Cómo crear una factura por horas trabajadas: plantilla y ejemplos

¿Trabajas por cuenta propia y cobras por horas? Para organizar tus ingresos, ofrecer transparencia a tus clientes y cumplir con las obligaciones contables y fiscales, necesitas saber cómo crear correctamente una factura por horas.

Este tipo de facturación es muy común entre diseñadores, programadores, consultores y otros profesionales independientes. 

En este artículo te explicamos cómo debe ser la estructura de una factura por horas trabajadas, te ofrecemos ejemplos prácticos y compartimos plantillas útiles que puedes adaptar fácilmente a tus proyectos.

Si eres un autónomo que factura por horas, aquí encontrarás una guía clara y práctica para emitir tus facturas de forma sencilla.

¿Qué es una factura por horas y cuándo se utiliza?

Una factura por horas es un tipo de factura en la que se cobra al cliente en función del tiempo trabajado, expresado generalmente en horas. 

En lugar de facturar por un servicio cerrado, este modelo permite reflejar con precisión cuánto tiempo se ha dedicado a un proyecto o tarea específica. Es una práctica muy habitual entre profesionales independientes y freelance que prestan servicios personalizados y adaptables a cada cliente.

Descubre más sobre ➡️ ¿Cuál es la diferencia entre un freelance y un autónomo?

Sectores y profesionales que suelen facturar por horas

Este tipo de facturación es especialmente común entre trabajadores autónomos cuyo valor se basa en su tiempo y conocimiento. 

Algunos ejemplos de profesionales que emiten factura por horas son:

• Diseñadores gráficos o web.
• Desarrolladores y programadores.
• Consultores y asesores.
• Abogados.
• Psicólogos y terapeutas.
• Traductores e intérpretes.
• Formadores o profesores particulares.

Si eres un autónomo que factura por horas, este modelo te permite ajustar la facturación a la duración real de tu trabajo, evitando cobrar de más o de menos.

Ventajas de facturar por tiempo trabajado

Adoptar el modelo de factura por horas ofrece varias ventajas, tanto para el profesional como para el cliente:

• Transparencia: el cliente conoce exactamente cuánto tiempo se ha invertido y en qué se ha trabajado.
• Flexibilidad: se adapta a proyectos cambiantes, sin necesidad de renegociar un presupuesto cerrado.
• Control y planificación: permite llevar un seguimiento detallado del trabajo realizado y facilita la organización del tiempo.
• Justificación del valor: para muchos profesionales, el precio hora refleja mejor su experiencia y la calidad de su servicio.

Este modelo de facturación también es muy útil cuando se trabaja bajo demanda o en tareas puntuales que no requieren un contrato fijo. 

En estos casos, la factura por horas actúa como documento legal y contable que acredita el servicio prestado y sirve como soporte ante la Agencia Tributaria.

Elementos clave de una factura por horas

Para que una factura por horas sea válida a efectos fiscales en España, debe ajustarse a los criterios establecidos en el Reglamento de facturación. 

Esto es especialmente relevante si eres autónomo que factura por horas, ya que el cumplimiento de estos requisitos te permite deducir gastos, declarar tus ingresos correctamente y evitar sanciones de Hacienda.

A continuación, repasamos los elementos esenciales que debe contener cualquier factura por horas emitida de forma profesional:

1. La palabra “Factura”

Este detalle, aunque parezca menor, es obligatorio: el documento debe incluir de forma clara y visible la palabra “Factura”, preferiblemente en la parte superior. Así se evita cualquier confusión con presupuestos, tickets, albaranes o simples recibos, asegurando que se trata de un documento con validez legal y fiscal.

2. Datos del emisor y del cliente

Toda factura por horas debe identificar correctamente a ambas partes:

• Emisor (autónomo o empresa): nombre completo o razón social, domicilio fiscal y NIF (o CIF si se trata de una sociedad).
• Cliente (empresa o particular): igualmente, debe constar su nombre/razón social, dirección y NIF.

Este dato es crucial para el registro contable, la trazabilidad de ingresos y la deducción del IVA en caso de clientes profesionales.

3. Fecha de emisión

Indica la fecha en que se emite o se genera la factura, lo que determina a qué trimestre fiscal pertenece ese ingreso. Para los autónomos que facturan por horas, este dato es imprescindible para declarar correctamente el IVA (modelo 303 y el IRPF (modelo 130).

4. Número de factura

Cada factura debe tener un número único y correlativo dentro de la serie que utilices. No puede haber saltos, repeticiones ni duplicidades. Esta numeración garantiza la trazabilidad contable y es requerida por Hacienda en caso de inspección.

Por ejemplo, puedes usar una estructura como «2025-001», «2025-002», etc., para organizar mejor tus facturas por año.

5. Descripción del servicio y detalle de horas

Esta es la parte más específica de una factura por horas. Debes detallar claramente:

• Tareas realizadas (por ejemplo: “Diseño de logo empresa”, “Consultoría SEO”, etc.)
• Cantidad de horas trabajadas
• Tarifa por hora
• Subtotal por cada tarea

Este desglose denota profesionalidad, transparencia y evita posibles problemas con el cliente.

6. Base imponible

Es el total del importe antes de impuestos, calculado como la suma del tiempo trabajado multiplicado por la tarifa por hora. Es decir, el valor real del servicio prestado.

7. IVA aplicado 

Si estás obligado a aplicar IVA, debes indicarlo de forma clara y separada:

• Porcentaje aplicable (generalmente el 21 %)
• Importe del IVA, calculado sobre la base imponible

Si eres un autónomo que factura por horas y estás sujeto a IRPF (tu cliente es otro autónomo o una empresa), también deberás incluir la retención correspondiente (habitualmente un 15 %).

8. Total de la factura

Es la suma total a pagar por el cliente. Debe aparecer de forma destacada, y se obtiene sumando la base imponible más el IVA (y restando el IRPF, si procede).

Utilizar herramientas como un software de facturación te permite automatizar este proceso y generar facturas completas en cuestión de minutos.

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Consejos para autónomos que facturan por horas 

Facturar por tiempo trabajado ofrece muchas ventajas, pero también requiere organización y precisión. 

Si eres autónomo y facturas por horas, seguir buenas prácticas te ayudará a optimizar tu flujo de trabajo, evitar errores y mejorar la relación con tus clientes. 

Aquí tienes algunos consejos clave:

• Lleva un registro detallado de tus horas: para registrar en tiempo real las horas que dedicas a cada cliente o proyecto. Esto te permitirá justificar el tiempo facturado y aumentar tu credibilidad.
• Define tu tarifa por hora de forma realista: calcula una tarifa que cubra tus costes, impuestos y el valor de tu trabajo. Asegúrate de comunicarla al cliente desde el principio y de incluirla claramente en cada factura por horas.
• Establece condiciones claras antes de empezar: para evitar malentendidos y facilitar la facturación, antes de comenzar un trabajo, acuerda con el cliente

• Tarifa por hora
• Forma y plazo de pago
• Posibles revisiones
• Límite de horas o presupuesto máximo (si aplica)

• Sé constante con tu facturación: no dejes pasar semanas sin emitir tus facturas. Lo ideal es facturar tus horas una vez finalizado el trabajo o al cierre del periodo acordado (por ejemplo, mensual). Esto mejora tu liquidez y da una imagen más profesional.
• Usa plantillas o programas que te ahorren tiempo: rellenar manualmente cada factura puede ser tedioso y provocar errores. Si facturas por horas con frecuencia, es recomendable utilizar una plantilla editable o un software de facturación que automatice el proceso.

Cómo hacer una factura por horas paso a paso

A continuación, te explicamos paso a paso cómo crear una factura por tiempo trabajado:

1. Elige un programa de facturación adecuado 

Puedes crear una factura desde cero en herramientas como Word o Excel, pero si buscas ahorrar tiempo y asegurarte de cumplir con los requisitos legales de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, tienes que usar un programa especializado que cumpla con la normativa actual en materia de facturación como Billin.

 Este proporciona plantillas listas para usar y calcula de manera automática impuestos y retenciones.

2. Incluye los datos fiscales obligatorios

Asegúrate de que tu factura incluya toda la información que exige la normativa española:

• La palabra “Factura” en un lugar visible.
• Tus datos fiscales (nombre, NIF, dirección).
• Los datos del cliente.
• Fecha de emisión. 
• Número de factura único y correlativo.
• Descripción del trabajo y las horas invertidas.
• Base imponible.
• Impuestos aplicados.
• Total factura.

Este paso es esencial para que tu factura sea válida a efectos fiscales.

3. Añade la forma y plazo de pago

Indica cómo debe abonarse la factura (transferencia bancaria, Bizum, PayPal…) y en qué plazo. También puedes incluir:

• IBAN de tu cuenta bancaria.
• Plazo de pago (por ejemplo, “Pago a 15 días desde la emisión”).

4. Guarda una copia y haz seguimiento del cobro

Una vez enviada la factura, guarda una copia y realiza el seguimiento del pago. Si usas un software como Billin, podrás recibir notificaciones automáticas y emitir recordatorios.

Plantilla de factura por horas gratuita

Si eres autónomo y facturas por horas, tener un modelo reutilizable te permitirá emitir tus facturas con rapidez.

En lugar de crear una desde cero, puedes utilizar una plantilla ya configurada con todos los campos obligatorios: datos fiscales, número de factura, descripción del servicio, horas trabajadas, tarifa por hora, IVA, IRPF y total a pagar.

Puedes descargar una plantilla gratuita y 100 % editable en Billin
➡️ Accede aquí a la plantilla gratis de factura por horas

¿Qué incluye esta plantilla?

• Campos para tus datos fiscales y los del cliente.
• Fecha y número de factura.
• Tabla para desglosar tareas, horas y tarifas.
• Cálculo automático del IVA y retención de IRPF.
• Total final destacado.
• Espacio para forma y plazo de pago.

Además, una vez creada y guardada en PDF puedes subirla a la plataforma de facturación de Billin para llevar el control total de tus facturas emitidas

Recuerda que, como autónomo, a partir del 1 de julio de 2026 no vas a poder usar plantillas Word, Excel o PDF para crear y emitir tus facturas. Solo podrás gestionar tu facturación desde un programa homologado como Billin.

Crea y envía tus facturas por horas de manera fácil en Billin

¿Quieres dejar de preocuparte por formatos, cálculos o errores fiscales? Con Billin, puedes crear y enviar facturas por horas de forma sencilla, profesional y completamente adaptada a la normativa fiscal vigente.

¿Qué te permite hacer Billin?

Billin es una herramienta de facturación online diseñada para autónomos y pymes que buscan agilidad, precisión y control total sobre su actividad económica. 

Si trabajas por cuenta propia y emites facturas por horas, Billin puede convertirse en tu mejor aliado. 

Estas son algunas de sus funcionalidades más destacadas:

• Usar plantillas prediseñadas para facturas por horas: ya configuradas con todos los campos necesarios: desglose de servicios, horas trabajadas, tarifa horaria, impuestos, retenciones y total final. Solo tienes que rellenar tus datos y los del cliente.
• Guardar tus clientes y tarifas habituales: puedes crear un directorio de clientes y asociar a cada uno condiciones específicas, como tarifas por hora o condiciones de pago. Esto agiliza la emisión de futuras facturas, ya que los datos se rellenan automáticamente.
• Aplicar automáticamente IVA e IRPF según tu actividad: el sistema calcula e incluye automáticamente el porcentaje de IVA correspondiente (habitualmente 21 %) y la retención de IRPF (por ejemplo, el 15 % para autónomos profesionales), en función del régimen fiscal que tengas configurado.
• Generar facturas fiscalmente válidas: cada factura generada por Billin cuenta con numeración correlativa y formato válido conforme al reglamento de facturación vigente. Esto garantiza que puedas presentarlas sin problema ante la Agencia Tributaria.
• Enviar por email directamente al cliente: desde la misma plataforma puedes enviar la factura por correo electrónico al cliente, sin necesidad de descargarla o adjuntarla manualmente. 
• Hacer seguimiento de pagos y vencimientos: Billin te permite registrar pagos, ver qué facturas están pendientes de cobro y configurar alertas para vencimientos próximos. Esto mejora tu gestión de tesorería y evita olvidos o retrasos en los cobros.

Consultar el historial de facturas emitidas: todas tus facturas quedan guardadas en la nube, accesibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Puedes ordenarlas por cliente, fecha, estado de pago o importe, lo que facilita enormemente la gestión contable y la preparación de modelos fiscales.

Ejemplo de factura por horas creada en Billin

La creación de facturas desde un software online no solo mejora tu productividad, sino que también reduce el margen de error y te permite centrarte en tu trabajo. 

Con Billin, facturar por horas nunca ha sido tan fácil.

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