Cómo hacer una factura electrónica paso a paso

Saber hacer una factura electrónica deja de ser una opción para pasar a ser un formato imprescindible si eres autónomo o empresario en España.

Y es que en los próximos meses se acercan momentos clave para las empresas y autónomos, donde la factura electrónica es la protagonista: 

1- La obligación de uso de factura electrónica en las operaciones B2B según lo que establece la Ley Crea y Crece. 

2- Los sistemas de facturación de las empresas y autónomos tienen que cumplir con los requisitos Verifactu, generando registros de facturación para emitirlos a la AEAT. 

Para que comiences a prepararte y a adaptarte a la factura electrónica, hemos preparado esta guía en la que encontrarás información clave sobre:

• ¿Qué es?
• ¿Cómo se hace?
• Tipos de modelos de factura electrónica en España.

¿Qué es una factura electrónica?

La única diferencia que hay entre una factura-e (factura electrónica) y una factura en papel es el medio usado para su entrega. 

Una factura electrónica es una factura que se expide y se envía por medios electrónicos.

Legalmente, una factura electrónica tiene la misma validez que una factura en papel, siempre que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad durante todo el periodo de conservación exigido por la normativa tributaria (normalmente cuatro años).

Desde la aprobación de la Ley Crea y Crece, España se encuentra en un proceso de implantación progresiva de la factura electrónica obligatoria para todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B). 

Esta medida busca fomentar la digitalización empresarial, reducir la morosidad y mejorar la trazabilidad de las transacciones.

El RD 1007/2023 regula los sistemas de facturación (RRSIF) y la opción Verifactu, exigiendo requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad y obligando a los productores a una declaración responsable. La Orden HAC/1177/2024 concreta especificaciones y el código QR/URL del QR en la factura.

Veamos cuál es su definición y qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para que tenga validez.

Para empezar en el Real Decreto 1619/2012 de noviembre, se regulan todos los requisitos formales que debe cumplir una factura, es decir, la expedición, los tipos, etc., independientemente de que el formato sea en papel o electrónico.

Los aspectos que se regulan en su normativa son:

• Obligación de emitir factura.
• Los diferentes tipos de factura.
• Contenido de la factura.
• Garantías de la factura: Legalidad, autenticidad e integridad.
• Plazos.
• Regímenes especiales.
• Su conservación.

Más allá del cumplimiento normativo, la factura electrónica ofrece ventajas significativas:

• Reducción de costes administrativos y tiempos de gestión.
• Aceleración de cobros y pagos.
• Mejora del control fiscal y contable.
• Contribución a la sostenibilidad, al eliminar el uso del papel.

➨ Visita aquí los diferentes modelos de facturas.

Tipos de facturas electrónicas

La mayoría de facturas electrónicas en España se basan en XML, es decir, eXtensible Markup Language. Este es un formato de datos estructurado, legible por máquinas y validable con esquemas. 

De esa manera, permite “etiquetar” cada dato (emisor, receptor, líneas, impuestos) para que los sistemas lo interpreten de forma homogénea.

Además, los diferentes tipos de modelos de factura electrónica se caracterizan porque:

• Incluyen mecanismos de firma electrónica avanzada o intercambio de datos (EDI) para garantizar autenticidad e integridad.
• Cada tipo o modelo de factura electrónica puede estar vinculado a uno o varios sistemas o plataformas para su emisión y presentación.

Los modelos de factura electrónica más utilizados son:

• Facturae (XML): formato oficial estatal, obligatorio al facturar a la Administración Pública (B2G).
• UBL / UN-CEFACT CII: formatos europeos del estándar EN 16931, usados en redes como Peppol (B2B).
• TicketBAI XML: formato fiscal propio del País Vasco, con envío automático a la Hacienda Foral.
• Verifactu XML: nuevo formato estatal vinculado al sistema de registro de facturación de la AEAT.

TicketBAI

TicketBAI es el sistema obligatorio en el País Vasco que se caracteriza por:

• Sistema obligatorio en Álava, Bizkaia y Gipuzkoa.
• Su objetivo es prevenir el fraude fiscal mediante la comunicación inmediata de cada factura a la Hacienda foral correspondiente.
• Pensado para autónomos y pymes.
• Requiere software homologado y genera un fichero TBAI firmado digitalmente antes de emitir la factura.
• La información se comunica en tiempo real.

TicketBAI no sustituye al sistema estatal Verifactu, aunque ambos persiguen objetivos similares.

FACe 

FACe, Factura Electrónica con las administraciones públicas, es la plataforma nacional para el envío de facturas a administraciones públicas (B2G). 

Además, se caracteriza por lo siguiente:

• Plataforma nacional para el envío de facturas electrónicas a las administraciones públicas.
• Utiliza el formato Facturae, basado en XML y regulado por la Orden PRE/2971/2007. Desde TS Facturas Billin es posible realizar facturas en este formato.
• Es obligatorio desde 2015 para proveedores de la Administración.
• Permite la validación automática, registro y seguimiento del estado de las facturas.

Verifactu

Verifactu una modalidad del nuevo sistema de facturación español que permite el envío inmediato y automático de los registros de las facturas emitidas a la Agencia Tributaria (AEAT) para prevenir el fraude fiscal.

Estas son algunas de sus características:

• A partir del 29 de julio de 2025, los desarrolladores de software deberán certificar sus programas según los requisitos técnicos de Verifactu.
• Su entrada en vigor obligatoria para empresas y autónomos se espera a lo largo de 2026, en función del tamaño y volumen de negocio.
• Garantiza la integridad, autenticidad y trazabilidad de los registros de facturación.
• Genera un archivo XML estructurado con los datos esenciales de la factura, incluyendo emisor, receptor, importe, impuestos y firma digital, para asegurar su validez y control en tiempo real por la Agencia Tributaria. Este XML es obligatorio para el reporte y seguimiento fiscal electrónico en España.

A continuación, puedes ver cómo es la plataforma oficial de la Agencia Tributaria Verifactu:

Recuerda que TeamSystem Facturas Billin ya está adaptado a los requisitos Verifactu, además de ofrecerte otras soluciones específicas para ayudarte en la gestión de la facturación de tu negocio. ¿Quieres probarlo gratis? 

CEFACT

UN/CEFACT es el organismo de la ONU que define estándares internacionales de intercambio de datos. Su formato de factura electrónica es CII, una sintaxis XML alineada con EN 16931 y admitida oficialmente en la UE (junto con UBL).

Características clave:

• Lo impulsa Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT.
• Es una sintaxis XML estructurada para facturas conforme a EN 16931.
• Forma parte de los formatos admitidos en la Unión Europea para la e-factura, junto con UBL.
• Se utiliza en un ámbito internacional y multisector por empresas de cualquier tamaño.
• Favorece la interoperabilidad transfronteriza y la compatibilidad con sistemas europeos y globales.
• Se diferencia de UN/EDIFACT, que es otro estándar de la ONU no basado en XML (es EDI por segmentos).

UBL

UBL, Universal Business Language, es el formato estándar que sustituye a Facturae en la solución pública de facturación. Pero, Facturae sigue siendo el formato B2G en FACe.

UBL se caracteriza por:

• Formato estándar europeo para facturación electrónica (EN 16931).
• Favorece la interoperabilidad entre empresas (B2B) y administraciones (B2G).

Permite la creación de copias fieles digitales, cumpliendo los requisitos del Reglamento de Facturación.

B2B

La facturación electrónica va a ser obligatoria en todas las operaciones entre empresas y profesionales (B2B), implantando de forma progresiva según el tamaño y volumen de facturación de cada entidad.

La implementación de esa obligatoriedad va a ser en todas las operaciones B2B tras aprobarse el reglamento:

• Empresas de más de 8.000.000€: deben adaptarse en un año desde la publicación del reglamento.
• Pymes y autónomos: su implementación se tiene que hacer en dos años desde la publicación del reglamento técnico definitivo.
  
• Formatos válidos:
  Se admitirán los formatos UBL y Facturae, siempre que cumplan los requisitos de interoperabilidad, integridad y legibilidad definidos por la normativa española y europea.
  
• Acceso y conservación:
  Las empresas estarán obligadas a garantizar el acceso gratuito y permanente de sus clientes a las facturas emitidas, así como a conservarlas en formato digital durante al menos cuatro años.

Reglamento factura electrónica de España

Cuando hablamos de reglamento de la factura electrónica, nos referimos a dos marcos que se complementan:

1. Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), RD 1007/2023 y su desarrollo técnico en la Orden HAC/1177/2024, que fija cómo debe comportarse el software de facturación (integridad, trazabilidad, inalterabilidad, QR/URL del QR, registro de eventos, etc.).

2. Reglamento B2B de la Ley Crea y Crece, que hará obligatoria la e-factura entre empresas y profesionales cuando se apruebe definitivamente (con plazos escalonados a partir de entonces). 

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?

En 2025, la factura electrónica avanza hacia la obligatoriedad general para todas las empresas y autónomos, conforme a la Ley Crea y Crece y al Real Decreto 1007/2023.

Aunque su aplicación está siendo progresiva, primero para grandes empresas y, posteriormente, para pymes y profesionales, ya existen supuestos en los que la emisión de crear facturas electrónicas es obligatoria desde hace varios años.

Actualmente, conviven dos regímenes:

• Las obligaciones ya vigentes desde 2015 para determinados sectores y proveedores de la Administración.
• Y las nuevas obligaciones en proceso de implantación para el conjunto de empresas privadas, que se aplicarán progresivamente entre 2025 y 2026.

Veamos cuáles son:

• Si eres una empresa proveedora de bienes y servicios a la Administración Pública estás obligado a realizar facturas electrónicas, y más concretamente facturas electrónicas FACe que debes presentarlas en la página oficial.
• Si tu empresa es subcontratista de una empresa que trabaja con una Administración pública estás obligado a emitir una factura electrónica y remitir en iguales condiciones en FACe.
• Si tu empresa presta servicios “de especial trascendencia económica”. 

      Esta es una norma que afecta al sector privado y dentro de estas empresas encontramos a las compañías de telecomunicaciones, de servicios financieros, corredurías de seguros y suministros de agua, luz y gas. 

    También forman parte de este grupo las agencias de viajes, las empresas de transporte y las de comercio al por menor. No obstante, en estos tres últimos casos, la obligación de emitir factura electrónica solo existirá si la contratación se ha llevado a cabo por medio electrónicos.

Este cambio afectará a todas las actividades económicas y se implantará progresivamente durante 2025 y 2026, utilizando los formatos UBL o Facturae, compatibles con los requisitos de interoperabilidad establecidos por la AEAT.

El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones de hasta 10.000€.

Más allá del requisito legal, la factura electrónica ofrece ventajas clave: mayor eficiencia, reducción de costes, trazabilidad y control fiscal.

Nosotros te recomendamos que emitas facturas electrónicas, ya que presenta grandes ventajas en comparación con los métodos tradicionales en papel.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Hacer una factura electrónica implica generar un archivo estructurado (normalmente XML) con todos los datos fiscales y técnicos que exige la normativa, y, cuando sea necesario, firmarlo y enviarlo al organismo correspondiente. 

Antes de empezar a realizar la factura electrónica, es importante asegurarse de que:

• Tienes todos tus datos fiscales correctamente configurados (NIF, domicilio, series de facturación, tipos de IVA, retenciones, etc.).
• Dispones de un certificado digital válido para firmar cuando sea necesario, por ejemplo, para presentar facturas directamente con la Administración. 
• Utilizas un software capaz de generar el formato estructurado correcto y conectarse con cada plataforma. 

Dominar cómo se hace la factura electrónica en cada entorno no es un detalle menor: 

• En TicketBAI debes cumplir con sus campos y envío inmediato a la Hacienda Foral.
• En Verifactu es clave que el sistema genere y registre las facturas según el RRSIF y pueda remitir la información a la AEAT.
• En Facturae tiene que ajustarse al XML y la firma a los requisitos de cada organismo público. Cuanto mejor tengas preparados estos elementos, más sencillo será adaptar tu facturación a cada caso sin errores ni rechazos.

Con TS Facturas Billin puedes crear tus facturas electrónicas para cumplir con los requisitos de cada sistema: 

• Obligaciones TicketBAI en el País Vasco.
• Entorno Verifactu de la AEAT.
• Facturae para facturar a la Administración.

Ahora te contamos cómo crear una factura electrónica en cada uno de los formatos disponibles:

• Cómo hacer una factura en TicketBAI.
• Cómo hacer una factura con Verifactu.
• Cómo hacer una factura Facturae.

Cómo hacer una factura electrónica TicketBAI en TS Facturas Billin

Si trabajas en el País Vasco, debes utilizar el sistema TicketBAI, que registra todas las operaciones económicas y envía cada factura a la Hacienda Foral correspondiente (Álava, Bizkaia o Gipuzkoa).

En TS Facturas Billin, simplemente:

• Crea la factura como de costumbre.
• El software genera automáticamente el fichero XML en formato TicketBAI.
• Añade el código QR y el identificador único.
• Lo transmite en tiempo real a la Hacienda Foral. 

Así, cumples con la normativa sin pasos extras ni errores. 

Cómo hacer una factura electrónica FACe

Para facturar a la Administración Pública debes usar FACe, el portal oficial estatal.

Con TS Facturas Billin puedes:

• Crear la factura en formato Facturae (.xml).
• Exportarla lista para subir a FACe o enviarla directamente desde el sistema, cumpliendo todos los requisitos legales.

 Cómo hacer una factura electrónica Verifactu 

VeriFactu es el sistema oficial de la Agencia Tributaria para enviar en tiempo real los datos de las facturas y garantizar su autenticidad y trazabilidad conforme al RD 1007/2023. 

Con TS Facturas Billin, al ser un software con declaración responsable, el proceso para crear una factura electrónica Verifactu es sencillo: 

• Crea una factura.
• El sistema genera el archivo XML con el código QR y la firma digital exigida.
• Lo envía directamente a Hacienda sin pasos adicionales para el usuario. 

Esto cumple con la Ley Antifraude, facilitando el cumplimiento sin complicaciones ni errores.

Cómo hacer una factura electrónica CEFACT

Una factura electrónica CEFACT es, en la práctica, un fichero XML generado según el estándar internacional UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII), uno de los dos lenguajes admitidos por la norma europea de e-invoicing junto con UBL. 

Para emitirla, la empresa utiliza un software o pasarela de facturación electrónica compatible con CII, que se encarga de mapear los datos del negocio (emisor, receptor, NIF/VAT, líneas de detalle, impuestos, condiciones de pago, etc.) a los campos del estándar y generar el XML estructurado. 

En España, este formato se reconoce como uno de los formatos estructurados válidos, junto con Facturae, UBL y EDIFACT, especialmente de cara a la factura electrónica B2B que impulsa la Ley Crea y Crece.

De este modo, lo necesario es asegurarse de que la solución de facturación que se utilice pueda emitir y recibir facturas en CII/CEFACT y comunicarse correctamente con las plataformas de intercambio que utilicen este estándar.

Cómo hacer una factura electrónica UBL

Una factura electrónica UBL se basa en el estándar internacional Universal Business Language, que define cómo estructurar en XML todos los datos de la factura (emisor, receptor, identificación fiscal, líneas de producto, tipos de IVA, descuentos, vencimientos, etc.). 

En la práctica, una empresa utiliza un software de facturación electrónica compatible con UBL, que transforma la factura en un fichero estructurado conforme al esquema UBL 2.x. 

Lo importante, de cara a la normativa europea y a cuando entre en vigor la factura electrónica B2B en España, es que la solución de facturación sea capaz de emitir y recibir UBL y de validar que el fichero cumple el esquema técnico exigido por cada plataforma o cliente.

Cómo hacer una factura electrónica B2B

Hacer una factura electrónica B2B significa emitir una factura entre empresas o autónomos en un formato estructurado que pueda ser leído y procesado automáticamente por los sistemas de ambas partes. 

Aunque en España la implantación completa de la factura electrónica B2B obligatoria aún depende del desarrollo reglamentario de la Ley Crea y Crece, ya es recomendable trabajar con una solución preparada para estos formatos y flujos B2B.

Así, cuando llegue el momento, puedes emitir, recibir y registrar estados de la factura (enviada, aceptada, rechazada, pagada…) sin cambiar de herramienta.

¿Qué se necesita para hacer una factura electrónica?

No existe un listado único de cosas para hacer una factura electrónica, porque los requisitos cambian según quién emite, a quién se factura y en qué sistema va a dirigirse esa factura (TicketBAI, Verifactu, Facturae, UBL, CEFACT, etc.). 

Aun así, casi todos los escenarios comparten una base común: 

• Datos fiscales completos y correctos del emisor y del cliente.
• Un programa de facturación electrónica capaz de generar el formato estructurado que exija cada entorno (XML Facturae, UBL, CII/CEFACT, fichero TicketBAI, registros Verifactu…) 

A partir de ahí, cada sistema añade sus propias capas técnicas: 

• Campos específicos.
• Reglas de validación.
• Forma y plazos de envío.
• Estados de la factura, etc. 

Por eso, lo práctico es trabajar con una solución que ya incorpore esas normas y se encargue del formato y la comunicación con cada organismo, mientras tú te ocupas de lo fundamental, es decir, que los datos de cada factura sean correctos y cumplan la normativa aplicable en tu caso.

¿Cómo enviar una factura electrónica?

El envío de una factura electrónica depende del destinatario y del tipo de operación (B2B, B2G o TicketBAI).

De esta manera, a continuación te explicamos cómo enviarla en las diferentes casuísticas: 

• Si facturas a la Administración Pública, debes enviarla a través de la plataforma FACe, en formato Facturae y con  firma electrónica avanzada.
• Si trabajas con otras empresas o autónomos (B2B), puedes enviarla por medios electrónicos (correo o portal de cliente), siempre que la factura esté emitida desde un software con declaración responsable y en formato estructurado (UBL o Facturae).
• Si estás en el País Vasco, el envío se hace automáticamente a la Hacienda Foral mediante TicketBAI.
• Si usas Verifactu, el programa enviará los datos a la Agencia Tributaria en tiempo real sin que tengas que hacer nada.

Con TS Facturas Billin, puedes generar, enviar y registrar tus facturas Verifactu de forma automática, cumpliendo los requisitos de integridad, autenticidad y trazabilidad exigidos por la ley.

Plazos para enviar una factura electrónica

En 2025, los plazos para expedir y enviar una factura electrónica en España no dependen tanto del programa que utilices como de quién es el destinatario y qué tipo de operación estás documentando. 

Operaciones B2B (entre empresas y autónomos)

Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, la factura debe:

• Expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA.
• Enviarse también, como máximo, antes del día 16 del mes siguiente al devengo.

Es decir, en operaciones B2B la regla general es que expedición y envío comparten el mismo límite temporal: día 16 del mes siguiente.

Si trabajas con un sistema Verifactu, los registros de facturación se remiten a la AEAT en línea, de forma automática, continua e “instantánea”, según la definición del propio organismo. 

En la práctica, eso implica que la fecha de expedición suele coincidir con la de envío del registro, salvo incidencias o caídas técnicas.

Ventas a particulares (B2C)

Cuando el destinatario no es empresario ni profesional (venta a consumidor final), la factura:

• Debe expedirse en el momento de realizar la operación.
• Debe enviarse en el momento de su expedición, por el medio acordado (entrega en el acto, envío electrónico, etc.).

En el caso de factura electrónica, eso se traduce en emitirla y ponerla a disposición del cliente en el mismo momento, mediante medios electrónicos que garanticen su acceso (por ejemplo, envío inmediato por email, descarga desde un enlace o portal de cliente).

Administración Pública (B2G, a través de FACe).

• La factura se envía en el momento de su expedición, en formato Facturae y firmada electrónicamente. 
• Necesitas los códigos DIR3 del órgano destinatario (Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora).
• Obligatorio desde el 15/01/2015 para proveedores públicos.

País Vasco (TicketBAI).

•  Envío automático e inmediato a la Hacienda Foral con cada factura, mediante fichero TBAI + código QR. 
• El software debe estar homologado por la diputación foral correspondiente (Álava, Bizkaia o Gipuzkoa).

Calendario de implantación 2025–2026.

El calendario de implantación de la factura electrónica en España avanza de forma progresiva entre 2025 y 2026, siguiendo lo previsto por la Ley Crea y Crece y las directrices de la AEAT. 

De este modo, la implantación va a ser gradual, priorizando a las empresas de mayor facturación en las primeras fases y extendiéndose después al resto de profesionales y pequeñas empresas.

Ventajas de la facturación electrónica

Con el uso de la facturación electrónica conseguirás múltiples beneficios económicos debido a la mecanización del proceso de generar una factura, si lo comparamos con el coste de la impresión y el envío por correo postal.

De esta manera conseguirás las siguientes ventajas con la facturae:

• Tanto el envío como el cobro se realizará en un tiempo menor que si usaras facturas en papel.
• Evitarás cometer errores humanos.
• Eliminación de costes generados por la factura en papel.
• Tendrás almacenadas tus facturas de una forma sencilla y rápida.
• Con la eliminación del uso del papel, beneficiamos el medio ambiente.
• Es una medida eficaz contra el fraude.
• Mejoras la gestión de tu empresa incluyendo en tus sistemas informáticos la elaboración de tus facturas.
• Ayudas a la digitalización de las empresas y el uso de las nuevas tecnologías.

Todos estos beneficios se verán reflejados siempre que la pequeña y mediana empresa se adapte a estos mecanismos de facturación electrónica, la inserción en las Administraciones Públicas y la compatibilidad de estos sistemas de facturae en las relaciones comerciales, dentro y fuera de nuestras fronteras.

Preguntas frecuentes sobre las facturas electrónicas

¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica y FACe?

La diferencia entre factura electrónica y FACe, reside en que el portal FACe es creado por el Gobierno para que puedas enviar tus facturas a las administraciones públicas cuando seas su proveedor.

Cuando hayas creado tu factura-e podrás subirla a la plataforma FACe, para ello tendrás que identificarte con una de las siguientes opciones:

• Puedes usar Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente o Cl@ve Firma
• Firma electrónica cualificada compatible con la plataforma
• Certificado electrónico: FNMT, DNIe u otros certificados reconocidos por la AGE.

➨ Consulta aquí cómo conseguir el certificado electrónico.

Posteriormente, tendrás que incluir los siguientes datos de la Administración a la que diriges tu factura:

• Órgano gestor.
• Oficina contable.
• Unidad tramitadora. Necesitas los tres códigos DIR3: Órgano Gestor, Oficina Contable y Unidad Tramitadora.

El DIR3 es un código alfanumérico, necesario para poder enviar la factura electrónica, que contiene la información mencionada anteriormente.

➨ A través de este enlace accederás al portal FACe.

Una vez que tengas tu facturae firmada digitalmente, tendrás que subirla a la plataforma FACE, haciendo clic en “facturas>remitir facturas”.

Sube el archivo Facturae (XML 3.2.x) firmado, ya que otros formatos (PDF, etc.) no son válidos como factura-e B2G.

Luego, solo tendrás que seleccionar el archivo de factura-e y remitirla la Administración.

Desde ese momento, ya podrás consultar el estado de tramitación de la factura entrando en el apartado “consultar facturas con certificado”.

Con carácter general, la Administración debe pagar en 30 días desde la aceptación/conformidad de la prestación. No existe un plazo general de 60 días sumando verificación + pago. Si se supera, se devengan intereses de demora.

Si ahora tienes más claro lo que es la factura electrónica y sus ventajas, te animamos a que empieces a utilizar TS Facturas Billin, el programa de facturación online más sencillo para hacer una factura electrónica de forma profesional dirigido a pymes y autónomos. Podrás empezar totalmente gratis.

¿Cómo crear una factura electrónica gratis?

La factura electrónica obligatoria debe generarse en un formato estructurado (Facturae, UBL, XML) y a través de un software que cumpla con el sistema Verifactu, que garantiza la integridad de los registros.

Para crear una factura electrónica gratis, puedes usar un software con declaración responsable, como TS Facturas Billin, el cual puedes utilizar de manera gratuita durante 30 días, antes de elegir un plan. 

Sigue los siguientes pasos: 

1. Regístrate.
2. Crea el documento: introduce los datos de la factura como siempre.
3. TS Facturas Billin genera el formato legal: nuestro software se encarga de transformar la información en el formato electrónico exigido (Facturae o similar) y gestiona la conexión con la AEAT bajo el sistema Verifactu. 

¿Cómo se puede garantizar la validez legal de una factura electrónica? 

La validez legal está garantizada por dos elementos clave que exige la ley:

• Formato estructurado: el documento debe ser legible automáticamente por sistemas informáticos (no PDF simple). 
• Integridad y trazabilidad (Verifactu): el software de facturación debe garantizar, mediante técnicas como la firma electrónica o el encadenamiento de hashes, que la factura no ha sido alterada desde su emisión.

Como autónomo, la recomendación es que utilices programas de facturación como TS Facturas Billin están diseñados para generar un registro seguro e inalterable de cada factura, cumpliendo automáticamente con esta exigencia legal de la Agencia Tributaria.

¿Cómo gestionar el IVA en una factura electrónica? 

La gestión del IVA y, si aplica, la retención del IRPF, es idéntica a la factura tradicional, pero debe estar correctamente codificada en el formato electrónico.

Así, debes seleccionar:

• Tipos de IVA: debes aplicar el tipo impositivo correspondiente a tu actividad (generalmente 21%, o reducidos/superreducidos).
• Retención de IRPF: Si operas entre profesionales y aplicas retención (generalmente el 15% o el 7% en inicio de actividad), debes incluirla.

Con TS Facturas Billin, la gestión del IVA es automática. Al introducir la base imponible y seleccionar el tipo de IVA/IRPF, el programa calcula y desglosa los importes de forma precisa y los inserta en el campo fiscal correcto del archivo electrónico, eliminando errores de cálculo manual.

¿Cómo puedo verificar si una factura electrónica ha sido recibida correctamente?

La verificación tiene dos niveles:

1. Seguimiento operativo:

• En un primer momento, puedes ver el estado de la factura electrónica en el software de facturación que utilices, como TS Facturas Billin.
• De esa manera, accede a consultar el estado de la factura enviada. En ese apartado puedes ver si se marca como «Enviada» y, lo más importante, si el cliente la ha «Visualizado» (leído). Esto es tu prueba de entrega inmediata.

2. Acuse de Recibo Legal (Plataformas B2B/B2G):

• Si facturas a otra empresa o Administración, la factura viajará por la plataforma de intercambio.
• Espera la notificación: el sistema de facturación (conectado a TS Facturas Billin) te enviará un «Acuse de Recibo» o «Estado de Recepción». 
• Este documento es la confirmación legal de que el archivo estructurado ha sido procesado por el sistema del destinatario.

En TS Facturas Billin encuentras ambos niveles:

• Panel de estados para seguimiento operativo.
• Acuses/justificantes cuando la factura pase por plataformas B2B/B2G.