Cómo hacer la facturación de gasolineras paso a paso

Tanto autónomos como pequeñas empresas que utilizan vehículos en sus operaciones diarias deben llevar un control exhaustivo de sus gastos de combustible. 

La facturación de gasolineras no solo es fundamental para tener una contabilidad ordenada, sino que también permite deducir el IVA y otros impuestos. 

Sin embargo, muchas veces este proceso se vuelve confuso por los requisitos fiscales. En este artículo te explicamos paso a paso cómo gestionar correctamente la facturación de gasolineras, qué datos debes incluir y cómo aprovechar al máximo las ventajas fiscales. 

¿Por qué es importante la facturación de gasolineras?

La facturación de gasolineras es mucho más que un trámite administrativo. Para autónomos, pymes y grandes empresas, representa una herramienta clave para mantener una contabilidad ordenada, cumplir con la normativa fiscal y, sobre todo, optimizar los beneficios al deducir gastos relacionados con el uso de vehículos en su actividad económica.

Ventajas fiscales para autónomos y empresas

Uno de los principales motivos por los que la facturación de gasolineras cobra relevancia es su impacto directo en la declaración de impuestos. 

Cuando se emite una factura válida por la compra de combustible, es posible deducir el IVA y contabilizar el gasto dentro del régimen fiscal correspondiente, siempre que el uso del vehículo esté vinculado a la actividad económica o profesional.

Los autónomos pueden deducir hasta el 50% del IVA de los gastos en gasolina, y en ciertos casos, incluso el 100%, si se demuestra que el vehículo se utiliza exclusivamente para la actividad económica. 

Pero para que esto sea posible, la factura debe estar correctamente emitida y contener todos los datos fiscales requeridos.

Descubre cómo ➡️ Emitir una factura como autónomo paso a paso.

Además, la deducción del combustible puede suponer un ahorro considerable a final de año, especialmente para quienes trabajan en sectores con desplazamientos frecuentes: comerciales, transportistas, repartidores, técnicos de mantenimiento, entre otros.

Control contable y financiero

La facturación también permite llevar un registro ordenado y transparente de los gastos operativos. Esto es necesario no solo para efectos fiscales, sino también para tener una visión clara de cuánto se destina al combustible y cómo optimizar ese gasto.

Una empresa que factura regularmente su gasto de gasolina puede:

• Detectar irregularidades o excesos de consumo.
• Comparar precios entre estaciones de servicio.
• Evaluar la eficiencia del parque de vehículos.
• Establecer políticas internas de movilidad más eficientes.

¿Cuándo pedir una factura y cuándo un ticket?

Uno de los errores más comunes entre autónomos y responsables de pymes es pensar que el ticket de compra de gasolina sirve como justificante válido ante Hacienda. 

Aunque ambos documentos acreditan una transacción, solo la factura permite deducir el IVA y registrar el gasto como deducible en la contabilidad de la empresa o actividad profesional.

Diferencias clave entre un ticket y una factura

El ticket de caja es un documento simplificado que se entrega automáticamente tras el pago en la estación de servicio. 

Contiene información básica como:

• Fecha y hora de la operación.
• Cantidad de combustible suministrado.
• Importe total pagado (con IVA incluido).

Sin embargo, no incluye los datos fiscales del cliente ni el desglose del IVA, por lo que no es válido para justificar gastos ante la Agencia Tributaria en el marco de una actividad económica.

En cambio, la factura completa sí es un documento fiscal con todos los requisitos exigidos por la normativa fiscal vigente, como luego vamos a ver.

Esta es la única forma válida para deducir los gastos de gasolina en el IVA y en la declaración del IRPF o del impuesto de sociedades, según el régimen fiscal aplicable.

Te podría interesar nuestro post sobre ➡️ Todas las diferencias entre un ticket y una factura.

¿Qué documento acepta la Agencia Tributaria?

La Agencia Tributaria solo acepta la factura completa como documento fiscalmente válido. El ticket no tiene valor tributario para justificar deducciones ni gastos en libros contables. 

Sin una factura emitida a nombre del autónomo o empresa, el gasto en combustible no se puede registrar como deducible.

Buenas prácticas para poder deducir el gasto de gasolina

• Solicita siempre la factura si el combustible se usa para fines profesionales o empresariales.

• Conserva el ticket provisional hasta haber generado y descargado la factura.

• Algunas estaciones permiten emitir la factura en el momento, pero muchas lo hacen a través de su portal web con los datos del ticket. Intenta facturar en un plazo máximo de 24 a 72 horas.

• Revisa que tus datos fiscales estén bien escritos antes de validar la factura electrónica.

En resumen, si quieres deducir el gasto y cumplir con la normativa fiscal, debes pedir factura siempre que el combustible se use en tu actividad económica. El ticket puede servir como comprobante personal, pero no como documento válido para Hacienda.

Cómo hacer la facturación de gasolineras paso a paso

La mayoría de estaciones de servicio en España ofrecen un sistema de facturación online que permite obtener la factura del repostaje a partir del ticket. 

Este proceso es cada vez más automatizado, pero conviene seguir unos pasos básicos para no cometer errores y asegurarse de que el documento sea válido ante Hacienda.

1. Conserva el ticket del repostaje

Después de pagar, solicita el ticket de caja. Este documento incluirá información esencial para poder facturar más tarde:

• Número de ticket.
• Fecha y hora de la operación.
• Estación de servicio.
• Importe y tipo de combustible.

Sin este ticket, será complicado localizar la operación en el sistema de facturación de la gasolinera.

2. Accede al portal de facturación de la gasolinera

Cada cadena de estaciones (Repsol, Moeve -antes Cepsa-, BP, Galp, etc.) dispone de su propia plataforma de facturación online. Entra al sitio web indicado en el ticket o accede directamente desde su página principal a la sección “Facturación”.

3. Introduce tus datos fiscales

Para obtener una factura válida debes introducir correctamente:

• Tu nombre o razón social.
• Tu NIF/CIF.
• Tu dirección fiscal.
• Correo electrónico para recibir la factura en PDF.

Verifica siempre que los datos estén bien escritos, ya que un error puede invalidar la factura a efectos fiscales.

4. Introduce los datos del ticket

El sistema te pedirá información específica del ticket como:

• Número de operación.
• Estación de servicio.
• Fecha de la compra.

Una vez introducidos, se generará automáticamente la factura.

5. Descarga y guarda tu factura

Una vez emitida, descarga la factura en formato PDF y guárdala en tu sistema de gestión contable o software de facturación. Esto te permitirá tener un archivo organizado en caso de inspección o auditoría.

¿Qué datos debe incluir una factura de gasolina?

Para que una factura de gasolina sea válida a efectos fiscales en España, debe cumplir con los requisitos establecidos por el Reglamento de facturación vigente. 

Asegúrate de que incluya:

• La palabra “Factura”: es obligatorio que el documento incluya de forma clara y visible la palabra “Factura”, preferiblemente en la parte superior del documento. 

Esto elimina cualquier ambigüedad y confirma que se trata de un documento fiscal válido, y no de un ticket, albarán o justificante.

• Datos del emisor y del receptor: la factura debe identificar claramente a las dos partes implicadas: la estación de servicio y el autónomo o empresa que solicita la factura. Los datos que debe contener son: nombre o razón social, domicilio fiscal y NIF (o CIF si es una sociedad).
• Fecha de emisión: debe indicarse la fecha en que se emite la factura, ya que este dato determina en qué trimestre debe incluirse el gasto a efectos fiscales. Es especialmente importante para el cumplimiento de los plazos de presentación de modelos trimestrales (como el modelo 303 de IVA).
• Número de factura: cada factura debe estar numerada de forma única y correlativa. Esto implica que no puede haber saltos ni duplicidades en la numeración.
• Descripción del producto o servicio: en este apartado debe detallarse de forma clara el motivo de la facturación, en este caso:

• Tipo de combustible (diésel, gasolina 95, gasolina 98, etc.).
• Litros suministrados.
• Precio por litro.

• Base imponible: es el importe antes de impuestos, correspondiente al valor real del suministro de combustible. Esta cifra sirve de referencia para calcular el IVA.
• IVA aplicado: debe reflejarse de manera desglosada:
• El porcentaje aplicado (generalmente el 21 % para combustibles).

• El importe exacto del IVA, calculado sobre la base imponible.

Este desglose es obligatorio y esencial para que el IVA pueda ser deducido correctamente en el modelo 303 o el impuesto de sociedades.

• Total de la factura: es la suma de la base imponible más el IVA. Este es el importe final que se abona por el repostaje y debe aparecer destacado en la factura para evitar malentendidos.

Una factura de gasolina que no contenga alguno de estos datos puede ser rechazada por la Agencia Tributaria en caso de inspección o no ser aceptada como gasto deducible. Por ello, es recomendable revisar siempre el documento antes de archivarlo o incluirlo en tu contabilidad.

¿Es deducible la gasolina como gasto?

Sí, el gasto en combustible puede ser deducible, pero con condiciones específicas, como vemos a continuación.

Requisitos para deducir gasolina

Para deducir el IVA y el gasto asociado a la gasolina:

• Debes contar con una factura completa emitida a tu nombre o al de tu empresa.
• El gasto debe estar relacionado directamente con tu actividad económica o profesional.
• Es necesario justificar el uso del vehículo en la actividad.

Cómo demostrar la vinculación con la actividad

No basta con declarar que el coche se usa “para el trabajo”. Hacienda puede solicitar evidencias como:

• Contratos con clientes que impliquen desplazamientos.
• Parte de trabajo, rutas o agendas de visitas.
• Documentación del vehículo (como estar afecto al patrimonio empresarial).

En el caso de vehículos mixtos (uso profesional y personal), se suele aceptar la deducción del 50 % del IVA.

¿Cuándo se puede deducir el 100 % del IVA del combustible?

La normativa fiscal en España permite deducir el 100 % del IVA asociado a los gastos de combustible únicamente cuando se puede demostrar que el vehículo está afectado totalmente a la actividad económica. 

Esto ocurre en situaciones muy concretas, que Hacienda considera justificadas por su naturaleza profesional. 

Algunos ejemplos son:

• Vehículos utilizados para el transporte de viajeros, como taxis, VTC o autobuses.
• Vehículos mixtos destinados al transporte de mercancías o uso industrial, por ejemplo, furgonetas o camiones empleados en logística.
• Vehículos utilizados para la enseñanza de conducción, como los pertenecientes a autoescuelas.
• Vehículos empleados por fabricantes para pruebas, ensayos o demostraciones, como los de concesionarios o marcas de automoción.
• Vehículos dedicados exclusivamente a desplazamientos profesionales, cuando se pueda acreditar que no se usan para fines personales.
• Vehículos asignados a servicios de vigilancia o seguridad privada.

En estos casos, y siempre que exista una factura válida emitida a nombre del profesional o la empresa, se puede deducir el 100 % del IVA del combustible y otros gastos asociados (mantenimiento, reparaciones, peajes, etc.).

Es fundamental conservar la documentación y justificar el uso del vehículo, ya que Hacienda puede requerir pruebas adicionales en caso de revisión.

Límites y condiciones

• Solo se puede deducir gasolina de vehículos afectos a la actividad económica.
• Las deducciones deben estar respaldadas con documentación.
• Las empresas pueden deducir tanto en IVA como en impuesto de sociedades; los autónomos, en IVA y en IRPF (en el modelo 130 o 131).

Herramientas que facilitan la facturación de gasolineras

Gestionar manualmente cada factura de gasolina puede ser muy tedioso si realizas repostajes frecuentes. Afortunadamente, existen herramientas que automatizan y digitalizan este proceso, haciendo la gestión más ágil y segura.

Uso de software de facturación

Plataformas como Billin permiten centralizar todas tus facturas en un solo lugar, ordenarlas por fecha, proveedor o importe y almacenarlas de forma segura en la nube. 

Además, si trabajas con varios vehículos o conductores, puedes crear usuarios por vehículo o departamento y tener controlado el gasto por unidad.

Automatización de gastos recurrentes

Muchas estaciones permiten configurar cuentas de cliente o sistemas de tarjetas de combustible, lo que simplifica la facturación mensual de todos los repostajes en una única factura agrupada. Esto es especialmente útil para flotas o negocios con varios vehículos.

Gracias a la digitalización y herramientas como Billin, hoy puedes gestionar tus gastos de manera más eficiente. Aunque no es posible automatizar gastos con montos variables de forma automática, una vez descargadas las facturas o tickets de gastos desde la plataforma, puedes subirlos de manera masiva a Billin. 

Con la ayuda de su lector OCR basado en inteligencia artificial, el sistema leerá los datos automáticamente, facilitando así el proceso administrativo y permitiéndote dedicar más tiempo a gestionar tu actividad de forma profesional.

Regístrate hoy gratis en Billin y empieza a gestionar tus facturas de gasolina de forma rápida, sencilla y totalmente automatizada.