¿Qué son las series de facturación?

Cuando necesitamos crear una factura, uno de los requisitos que debe tener para que se considere correctamente emitida es que debe incluir una numeración de referencia única que la identifique. 

Pero, esta enumeración no es aleatoria, sino que se va generando de manera continua y correlativa con cada factura que se crea. Esta continuación es lo que se llama una serie de facturación.

¿Cómo funcionan las series de facturas? 

Como hemos dicho, cada factura debe tener una numeración única para ella que sirve para identificarla y evitar duplicados.

Esta numeración consta de 2 partes:

• La serie: es una parte de la numeración que puede constar de letras y números, es como un código que permanece fijo durante toda la numeración y que puede estar al inicio o al final de la misma.
• El número de la factura: es la parte variable de la numeración que va cambiando de forma ordenada y progresiva según se van generando facturas. 

Por ejemplo, una factura podría tener la siguiente numeración AB1-005, en donde AB1- corresponde a la serie y 005 es el número que va modificándose con cada nueva factura.

Otro ejemplo de serie podría ser 0125-REP25. En este caso, el número sería 0125 mientras que la serie sería REP25.

En cualquier caso, ya sea al principio o al final, la serie no variará mientras se continúen realizando facturas bajo esa numeración. Siguiendo el primer ejemplo, las siguientes facturas tendrían la numeración AB1-006, AB1-007, AB1-008, etc.

¿Cuándo utilizar diferentes series de facturación?

Para los autónomos y las pymes, la facturación es una metodología de contabilidad impuesta por nuestro sistema tributario, es decir, es algo que se tiene realizar de manera obligatoria cumpliendo una serie de normas que no admiten cambios. 

En principio, el número de las facturas nos permite tener una contabilidad ordenada, pero si nuestro negocio tiene diferentes productos o líneas de negocio, y queremos diferenciarlo en contabilidad para que sea más sencillo la elaboración de informes detallados, la manera más simple de hacerlo es con las series de facturación.

Esto es porque nos permite tener diferentes series para identificar las facturas según pertenezcan a uno u otro producto o servicio.

Por ejemplo, si tu negocio fuese de arquitectura interior y tuvieras 3 tipos de servicio, cada uno podrá tener una numeración diferente que mantenga sus facturas identificadas y ordenadas cronológicamente, esto es:

• RFM25: para las obras de reforma realizadas durante el año 2025.
• DECO25: para los servicios de decoración del 2025.
• ARTD25: para las ventas de artículos de diseño que hagan en 2025.

Entonces, si viésemos algunas de las facturas emitidas por orden cronológico durante el año podríamos ver algo así como:  

• El 31 de enero:
  • RFM25-002.
  • ARTF25-015.
  • ARTF25-16.
  • DECO25-013.
• En 1 de febrero:
  • ARTF25-17.
  • DECO25-014.
  • DECO25-015.
  • RDM25-003.
  • ARTF25-018.

De esta forma, en contabilidad, cada una de las líneas de negocio tiene su propia numeración con la que identificar sus facturas y se facilitará enormemente, después, los informes de ingresos para los estudios de rentabilidad.

Otra característica que tienen las series de facturación de una empresa es que son únicas e inamovibles. 

El Real Decreto 1619/2012 es el Reglamento de Facturación en donde se establecen, entre otras cosas, las condiciones que se deben de cumplir para poder tener diferentes series de facturas en una empresa. En concreto, el art.6 es donde se explican los supuestos en los que sí es posible crear una nueva serie de facturación.

A continuación, te vamos a explicar otros casos en los que puede suceder esto.

Facturas rectificativas

Como ya sabemos, cuando nos equivocamos al realizar una factura, no podemos modificarla y enviarla de nuevo en la misma serie de facturación y, menos aún, con el mismo número de identificación porque no solo crearía:

• Una irregularidad en la base de datos de la Agencia Tributaria que, multiplicada por los millones de casos potenciales que podrían darse, colapsaría el sistema en general.
• Un problema de incompatibilidad con respecto a lo que tendrían registrados clientes o proveedores por la duplicidad, además de los riesgos de confusión contable sino una.

Para eso solucionar esto, se han creado las facturas rectificativas, que son facturas que hacen referencia a otras anteriores con el fin de rectificar algunos de sus datos. Las facturas rectificativas, por lo tanto, llevan su propia serie de facturación independiente.

Procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa

Hay situaciones en la facturación en las que el Estado ha querido diferenciar claramente la naturaleza de la creación de las facturas para que se distingan las series de facturación derivadas de:

• Un trabajo profesional.
• O de aquellos movimientos o acciones que se identifican como «procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa», como sería, por ejemplo, una subasta judicial.

Entonces, según se indica en el reglamento de facturación, cualquier situación que esté dentro de este supuesto llevará su propia serie de facturación y, por tanto, no podrá mantenerse en la continuidad natural de las series de facturación de nuestra actividad profesional.

Facturas emitidas por el destinatario de la operación o un tercero

Este tercer supuesto en el que es posible utilizar series de facturación diferentes, se produce cuando las facturas son emitidas por el destinatario de la operación o por un tercero.

La mayoría de los casos tienen que ver con operaciones en las que hay intermediarios que consiguen comisiones.

No obstante, para que en esta situación se puedan utilizar series de facturación distintas, tienen que darse dar ciertas condiciones:

• Que haya un acuerdo previo por ambas partes.
• Que el destinatario remita copia.
• Que el empresario acepte la factura.

Series de facturación opcionales

Las series de facturación que acabamos de ver junto con la propia del trabajo diario, son series de facturación obligatorias. Pero, también hay casos en los que se puede utilizar, de de manera opcional (aunque recomendable), una serie de facturación alternativa.

Para poder crear estas nuevas series de facturación, tienen que darse ciertas condiciones:

• Existir razones que justifiquen realmente la nueva serie de facturación.
• Poder relacionarse con distintos establecimientos de una misma empresa o profesional.
• Poder aplicarse cuando las operaciones o las líneas de negocio son distintas entre una serie de facturación y otra (como vimos en nuestros ejemplos del inicio).

Quizás también te interese conocer que es la dirección de facturación.

Saber cómo numerar facturas es algo que puede estar muy bien para gestionar un negocio de forma eficiente. Con Billin, el programa de facturación, puedes hacerlo de forma sencilla y rápida.

Ventajas de las series de facturación

Aunque a lo largo del artículo hemos podido ver algunas ventajas, vamos a recopilarlas todas para que puedas todo más claro y facilitarte la decisión de crear o no series de facturación.

• Organización y claridad: porque te permite diferenciar claramente las facturas según la actividad, el establecimiento o el tipo de factura (ordinaria, rectificativa) y las puedes identificar en los registros contables.
•  Control y seguimiento: hace que tengas un mejor control de las ventas y los ingresos, sobre todo si tienes diferentes líneas de negocio o establecimientos. También permite encontrar errores irregularidades en la facturación más rápido.
• Gestión fiscal: agiliza las gestiones de tus obligaciones al separar fácilmente los ingresos y los gastos por actividad o por establecimiento. También hace más sencilla la elaboración de informes y las declaraciones fiscales.
•  Facilidad de análisis: con ellas es mucho más sencillo determinar la rentabilidad de cada línea de negocio o establecimiento y tomar mejores decisiones.
• Cumplimiento normativo: con ellas cumples las normas de la Agencia Tributaria sobre la numeración de todas las facturas, evitando sanciones.
• Diferenciación de facturas rectificativas: con las series de facturación es mucho más fácil identificar las facturas rectificativas, puesto que tiene su propia serie.

Preguntas frecuentes sobre las series de facturas

Vamos a ver ahora algunas respuestas a preguntas frecuentes sobre las series de facturación y cómo las utilizamos.

¿Cuántas series de facturas puedo tener?

No hay un límite expreso, pero sí tienes que tener en cuenta que deben estar justificadas, bien porque las que necesites para cumplir con la normativa, cuando tu negocio lo necesite, como ocurre con las facturas rectificativas, o porque tienes varios establecimientos o líneas de negocio que quieres diferenciar. 

En cualquier caso, tengas las que tengas, siempre tienen que estar debidamente justificadas por si la Agencia Tributaria te lo pide.

¿Las series también se aplican a la facturación electrónica? 

Sí, las series de facturación también se pueden aplicar cuando tienes la facturación electrónica. Además, como el uso de la factura obligatoria va a ser obligatoria para todos los negocios, cuando elijas tu programa de facturación y gestión, asegúrate de que permite la creación de series de facturación como la serie para la factura rectificativa.

Así se indica también el Real Decreto 1496/2003.