Actualizado: 14 septiembre, 2023 · 1 comentario · 5 min de lectura

¿Es obligatorio conservar los albaranes?

Validado por: Marcos De La Cueva - CEO Billin
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Por todos es conocido, que los documentos contables debemos conservarlos durante cuatro años, desde el vencimiento del impuesto, ¿y los albaranes?

¿Qué son los albaranes?

Sencillamente, son documentos comerciales, que justifican la entrega de una mercancía o producto, con este impreso, el vendedor tiene certeza de que el comprador ha recibido su pedido de forma correcta.

No son una factura, por tanto, no tienen validez fiscal, pero, si podrían tener validez de garantía, aunque para eso, tiene que incluir los siguientes datos:

datos de un albarán

La información del albarán posteriormente se nombrará en la factura (si tiene validez fiscal) y será la que podrás deducir y tributar el IVA.

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Albaranes valorados o no valorados

Una de las diferencias entre el albarán y la factura, es que en el primero no tiene por qué ir valorada la mercancía solicitada, pero, en ocasiones, nos hemos encontrado con albaranes que, si contienen el precio del producto, a estos se les denomina “Albaranes valorados”.

Normalmente, cuando recibimos la factura que corresponde a un albarán, es habitual, que se mencione directamente la enumeración del albarán facturado, pues, este albarán sí deberás conservarlo, mientras conserves la factura.

Esto es algo habitual, en las facturas recapitulativas, ya que, son facturas mensuales de operaciones realizadas de una misma empresa en fechas diferentes, son formas de simplificar la facturación.

 

imagen de un hombre con un albarán impreso

Este tipo de factura, son permitidas por la Agencia Tributaria cuando se de alguno de los siguientes supuestos:

  • Que la propia factura contenga el contenido de todos los albaranes que la componen, en este caso, se podría destruir el albarán.
  • Que la factura tan solo incluya la enumeración del albarán, sin especificar el contenido, en este caso, no se puede destruir el albarán.

La diferencia entre tener obligación de conservarlo o no, dependerá de cómo se especifique en la factura, es decir, si hace mención del albarán sin indicar su contenido, si tendremos la obligación de conservar los albaranes, sin embargo, si en la propia factura se especifica la enumeración del albarán y además su contenido, no será necesario su conservación.

Es lógico, ya que, si la factura solo hace referencia al número del albarán, no cumplirá los requisitos legales (debido a que no muestra el contenido), y necesitará los albaranes para darle forma a dicha factura.

Diferencia entre albaran y factura

Actualmente, hay muchas empresas pequeñas dedicadas principalmente a la venta al por mayor de pequeños productos alimenticios, que usan la técnica de factura/albarán, es decir, a la vez que generan el albarán, en el mismo documento, se está emitiendo la factura y entregando el producto.

Esto ocurre, porque su forma de pago más habitual es el efectivo, debido a que los productos suelen ser de bajo coste, sobre todo, por parte del sector de hostelería y tienda de chucherías, en este caso, el repartidor de la mercancía tras realizar la entrega facturará en el mismo documento una factura/albarán, el cual, tendrá la misma validez fiscal que una factura corriente.

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¿Cómo contabilizar un albarán?

Lo primero, es que, cuando contabilicemos una entrega de pedido, no podremos, bajo ningún concepto, contabilizar el IVA que corresponde a dicha operación.

El plan contable vigente prevé esta situación y crea una cuenta contable para la contabilización del albarán e incluso por cada uno de los clientes o proveedores, que aún no hubiésemos recibido la factura correspondiente.

Veamos un ejemplo de contabilizar un albarán proveniente de un proveedor que aún no he recibido la factura, supongamos que en nuestra ferretería hemos recibido un pedido de 10.000 tornillos valorados en 500 €, ¿Cómo se contabilizaría?

imagen de un asiento contable albarán

¿Qué hacemos cuando recibamos la factura?

imagen de un asiento contable de una factura

¿Es obligatoria la contabilización de los albaranes?

Si leemos el principio de devengo, y lo seguimos al pie de la letra, sí tendríamos la obligación de contabilizar los albaranes. Pero lo más normal, es tenerlos enumerados en tu programa de facturación, y según vayamos recibiendo la factura correspondiente, iremos contabilizando las facturas y no los albaranes.

Esta forma de actuar, en un principio, sería correcta, ya que, la factura es la que fiscalmente marca el devengo de la operación y no el albarán.

Realmente, la contabilización de un albarán no te llevará a tener una mejor información fiscal de las facturas pendientes de facturar o que te facturen, ya que, en caso de que el pago se haga antes de recibir la factura, te aconsejo que contabilices el pago, y posteriormente, cuando llegue la factura, contabilices el gasto o compra.

Lo que sí es importante, es el uso de herramientas de facturación, que te ayuden a controlar tanto los albaranes que tengas que facturar como los que tienes pendientes de recibir, llevando una mejor gestión de tu negocio.

Sobre la persona que ha validado este artículo
Marcos De La Cueva - CEO Billin

Licenciado en ADE por la Universidad Autónoma de Madrid, Marcos De la Cueva es CEO y cofundador de Billin, un programa online que lleva más de 9 años ayudando a autónomos, pequeños negocios y gestorías a digitalizar sus presupuestos, facturas, tickets y gastos.
 
Sobre Marcos De La Cueva
 
Apasionado por el mundo empresarial y la tecnología, cursó su Máster de Finanzas en la Universidad Pontificia de Comillas y estuvo en el Programa de Cooperación Educativa de la Universidad Autónoma de Madrid.
 
Marcos siempre ha tenido su objetivo claro: ayudar a la creación de negocios financieramente sostenibles a través de una herramienta de facturación que les permita ahorrar tiempo y tener la contabilidad bajo control.
 
Marcos De La Cueva en los medios
 
— Comunicado Billin y TeamSystem en Business Insider.
— Entrevista en Economía Digital.
— Entrevista en Ideas para tu empresa de Vodafone.
— Entrevista en MásQradio.
— Entrevista en Armas para emprender de El Método Gallardo.
— Entrevista en KFund.
— Entrevista en AXA Seguros España.
— Entrevista en GestionaRadio.
 
Marcos De La Cueva en eventos
 
— Participación como ponente en Accountex España 2023.
 
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