Qué es el Sistema VeriFactu y qué requisitos debe cumplir

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Sistema verifactu
Escrito por Laura Peña
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La ley antifraude ha traído muchas novedades para empresas y autónomos, entre ellas el sistema de emisión de facturas verificables o VeriFactu.

En este artículo vamos a conocer los sistemas de emisión de facturas verificables y los requisitos que deben cumplir con la ley antifraude, ya que, a partir del 2024, las empresas tendrán que disponer de un programa de facturación VeriFactu.

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¿Qué es VeriFactu?

El sistema VeriFactu significa sistema de emisión de facturas verificables, y, es un sistema informático empleado para enviar facturas a la Agencia Tributaria, cumpliendo la nueva normativa de la Ley antifraude.

Actualmente, VeriFactu es un sistema voluntario que estará vigente hasta la implantación obligatoria de la Ley de Factura Electrónica. 

Y quizás, el sistema que describe la Ley, se acabe denominando VeriFactu, aunque todavía no es algo definitivo.

 

¿A quién afecta VeriFactu?

VeriFactu abarca todo el territorio español, a excepción de los territorios forales, Canarias, Ceuta y Melilla.

Este sistema de Facturación Electrónica será obligatorio para todos los empresarios y profesionales que expidan facturas con sistemas informáticos, quedando fuera de esta normativa las empresas que ya estén acogidas al SII.

El software de factura deberá guardar un registro por cada factura expedida y llevar un registro de los principales eventos que se produzcan en el sistema informático.

Además, la información almacenada no puede ser alterada y hay que garantizar su conservación.

 

¿Qué requisitos debe cumplir un software VeriFactu?

En la ley antifraude se detallan los requisitos que deben cumplir los software o sistemas destinados a la facturación de las empresas, de manera que se garantice la integridad, trazabilidad, accesibilidad y conservación.

Los softwares de facturación VeriFactu deben cumplir los siguientes requisitos:

  • Garantizar la inalterabilidad de sus registros.
  • Incluir el código QR.
  • Capacidad para enviar el registro de manera automática a Hacienda.

La fecha en el horizonte es el  2025, en el cual ya todas las empresas deben tener operativo un software adaptado a los requisitos que exige la normativa.

 

Ventajas de los sistemas VeriFactu

La finalidad de la Administración con la incorporación de estos sistemas VeriFactu es conseguir un mayor control en los procedimientos tributarios, además de reforzar la confianza de los consumidores y eliminar cualquier fraude.

Entre sus ventajas destaca la incorporación automática a determinados libros de registro, como son los de ventas e ingresos.

No será necesaria la firma electrónica al dar de alta o anular una factura, además se considerará que el expedidor está cumpliendo con los requisitos exigidos para los programas.

También hay ventajas para el destinatario de facturas, ya que, podrán comprobar en línea la información de dichas facturas, descargar la información para incorporarla en los libros de registro y automatizar los procesos contables y fiscales.

 

Preguntas más frecuentes sobre VeriFactu

¿Cómo se opta por este sistema?

Con el simple hecho de remitir sistemáticamente las facturas a la Agencia Tributaria y recibir su aceptación, ya estaríamos optando por este sistema, además se mantendrá salvo que se renuncie de forma expresa.

 

¿Cómo se identifican las facturas VeriFactu?

La identificación de las facturas VeriFactu incorporan una frase tal como “factura verificable” o “VERI*FACTU”.

 

¿Cuándo será obligatorio utilizar este sistema?

La fecha límite para la incorporación de VeriFactu es en abril del año 2024 para empresas con más de 8 millones facturación anual, y en abril del año 2025 para empresas que facturen menos de 8 millones al año.

A partir de ahí, todas las empresas y profesionales que emitan facturas tendrán que usar este sistema de emisión de facturas verificables.

 

¿Cómo saber si tu sistema de facturación es un sistema VeriFactu?

Para saber si el software de facturación que posees es un sistema VeriFactu, tiene que cumplir los requisitos que marca la Ley Antifraude, permitir la comunicación automática e instantánea y el acceso al envío de facturas consecutivas y correctas.

Cuando se envía una factura a la Administración, el destinatario de esa factura podrá comprobar su existencia a través del código QR que contenga y descargar la información en su sistema.

 

¿Cómo afecta esto a las empresas, asesorías, despachos profesionales y autónomos?

La ley establece la obligatoriedad de contar con un software confiable que permita trazar la información más importante para su adecuada gestión.

Hasta ahora, era común que los softwares de gestión tuvieran capacidad de comunicación con las Administraciones Públicas, pero desde la entrada en vigor de esta nueva Ley, será un requisito indispensable que el programa sea considerado un sistema VeriFactu.

Con este sistema se consigue una factura digital que permite la automatización de procesos y mejorar las relaciones con terceros, incluyendo a la Agencia Tributaria.

Este sistema sirve como garantía a los destinatarios de tus productos o servicios, ya que, en todo momento pueden consultar las facturas emitidas.

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Sobre el autor

Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager y redactora de contenidos en el blog de Billin. Soy una apasionada del marketing y como autónoma, quiero conocer todo sobre el emprendimiento y el growth empresarial. ¡Si tienes cualquier duda déjame tu comentario más arriba!