Cómo recuperar el IVA de los tickets o facturas simplificadas

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Laura Peña
Escrito por Laura Peña
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Una vez son digitalizadas se puede deducir el IVA de una factura simplificada o Ticket si cumplen los supuestos establecidos por la Agencia Tributaria.

Hablamos de un importe entre 400 y 800 euros anuales, que puede llegar a ser más elevado si desarrollamos una actividad comercial itinerante intensa, si el servicio que prestamos se realiza en lugares geográficos cambiantes o si el personal de la empresa se ve obligado a comer en restaurantes.

Lo habitual es incurrir en gastos de comida, desplazamiento y demás, y recibir tickets o facturas simplificadas que guardamos; bien para justificar el gasto, para que la empresa pueda hacer su registro contable y para con posterioridad, justificar gastos ante Hacienda, aunque, con el tiempo, esos documentos terminen perdiendo la calidad por que la tinta desaparece.

¿Qué condiciones deben cumplir las facturas simplificadas según Hacienda?

  • No deben superen los 400 euros (IVA incluido).
  • Se emiten en las siguientes ocasiones:
    • Ventas al por menor: se consideran ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
    • Ventas o servicios ambulantes
    • Ventas o servicios a domicilio del consumidor
    • Transporte de personas y sus equipajes
    • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto
    • Salas de baile y discotecas
    • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables
    • Servicios de peluquerías e institutos de belleza
    • Utilización de instalaciones deportivas
    • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos
    • Aparcamiento de vehículos
    • Servicios de videoclub
    • Tintorerías y lavanderías
    • Autopistas de peaje.

¿Se puede deducir el IVA de una factura simplificada?

Las pymes y los autónomos podemos deducir o recuperar el IVA que hayamos pagado, cuando el gasto reflejado en el ticket o factura simplificada, esté relacionado con la actividad profesional si eres autónomo o empresarial.

Sin embargo, las ocasiones en que el IVA no es deducible son:

  • Cuando no se justifica adecuadamente el gasto con una factura completa: Que incluya los datos fiscales, NIF del cliente y proveedor, fecha, número y concepto claramente especificados, desglose de la base imponible y cuota del IVA
  • Cuando el gasto no está debidamente registrado en la contabilidad de la empresa
  • Si han pasado más de 4 años desde la emisión de la factura
  • Para los bienes y servicios que se encuentran excluidos o restringidos según el artículo 96 del IVA

¿Se pueden tirar los tickets o facturas simplificadas?

Actualmente, existen apps y empresas homologadas por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de tickets o facturas simplificadas, con validez legal a efectos tributarios, que permiten digitalizar los tickets y posteriormente desecharse.

Los mecanismos utilizados por estas apps son diversos, desde fotografiar el ticket para subirlo a la nube y almacenarlo con la opción o no de deducir o recuperar el IVA como Exaccta Xpens.

También existen aplicaciones como Captio, 60dias o IVAFree, que permiten registrar, escanear o fotografiar uno a uno los tickets para uno o varios empleados, con la ventaja de poder obtener una única factura completa en establecimientos adheridos a su sistema o recuperar para su empresa el IVA deducible de sus consumos, mediante la conversión automática de los tickets de caja en facturas electrónicas.

Con la APP de facturación de Billin también podrás sacar una foto a los tickets para no perderlos

¿Cómo recuperar el IVA de los tickets de comidas y restaurantes?

El IVA devengado en un restaurante corresponde al 10% de la base imponible, un importe significativo si logramos deducirlo, y esto sólo ocurre cuando el documento acreditativo del gasto es una factura completa y no una factura simplificada o ticket.

En general, el IVA de los bares y restaurantes no es deducible salvo que se pueda demostrar su relación directa e inequívoca con la actividad de la empresa, y si esa relación no es demostrable, podríamos tener problemas a la hora de justificarlo como deducción fiscal tanto en la declaración trimestral del IVA como en el impuesto de sociedades.

Podemos encontrarnos con dos situaciones en las que practicar la deducción del IVA de los tickets o facturas simplificadas:

  1. La primera, son las empresas que realizan sus gastos de comidas en muy pocos restaurantes diferentes y siempre los mismos. En ese caso, la solución habitual es acordar con cada establecimiento una facturación mensual a nombre de la empresa, en lugar de recibir los tickets correspondientes. El restaurante remite a fin de mes una factura de canje junto con todos los tickets que la componen, con un desglose del importe total, identificado por fechas, además de la firma de algún miembro de la empresa presente en la comida y autorizado para ello.
    Este mecanismo permite un control detallado del gasto y al mismo tiempo obtener una factura completa en la que ya constan todos los datos fiscales y con la que podremos deducir el IVA correspondiente.
  2. La segunda solución y más común en grandes empresas, es centralizar la digitalización de todos los tickets de restaurantes de la empresa, e ir acumulando saldos por establecimiento durante un cierto tiempo.  Cada vez que un restaurante emite tickets por un total suficientemente elevado, automáticamente se le solicita la emisión de una factura de canje por todos ellos, que tienen la obligación legal de emitir y transforma el IVA en deducible.
    Es una alternativa engorrosa y tendríamos que dedicar una gran cantidad de recursos al seguimiento de todas esas facturas y a la vigilancia de los importes totales por proveedor, además de dirigirnos a cada uno de esos establecimientos, mandarles una copia de todos los tickets y, de nuevo, hacer un seguimiento para asegurarnos de que nos emiten la correspondiente factura de canje.

Las apps que hemos mencionado son alternativas complementarias a Billin, en la que puedes subir tus documentos en formato PDF y almacenarlos de forma ilimitada, o crear todas las facturas que necesites enviar a tus clientes y proveedores.

Si tienes más dudas con respecto a este tema utiliza los comentarios y te ayudaremos en todo lo que necesites gracias a nuestro servicio de asesoría online gratuita.

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Sobre el autor

Laura Peña

Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager y redactora de contenidos en el blog de Billin. Soy una apasionada del marketing y como autónoma, quiero conocer todo sobre el emprendimiento y el growth empresarial. ¡Si tienes cualquier duda déjame tu comentario más arriba!