Cinco claves para hacer una adecuada selección de proveedores

Management Negocio
que es un proveedor
Escrito por Álex Rodríguez
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Un Proveedor es la persona física o jurídica que abastece de todo lo necesario, para la producción de bienes o servicios, a otra persona física o jurídica o empresa.

Veamos su definición formal, como se contabiliza una compra a un Proveedor y la diferencia con un Acreedor.

¿Qué es un Proveedor?

Un Proveedor es una persona física o jurídica que se encarga de suministrar mercancía a un autónomo o a una sociedad, para que desarrolle su actividad económica, recibiendo a cambio una compensación económica por esa adquisición

Este Proveedor puede abastecer tanto de materias primas como productos terminados, el departamento de compras de una empresa es el encargo de solicitar esa mercancía a los Proveedores, siempre eligiendo el que le ofrezca un menor coste por esos bienes.

Hay que tener en cuenta que un Proveedor, no siempre será un fabricante, por ejemplo, si tenemos una tienda de ropa deportiva de la marca NIKE, no tendremos por qué comprar directamente a la marca, sino que podemos comprar a otra tienda que también venda NIKE.

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¿Cómo se contabiliza la cuenta de Proveedor?

La cuenta contable de Proveedores, aparecen en el Pasivo corriente de un Balance de Situación, y, se recoge con la cuenta:

  1. Proveedores
  2. Proveedores moneda extranjera
  3. Proveedores pendientes de recibir factura

Veamos un ejemplo de cómo se debe contabilizar la adquisición de una mercancía:

Supongamos que compramos una mercancía valorada en 10.000 euros más el IVA correspondiente, y, efectuamos el pago por transferencia bancaria:

10.000 euros     (6000) Compra

                2.100 euros     (4720) IVA soportado         a         (4000) Proveedores   12.100 euros

El pago de esa compra se contabilizaría así:

                12.100 euros     (4000) Proveedores            a         (5720) Bancos c/c  12.100 euros

De manera que la cuenta de Proveedores quedaría saldada.

Diferencia entre Proveedor y Acreedor

La diferencia principal entre el Proveedor y el Acreedor es, que el primero suministra materias primas necesarias para el desarrollo de la actividad económica, mientras que el segundo, presta servicios o bienes que son ajenos a la actividad principal.

Si quieres tener más información sobre esta diferenciación, quizás te interese nuestro artículo sobre las diferencias entre acreedor y proveedor.

Por ejemplo, en una panadería, el Proveedor sería quien les vende harina para la fabricación del pan, mientras que el Acreedor, sería el suministro de luz para que funcione el horno de fabricación del pan.

Esta diferencia se establece también en el Plan General Contable, ya que, usan cuentas contables diferentes, aunque el funcionamiento de ellas es similar.

Cómo seleccionar buenos proveedores

La selección de proveedores óptimos para un negocio, suele ser por lo general un quebradero de cabeza.  En Billin te ofrecemos algunas claves que te ayudarán en el momento de una selección de proveedores, especialmente si eres autónomos o pyme y tu negocio tiene importantes volúmenes de compra o inversión en el día a día y con diversos proveedores. 

Para la selección de proveedores hemos de tener en cuenta si nuestro negocio es de nueva creación y debemos hacer una inversión relevante, como por ejemplo en maquinarias, equipos informáticos, materias primas, etc. Y otro habitual, cuando nuestro negocio es un comercio, una empresa de fabricación o una industria.

En cualquier caso, nuestra misión será siempre comprar de forma eficiente, sin sobrepasar nuestra capacidad financiera, procurando mantener un stock en el que se equilibren los costes de adquisición y almacenaje con el ratio de circulación del producto.

Además de pedir siempre tres presupuestos antes de realizar una compra, para seleccionar a tus proveedores, te proponemos seguir estas cuatro claves que te permitirán aprender más sobre tu sector y de paso poner en práctica tus habilidades negociadoras:

  1. Valora los aspectos técnicos

Cuando eliges a cada uno de tus proveedores y buscas programas para hacer presupuestos, es conveniente que compruebes que te ofrece:

  • Que la calidad del producto o servicio suministrado y el grado de adecuación a nuestras necesidades se cumple
  • Que la capacidad técnica del proveedor y su personal está contrastada
  • Que tu proveedor tiene la suficiente capacidad de adaptación tanto para momentos de producción estándar como para picos de producción determinantes para tu negocio
  • Que es flexible en sus condiciones, tanto de trabajo como de pago
  • Que es estricto y cumplidor con los plazos de entrega
  • Que la calidad de sus productos o sistemas está acreditada con certificados ISO, marcado CE y similares
  1. Analiza la solvencia empresarial

Encontrar un proveedor, con garantías para nuestro negocio, es toda una labor; máxime cuando dependemos en todo o en parte de que nos proporcionen el producto más adecuado que en definitiva es el motor de nuestra actividad.  Para esto, debemos: 

  • Consultar en las fuentes de información pública sobre las actividades y estados financieros de nuestros proveedores, para garantizar su permanencia en el tiempo
  • Es conveniente buscar proveedores cercanos, de esa forma ahorrarás en costes extraordinarios de mensajería y transporte, además de disponer de las facilidades de acceso inmediato en caso de una emergencia
  • Mantén reuniones con tus futuros proveedores y comprueba el nivel de feeling y entendimiento que tienes
  • Asegúrate de saber cuanto le importa tu negocio a tu proveedor y que no eres sólo uno más de la lista
  • Pide y busca referencias de terceros, de los negocios cercanos, de amigos o de gente que pueda estar ya trabajando con ellos.
  1. Evalúa los aspectos económicos y comerciales

Si de comprar se trata y de ello depende tu negocio, ten en cuenta:

  • Que los precios son competitivos, que dispone de planes de oferta, promoción y facilidades
  • Acuerda de antemano cuáles serán las formas y plazos de pago
  • Verifica que te ofrece un adecuado servicio postventa que respalde tu actividad o la de tus productos
  • Comprueba el nivel de responsabilidad que mantiene sobre las garantías que te ofrece
  1. Presencia

Es importante verificar que el proveedor tiene una presencia física real y que te ofrezca soporte a la medida de tus necesidades, para ello:

  • Busca las referencias de tu proveedor en internet: Página web, presencia en redes sociales, comentarios de terceros en foros, etc.
  • Si dudas del tamaño o capacidad, una buena forma de conocerle es llamando a las referencias que utilice en su web
  • Compara su cartera de productos y servicios, las garantías que ofrece, los plazos de entrega etc.
  1.  Factura con tranquilidad

Una manera excelente de gestionar la facturación a tus proveedores es a través de Billin.

Con Billin, el programa de facturación de empresas y autónomos online, podrás recibir las facturas de tus proveedores con notificaciones periódicas indicándote las fechas de vencimiento de las facturas, lo que te permitirá gestionar de una forma precisa tu tesorería. Billin es ideal para tu negocio y el de tus proveedores, ya que podréis saber en todo momento cuando una factura ha sido recibida, visualizada, aceptada y pagada.

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Sobre el autor

Álex Rodríguez

SEO & Growth Manager en empresas tecnológicas. Me gusta todo lo que tiene que ver con el emprendimiento en Internet, Web3.0 y los negocios SaaS B2B, desde su legislación hasta las estrategias de crecimiento. ¡No te pierdas mis artículos y comparte tus ideas en los comentarios!