Cómo facturar un evento: paso a paso
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Cargando...Organizar un evento conlleva una gran dosis de planificación, creatividad y atención al detalle. Pero más allá del montaje, las invitaciones o la logística del día, hay una parte fundamental que no puedes pasar por alto: la facturación.
Y es que saber cómo facturar un evento correctamente es tan importante como que todo salga bien el día del evento.
Tanto si eres organizador profesional como si prestas servicios puntuales —desde la decoración hasta el alquiler de equipos—, debes emitir una factura de eventos clara, legal y adaptada a tu actividad.
Esto no solo te protege ante Hacienda, sino que te ayuda a llevar un control real de tu trabajo, cobrar a tiempo y proyectar una imagen profesional ante tus clientes.
En esta guía te explicamos paso a paso cómo facturar un evento, qué datos no pueden faltar, qué impuestos aplicar y qué herramientas pueden facilitarte la vida si te dedicas a este sector. Porque detrás de cada evento de éxito, también hay una buena factura.
En este artículo encontrarás
¿Quién necesita saber cómo facturar un evento?
Cuando hablamos de cómo facturar un evento, no nos referimos solo a grandes organizadores de congresos o festivales.
Esta actividad abarca a una amplia variedad de profesionales que intervienen, de forma puntual o habitual, en la creación, organización y ejecución de eventos.
Desde autónomos hasta pequeñas empresas, todos ellos deben emitir una factura de eventos legal y detallada por sus servicios.
Profesionales que organizan o producen eventos
Los perfiles más evidentes que necesitan dominar cómo facturar un evento son los organizadores principales, también conocidos como productoras de eventos.
Estos profesionales pueden encargarse de la gestión integral, desde la concepción de la idea hasta la ejecución final, incluyendo coordinación de proveedores, gestión de presupuestos, logística, montaje, etc.
Entre los más habituales encontramos:
- Organizadores de bodas (wedding planners).
- Productores de eventos corporativos o culturales.
- Empresas de organización de ferias y congresos.
- Promotores de conciertos, festivales y actividades deportivas.
Este tipo de servicios deben reflejarse en una factura de eventos clara, detallada y adaptada al cliente (particular o empresa), teniendo en cuenta los impuestos que correspondan según la naturaleza del evento.
Profesionales que prestan servicios dentro de un evento
Además del organizador principal, muchos profesionales participan en eventos prestando servicios muy específicos. También ellos deben saber cómo facturar un evento, aunque su intervención sea puntual.
Algunos ejemplos de estos profesionales:
- Técnicos de sonido e iluminación.
- Fotógrafos y videógrafos.
- Diseñadores y decoradores de espacios.
- Empresas de catering.
- DJ, músicos o artistas en vivo.
- Alquiler de mobiliario o material técnico.
- Personal auxiliar (azafatas, seguridad, montadores).
Estos profesionales emiten su factura de eventos por el servicio prestado, incluyendo en la mayoría de los casos el IVA y la retención de IRPF. La descripción detallada del servicio debe ser clave para evitar problemas fiscales y facilitar la contabilidad.
Trámites para emitir tu primera factura de eventos
Antes de emitir tu primera factura de eventos, necesitas estar dado de alta como profesional legalmente.
Aunque se trate de una actividad puntual, la organización de eventos implica una responsabilidad fiscal que empieza por regularizar tu situación como autónomo o empresa. Estos son los principales trámites que debes realizar para iniciar la actividad.
Alta en el IAE: el primer paso obligatorio
El primer trámite esencial es darte de alta en el impuesto de actividades económicas (IAE). Este registro es obligatorio para cualquier profesional que comience una actividad económica en España y te permite emitir facturas de manera legal.
Para los organizadores de eventos, el epígrafe más adecuado es el epígrafe 965.9 del IAE:
“Otros servicios recreativos n.c.o.p. (no clasificados en otros apartados)”, que incluye servicios de organización de espectáculos y eventos culturales, deportivos o sociales.
Este epígrafe es válido tanto para autónomos como para pymes y se considera adecuado para cubrir la organización integral de eventos, ya sea de forma esporádica o profesional.
Alta en Hacienda: modelo 036
Para poder emitir legalmente tu factura de eventos, uno de los primeros pasos obligatorios es darte de alta en la Agencia Tributaria. Este trámite se realiza mediante la presentación del modelo 036, conocido como declaración censal.
En este formulario deberás indicar la fecha de inicio de tu actividad económica, qué actividad económica vas a desarrollar, los impuestos a los que estás sujeto y otros datos fiscales relevantes.
Recuerda que desde el 3 de febrero de 2025, el modelo 037 ha sido eliminado. Todos los autónomos, incluidos los organizadores de eventos, deben utilizar exclusivamente el modelo 036, independientemente de la complejidad de su actividad.
Otros datos importantes que deberás completar en el modelo 036:
- Tipo de régimen de IVA al que te acogerás (en la mayoría de los casos, régimen general).
- Si estás sujeto a retención de IRPF (habitual en servicios prestados como autónomo a empresas y otros profesionales).
- Datos del domicilio fiscal y del lugar donde se desarrolla la actividad (puede ser tu domicilio si trabajas de forma remota o desde casa).
- Fecha prevista de inicio de la actividad.
Asegúrate de conservar una copia del modelo 036 presentado y de mantener tus datos actualizados. Cualquier cambio en tu actividad o en tus condiciones fiscales debe notificarse mediante una modificación del mismo modelo.
Descubre ➡️ Qué es el modelo 036 y cómo se presenta
Alta en la Seguridad Social como autónomo (RETA)
Una vez te has dado de alta en Hacienda con el modelo 036, el siguiente paso para poder emitir tu factura de eventos legalmente es registrarte en la Seguridad Social como trabajador autónomo.
Este trámite es obligatorio para poder ejercer tu actividad profesional.
Aprende ➡️ Cómo darte de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos (RETA
Importante: El alta debe tramitarse antes de iniciar tu actividad, aunque puedes gestionarla con una antelación máxima de 60 días respecto a la fecha de inicio que hayas declarado en el modelo 036.
¿Cómo se tramita el alta en el RETA?
El alta en el RETA se realiza de forma digital a través del portal oficial Import@ss de la Seguridad Social. El proceso es sencillo, pero debes tener a mano cierta información clave.
Los pasos básicos son:
- Seleccionar tu base de cotización, que dependerá de los ingresos reales que preveas obtener como organizador de eventos.
- Indicar tu actividad económica y la fecha de inicio. Esta debe coincidir con la que hayas informado en Hacienda en el modelo 036
- Elegir una mutua colaboradora, que será la entidad que gestione tus bajas laborales o accidentes profesionales.
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¿Cuánto cuesta ser autónomo en eventos?
Desde la reforma del sistema de cotización por ingresos reales, la cuota de autónomo mensual ya no es fija.
En lugar de eso, se calcula en función de tus rendimientos netos mensuales. Sin embargo, si estás empezando, puedes beneficiarte de la llamada tarifa plana.
Durante los primeros 12 meses, pagarás una cuota reducida de 80 euros al mes, siempre que no hayas estado dado de alta como autónomo en los dos años anteriores.
Además, en muchas comunidades autónomas ya está implantada la cuota cero de autónomos, una subvención que cubre íntegramente lo que pagas por la tarifa plana. Esto significa que en estas comunidades, los nuevos autónomos no pagan absolutamente nada en su cuota de autónomo durante el primer año, ya que la administración autonómica subvenciona ese coste.
Esta medida facilita enormemente el arranque de la actividad para organizadores de eventos, reduciendo la carga económica inicial.
Antes de darte de alta en la Seguridad Social, infórmate sobre las ayudas y subvenciones vigentes en tu comunidad autónoma. La cuota cero puede ser un gran aliado para empezar reduciendo tus costes iniciales.
▶️ En nuestra categoría de blog podrás encontrar diferentes artículos destinados a como solicitar la cuota cero en diferentes comunidades autónomas.
¿Qué debe incluir una factura de eventos?
Para que una factura de eventos sea válida ante Hacienda y cumpla con la normativa vigente en España, debe incluir ciertos elementos imprescindibles.
Emitir una factura correcta no solo te protege frente a inspecciones fiscales, sino que también transmite profesionalidad y confianza a tus clientes, ya sean empresas o particulares.
A continuación, te explicamos todos los elementos que no pueden faltar en una factura por servicios relacionados con la organización, producción o ejecución de eventos, según el Reglamento de facturación:
- La palabra “Factura”: es fundamental que el documento contenga claramente la palabra “Factura”, generalmente situada en la parte superior. Esto diferencia tu factura de otros documentos como presupuestos, albaranes o recibos, y asegura su validez legal y fiscal.
- Datos fiscales del organizador y del cliente: debes incluir los datos completos de ambas partes: Nombre o razón social (nombre comercial si lo usas), NIF o CIF (Número de identificación fiscal) y domicilio fiscal.
- Fecha de emisión: la fecha en la que emites la factura es crucial, pues determina el período fiscal en el que debes declarar el ingreso (en el IVA y el IRPF, si aplica). Nunca dejes este campo vacío ni pongas una fecha incorrecta (pasada o futura sin justificación), ya que podría generar problemas en tus declaraciones.
- Número de factura: cada factura debe tener un número único y correlativo, sin saltos ni repeticiones. Puedes usar un formato simple como “001/2025” o uno personalizado que incluya, por ejemplo, las iniciales de tu empresa o la actividad (“EVT-001/2025”). La clave es que el sistema sea lógico y facilite el control interno.
- Descripción clara y detallada del servicio: detalla con precisión el servicio prestado en el evento para que el cliente y Hacienda entiendan qué se ha facturado. Cuanta más claridad y detalles proporciones, mejor para evitar dudas o reclamaciones.
Ejemplos:
- “Organización integral de boda en finca El Robledal, 15 de junio de 2025.”
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- “Producción técnica y alquiler de sonido e iluminación para concierto corporativo, 10 horas.”
- Coordinación y gestión logística para evento deportivo en Madrid, 3-4 de julio 2025.”
-
- Base imponible: es el importe total del servicio antes de aplicar impuestos. Por ejemplo, si cobras 1.000 € por la organización del evento, ese será tu importe base.
- Impuestos aplicables: IVA e IRPF
- IVA: Generalmente, se aplica un 21% sobre la base imponible en servicios de organización de eventos. Este impuesto debe estar claramente desglosado en la factura.
- IRPF: Si facturas a empresas o profesionales, es habitual aplicar una retención del 15% de IRPF, que se resta del total a pagar, y debes indicarlo expresamente.
- Importe total a pagar: debe aparecer destacado el total que el cliente debe abonar, incluyendo la base imponible más el IVA y descontando, si corresponde, la retención de IRPF. Ejemplo:
- Base imponible: 1.000 €
- IVA (21%): 210 €
- Retención IRPF (15%): -150 €
- Total factura: 1.060 €
- Otros datos recomendados: aunque no obligatorios, es aconsejable incluir:
- Forma y plazo de pago (transferencia bancaria, pago en 30 días, etc.).
- Condiciones especiales o descuentos aplicados.
- Datos de contacto para incidencias (teléfono, email).
Utilizando un software de facturación podrás generar facturas completas, con todos los datos obligatorios y formatos personalizados para eventos, en cuestión de minutos.
Además, podrás llevar un control ordenado de tus ingresos y cumplir con tus obligaciones con Hacienda sin complicaciones.
Herramientas que te facilitan la facturación de eventos
Facturar un evento puede parecer complicado al principio, sobre todo si estás empezando o si gestionas varios clientes y proyectos a la vez.
Por suerte, hoy existen numerosas herramientas digitales que te ayudan a simplificar y automatizar todo el proceso, desde la creación de la factura hasta su envío y control.
Billin te ofrece una solución sencilla y eficaz para gestionar la facturación de tus eventos. Con esta herramienta online podrás crear, enviar y organizar tus facturas de manera rápida, segura y totalmente adaptada a la normativa legal vigente, para que dediques todo tu tiempo a hacer que tus eventos sean un éxito.
- Creamos nuestra factura con todos nuestros datos y servicios.
- A continuación podemos previsualizar un borrador sobre como quedaría la factura antes de emitirla.
- Para obtener la emitida, hay que darle primero a emitir. Obtenemos la factura ya emitida y lista para ser enviada a nuestros clientes. Una vez emitida, podemos editarla, descargarla, enviarla a nuestro cliente o añadir pagos sobre la misma para llevar el control financiero.
¿Qué puedes hacer con Billin?
- Generar facturas completas en segundos, incluyendo todos los datos legales que exige la normativa vigente para la organización de eventos.
- Guardar plantillas personalizadas, perfectas si ofreces servicios recurrentes como coordinación mensual, alquiler de equipos o producción técnica.
- Controlar tus ingresos y el IVA aplicado, facilitándote la declaración trimestral de impuestos sin complicaciones ni errores.
- Acceder a ejemplos de facturas y adaptarlas fácilmente a cada cliente o tipo de servicio que prestes.
- Enviar presupuestos, gestionar el seguimiento de pagos y cumplir con tus obligaciones fiscales, todo centralizado en una misma plataforma.
Además, Billin es accesible desde cualquier dispositivo —ordenador, móvil o tablet—, convirtiéndolo en el aliado perfecto para que puedas gestionar tu facturación estés donde estés, incluso durante un evento.
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