Qué es una factura proforma: modelo y cómo hacerla

Todo el mundo ha emitido alguna vez una factura o ha tenido que realizar un presupuesto para algún cliente. Sin embargo, pocos conocen la existencia de la factura proforma, un documento que oscila entre ambos conceptos y que muchas empresas y autónomos han incorporado a sus herramientas.

Hoy te lo contamos todos sobre la factura proforma.

¿Qué es una factura proforma? Concepto y definición

Siempre se ha pensado que una factura es una factura, pero en realidad existen varios tipos y, entre ellos, está la factura proforma.

Una factura proforma es una especie de borrador o prefactura, un documento de carácter informativo donde el vendedor concreta los productos o servicios, los precios y las condiciones de la oferta.

Su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar y le sea más fácil tomar la decisión.

A simple vista podría parecer que es lo mismo que un presupuesto, pero más adelante veremos por qué no es así.

Para qué se usa una factura proforma

Las facturas proformas se utilizan, principalmente, en las operaciones de comercio exterior para enviar ofertas comerciales. De esta forma, se evita tener que repetir las negociaciones y se agrupan en un solo acto todos los términos y condiciones.

Dicho de otra forma, si dos empresas llegan a un acuerdo mediante una factura proforma, en las futuras transacciones solo habría que ajustar la cantidad u otros detalles menores, pues lo fundamental ya estaría pactado.

Otra característica importante es que la factura proforma sirve al importador como documento acreditativo para obtener los requisitos administrativos previos al despacho de aduanas de importación, como la licencia de importación, la autorización para obtener las divisas para el pago, la apertura de un crédito documentario, etc.

Sin embargo, aunque tradicionalmente se ha utilizado para operaciones exteriores, hoy en día se usa más en las operaciones nacionales, siendo muy útil para:

• Acompañar el envío de muestras que no tengan valor comercial.
• Ayudar al comprador cuando solicite la apertura de un crédito en el banco, como medio de pago elegido.
• Ayudar a que el comprador pueda solicitar una subvención.

¿Cómo hacer una factura proforma?

Una vez que hemos decidido utilizar la factura proforma como herramienta de negocio, lo siguiente es saber cómo hacerla. 

En principio, es muy parecida a una factura ordinaria porque tiene muchos elementos comunes:

• Fecha de emisión de la factura proforma.
• Datos de identificación del exportador y del comprador o destinatario:
  • Nombre o razón social.
  • Domicilio social.
  • Su identificación fiscal.
  • Número de identificación fiscal intracomunitario para transacciones dentro de la Unión Europea.

• Descripción precisa de la mercancía, siendo imprescindible indicar la cantidad o unidades del producto, peso bruto, peso neto y volumen.
• Precio unitario de los bienes o productos.
• Precio total. 
• Divisa cotizada y en la que se realizará el pago.
• Gastos de transporte y seguros, cuando corren por cuenta del exportador, para facilitar el cálculo del valor estadístico y comercial de la operación.
• Retenciones e impuestos que deban aplicarse.
• Información adicional necesaria o relevante para la operación, como, por ejemplo, un plazo de validez de las condiciones acordadas.

Asimismo, es imprescindible que en la factura proforma se indique de forma clara y visible en el encabezamiento:

• Que el documento es una factura proforma, para que no se confunda con la factura comercial, que será emitida cuando se realice la operación.
• Que tiene una numeración propia y diferente a la factura ordinaria, de la cual incluso se podría prescindir, pero nunca sustituirla. Más adelante veremos cómo hacerlo.

¿Se pueden hacer facturas proforma con TeamSystem Facturas Billin?

Sí, con TeamSystem Facturas Billin puedes hacer facturas proforma de manera rápida y sencilla, ya que utiliza los datos de los clientes y productos que tengas previamente guardados.

Para crear una factura proforma solo tienes que: 

• Hacer clic en el menú “presupuestos” dentro del panel central de tu cuenta.
• Seleccionar “crear factura proforma”.
• Completar el formulario.

Además, con TeamSystem Facturas Billin puedes:

• Personalizar la plantilla de tus facturas proforma con tus colores y tipo de letra corporativos, logotipo, idioma, etc.
• Editar las facturas proforma para añadir clientes, productos, formas de pago, etc. 
• Enviarlas y controlar su estado para comprobar si tu cliente las ha visto.
• Descargarlas en formato PDF. 
• Convertir facturas proforma en facturas ordinarias, de forma sencilla y rápida. 

De esta forma, TeamSystem Facturas Billin te ayuda a ahorrar tiempo y gestionar tus documentos comerciales de manera más ágil y profesional.

Ejemplo de factura proforma de TeamSystem Facturas Billin

En la siguiente imagen te mostramos cómo es el aspecto físico de una factura proforma.

En el ejemplo, se ve claramente en el campo “referencia” que se trata de una factura proforma, aunque para mayor claridad también esto podría indicarse junto a su numeración. 

En este caso hemos considerado que la factura proforma corresponde a una empresa que solo tiene IVA. Si la factura proforma la emitiera un autónomo, además debería incluir el porcentaje de retención de IRPF que le corresponda. 

Cumplimentar una factura proforma es muy sencillo, una vez tienes toda la información que te hemos indicado y dispones de un modelo de factura proforma.

Para que te sea más fácil crear tu propia factura proforma, no dudes en descargar nuestra plantilla factura proforma gratuita.

Aunque, si quieres aún más comodidad, con TeamSystem Facturas Billin ahora puedes hacer facturas gratis.

Como puedes ver, a simple vista parece una factura corriente, por lo que podrían confundirse. Por eso, es necesario que conozcas las diferencias que existen entre ellas y cómo y cuándo utilizarlas según convenga.

Lo veremos en los siguientes apartados.

¿Cuáles son los requisitos de una factura proforma?

El objetivo fundamental de la factura proforma es dar al comprador toda la información posible sobre los bienes o servicios de la operación antes de realizar la compra.

Los requisitos de una factura proforma son los siguientes:

• Cabecera visible que indique claramente que se trata de una factura proforma.
• Numeración de la factura proforma, pudiendo tener una serie propia y diferente a la de las facturas ordinarias.
• Datos identificativos del emisor y del receptor. Nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal, VAT, etc.
• Tener un propósito de oferta. Debe reflejar los datos comerciales relativos a la compra-venta, como la descripción de los bienes y productos ofertados, el precio unitario, la cantidad o unidades, las condiciones de la entrega, plazos, etc.
• Fecha de emisión. Es el día en el que se genera el documento y desde el que la oferta está vigente.
• Los impuestos y retenciones que se aplicarán. Aquí tendrán que incluirse los impuestos aplicados, el IRPF (si se es autónomo) y la moneda de la operación.
• Condiciones de pago y validez. Para que el cliente conozca cómo se realizará el pago y hasta cuándo se va a mantener la oferta.
• Gastos adicionales. Los que no sean propios de la compra-venta y que corren por cuenta del cliente, por ejemplo, si hay que transportar los productos a un lugar determinado, si hay que pagar tasas, si se van a contratar seguros, etc.

Otra característica que define a la factura proforma es que, como mantiene la misma estructura de la factura ordinaria, es el paso intermedio entre ella y el presupuesto. Por eso, tiene valor comercial y supone una gran ayuda para determinados trámites.

Validez de una factura proforma

Una factura proforma no tiene validez ni administrativa, ni legal, ni fiscal por los siguientes motivos:

• A nivel contractual, las facturas proforma no tienen validez como justificante de pago y no comprometen al emisor. Esto es debido a que no tienen carácter definitivo, por lo que se entiende que no ha nacido ninguna obligación y, por lo tanto, el proveedor no puede exigir el cumplimiento del acuerdo.
• A nivel contable, tampoco despliega efectos, ya que solo es informativa, por lo que la validez de la factura proforma es nula.
• A nivel fiscal y frente a Hacienda, aún tiene menos efectos. En caso de requerimiento o inspección, Hacienda nunca aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido porque no justifica ninguna relación comercial u operativa con el cliente.

Sin embargo, en el caso de que la operación se produzca, sí que existe la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo que la factura proforma indique. 

Además, como tiene la misma información que la factura ordinaria y no se producen cambios de una a la otra, también sirve para acreditar el compromiso de una operación frente a terceros. 

Entonces, la factura proforma se convierte en una herramienta muy útil si debes realizar ciertos trámites. Por ejemplo, cuando te piden un motivo para comprar divisas para hacer el pago a un proveedor extranjero.

Diferencia entre factura y factura proforma

La principal diferencia es la validez legal que acabamos de comentar: una factura proforma no tiene validez, mientras que la factura ordinaria es un documento definitivo y despliega plenos efectos legales, contables y fiscales.

Por eso, la factura ordinaria no se puede modificar salvo con la emisión de una factura rectificativa.

Existen otras diferencias entre ellas como, por ejemplo, el momento de la emisión:

• La factura proforma se emite antes de la realización de la operación de compra.
• La factura ordinaria se emite una vez realizada la compra, lo que implica que ya ha nacido la obligación de pago por parte del cliente.

La factura proforma tampoco necesita estar firmada o sellada, salvo que el cliente así lo indique explícitamente.

Por último, la diferencia más visible físicamente es cuando se indica el tipo de documento del que se trata:

• En la factura ordinaria se indica solo “FACTURA”.
• En la factura proforma, además, debe añadirse la etiqueta “PROFORMA”.

Como hemos visto, todas estas diferencias hacen que no se pueda realizar la sustitución de una factura ordinaria por una factura proforma.

Sin embargo, sí que existe la posibilidad de que si el cliente acepta el contenido de la factura proforma esta se pueda convertir en una factura ordinaria.

Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos:

• Quitar la etiqueta “PROFORMA” del nombre del documento.
• Añadir la numeración correspondiente a la factura ordinaria.
• Actualizar la nueva fecha de emisión de la factura ordinaria.
• Añadir el método de pago.

Aunque, si lo prefieres hacer de manera automática, en TeamSystem Facturas Billin te ayudamos a automatizar esto para que puedas convertir una factura proforma en una factura ordinaria en un solo clic con nuestra factura proforma online.

 ¿Cuál es la diferencia entre presupuesto y factura proforma?

Aunque la factura proforma no tiene ninguna validez legal por no tener el rango de documento definitivo, sí que compromete a las partes en una especie de pacto por el cual el vendedor o prestador del servicio a cumplir y respetar las condiciones y precio. De esta forma, el comprador puede justificar el dinero frente a terceros.

En cambio, el presupuesto tiene un carácter más bien orientativo y sus condiciones son susceptibles de variar a lo largo de las negociaciones.

En TeamSystem Facturas Billin también te ayudamos a crear presupuestos online desde nuestra plataforma o si lo prefieres te puedes descargar una plantilla de presupuesto.

¿En qué se diferencia una factura proforma y un albarán?

Otro documento que se suele utilizar en una operación es el albarán de entrega, pero tampoco es como la factura proforma, ya que existen diferencias importantes entre ellos:

• Finalidad: el albarán acredita la entrega de la compra, la proforma solo indica los detalles de la operación.
• Tipo de documento: la proforma es provisional y se puede cambiar, el albarán es definitivo e inalterable.
• Valor comercial: la proforma no tiene validez, mientras que el albarán sí la tiene como justificante de realización y entrega de la operación.
• Momento de la emisión: la proforma se emite antes de la operación y el albarán después.

Por todo ello, se hace imposible poder confundir o sustituir uno de estos documentos por el otro.

Tabla comparativa entre factura proforma, presupuesto y albarán

En los puntos anteriores, hemos podido ver que la factura proforma es un documento diferente a un presupuesto y un albarán, y por qué no debemos confundirlos. 

Para verlo más claro, vamos a ver las diferencias entre todos ellos en la siguiente tabla comparativa.

Documento	Finalidad	Validez fiscal y contable	Momento de emisión	Elementos clave
Factura proforma	Informa al comprador de los detalles de la operación antes de cerrarla.	No tiene valor fiscal. No tiene valor contable. Sí tiene valor comercial.	Antes de la compraventa.	Cabecera con “factura proforma”. Datos de emisor y receptor. Descripción de productos o servicios. Importe total. Condiciones de pago y validez.
Presupuesto	Presenta una oferta económica orientativa al cliente.	No tiene valor fiscal.  No tiene valor contable.	Antes de aceptar el servicio o producto.	Descripción de productos o servicios. Precio estimado y condiciones que pueden variar en la negociación.
Albarán	Acredita la entrega de bienes o mercancías.	Tiene valor probatorio de la entrega. No sustituye a la factura.	En el momento de la entrega.	Datos de emisor y receptor. Detalle de mercancías entregadas. Fecha y firma de recepción.

Preguntas frecuentes sobre la factura proforma

Hasta el momento te hemos contado en detalle qué es una factura proforma y la diferencia con otro tipo de documentos, pero por si te ha quedado alguna cuestión por resolver, a continuación, vamos a contestar a las preguntas más frecuentes sobre ello.

¿Llevan IVA las facturas proforma?

Una factura proforma puede incluir el IVA siempre que la operación esté sujeta a este impuesto, pero solo con carácter informativo, ya que no genera obligación fiscal ni contable hasta que se emite la factura ordinaria. Lo mismo aplica para las retenciones de IRPF u otros impuestos que pudieran corresponder.

¿Cómo se contabiliza una factura proforma?

Como hemos dicho, la factura proforma no tiene validez contable, por lo que no se puede incluir en tu contabilidad. No obstante, sí que debe tener una numeración propia, tanto para tu control de emisión como para ofrecerle información útil para el cliente.

¿Quién puede emitir una factura proforma?

La factura proforma la emiten los vendedores o exportadores de bienes y servicios que deseen utilizarla como herramienta en su negocio. En cuanto a la naturaleza de quien la emite, puede ser empresa o autónomo, es decir, todo aquel que quiera o vaya a realizar una actividad comercial y esté acreditado para ello.

Ahora que ya sabes qué es una factura proforma y para qué sirve, solo deberás tener en cuenta sus limitaciones y cómo expedirlas de manera correcta. Si tienes dudas, utiliza los comentarios y te ayudaremos.

¿Cuáles son los datos obligatorios en una factura proforma?

Aunque la factura proforma no tiene validez fiscal y tampoco contable, al tratarse de un documento comercial que recoge el compromiso de las partes para una operación comercial, debe tener unos datos mínimos.

Los datos obligatorios en una factura proforma son los siguientes:

• La cabecera visible que indique “factura proforma”.
• El número identificativo propio de la factura proforma.
• La fecha de emisión.
• Los datos del emisor y del receptor.
  • Nombre o razón social.
  • NIF.
  • Domicilio fiscal.
  • VAT en caso de operaciones intracomunitarias.
• Una descripción detallada de los bienes o servicios (unidades, precios y condiciones de entrega).
• Los importes de la operación. Se indicará la suma total antes de impuestos, la estimación de los impuestos aplicados (IVA y, si corresponde, IRPF en el caso de autónomos) y el total de la factura.
• Las condiciones de pago y plazo de validez de la oferta.

En el caso de que la compra-venta no esté sujeta a IVA, deberá incluirse un texto que explique el porqué y la normativa a la que se refiere.

Como ves, la factura proforma tiene la misma estructura e información básica que la factura ordinaria, por lo que físicamente se diferenciará de esta en que:

• El término “proforma” aparecerá claramente en cabecera.
• Tiene una numeración propia e independiente, que no está regulada por ley ni tiene por qué seguir la serie de las facturas oficiales.

¿Las facturas proforma deben llevar una numeración concreta?

No, no es necesario, porque al ser la factura proforma un documento informativo no existe obligación legal de numerarla.

Sin embargo, por cuestiones operativas y de control, sí es recomendable que la empresa o el autónomo tenga un sistema de numeración que sea diferente al de las facturas ordinarias para poder:

• Identificar cada factura proforma de forma única.
• Evitar confusiones con las facturas oficiales.
• Servir como referencia interna para llevar un control más ordenado de los documentos que se emiten.

De esta forma, se evita el riesgo de confundir la factura proforma con la facturación ordinaria e incluirla en la contabilidad.

Por eso, lo más habitual es crear una serie independiente para las facturas proforma.