Actualizado: 17 agosto, 2023 · 0 comentarios · 6 min de lectura

Gastos que pueden deducirse los autónomos durante sus vacaciones [2023]

Validado por: Marcos De La Cueva - CEO Billin
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Cuando decides ser autónomo lo primero que cambia en tu mente es el concepto de las vacaciones porque si no trabajas no cobras.

Por eso, es habitual ver a profesionales por cuenta propia con el ordenador a cuestas para aprovechar el tiempo y seguir trabajando en los ratos libres para “no perder dinero”.

Cuando se hace esto, ¿sabías que hay gastos en las vacaciones de los autónomos que pueden ser deducibles?

¿Qué requisitos deben cumplir?

Trabajando por cuenta ajena, las vacaciones de verano son para descansar y desconectar.

Sin embargo, para los autónomos esto supone un parón en su actividad y una pérdida de ingresos significativa, por eso, es normal que se limiten los días dedicados a la desconexión y que, incluso, estos se compaginen con algún tipo de actividad profesional.

Por ejemplo, una reunión virtual con algún cliente, visitas a nuevos proveedores o la asistencia a jornadas de formación mientras la familia se va a un parque de agua.

En estos casos, combinar tiempo de descanso y trabajo hace que algunos de los gastos en las vacaciones de los autónomos se puedan deducir porque, en realidad, sigues realizando tu actividad.

Pero debes tener en cuenta que tienes que poder demostrarlos debidamente frente a Hacienda y, por eso, ten presente lo siguiente:

  • Debes guardar las facturas de todos los gastos.
  • Es importante que tengan relación con tu trabajo.
  • Las tienes que registrar en tu contabilidad.

Facturas que se deben conservar

En tu actividad habitual, las operaciones que realizas con proveedores y colaboradores se justifican con las facturas que emiten por sus productos y servicios.

Como sabes, las facturas deben tener información relevante de la transacción: datos fiscales del proveedor, tu información personal y la relativa a la operación realizada (concepto de facturación, precio, impuestos, etc.). Esto debes conservarlo el tiempo legalmente establecido, que son 6 años.

Cuando trabajas en vacaciones, para que los gastos que tengas se puedan deducir deben cumplir con las mismas condiciones que los normales: facturas en donde estén tus datos fiscales y los del proveedor, el concepto, el precio, impuestos, etc. Recuerda siempre conservar los justificantes.

Vinculación directa con la actividad

La definición apropiada para los gastos deducibles es la de aquellos en los que tienes que incurrir para poder realizar tu actividad económica. Saber si un gasto es deducible es fácil cuando es el alquiler de un local, el consumo de electricidad para trabajar, el teléfono, etc. Pero, cuando estás de vacaciones y sigues trabajando fuera de tu lugar habitual, esto resulta algo más difícil.

Así que tienes que demostrar que ese gasto tiene una vinculación directa con tu actividad como autónomo.

Por ejemplo, si vas a comer con tu familia, la factura del restaurante no es deducible, pero si aprovechas tu estancia para invitar a comer a un cliente y celebrar una reunión comercial, entonces, sí lo sería.

Eso sí, siempre que pidas la factura correspondiente porque, en principio, el ticket de caja no sirve. Si te interesa saber cómo demostrar este tipo de gastos, consulta nuestro artículo 👉recuperar IVA facturas simplificadas.

Justificación documental y registros contables

Además de la factura, el gasto deducible también tiene que poder justificarse con un argumento que se sostenga y que se pueda registrar contablemente.

Siguiendo con el ejemplo de la comida, esto quiere decir que, aunque un encuentro de estas características con un cliente es un gasto deducible, debe ser coherente con tu actividad y reflejar un importe razonable para los asistentes a dicha reunión: si es entre 2 o 3 personas no puede haber en la factura el concepto del pago de 15 menús.

Además, este tipo de gastos en las vacaciones de los autónomos debe de ajustarse a los criterios contables que tienes previamente definidos y establecidos. Para justificarlos, puedes utilizar cualquier tipo de documento que lo acredite, como emails, comunicaciones, etc.

Por ejemplo, si cuentas con una partida para formación, puedes incluir un curso de idiomas si tienes clientes extranjeros. Pero, en cambio, un curso de cocina tailandesa no se puede justificar si tienes una consulta de fisioterapia.

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Gastos más habituales

Para que sea más sencillo diferenciar entre gastos que son deducibles y los que no, te contamos cuáles son los más habituales y que, quizás, no conozcas porque es fácil confundirlos y asumirlos como personales.

Alojamiento

Los gastos por alojamiento se justifican durante el año si tu actividad está en donde resides y tienes que acudir a otra población diferente y lejana para una presentación o una firma de un contrato.

Pero, cuando estás de vacaciones, la justificación debe dejar absolutamente claro que estás allí por trabajo y no por descanso (aunque luego lo aproveches). Para hacer esto, utiliza emails y otra documentación adicional con una fecha anterior al evento.

Dietas

Las dietas son gastos en las vacaciones de los autónomos habituales que puedes deducirte si los justificas, como en el caso del alojamiento. Comidas y desayunos son lo más normal debido al horario en el que ocurren.

También, puede que tú seas el único comensal o que invites a un colega o cliente. Presta atención al calendario y día de la semana para que las fechas no coincidan en festivos o fines de semana.

Gastos de representación

Los gastos de representación en las vacaciones de los autónomos son los que nos hacen quedar bien con clientes y que nos van a facilitar hacer negocios con ellos.

Pero, al igual que con el resto de los gastos deducibles, tiene que quedar clara tanto la intención como la idoneidad, porque no todo vale frente a Hacienda para conseguir una venta.

Estos son algunos ejemplos de gastos de representación:

  • El pago de la estancia si el cliente tiene que desplazarse a lugar en el que estás.
  • La asistencia a un evento de interés común sobre un tema de tu actividad profesional.
  • Un taller o jornadas de actividad relacionadas con el negocio.

Vestuario

La compra de vestuario es difícil de justificar si no es un uniforme o indumentaria especial para desempeñar la actividad. Si estás de vacaciones y surge algún evento o situación que requiera comprar o alquilar ropa, la manera de justificarlo es como en los casos anteriores: con una factura y documentación anexa.

Otra forma de garantizar el uso profesional de la ropa puede ser que incluya el logotipo de tu actividad en un lugar visible.

En cualquier caso, Hacienda exige que los gastos en las vacaciones de los autónomos deben tener un justificante del pago electrónico de la transacción para que dejen huella. Por eso, guarda también el resguardo.

En Billin disponemos de una calculadora de gastos deducibles que puede ser de gran utilidad para calcular los tuyos este verano.

Sobre la persona que ha validado este artículo
Marcos De La Cueva - CEO Billin

Licenciado en ADE por la Universidad Autónoma de Madrid, Marcos De la Cueva es CEO y cofundador de Billin, un programa online que lleva más de 9 años ayudando a autónomos, pequeños negocios y gestorías a digitalizar sus presupuestos, facturas, tickets y gastos.
 
Sobre Marcos De La Cueva
 
Apasionado por el mundo empresarial y la tecnología, cursó su Máster de Finanzas en la Universidad Pontificia de Comillas y estuvo en el Programa de Cooperación Educativa de la Universidad Autónoma de Madrid.
 
Marcos siempre ha tenido su objetivo claro: ayudar a la creación de negocios financieramente sostenibles a través de una herramienta de facturación que les permita ahorrar tiempo y tener la contabilidad bajo control.
 
Marcos De La Cueva en los medios
 
— Comunicado Billin y TeamSystem en Business Insider.
— Entrevista en Economía Digital.
— Entrevista en Ideas para tu empresa de Vodafone.
— Entrevista en MásQradio.
— Entrevista en Armas para emprender de El Método Gallardo.
— Entrevista en KFund.
— Entrevista en AXA Seguros España.
— Entrevista en GestionaRadio.
 
Marcos De La Cueva en eventos
 
— Participación como ponente en Accountex España 2023.
 
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