preparar contenidos de calidad. 

Sin embargo, la parte administrativa también forma parte del trabajo: emitir facturas, calcular impuestos, llevar un control de ingresos y gastos…

Aquí es donde contar con un software de facturación no solo te ayuda a cumplir con tus obligaciones fiscales, sino que te permite profesionalizar tu actividad y ahorrar tiempo valioso.

¿Por qué usar Billin si eres ponente y das conferencias, cursos o charlas?

Billin está diseñado pensando en autónomos y pequeñas empresas, como tú.

Si impartes cursos, charlas o das conferencias, Billin te permite:

• Crear, enviar y almacenar facturas profesionales de forma rápida y sencilla.
• Gestionar en la misma plataforma presupuestos, albaranes y facturación.
• Llevar el control de quién te ha pagado y quién no.
• Conectar con tu asesoría o gestor para facilitar la presentación de impuestos.
• Resolver dudas gracias al soporte especializado.

Y lo mejor: al ser una herramienta 100 % online, no tienes que instalar nada y puedes acceder desde cualquier parte del mundo.

¡Regístrate gratis ahora y descubre lo fácil que es gestionar las facturas de tus cursos, charlas y conferencias como profesional de la formación!