¿Qué es un arqueo de caja?

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cuadre de caja
Escrito por Laura Peña
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Actualmente, se siguen necesitando realizar procedimientos para contar el ingreso en efectivo de las ventas de una empresa, realizando una supervisión diaria en la caja se evita el mal control del dinero.

Además, se evitarán pérdidas y robos, ten en cuenta que el efectivo necesita control y vigilancia, ya que, sufre muchos movimientos de entrada y salida.

¿Qué es el arqueo de caja?

Un mecanismo muy usado por negocios es el arqueo de caja, sobre todo los que reciben una gran parte de sus ingresos mediante efectivo, los cuales, se recuentan al finalizar un turno o un día, de manera, que el cajero sea responsable del dinero de su caja registradora.

De esta manera se consigue hacer un recuento de dinero que coincida con el dinero recibido y con el de la caja registradora.

Por tanto, al cierre de caja diario se calcula la diferencia entre el saldo de caja y el efectivo disponible, identificando todas las transacciones llevadas a cabo durante el día, con el fin de controlar que se hayan contabilizado todo el dinero recibido, arrojando un saldo la cuenta de caja exactamente igual que el dinero en efectivo.

Este mecanismo muestra la eficacia que tienen los controles internos sobre el dinero efectivo, además de demostrar si el responsable es honesto con la empresa.

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¿Cómo se hace el arqueo de caja?

Con esta fórmula conseguirás un cuadre de caja correcto, solo tienes que tener en cuenta las siguientes variables, que son:

  • La suma de las ventas diarias.
  • La cantidad de efectivo a la hora de cierre.
  • La cantidad de efectivo a la hora de apertura.
  • Los pagos realizados en cualquier modalidad.
  • Salidas de dinero extraordinario.
  • Descuentos.
  • Ventas de créditos.

Por tanto, un empresario debe efectuar arqueos de caja diarios, de manera que verifique el dinero existente, además de los pagos realizados por tarjeta de crédito, debe coincidir con las ventas emitidas durante ese día.

Una vez realices el cuadre de caja diario, puedes encontrarte con las siguientes situaciones:

  • Que el dinero de caja coincida con el saldo de la cuenta de caja, y, por tanto, está la caja cuadrada.
  • O que, el arqueo de caja, resulten sobrantes o faltantes, en el caso de dinero faltante es porque el dinero efectivo es inferior al saldo de la cuenta de caja, o en caso de dinero sobrante, el dinero efectivo es superior al saldo de la cuenta de la caja.

En este último caso, esto se debe a algún error humano a la hora de anotar un cobro efectivo o un pago a proveedor.

Estos descuadres se contabilizan en la cuenta de diferencias de caja, en el caso de que falte dinero se contempla como pérdidas y si es sobrante serían beneficios.

¿Quién realiza el arqueo de la caja?

Los arqueos de caja suelen realizarse por un superior encargado de la gestión de caja, el responsable de la auditoría interna hace este arqueo diario.

Sus funciones van más allá de comprobar el saldo existente coincide con el saldo contable, si no que también debe estar disponible en caja y bancos, efectuando comprobaciones sobre las previsiones de cobros y pagos, confirmar los saldos de las cuentas bancarias y muchas otras operaciones como las entradas extraordinarias.

Ejemplos de arqueo de caja 

Supongamos un ejemplo de arqueo de caja con los siguientes datos, según las variables que hemos explicado.

EJEMPLO DE ARQUEO DE CAJA

Supongamos que la apertura de la caja a fecha X/X/XXXX son 5.000 euros.

Las ventas totales efectuadas durante el día X/X/XXXX son 10.000 euros, de las cuales, 7.000 euros han sido al contado, el resto en TPV y Bizum.

¿Qué saldo efectivo debo tener a la hora de cierre del cuadre de caja?

Pues bien, si al iniciar el día teníamos 5.000 euros y le sumamos los 7.000 euros de ventas pagadas en efectivo a lo largo del día, el dinero efectivo que debemos tener son 12.000 euros, además de 3.000 euros de cobros por banco.

¿Y si nos encontramos en el cuadre de caja con un saldo efectivo de 11.500 euros?

En este caso, habría un faltante de efectivo por un importe de 500 euros, los cuales, hay que registrar contablemente como pérdidas.

¿Y si, por el contrario, encontramos un saldo efectivo de 12.500 euros?

Entonces, habría un sobrante de efectivo por un importe de 500 euros, los cuales, hay que registrar contablemente como un beneficio extraordinario.

Como ves, el arqueo de caja es muy importante en múltiples negocios, con lo que entender bien como hacerlo y como proceder ante problemas es clave.

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Sobre el autor

Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager y redactora de contenidos en el blog de Billin. Soy una apasionada del marketing y como autónoma, quiero conocer todo sobre el emprendimiento y el growth empresarial. ¡Si tienes cualquier duda déjame tu comentario más arriba!