¿Qué es el Plan General de Contabilidad para pymes?

Como sabemos, la creación del Plan General de Contabilidad (PGC) aprobado con el Real Decreto 530/1973 es el marco legal bajo el que se ordenaba la contabilidad de todas las empresas en España.

Con el tiempo se comprobó la necesidad de adecuarlo más a las pequeñas y medianas empresas, cuya contabilidad era mucho más sencilla. Y ese es el espíritu del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC PYMES) aprobado en el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre.

No se trata de crear un sistema diferente, sino de simplificar las obligaciones contables de las pymes y ajustarse mejor a su tamaño y actividad, para que puedan llevar una contabilidad clara y fiable. 

En este artículo te explicamos qué es, cómo aplicarlo, sus partes principales y por qué debes seguirlo en tu día a día empresarial.

¿Cuáles son los requisitos para obtener el PGC PYMES?

Las pymes son pequeñas y medianas empresas que tienen un tamaño, volumen de negocio, operaciones, etc., diferentes a las de las grandes. Por eso, el Plan General Contable para pymes es más simplificado, para atender mejor a sus necesidades concretas y su operativa real.

Para acogerte a él, debes cumplir al menos dos de los tres requisitos siguientes durante dos ejercicios contables consecutivos:

• Tener menos de 50 empleados de media durante el ejercicio.
• Que el importe neto de la cifra anual de negocio no supere los 10 millones de euros.
• Que el total de tu activo no supere los 5 millones de euros.

Dado que utilizar el Plan General Contable para pymes es voluntario, si no cumples con las condiciones anteriores, puedes seguir presentando tus cuentas con arreglo al PGC de siempre.

Además, dentro del PGC PYMES existe una adaptación aún más reducida pensada para microempresas, que simplifica todavía más las obligaciones contables de los negocios más pequeños, que además cumplan con tener:

• Menos de diez empleados.
• Un activo total inferior a 1 millón de euros.
• Un neto de la cifra anual de negocios inferior a los 2 millones de euros.

Además, tiene alguna diferencia con respecto al PGC PYMES, para simplificar y facilitar aún más su operativa:

• Hay una mayor simplificación contable porque se permite contabilizar directamente determinados gastos en el ejercicio (arrendamientos financieros, ciertos impuestos, etc.), en lugar de activarlos y amortizarlos.
• También se simplifican los instrumentos financieros porque no se exige aplicar ciertos criterios de valoración complejos.
• Se excluyen las operaciones menos frecuentes, como las obligaciones de información en la memoria y cuentas anuales, y reflejar operaciones poco frecuentes para las microempresas, como coberturas contables.
• Hay menor carga administrativa, ya que la contabilidad se centra en las operaciones corrientes básicas y la memoria anual puede ser más breve y sin detallar en exceso.

¿Cómo aplicar el Plan General Contable para pymes?

Las pequeñas y medianas empresas que quieren aplicar el PGC PYMES no tienen que cambiar todo el sistema contable, tan solo deben adaptar la forma de registrar las operaciones a lo que se establece en esta normativa. 

El proceso es el siguiente:

• Comprobar si tu empresa cumple los requisitos
  Lo primero es asegurarte de que cumples al menos dos de los tres criterios que hemos mencionado antes (menos de 50 empleados, activo < 5 millones de euros, cifra de negocios < 10 millones de euros).
• Decidir acogerte al PGC PYMES
  Aplicarlo o no en tu contabilidad es voluntario, y no tienes que solicitar nada ni informar a Hacienda o el Registro Mercantil. Si cumples todos los requisitos, tan solo empieza a utilizarlo desde el inicio de un ejercicio completo (el 1 de enero del siguiente ejercicio) porque no se puede cambiar a mitad del ejercicio.
• Adoptar la estructura contable del PGC PYMES y aplicar las Normas de Registro y Valoración
  Lo siguiente es organizar tu contabilidad según los cinco bloques principales:
  • Marco conceptual.
  • Normas de registro y valoración adaptadas a pymes.
  • Cuentas anuales.
  • Cuadro de cuentas.
  • Definiciones y relaciones contables.

No tienes que aplicar los criterios que afectan a las grandes empresas, pero sí que tienes que cumplir con las Normas de Registro y Valoración porque son obligatorias y te indican cómo hay que registrar las operaciones.

• Preparar las cuentas anuales y presentar la información en el Registro Mercantil
  En el cierre de cada ejercicio vas a tener que seguir presentando las cuentas anuales en el Registro Mercantil, pero, al ser pyme, serán más reducidas.

En resumen, aplicar el PGC PYMES es tener menos carga administrativa y una contabilidad más ajustada a tu realidad, mientras cumples con la normativa vigente.

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¿En qué partes se divide el Plan General de Contabilidad de pymes?

Como ya hemos hablado, el PGC PYMES mantiene la misma estructura básica del PGC general, aunque adaptado.

En este punto, vamos a ver los 5 bloques en los que se divide que son los que ordenan toda la información contable y sirven de guía para registrar operaciones, elaborar las cuentas anuales y garantizar que la contabilidad refleje una imagen fiel de la empresa.

• El marco conceptual que recoge aquello por lo que se va a regir la empresa.
• Las Normas de Registro y Valoración para pymes son los criterios que se van a utilizar para las operaciones contables.
• Las cuentas anuales que es la información financiera que recibe el exterior sobre la empresa.
• El cuadro de cuentas con los datos contables de los que luego se extraerá toda la información económica.
• Las definiciones y relaciones contables: aquí se dice cuáles son los elementos de la empresa y cómo se organizan.

Marco conceptual

La contabilidad de una empresa necesita tener un marco general de actuación común con todas las demás. Así se facilita la recogida de datos, el contraste de la información, la comparativa entre empresas, etc.

El marco conceptual del PGC PYMES, regulado por el Real Decreto 1515/2007, que recoge los principios y criterios que deben guiar toda la contabilidad de la empresa, con el objetivo de que las cuentas ofrezcan una imagen fiel de su patrimonio, su situación financiera y sus resultados. Y también es sobre lo que se apoyan las Normas de Registro y Valoración. 

Aunque la esencia del plan se mantiene inalterable para dar seguridad, este marco también se creó para que fuera flexible y pudiera adaptarse a los cambios que se han ido produciendo:

• 2016 Modificación y ampliación del PGC para alinearse con directiva europea sobre cuentas anuales.
• 2021 Reformas en el PGC y PGC PYMES Real Decreto 1/2021 (BOE del 30 de enero de 2021) para adaptar la contabilidad de ingresos, arrendamientos y criterios de presentación a las NIIF-UE.

Los principios contables que crean este marco teórico de actuación son:

• Principio de devengo: todo se anota cuando ocurre, no cuando se pagan o cobran.
• Principio de uniformidad: los criterios se mantienen en el tiempo.
• Principio de prudencia: los gastos y pérdidas se apuntan en cuanto se conocen y los ingresos sólo cuando se reciben.
• Principio de no compensación: los activos, pasivos, ingresos y gastos se valoran y registran de forma individual, por separado.
• Principio de importancia relativa: se puede obviar algún principio si no afecta a la imagen fiel de la empresa.
• Principio de empresa en funcionamiento: se presupone que la actividad se va a mantener en el tiempo.

Aplicación de Normas de Registro y Valoración

Las Normas de Registro y Valoración (NRV) del PGC PYMES son de obligado cumplimiento y establecen los criterios contables que deben aplicarse en las operaciones más habituales de una pequeña o mediana empresa.

Por ejemplo:

• Inmovilizado material.
• IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
• Arrendamientos y otras operaciones similares.
• Existencias.
• Provisiones y contingencias, etc.

También hay otro tipo de operaciones y actuaciones que las pymes no hacen y, por tanto, quedan excluidas:

• Fondos de comercio.
• Activos no corrientes y grupos no enajenables de elementos, mantenidos para la venta.
• Instrumentos financieros compuestos.
• Derivados de inversiones.
• Contratos de garantía financiera.
• Fianzas entregadas y recibidas.
• Coberturas contables.
• Conversión de las cuentas anuales a otra moneda.
• Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
• Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
• Combinaciones de negocio.
• Operaciones de fusión, escisión y aportaciones no dinerarias entre empresas del grupo.

Si en tu caso necesitas realizar alguna de estas operaciones excluidas, lo tendrás que hacer según los criterios del PGC normal.

Y para finalizar este punto, además de las actualizaciones que se han ido realizando a lo largo del tiempo (y que ya hemos mencionado), el PGC PYMES también ha incorporado novedades que permiten:

• Prestar una mayor atención a la sostenibilidad, con directrices para registrar e informar sobre factores medioambientales, sociales y de gobernanza (ASG) en los estados financieros y saber cómo impactan en las personas y el entorno.
• Adoptar normas internacionales de contabilidad para mejorar la coherencia de la información financiera y facilitar las operaciones a nivel internacional.

Por lo tanto, estas normas lo que hacen es garantizar que, aunque las pymes apliquen un sistema contable más simple, seguirá siendo igualmente válido y coherente con el marco general.

Información de cuentas anuales, balance y memoria

Las cuentas anuales son los documentos que resumen toda la información financiera de la empresa. Su finalidad es mostrar una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos durante el año.

Las cuentas anuales se hacen con el cierre del ejercicio contable todos los años y tienen que:

• Redactarse de forma clara y comprensible.
• Ser fiel a la imagen real del patrimonio, situación financiera y resultados.
• Aportar información relevante y fiable para terceros.

Según esto, las cuentas anuales que debe elaborar y presentar a nivel general cualquier empresa son:

• El balance.
• La cuenta de pérdidas y ganancias.
• El estado de cambios en el patrimonio neto.
• El estado de flujos de efectivos.
• La memoria.

Para las pymes, existen algunas simplificaciones: 

• El estado de cambios de flujos de efectivo y del patrimonio neto son voluntarios.
• La memoria puede presentarse en versión abreviada, prescindiendo de los subgrupos, los epígrafes, las partidas y los apartados de información de las operaciones no están dentro del PGC PYMES. Pero, si las realizas fuera del PGC PYMES, deberás reflejarlas en las cuentas anuales y en la memoria.

Lo que sí continúa siendo obligatorio es su presentación en el Registro Mercantil, como ya te comentamos en nuestro artículo ¿Es obligatorio presentar las cuentas anuales?

Cuadro de cuentas del Plan General Contable para pymes

El cuadro de cuentas es la herramienta práctica del PGC PYMES que organiza todas las operaciones económicas en grupos y subgrupos.

La principal diferencia respecto al PGC general es que:

• El PGC normal recoge las cuentas en nueve grupos.
• El PGC PYMES tiene solo siete: se eliminan los grupos 8 y 9 (gastos e ingresos imputados al patrimonio neto).

Por lo tanto, el cuadro de cuentas queda de la siguiente forma:

Grupo 1: Financiación básica.

Grupo 2: Inmovilizado.

Grupo 3: Existencias.

Grupo 4: Acreedores y deudores por operaciones de tráfico.

Grupo 5: Cuentas financieras.

Grupo 6: Compras y gastos.

Grupo 7: Ventas e ingresos.

Aquí es donde se muestra la simplificación de la operativa que ofrece este plan porque las pymes no necesitan reflejar con tanto detalle operaciones complejas vinculadas al patrimonio neto.

En cuanto a las subvenciones, donaciones y legados que se corresponden con los grupos 8 y 9 (los grupos eliminados) y suponen un incremento de patrimonio, ahora se van a registrar contablemente de manera gradual como parte del resultado de la cuenta PyG.

Así, este cuadro de cuentas te permitirá trabajar con un plan contable más sencillo y reducido, pero sin perder información relevante de tu actividad económica.

Definiciones y relaciones contables: libro de ingresos y gastos

Este último bloque es como un manual de uso del cuadro de cuentas, que tiene que como objetivo:

• Definir el contenido de cada cuenta y subcuenta.
• Indicar qué movimientos generan cargos y abonos.
• Explicar cómo se relacionan unas cuentas con otra.

Para las pymes, este apartado es especialmente útil porque se centra en las operaciones más habituales: ventas, compras, gastos de explotación, tributos, nóminas o financiación básica.

Además, también facilita llevar un libro de ingresos y gastos más claro y ordenado, e identificar un subgrupo de cuentas cuando sea necesario.

Por ejemplo:

Además de las definiciones, el plan incluye las relaciones contables, que muestran de forma práctica cómo se utilizan las cuentas: qué movimientos generan cargos y abonos, cómo se enlazan entre sí y cómo se trasladan finalmente al resultado del ejercicio.

De esta manera, las definiciones y relaciones contables consiguen que la contabilidad de las pymes se organice de forma coherente y comparable, y también se asegura de que todos los registros contables se ajusten a un mismo criterio.

¿Cuáles son los beneficios del Plan General de Contabilidad de pymes?

Aplicar el PGC PYMES además de ayudarte a cumplir con la normativa, también te aporta beneficios prácticos en tu negocio, por ejemplo:

• Menor carga administrativa por eliminar operaciones poco frecuentes en pymes. También se reducen el número de asientos y obligaciones contables.
• Ahorro de tiempo y costes: es la consecuencia de tener registros más directos y con menos obligaciones, y facilitar la gestión interna.
• Más claridad y transparencia financiera: la información financiera resulta más sencilla de elaborar e interpretar, tanto para el propio empresario como para terceros.
• Comparabilidad y fiabilidad: al mantener la misma base que el PGC general, es más sencillo comparar resultados entre diferentes ejercicios y empresas.
• Cumplimiento de la norma garantizado: te asegura que la contabilidad de tu empresa se ajusta a la normativa española y a los criterios europeos, evitando sanciones o rechazos de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
• Facilita el acceso a financiación: los estados contables claros y homologados mejoran la credibilidad y la confianza frente a bancos y potenciales inversores.

Con todo esto, lo que queremos decir es que el PGC PYMES ofrece a las pequeñas y medianas empresas un marco contable más ágil y económico, sin renunciar a la seguridad jurídica ni a la transparencia de su información financiera.

Preguntas frecuentes sobre el Plan General Contable pymes

Después de leer este artículo, seguramente te hayan surgido algunas preguntas más. Vamos a contestarlas.

¿Es obligatorio para todas las pymes seguir el PGC?

Sí, el PGC es obligatorio para todas las empresas en España.

Ahora bien, lo que es voluntario es aplicar el PGC PYMES y solo si cumples con los criterios exigidos: menos de 50 empleados, menos de 5 millones de euros de activo y menos de 10 millones de euros de cifra de negocio.

Pero, aunque el PGC PYMES sea voluntario, sí es muy recomendable por todos las ventajas que indicamos en el punto anterior: simplicidad, agilidad en la operativa, transparencia, etc.

¿Qué errores comunes se cometen al aplicar el Plan General de Contabilidad de pymes?

A la hora de aplicar el PGC PYMES, se suelen repetir algunos errores, tales como:

• Aplicar mal los requisitos de acceso pensando que solo necesitas cumplirlos en un solo ejercicio: la ley exige 2 años seguidos.
• No actualizar la contabilidad a las últimas reformas del PGC (2016, 2021) y seguir los antiguos criterios.
• Confundir el PGC PYMES con un sistema diferente: ya sabemos que es el PGC general, pero simplificado.
• No elaborar las cuentas anuales correctamente: que el modelo esté simplificado no te exime de hacer las cuentas anuales y depositarlas en el Registro Mercantil.
• Clasificar mal las subvenciones y donaciones, porque en el PGC PYMES se registran como ingresos graduales en la cuenta de pérdidas y ganancias, no en los grupos 8 y 9.

Evitando caer en estos errores será más difícil que tengas alguna sorpresa con Hacienda o el Registro Mercantil.

¿Cada cuánto se actualiza el Plan General Contable para pymes?

Aunque el Plan General Contable para pymes sea flexible y pueda adaptarse a los cambios de la economía y las empresas, esto no quiere decir que esté modificándose cada dos por tres. Todo lo contrario.

El PGC PYMES no se actualiza de forma periódica, sino cuando así lo exijan:

• Los cambios en la normativa contable internacional (NIIF-UE).
• Las nuevas directivas europeas en materia de cuentas anuales y sostenibilidad.
• Las reformas del propio Plan General de Contabilidad español.

Hasta el momento, las principales actualizaciones han sido en:

• 2016 para adaptarse a la directiva europea.

• 2021 para ajustar los criterios de ingresos, arrendamientos y presentación.

En los próximos años está previsto que se produzcan nuevas adaptaciones relacionadas con la Diligencia Debida de las Empresas en Materia de Sostenibilidad (CSDDD), que obligará a incluir información no financiera en las cuentas anuales. Pero por el momento, solo es una previsión.

Para finalizar, solo recordarte que en el ejercicio de tu actividad empresarial necesitas tener el control de las operaciones diarias y, sobre todo, que se te facilite y agilice la gestión financiera.

Por eso, en Billin, queremos ayudarte con nuestro software de administradores de empresas para que puedas ahorrar tiempo y quebraderos de cabeza en el momento de la contabilización y el cierre.