Estrategias legales para pagar menos IVA trimestral en tu empresa

Uno de los principales retos para autónomos y pymes es la optimización fiscal para mejorar la rentabilidad de su negocio.

Dicho de otra forma, cómo pagar menos IVA trimestral sin infringir la ley. 

En este artículo te explicamos estrategias 100% legales y prácticas que puedes implementar desde ya, especialmente si gestionas una sociedad limitada o estás buscando cómo pagar menos impuestos de IVA y de sociedades.

¿Qué es el IVA y cómo influye en tu negocio?

El IVA es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios.

En otras palabras, es un impuesto que paga el consumidor final, pero que las empresas y autónomos están obligados a recaudar y transferir a Hacienda.

El IVA se cobra a los clientes cuando emites una factura y luego lo ingresas al Estado a través de la agencia tributaria. Pero también, pagas IVA cuando compras productos o servicios para tu negocio.

La gestión del IVA tiene un impacto directo en tu liquidez, en tu contabilidad y en tu carga fiscal trimestral. 

Cuando operas como profesional o empresa, el IVA se divide en:

• IVA repercutido: es el que cobras a tus clientes en tus facturas. Por ejemplo, si vendes un producto por 1.000 € + 21 % de IVA, estás repercutiendo 210 € de IVA.
• IVA soportado: es el IVA que pagas en las compras y gastos relacionados con tu negocio (por ejemplo, materiales, servicios, alquiler, etc.).

La diferencia entre ambos se calcula así: IVA a ingresar = IVA repercutido – IVA soportado

Si cobras más IVA del que pagas, tendrás que ingresar la diferencia a Hacienda. Si ocurre lo contrario, podrás compensarlo en futuras declaraciones o incluso solicitar su devolución.

6 formas legales de reducir el IVA trimestral sin romper las reglas

Reducir el IVA que pagas cada trimestre no significa hacer trampas, sino aprovechar al máximo los mecanismos legales que la ley pone a tu disposición. 

A continuación, te explicamos cinco estrategias clave para optimizar tu declaración de IVA y mejorar tu liquidez sin salirte de las normas.

1. Calcula tus precios con el IVA incluido desde el inicio

Uno de los errores más comunes entre autónomos y pymes es no incluir el IVA en sus tarifas desde el principio. Esto puede llevarte a absorber tú el impuesto, reduciendo directamente tu margen de beneficio.

Veamos un ejemplo práctico:

Supón que vendes un servicio por 1.000 € sin aclarar si el IVA está incluido. Si el cliente piensa que ese precio ya incluye el IVA (21%), el ingreso real para ti será de 826,45 €. Los 173,55 € restantes van directamente a Hacienda, en concepto de IVA. 

Al final, estarías cobrando menos de lo que, inicialmente, querías cobrar por ese servicio. 

La solución para que esto no te suceda es calcular tus precios con IVA incluido y desglosado, usando esta fórmula:

Precio final = 1.210 € (1.000 € + 210 € de IVA). Puedes indicar a tus clientes: «Servicio: 1.210 € IVA incluido» o «1.000 € + IVA».

2. Evalúa si el régimen de IVA que usas es el más adecuado

No todos los autónomos deben usar el régimen general de IVA. Hay otras opciones que pueden ajustarse mejor a tu modelo de negocio y ayudarte a reducir tu carga fiscal o tu carga administrativa.

Principales regímenes de IVA en España:

• Régimen general: puedes deducir el IVA de tus gastos. Ideal si tienes muchos gastos con IVA.
• Recargo de equivalencia: no presentas IVA trimestral, pero pagas un recargo sobre tus compras. Útil para minoristas que revenden productos.
• Estimación objetiva (módulos): pagas en función de estimaciones (actividad, empleados, etc.). Requiere ingresos estables.
• Régimen especial de criterio de caja: solo ingresas el IVA cuando cobras la factura. Muy útil si tus clientes tardan en pagar.

Revisa anualmente con tu asesor si estás en el régimen que más te conviene. Cambiar a tiempo puede suponer un gran ahorro.

3. Averigua si tu actividad puede estar exenta de IVA

Algunas actividades están legalmente exentas de IVA, lo que significa que no debes aplicarlo en tus facturas ni ingresarlo a Hacienda. Esta exención no es opcional: si tu actividad está exenta, no puedes repercutir IVA.

Ejemplos de actividades exentas:

• Educación reglada y clases particulares.
• Servicios sanitarios: fisioterapia, psicología, medicina.
• Actividades culturales sin ánimo de lucro.
• Servicios financieros y de seguros.

4. Controla todas tus facturas para maximizar deducciones

Una buena gestión documental es clave para deducir el IVA. Cada factura válida supone un dinero que puedes restar del IVA que has cobrado. Si la pierdes o no es correcta, ese gasto deja de ser deducible.

Buenas prácticas para llegar un buen control de tus facturas:

• Solicita siempre facturas completas, con tu NIF y todos los datos requeridos.
• Organiza tus facturas por meses y categorías.
• Guarda copias digitales seguras (en la nube o software de facturación).
• No mezcles gastos personales con profesionales.

5. Deducción inteligente: aprovecha todos los gastos permitidos

No deducir tus gastos correctamente es regalar dinero a Hacienda. Muchos autónomos ignoran que pueden deducir el IVA de una gran variedad de gastos relacionados con su actividad.

Estos son los principales gastos deducibles para autónomos y pymes:

• compras de materias primas y mercancías.
• Equipos informáticos, software y material de oficina.
• Publicidad, marketing y formación profesional.
• Alquiler de local.
• Suministros (teléfono, internet) si son de uso profesional.
• Transporte y desplazamientos justificados.

La regla de oro para que puedas practicar una deducción es que el gasto debe ser necesario, justificado y con factura válida, donde conste el IVA correctamente desglosado.

6. Controla tus ingresos y gastos con una herramienta profesional

Una buena gestión del IVA empieza con una contabilidad ordenada y precisa. Utilizar un software especializado para controlar tus ingresos y gastos no solo te facilita cumplir con la ley, sino que también te ayuda a pagar menos impuestos de forma legal.

Incorporar un software de facturación no es solo una cuestión de comodidad, sino la mejor forma de garantizar una gestión eficiente y libre de riesgos fiscales.

Estas son algunas de las razones por las que tantos profesionales ya han dado el salto:

• Facturación y gastos al día, sin esperas: podrás registrar cada movimiento económico en cuanto ocurra, evitando olvidos y acumulación de papeleo.
• Organización inteligente de tus gastos: el sistema identifica automáticamente en qué categoría encaja cada compra, lo que facilita la aplicación correcta del IVA.
• Visibilidad clara sobre lo que puedes deducir: tendrás siempre a mano qué gastos son aprovechables para reducir tu carga fiscal en cada trimestre.
• Reducción de errores en tus declaraciones: al automatizar cálculos y controles, disminuyes las posibilidades de fallos que puedan acabar en sanciones o pagos extra.
• Entregas a tiempo sin estrés: los avisos y automatizaciones te ayudan a presentar tus modelos antes de la fecha límite, sin prisas de última hora.
• Acceso fácil a beneficios fiscales: deducciones, amortizaciones y otras ventajas legales están más claras y disponibles cuando tus facturas están bien gestionadas.
• Preparación total ante inspecciones: con todo documentado y ordenado digitalmente, responder ante Hacienda es mucho más sencillo y seguro.

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Cómo pagar menos impuesto de sociedades: consejos adicionales

El impuesto de sociedades grava los beneficios obtenidos por una empresa al cierre del ejercicio fiscal. Aunque es una obligación tributaria ineludible, existen estrategias totalmente legales para optimizar su impacto y reducir la cantidad que debes pagar a Hacienda. 

A continuación, te mostramos algunos consejos clave para lograrlo:

1. Planifica tus inversiones antes de cerrar el año fiscal

Una forma efectiva de reducir la base imponible es realizar inversiones necesarias para la empresa antes de fin de año. Esto puede incluir la compra de equipos, tecnología, mobiliario o mejoras en la infraestructura. 

Estos gastos deducibles reducen el beneficio sobre el que se calcula el impuesto.

Ejemplo: Si tu empresa tiene un beneficio de 40.000 € y adquieres un nuevo equipo informático de 5.000 €, podrás rebajar tu base imponible a 35.000 € (si cumple con los requisitos fiscales), pagando menos impuesto.

2. Aprovecha amortizaciones aceleradas y deducciones por inversión

La normativa permite aplicar la amortización acelerada en ciertos activos, especialmente si se trata de bienes relacionados con nuevas tecnologías o eficiencia energética. 

Esto te permite reducir más rápidamente el valor contable de un bien y, por tanto, pagar menos impuesto durante los primeros años.

Además, existen deducciones específicas por inversiones en I+D+i, digitalización, energías renovables o creación de empleo, que directamente reducen la cuota del impuesto.

3. Compensa pérdidas de ejercicios anteriores

Si tu empresa ha tenido pérdidas en años anteriores, puedes compensarlas con beneficios futuros para reducir el impuesto a pagar. La ley permite hacerlo en los siguientes 15 años (sin límite temporal desde 2015), aunque existen límites máximos de compensación por ejercicio.

Consejo: asegúrate de llevar una contabilidad clara y actualizada para justificar correctamente estas compensaciones.

4. Constituye reservas fiscales 

Las pymes pueden beneficiarse de incentivos como la reserva de capitalización o la reserva de nivelación:

• Reserva de capitalización: permite reducir la base imponible hasta un 10% si se reinvierten beneficios en la empresa y no se reparten en forma de dividendos.
• Reserva de nivelación: permite reducir el impuesto hasta un 10% adicional, compensando posibles pérdidas futuras.

5. Optimiza la retribución de los socios y administradores

Muchas veces, una mala estructura de sueldos y dividendos puede llevar a pagar más impuestos de los necesarios. 

Es recomendable analizar la mejor forma de retribuir a los socios y administradores: si como salario, dividendo o incluso a través de una sociedad profesional externa.

Gestiona tu IVA y tus impuestos con más facilidad gracias a Billin

Como has visto, pagar menos impuestos y optimizar el IVA no se trata de hacer trucos ni atajos ilegales, sino de aplicar bien la normativa y tener un control riguroso de tus ingresos, gastos y obligaciones fiscales.

Aquí es donde herramientas como Billin se convierten en el aliado perfecto para tu negocio:

Billin es mucho más que un programa de facturación.

Es una plataforma diseñada para ayudarte a:

• Emitir y recibir facturas cumpliendo con la normativa.
• Registrar automáticamente tus ingresos y gastos con trazabilidad.
• Controlar en tiempo real el IVA repercutido y soportado.
• Preparar tus modelos trimestrales con mayor precisión y sin errores.
• Tener tu facturación al día, lista ante cualquier inspección.
• Gestor de contactos de proveedores.
• Subida de gastos individual OCR lector.
• Subida de gastos masivo OCR con lector IA.
• Recepción de gastos por envío de email del proveedor Billin.
• Descarga de gastos en Excel y PDF.
• Clasificación de gastos.
• Gastos recurrentes.
• Añadir pagos a tus gastos.
• Crear remesas de pago de gastos.
• Informe de gastos por proveedor.
• Informe de gastos por mes, trimestre y año.
• Subida de gastos desde el teléfono con una foto.

Además, su interfaz intuitiva y su enfoque pensado para autónomos y pequeñas empresas te permiten ahorrar tiempo, evitar errores costosos y reducir tu carga fiscal sin complicaciones.

Si quieres simplificar tu gestión administrativa y asegurarte de que pagas solo lo justo, empieza a usar una herramienta profesional como Billin. 

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