¿Qué es el Sistema RED, para qué sirve y quiénes están obligados a utilizarlo?

Si eres autónomo, debes saber que, según la Orden ESS/214/2018, que modifica la anterior Orden ESS/484/2013, estás obligado a utilizar el Sistema RED de la Seguridad Social.

Hoy te explicamos qué es y para qué sirve esta herramienta en la gestión de tus trámites con la Seguridad Social.

¿Qué es el Sistema RED de la Seguridad Social?

El Sistema RED es un servicio gratuito que ofrece la Seguridad Social para facilitar la comunicación directa y el intercambio online de información y documentación de empresas y autónomos con la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

Para poder utilizarlo se debe cumplir con lo siguiente:

• Tener un certificado digital.
• Estar autorizado por la TGSS.
• Tener asignados los CCCs y NAFs.

Este sistema está regulado por la Orden ESS/214/2018 que recoge tanto las características y funcionamiento del sistema, como los requisitos, obligaciones y responsabilidades de los usuarios.

¿Para qué sirve el Sistema RED?

Como ya hemos visto, el Sistema RED es una plataforma de la TGSS que digitaliza y agiliza la relación con la Seguridad Social.

Los objetivos principales son:

• Facilitar el envío y recepción electrónica de los trámites administrativos. En esta plataforma, las empresas y autónomos pueden realizar sus gestiones sin tener que acudir presencialmente a una oficina, por ejemplo, para dar altas, enviar partes médicos, etc.
• Asegurar una comunicación directa, continua y sin limitaciones horarias. Así, te puedes conectar siempre que lo necesites y desde el lugar en el que te encuentres, con rapidez, accesibilidad y trazabilidad del intercambio de información.
• Mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión de las obligaciones, simplificando los procedimientos para los errores repetitivos, con lo que se aumenta la fiabilidad de los datos.
• Reducir el uso de papel y reinventar los procesos en formato digital seguro. Esta es más una consecuencia de aplicar el punto anterior, ya que se optimizan recursos, se minimiza el coste de tiempo y se mantiene la validez legal de los procesos y la documentación.

¿Cómo funciona el Sistema RED Directo?

El Sistema RED permite estar en contacto con la TGSS de manera instantánea y segura, gracias a los medios tecnológicos y de seguridad que se están implementando, como el certificado digital.

El Sistema RED, además de permitir el acceso a los datos de la empresa y trabajadores, también facilita el envío de documentos de cotización, afiliación y partes médicos.

Con respecto a las gestiones que puedes realizar a través del Sistema RED, estas son las siguientes:

• Cotización a la Seguridad Social, en donde se incluye:
  • Presentar documentos relativos a los trabajadores (TC2 y TC1), de los diferentes sistemas de cotización (Régimen General, Régimen Especial de Minería del Carbón o el de los Trabajadores del Mar).
  • Tramitación de saldos acreedores.
  • Ingresos de las cuotas mediante la domiciliación en cuenta o pago electrónico.

• Afiliación de los trabajadores, pudiendo realizar y actualizar: 
  • Las altas y bajas.
  • La variación de sus datos.
  • La emisión de informes tanto del trabajador como del empresario.

• Instituto Nacional de la Seguridad Social para poder hacerles llegar documentación como:
  • La tramitación de los partes de alta y baja médica, y partes de confirmación, tanto de contingencias comunes como profesionales.
  • La tramitación de los certificados de maternidad y paternidad.
  • La remisión de certificados por nacimiento y cuidado de hijos.

• Gestión de autorizaciones que implica entre otras cosas:
  • Asignar y confirmar los Códigos de Cuenta de Cotización (CCC) y el Número de Afiliación (NAF).
  • Consultar el historial de autorizaciones emitidas.

Gracias a esto, consigues gestionar y recibir notificaciones por parte de la TGSS sin moverte de tu despacho, evitando:

• Los desplazamientos al centro colaborador.
• Los tiempos de espera.
• El consumo de papel.

¿Quiénes están obligados a usar el Sistema RED?

Con la entrada en vigor, a partir de su publicación en BOE, de la Orden ESS/214/2018, el Sistema RED es obligatorio para los siguientes colectivos:

• Las empresas, asociaciones y otros sujetos responsables de cotizar en el Régimen General de la Seguridad Social, Regímenes Especiales de la Seguridad Social del Mar y Minería del Carbón, sin importar el número de trabajadores.

• Trabajadores autónomos (por cuenta propia), aunque no tengan empleados, y los Trabajadores del Mar del Grupo 1.
• Quedan exentos de la obligación de utilizar el Sistema RED:

1. 1. Los trabajadores taurinos.
   2. El sistema especial de empleadas de hogar.
   3. Los autónomos del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar, de los grupos segundo y tercero.

Para aquellos que no estaban dados de alta en el Sistema RED, tenían un plazo máximo de seis meses para hacerlo desde abril del 2018. Y, además, también era obligatoria su inscripción en el Sistema de Notificación Electrónica.

En el caso concreto de los autónomos, cuya incorporación fue la principal novedad en la Orden ESS/214/2018, la norma establecía su obligación de integrarse en el Sistema RED, con la excepción de los autónomos agrarios del Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios.

Sin embargo, en la práctica, se mantiene en la Seguridad Social el criterio de que sólo están obligados los autónomos con empleados a su cargo, con lo que:

• Si eres autónomo con empleados, estás obligado a utilizar el Sistema RED para transmitir tus datos y los de tus trabajadores.
• Si eres autónomo sin empleados, puedes elegir entre utilizar el Sistema RED o la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).

En cualquier caso, todos los autónomos necesitarán el certificado digital, para llevar a cabo todas estas tramitaciones obligatorias y recibir las notificaciones, las cuales podrán ser:

• Reclamaciones de deuda.
• Providencias de apremio.
• Comunicación del inicio de un procedimiento de deducción.
• Actos del procedimiento de apremio por cuotas y conceptos de recaudación conjunta y otros recursos.
• Actos del procedimiento administrativo de aplazamiento del pago de deudas con la Seguridad Social.

Por último, recuerda que las notificaciones telemáticas debes consultarlas con frecuencia, ya que, aunque no hayas accedido a ellas, se considerarán notificadas por el sistema una vez transcurrido el plazo legal.

También es importante que sepas que dentro de este Sistema RED se producen cambios a lo largo de los años y meses, y por eso cuenta con una página donde consultar estos avisos. Aquí tienes el enlace para consultarlos.

¿Qué ventajas tiene este Sistema RED?

Ya hemos comentado que el Sistema RED permite realizar telemáticamente gestiones administrativas con la Seguridad Social y que supone un ahorro de costes y tiempo para las empresas y autónomos.

Pero, también tiene otra serie de ventajas o beneficios que es conveniente recordar, por ejemplo:

• Adiós al papel y a las colas. 
• Disponibilidad las 24 horas, los 365 días al año.
• Inmediatez en las comunicaciones, pudiendo obtener respuestas o notificaciones casi al instante, sin tener que entregar documentos en otras gestoras.
• Uso intuitivo y sin altos requisitos técnicos, pues solo necesitas conocimientos y equipos informáticos.
• Seguridad, privacidad y eficiencia.
• Validez legal de las gestiones que realices y documentación que presentes. También, la posibilidad de impresión de documentos, con la huella que da validez legal ante terceros, cuántas veces necesites.
• Acceso directo a información actualizada a datos sobre cotizaciones, afiliaciones y más sin intermediarios, con acceso inmediato al fichero de los trabajadores.
• Acceso a boletines de noticias y alertas específicos RED, en el apartado “Noticias RED”, de la Seguridad Social, manteniéndote siempre al día.

Con todas estas ventajas, queda claro que el Sistema RED, además de facilitar la gestión, también es una herramienta indispensable para empresas y autónomos.

A continuación, veremos cómo te puedes dar de alta y acceder a este sistema.

¿Cómo darse de alta en el Sistema RED?

La TGSS tiene 3 vías o modalidades de uso de operar con ella, según el perfil del usuario y el tipo de trámites:

• RED Internet es la plataforma clásica del Sistema RED. La utilizan las grandes y medianas empresas, o las asesorías laborales.
• RED Directo es una versión simplificada de la anterior, pensada para pymes pequeñas y autónomos. Se accede directamente por la SEDESS y se trabaja bajo un entorno web, con lo que no necesitas programas especiales. Además, todos los procesos van a estar guiados y serán más sencillos.
• Sistema de Liquidación Directa, que antes se le llamaba Proyecto Cret@. Se trata de un método de liquidación de cuotas que se aplica tanto en el RED Internet como en el RED Directo. Es decir, que el SLD lo utilizan tanto un autónomo como una asesoría laboral.
  Este sistema lo que hace es que ya no se envían los boletines de cotización (TC1/TC2) completos, sino que la TGSS calcula directamente la liquidación según los datos que recibe del RED, con lo que se eliminan errores y se simplifica la liquidación de cuotas.

Para darte de alta en el Sistema RED y acceder a estas vías de comunicación con la Seguridad Social, vas a necesitar, principalmente:

• Estar autorizado por la Tesorería General de la Seguridad Social.
• Disponer de un entorno técnico apropiado.
• Poder gestionar las autorizaciones y usuarios.

Vamos a verlo con más detalle para entender lo que significa esto.

A. Tener autorización de la Tesorería General de la Seguridad Social para poder operar

Para que te autorice a utilizarlos vas a necesitar tener:

• Tener un certificado electrónico válido que garantice la seguridad y confidencialidad de todos los datos. Si actúas en representación de alguien, también vas a necesitar los datos identificativos y justificantes que te acrediten.
•  La autorización puedes solicitarla online a través de la SEDESS en el servicio “Autorización para el uso del Sistema RED” y completar el formulario, o también hacerlo de forma presencial en una Unidad de Atención al Usuario de la TGSS.

Esta autorización se concederá a toda empresa y profesional que, en el ejercicio de su actividad, cumplimente y presente los documentos de cotización, que recojan tanto el Régimen General, como el Régimen del Mar y Minería del Carbón.

Si lo haces en papel, tendrás que presentar el formulario FR 101, además de adjuntar los siguientes documentos:

• Fotocopia del DNI del solicitante.
• En caso de persona jurídica, documento que acredite la representación.
• En caso de profesional colegiado, se adjuntará el certificado de profesional colegiado.
• Si además quieres solicitar la asignación del CCC/NAF, deberás presentar el modelo FR 104, FR 103 o FR 10, recuerda que este trámite también podrás realizarlo online.

B. Contar con el equipamiento informático necesario

Aquí vas a volver a necesitar de nuevo el certificado digital y también:

• Un programa de nóminas compatible con el Sistema RED.
• La aplicación SILTRA (antes WinSuite32), que proporciona la Seguridad Social, para poder presentar los documentos. 
• Tener los requisitos técnicos específicos para la opción que elijas: RED Internet, RED Directo o Liquidación Directa.

C. Poder gestionar las autorizaciones y usuarios

Porque si es para ti mismo, puedes hacerlo y, si es para un tercero, tienes su autorización e información necesaria.

Entonces, cuando estés dentro del sistema, podrás solicitar la gestión de CCC o NAF, así como dar altas, bajas y modificar usuarios.

Para comprobar si ya estás autorizado tienes que:

• Entrar en la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).
• Ir al servicio “Consulta de Autorizaciones RED”.
• Si tienes activa una autorización con tu NIF, CCC o NAF asociados, esta aparecerá ahí y te indicará el nivel de acceso que tienes.
• Si no estás, entonces es que aún no la tienes concedida y tendrás que consultar el estado de tu solicitud en este mismo lugar o acudir presencialmente a tu oficina de la TGSS con cita previa.

No hay un plazo determinado para ver la resolución de la autorización, aunque suele tardar entre cinco y quince días hábiles. Si ves que tarda más, puede ser que sea porque te falte documentación o lo hayas tramitado presencialmente.

En este caso, podrás presentar un escrito en la Sede Electrónica o en el Registro Electrónico común pidiendo información sobre tu expediente para poder arreglarlo. Si te corre prisa, puedes operar con la Seguridad Social mediante un representante RED ya autorizado hasta que tengas activa tu autorización.

Preguntas frecuentes sobre el Sistema RED

El Sistema RED puede generar algunas dudas entre los autónomos y empresas que empiezan a usarlo.

Para ayudarte, vamos a resolver las más comunes.

¿Qué necesito para acceder al Sistema RED?

Como ya hemos explicado a lo largo de los puntos anteriores, para poder acceder al Sistema RED basta con cumplir dos requisitos básicos:

• Disponer de un certificado digital válido que acredite tu identidad.
• Contar con una autorización de la TGSS que te habilite para operar en nombre propio o de terceros.
• Conexión a internet y software compatible según la modalidad de comunicación que vayas a utilizar.

¿Qué pasa si no estoy dado de alta en el Sistema RED?

Tras la publicación de la Orden ESS/484/2013, están obligados a estar dados de alta en el Sistema RED todos aquellos (empresa o autónomo con alta en RETA) que tengan la obligación de cotizar, sea el que sea su régimen de cotización, y con independencia al número de trabajadores que tengan, salvo colectivos exentos (trabajadores taurinos, empleados del hogar y autónomos de los grupos 2 y 3 del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar). 

Si estás en alguno de estos grupos y no te das de alta en el Sistema RED, la Seguridad Social puede considerar que estás incumpliendo tus obligaciones formales. Por tanto, no podrás realizar trámites obligatorios como altas, bajas o cotizaciones de trabajadores, y puede que te pierdas las notificaciones de la TGSS que solo se comunican de forma telemática.

Pero, además, por no cumplir con tu obligación y la normativa, la consecuencia directa de no usar el Sistema RED estando obligado es:

• Cometer una infracción grave por no acogerte a RED y no transmitir por vía telemática.
• Tener una multa de 751€ hasta 7.500€, siguiendo la ley LISOS, según el grado (mínimo, medio o máximo).

Además, podrías tener:

• Pérdida de coberturas sociales: no se produce por el mero hecho de no estar en RED, sino que deriva de no cursar altas/variaciones o no cotizar. El problema es omitir la obligación material, no el canal en sí. 
• Recargos 10% / 20% y 20% / 35% de intereses: aplican cuando no se pagan cuotas en plazo (o se entra en ejecutiva), no por no estar en RED. Mantenlos fuera de esta tabla y menciónalos como efectos adicionales si por no usar RED, además, no ingresas. 
• Exclusión de ayudas/bonificaciones: es una medida accesoria y está pensada para infracciones muy graves de otros preceptos. 

Estas sanciones se acumularán a otras posibles sanciones derivadas de no cumplir con tus obligaciones con la Seguridad Social.

En resumen: si estás obligado, es imprescindible tramitar tu alta lo antes posible para evitar sanciones y problemas con la Seguridad Social.

Servicios de la sede electrónica de la Seguridad Social

Cuenta con un amplio catálogo de gestiones que podemos tramitar de forma electrónica relacionadas con:

• Informes y certificados
  • Certificado de estar al corriente en las obligaciones de la Seguridad Social.
  • Duplicado de documentos de inscripción y asignación de Código Cuenta de Cotización.
  • Duplicado de alta o baja de autónomo.
  • Informe de estar al corriente en la Seguridad Social.
  • Informe de situación de empresario individual.
  • Informe negativo de inscripción del empresario.
  • Solicitud de certificado de prestaciones.

• Comunicación y variación de datos
  • Comunicación del concurso de acreedores.
  • Comunicación del nombramiento del administrador concursal.

• Afiliación e inscripción
  • Alta en Régimen Especial de Autónomo (RETA).
  • Alta en Sistema de Empleo de Hogar de la Seguridad Social.
  • Alta en convenio especial.
  • Baja del empresario.
  • Baja en RETA.
  • Baja en Empleados de Hogar.
  • Baja en convenio especial.
  • Baja en convenio especial por ERE.
  • Cambio en base de cotización del autónomo.
  • Comunicación por teléfono y correo electrónico.
  • Eliminación de altas/bajas previas de trabajadores de empleados de hogar.
  • Estadísticas de afiliación.
  • Informe negativo de inscripción de empresario.
  • Inscripción y asignación de CCC para empresario colectivo.
  • Inscripción y asignación de CCC para empresario individual.
  • Modificación de actividad RETA.
  • Reinicio de la actividad empresarial.
  • Solicitud de modificación de contingencias para el próximo año.
  • Correcciones de datos de trabajadores en el sistema de empleado de hogar.
  • Variación de datos del Código Cuenta de Cotización.
  • Variación de datos del RETA.

• Recaudación
  • Aplazamiento en el pago de las deudas de la Seguridad Social.
  • Certificado de estar al corriente en la Seguridad Social.
  • Consulta de deudas y obtención del documento de ingresos.
  • Devolución de ingresos indebidos régimen general.
  • Informe de estar al corriente en Seguridad Social.
  • Pago de deudas de la Seguridad Social con tarjeta.
  • Reintegro de bonificaciones por formación profesional para empleo.
  • Solicitud de moratoria y exención por acontecimientos catastróficos.

• Impugnaciones
  • Seguimiento de impugnaciones a Tesorería General de la Seguridad Social.
  • Presentación de impugnaciones.

• RED
  • Confirmación de asignación CCC o NAF de autorizado.
  • Consulta del autorizado RED que gestiona el NAF.
  • Consulta del autorizado RED que gestiona la empresa.
  • Rescisión del CCC o NAF de autorizado.
  • Solicitud de autorización para el uso del Sistema RED.

• Prestaciones
  • Asistencia sanitaria.
  • Cálculo de pensión de jubilación.
  • Comunicación de la defunción de un perceptor de pensión.
  • Jubilación nacional.
  • Maternidad y paternidad.
  • Solicitud de viudedad y orfandad.
  • Presentación de escritos.
  • Solicitud de Certificado Provisional Sustitutorio (como representante).
  • Certificado de prestaciones.

• Otros procedimientos
  • Estadísticas de afiliación.
  • Perfil del contratante.
  • Seguro escolar.
  • Alta de acreedor del sistema de la Seguridad Social.
  • Modificación de acreedor.
  • Verificación de documentos.

Como puedes ver, el Sistema RED ofrece grandes ventajas, sobre todo, a los autónomos.

Si tienes dudas al respecto, déjanos en comentarios tu pregunta y estaremos encantados de responder.