Que son y cuáles son los libros de registro obligatorios

En este nuevo artículo hablaremos de lo que son los libros de registro obligatorios y si es necesario presentarlos o tenerlos todas las empresas.

Si quieres saber más sobre esto te animamos a que sigas leyendo y te lo contamos.

¿Qué son los libros registro? ¿Son obligatorios?

En general, todas las actividades que desarrollamos dentro de una empresa quedan registradas de forma contable en los Libros de registro, por tanto, son herramientas para el conocimiento de la situación económica y financiera de una empresa, ya que su transparencia nos reflejará la trayectoria de esa actividad.

Su origen proviene del Código de Comercio en su artículo 25, donde impone la obligatoriedad de su llevanza, y así poder mejorar el control de la marcha de la empresa en cualquier momento.

Estos libros de registro pueden ser llevados por medios electrónicos o informáticos en cuyo caso, se exige que se conserve el soporte informático durante el periodo de prescripción.

Te vamos a contar detalladamente cada unos de los libros de registro y si son obligatorios

Libros contables obligatorios

Empecemos por los libros contables:

Libro Diario

Registra de forma cronológica todos los movimientos de la actividad económica de la empresa, se anotarán en asientos contables según vayan generándose, cada asiento contable deberá contener la siguiente información:

• Fecha de factura y número
• Cuentas contables implicadas en el asiento, con cargo o abono
• El importe

Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Aquí se recogen el Balance inicial, el Balance sumas y saldos, inventario al cierre del ejercicio y cuentas anuales. Estas estarán formadas por la Memoria, Balance y Cuenta de Pérdidas y Ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto y estado de flujos efectivos.

Libros mercantiles obligatorios

Estos son los libros relacionados con la empresa:

Libro de Actas

Según la forma jurídica de la sociedad explotada, la legislación mercantil, sobre todo a las compañías por acciones obliga a incluir en este libro todas las actas del Consejo de Administración y sus Asambleas de accionistas.

Algunas llevan libros de Actas especiales para anotar algunas Comisiones en concreto, como por ejemplo el Libro de Actas de la Comisión de operaciones.

Libro de socios

Estará formado por todos los socios de la mercantil, de los que hay que especificar en cada uno de ellos es el nombre, nacionalidad, domicilio, DNI, número de participaciones, fecha de su adquisición y cualquier enajenación o nueva adquisición que haya surgido desde que es socio.

Libros fiscales obligatorios.

Estos son los libros donde registramos las operaciones realizadas:

Libro de Facturas Emitidas

En él, se deben controlar las facturas emitidas, siempre por orden cronológico, y enumeradas correlativamente. En cada asiento deben aparecer la siguiente información,  la fecha de la emisión, el número de factura, las cuentas bancarias vinculadas con la operación, base imponible, el tipo impositivo aplicado y la cuota repercutida.

Por tanto, en los libros registros de facturas Emitidas o Expedidas, se realizará la inscripción de cada una de las operaciones  que estén sujetas al Impuesto del Valor Añadido (IVA), incluidas las operaciones de autoconsumo y operaciones exentas.

No olvides calcular el iva en cada caso.

Libro de Facturas Recibidas

Aquí se anotarán todas las compras y gastos relativas a la actividad económica de la empresa, en este caso, también deben aparecer datos obligatorios, como el número de anotación, fecha, nombre del expedidor, número de la factura, la base imponible, el tipo impositivo cargado y la cuota soportada.

Por tanto, en los libros registros de facturas Recibidas, se efectuará la inscripción de cada una de las operaciones soportadas que estén sujetas al Impuesto del Valor Añadido, incluidas las operaciones exentas.

Libro de Bienes de Inversión

• Bienes de Inversión (IRPF): aquí se anotarán todos los bienes de inversión que posea la empresa, de forma detallada e individual, que se amorticen y que estén afectos a la actividad, en el que constará, el número de anotación, la fecha de adquisición, la fecha de puesta en marcha, valor de adquisición, cuotas de amortización si las hubiese así como la baja y su fecha.
• Bienes de Inversión (IVA):  al igual que el anterior los bienes de inversión se anotarán de manera individualizada, facturas y documentos aduaneros del bien, su fecha de inicio de utilización, la prorrata anual definitiva y regularización anual si procede.

Ejemplo y conclusión.

De todos los libros de registro que hemos definido a lo largo del artículo, vamos a ejemplificarlo en una sociedad de interés público con personalidad jurídica que puede ser una sociedad civil o mercantil.

Pues bien todas las sociedades mercantiles deben llevar de forma obligatoria los siguientes libros de registro:

• Diario
• Inventario y Cuentas Anuales
• Libro de Acta o Actas
• Libro de IVA

Aparte de estos libros según el tipo de sociedad tendrá que llevar unos u otros. Por ejemplo las Sociedades de Responsabilidad Limitada, Sociedades Limitadas Laborales y Sociedades de Garantía Recíproca tienen obligación del libro de socios.

En general, todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada mediante los libros de registro, y con la máxima claridad, la cual, refleje una imagen fiel y transparente de la situación de la empresa y de cualquier operación que realice en la misma.