¿Cómo contabilizar la compra de un ordenador?

¿Estás pensando en comprar un ordenador para tu actividad profesional? 

Más allá de elegir el modelo, las características o el precio, hay un aspecto que no puedes pasar por alto: su correcta contabilización. 

La compra de un ordenador se contabiliza como un activo en la cuenta 217 «Equipos para procesos de información», si se usa en la empresa, o como mercancía si se compra para vender.

Registrar la compra de un equipo informático de forma adecuada no solo es una obligación, sino que también te ayuda a optimizar tus impuestos y evitar problemas ante una posible inspección.

En el Plan General Contable existe una cuenta contable para ordenadores específica para reflejar este tipo de inversiones y debes conocer cómo utilizarla. 

Además, tienes que saber cómo registrar el iva de la compra de los ordenadores de manera correcta, asegurando que cumples con la normativa y que puedes deducirlo, si procede. 

En las próximas líneas, aprenderás:

– Cómo registrar este tipo de adquisiciones paso a paso, diferenciando si las pagas al contado o financiadas

– Cómo amortizar correctamente el valor del ordenador para que tu contabilidad esté siempre al día.

Consideraciones sobre la compra de un ordenador

Imaginemos, una diseñadora gráfica que acaba de darse de alta como autónoma y decide comprar un portátil para iniciar su actividad. 

Tras comparar modelos y precios, encuentra uno que cumple con todas sus necesidades por 1.200 € más IVA. 

En su mente, la operación es sencilla: pagar y empezar a trabajar. Sin embargo, al revisar su contabilidad, surge la pregunta clave: 

“¿Debo registrar este portátil como un gasto del mes o como un activo de mi negocio?”.

Diferenciar entre gasto y activo en contabilidad

En contabilidad, una de las dudas más frecuentes al adquirir un ordenador es determinar si debe clasificarse como gasto corriente o como activo (inmovilizado). 

Esta distinción es crucial por varias razones:

• Gasto: se refiere a un desembolso que se consume íntegramente en el mismo ejercicio económico, como el material de oficina o suministros. En estos casos, el gasto afecta directamente la cuenta de resultados del año en curso.
• Activo (inmovilizado material): el ordenador se utiliza durante varios ejercicios y debe considerarse un activo no corriente. Esto implica registrarlo en el balance y amortizar su coste a lo largo de su vida útil, pudiendo distribuir el gasto en varios ejercicios.

Con carácter general, cualquier equipo informático, incluidos los ordenadores, se encuadran dentro del inmovilizado material, siempre que su uso esté previsto para más de un ejercicio económico y contribuya de forma duradera a la actividad. 

Esto significa que no se registran como un gasto inmediato, sino como un activo que formará parte del balance.

La razón es sencilla: un equipo informático no se consume en el momento de su compra, sino que presta servicio durante varios años. Por ello, su coste debe distribuirse a lo largo de su vida útil mediante la amortización, reflejando de manera fiel y progresiva su depreciación.

Solo en casos muy concretos —por ejemplo, si el ordenador tiene un valor muy reducido o su vida útil es inferior a un año— podría considerarse gasto del ejercicio. 

Sin embargo, en la práctica, la mayoría de compras de este tipo se registran en la cuenta contable para equipos informáticos (la cuenta específica del PGC “217 – Equipos para procesos de información”), integrándose como parte del inmovilizado material.

Cómo se valoran según el PGC

Cuando un profesional o empresa adquiere un ordenador, este debe valorarse conforme a las normas del Plan General Contable 

El PGC establece que el coste del ordenador debe reflejar el precio de adquisición. Es decir, el importe que figura en la factura emitida por el proveedor, así como todos los gastos directos necesarios para poner el ordenador en condiciones de funcionamiento, como transporte, instalación o configuración técnica.

Cuentas contables que intervienen en la compra de un ordenador

La adquisición de un ordenador implica el uso de varias cuentas contables del Plan General Contable español. Cada una cumple una función específica en el registro de la operación, desde el momento de la compra hasta el seguimiento de su amortización.

• 217 – Equipos para procesos de información: es la cuenta principal donde se registra el valor de adquisición del ordenador, junto con cualquier otro equipo informático de la empresa: portátiles, sobremesas, servidores, unidades de almacenamiento, periféricos e incluso elementos de red.

El importe que se contabiliza en esta cuenta incluye, como ya hemos adelantado, no solo el precio de compra, sino también los gastos necesarios para que el equipo esté listo para funcionar, como transporte, instalación o configuración. 

• 523 – Proveedores de inmovilizado a corto plazo: recoge la deuda generada con el proveedor del ordenador cuando la compra no se paga de inmediato. 

Al tratarse de un bien que formará parte del inmovilizado material, la deuda se clasifica como “de inmovilizado” y, en este caso, a corto plazo, porque se prevé liquidar en menos de un año. 

• 681 – Amortización del inmovilizado material: a lo largo de la vida útil del ordenador, su valor se va reduciendo por el uso, el paso del tiempo o la obsolescencia tecnológica.

Esa pérdida de valor se refleja contablemente mediante la amortización, que se registra como gasto anual en la cuenta 681. Este gasto se lleva a la cuenta de resultados, reduciendo el beneficio contable del ejercicio de forma proporcional a la depreciación real del activo.

• 281 – Amortización acumulada del inmovilizado material: esta cuenta actúa como “memoria” de toda la amortización practicada desde que el ordenador se puso en funcionamiento.

Se presenta en el balance como una corrección del valor del inmovilizado, de forma que, restándola al importe registrado en la cuenta 217, se obtiene el valor neto contable del equipo informático.

Tratamiento del IVA en la compra de ordenadores

La compra de un ordenador para una empresa o autónomo no solo implica registrar su valor como inmovilizado, sino también contabilizar correctamente el IVA de ordenadores asociado a la operación. El tratamiento de este impuesto dependerá de si el comprador puede o no deducirlo.

IVA soportado y deducible

En la mayoría de los casos, si el ordenador se utiliza para desarrollar la actividad económica, el IVA soportado en la factura será deducible. 

Esto significa que podrá registrarse en la cuenta 472 – Hacienda Pública, IVA soportado, y posteriormente compensarse con el IVA repercutido a clientes en las declaraciones trimestrales.

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Supuestos en que no se puede deducir el IVA

Hay situaciones en las que el IVA no puede deducirse total o parcialmente:

• Si el ordenador se destina a un uso privado o mixto, sin llevar un registro claro de la proporción dedicada a la actividad.
• Si el adquirente está acogido a un régimen especial de IVA que no permite deducciones (por ejemplo, régimen simplificado o recargo de equivalencia).

En estos casos, el IVA se considera parte del coste de adquisición y se suma al valor contabilizado en la cuenta contable de equipos informáticos.

Importancia de la factura completa

Un autónomo que usa el ordenador para su trabajo podrá deducir el 100% del IVA, siempre que se justifique su uso profesional y se cuente con factura completa.

Para que un autónomo que usa el ordenador para su trabajo pueda deducir el IVA, es imprescindible contar con una factura que cumpla todos los requisitos legales: datos fiscales completos del vendedor y comprador, descripción detallada del equipo, base imponible, tipo impositivo aplicado y cuota de IVA separada. 

Una factura simplificada o un ticket no permitirán ejercer este derecho.

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Registro contable

En el momento de la compra, el IVA deducible se contabiliza en la cuenta 472 junto con la anotación de la deuda al proveedor (cuenta 523 si es inmovilizado). 

Si no es deducible, el importe del IVA se suma directamente al valor del activo en la cuenta 217.

Asientos contables para registrar la compra de un ordenador

Veamos, paso a paso, los asientos contables que hay que registrar para contabilizar correctamente la compra del ordenador.

1. En el momento de la compra del ordenador

2. En el momento del abono del equipo informático

3. Por la amortización del inmovilizado, a cierre del ejercicio

Ejemplo de contabilización de la compra de un ordenador

Para comprender mejor el proceso, vamos a ver un caso práctico siguiendo las normas del Plan General Contable.

Supongamos que una empresa compra un ordenador financiado a 120 días. El precio de adquisición es de 1.450 €, además de unos gastos adicionales: de transporte e instalación: 80 € con un IVA del 21%. 

La operación genera una deuda con un proveedor de inmovilizado a corto plazo. Además, veremos cómo registrar la amortización anual suponiendo una vida útil de 4 años mediante el método lineal.

• Precio del ordenador: 1.450 €
• Gastos de transporte e instalación: 80 €
• IVA: 21% sobre el total (1.450 € + 80 €)

10 de abril – Registro de la compra (incluyendo transporte e instalación)

8 de agosto – Pago al proveedor

31 de diciembre – Amortización anual

Vida útil estimada: 4 años → Amortización anual = 1.530 € ÷ 4 = 382,50 €

Consejos contables para autónomos y pequeñas empresas

Mantener la contabilidad al día, registrando en la cuenta contable los ordenadores, supone tener siempre claro cómo va tu negocio. Además de cumplir con tus obligaciones con Hacienda.

Con los apuntes al día, es mucho más fácil controlar gastos, planificar inversiones y tomar decisiones con seguridad, sin sorpresas desagradables. Además, te ayuda a evitar problemas o sanciones por errores o retrasos en los impuestos, dándote tranquilidad para centrarte en tu negocio o actividad profesional.

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