¿Es obligatorio presentar las cuentas anuales?

¿Has presentado las cuentas anuales del ejercicio?, si aún no lo has hecho, ¡ten cuidado!, ya que, la Ley obliga a los administradores a inscribirlas en Registro Mercantil para su publicación y podrían sancionarte. Si quieres saber más sobre este sigue leyendo y te daremos toda la información.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales reflejan la imagen fiel del patrimonio de una sociedad limitada o anónima, su situación financiera y el resultado del ejercicio al que correspondan.

Se exige que la contabilidad de cada ejercicio refleje con claridad y exactitud la masa patrimonial de una empresa, y que tanto el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias como la Memoria, se redacten de forma que su lectura refleje la situación económica de la empresa y la trayectoria de sus negocios.

Como hemos comentado, la Ley obliga a los Administradores a presentar dichas Cuentas en el Registro Mercantil para su inscripción y publicación, de forma que un tercero pueda acceder y conocer la situación financiera de la empresa.

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➨ Si tienes cualquier duda sobre las cuentas anuales o de como hacerlas correctamente utiliza los comentarios para dejar tu pregunta. Nuestros especialistas responderán a todas las cuestiones.

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¿Cuándo se presentan las Cuentas Anuales?

Las cuentas anuales las presentan las sociedades mercantiles, y serán los administradores quienes, en un plazo máximo de 3 meses a partir del cierre, tendrán para realizarlas e inscribirlas.

El plazo para la presentación de las cuentas anuales es un mes después de la aprobación de la Junta General Ordinaria, como máximo el 30 de julio del año siguiente al ejercicio a presentar.

Estas deberán ir firmadas por el propio empresario si es un comerciante individual, en caso de sociedades colectivas o comanditarias serán los socios ilimitadamente responsables de la deuda social, y el resto de las sociedades mercantiles lo hará el administrador.

Estas cuentas se presentan en el Registro Mercantil, bien en formato papel o digital, nunca en ambas modalidades.

¿Quién no está obligado a presentar las Cuentas Anuales?

El código de Comercio exime de presentar dichas cuentas anuales a los empresarios individuales, mientras que las sociedades colectivas o comanditarias, las sociedades limitadas, anónimas, comanditarias por acciones, de garantía recíproca, fondos de pensiones, sí tendrán la obligación de dar publicidad a sus cuentas anuales.

El Registrador realizará un asiento de presentación, una calificación registral y un asiento de depósito.

En un plazo máximo de 15 días desde su presentación, el Registrador calificará lo siguiente:

• Que son los documentos exigidos por Ley
• Que la Junta General ha aprobado las cuentas
• Que consten las firmas obligatorias
• Que estén correctamente presentadas
• Si se presenta de forma telemática, los datos deben coincidir con los de la solicitud

Si la calificación de las cuentas resulta favorable, se recogerá en el Libro de depósito de cuentas, y si fuese desfavorable, el Registrador informará de las causas por las que no las inscribe, y dará dos meses para la subsanación de los defectos que hayan surgido.

¿Cuáles son las 5 cuentas anuales?

• El balance

Será el documento contable que refleja la imagen fiel de la empresa en un momento determinado, el cual, nos informará del activo (lo que posee), pasivo (las deudas) y patrimonio neto (la diferencia entre el activo y el pasivo)

• Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Es el resumen de todos los ingresos y gastos que hayan incurrido en una sociedad durante un ejercicio fiscal, de esta forma, conoceremos el resultado de dicha cuenta, pudiendo resultar beneficios o pérdidas.

• Estado del cambio del patrimonio neto.

Este documento contable nos informará de las variaciones que sufran los distintos elementos que componen el patrimonio en un momento determinado.

• Estado de flujos efectivos

Solo para empresas que presenten balance abreviado

• Memoria

En este documento contable, se reflejarán los logros, resultados, hechos y objetivos de interés para los accionistas, además de complementar el balance y la cuenta de resultado con datos cualitativos y cuantitativos.

El depósito de las cuentas ofrece a la empresa una imagen de profesionalidad, transparencia y fiabilidad, consiste en vender la imagen de la empresa en otro tipo de mercados, donde no están los clientes, como sería el mercado de proveedores, bancos o entidades aseguradoras.

La utilidad de las cuentas nos ayudará a dejar constancia de una determinada contabilidad quedó efectivamente depositada, de forma que no podrá ser ya modificada.

Son un elemento para argumentar y acreditar un despido objetivo por causas económicas, ya que, en este caso el empresario, tendrá que acreditar la situación económica real de la empresa, también se usan en caso de despido colectivo, un ERTE, suspensión de contratos o reducción de jornada.

Documentos para presentar con las Cuentas Anuales

Los documentos como mínimo que tendremos que presentar en el Registro Mercantil, tanto si cogemos el formato electrónico como otro cualquiera, serán:

• Instancia del obligado
• Hoja de datos identificativos
• Certificación de aprobación
• Las cuentas anuales
• Informe medioambiental
• Informe de participación propia

Sanciones por no presentar las Cuentas Anuales

La Ley sancionará el incumplimiento de esta obligación por parte de los administradores, ya sea sociedad anónima como limitada.

La falta de presentación imposibilita la inscripción en el Registro de cualquier otro documento, cerrando el asiento de la empresa, es decir, una vez transcurrido un año desde el cierre del ejercicio, no podrás inscribir ni un aumento de capital, ni una modificación en los estatutos sociales.

Los Registradores emitirán una vez al año el listado de empresas que no hayan cumplido dicha obligación, comunicándolo al Ministerio de Economía y Hacienda, de esta manera, la Administración conocerá quien no ha cumplido con su obligación.

En el artículo 221 de La Ley de Sociedades, se prevé, que la Administración pueda abrir un procedimiento sancionador contra dicha sociedad, por la no presentación de las Cuentas Anuales.

Tenemos que tener en cuenta, que la importancia de las cuentas anuales está más allá de la obligatoriedad, ya que, su funcionalidad será el reflejo de la imagen de la empresa como requisito para el ejercicio de derecho y acciones.

Las sanciones pueden rondar desde 1.200 euros hasta 60.000 euros que vienen reguladas en la Ley de Sociedades de Capital.

Insistimos en la importancia que tiene presentar las cuentas anuales, ya que, son un instrumento para ofrecer al mercado la imagen que una compañía profesional quiere ofrecer, y construyen un medio de prueba que nos ayudará en procedimientos administrativos y judiciales que la empresa tenga que afrontar.