Digitalizar y escanear facturas para no perderlas

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Escanear facturas para contabilizar
Laura Peña
Escrito por Laura Peña
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Si quieres tener una forma más eficiente de contabilizar, almacenar y no perder las facturas, nosotros te explicamos cómo digitalizar facturas de forma legal.

¿Es legal digitalizar facturas?

Sí y con la digitalización de las facturas conseguimos, mediante aplicaciones de escaneo, convertir la imagen de un papel en un formato digital que esté autorizado por la Agencia Tributaria.

En la orden EHA/962/2007 del 24 de octubre de 2007 se recoge el procedimiento de homologación de los software que crean un formato con validez legal.

¿Es necesario que las facturas estén en papel?

En el caso de que la empresa, no posea una aplicación de digitalización certificada, tendremos la obligación de guardar la factura en formato papel durante un mínimo de cinco años.

Sin embargo, en el caso de sí contar con una digitalización certificada por la Agencia Tributaria, se podría destruir el papel físico.

Este formato con validez legal se refiere al cumplimiento de una serie de requisitos que demuestren la continuidad del proceso, evitando futuras manipulaciones y asegurando una calidad en la imagen.

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¿Cómo es el proceso de escanear facturas para contabilizarlas?

Actualmente las empresas y autónomos usan programas que les permite escanear y digitalizar facturas gratis, de manera que evitemos tener que guardar esas facturas en formato papel y ahorrarnos tiempo en su contabilidad.

Veamos lo que es el Sistema de Reconocimiento Óptimo de Caracteres (OCR) y las ventajas que aporta a nuestra gestión empresarial.

¿Qué es un OCR (Sistema de Reconocimiento Óptimo de Caracteres)?

El OCR es una tecnología que nos permite visualizar el documento a través de un reconocimiento de caracteres, que hacen la misma función que el ojo humano.

Es decir, el OCR permite convertir algunos documentos a modo digital, reconociendo los números y letras que aparezcan en el formato papel.

Con esta tecnología se consigue ahorrar tiempo, ya que, no habrá que traspasar los datos de uno en uno, sino que los procesará por ti.

La principal ventaja de esta digitalización es poder registrarlos y contabilizarlos para la presentación de los futuros impuestos.

Veamos de forma resumida todas las ventajas de esta tecnología OCR:

  • Se consigue el registro contable de forma automática.
  • Control absoluto sobre los documentos.
  • Reducimos el espacio de almacenamiento.
  • Agilidad en los procesos administrativos.
  • Mayor seguridad sobre la documentación empresarial.
  • Mejoría en el control de los gastos innecesarios.

¿Qué programas utilizamos para digitalizar facturas?

Escanear facturas para contabilizar es el método más seguro, siempre que se escoja la empresa adecuada.

El proceso de digitalizar facturas debe seguir los siguientes pasos:

  1. Recoger la documentación física
  2. Preparar dichos documentos llevando a cabo una clasificación
  3. Escanear y digitalizar, convirtiendo el formato papel en una imagen digital con una aplicación de alta resolución
  4. Que contenga la tecnología OCR para conseguir reconocer las letras y caracteres sobre la imagen
  5. Conseguir la validación
  6. Poder exportar esos datos a formatos estándar, como txt, pdf, xml, etc.

En la red podemos encontrar numerosos programas de facturación digital, entre ellos destacamos los siguientes:

Billin: es un programa de facturación que nace para simplificar las tareas administrativas diarias de un autónomo o pyme, desde la creación y envío de las facturas hasta la gestión comercial de las mismas.

Con la app de Billin puedes crear y enviar facturas, escanear facturas o tickets desde tu móvil, un mayor control sobre tus ingresos y gastos, ya que, podrás conectarte desde cualquier lugar, seleccionar la plantilla de factura que más se ajuste a tu imagen corporativa y programar facturas recurrentes.

Anfix: es una aplicación que tiene certificada la digitalización de facturas con la administración, de manera, que solo tendrás que crear el archivo digital dentro del programa para enviar una factura FACe.

Te permite guardar y almacenar las facturas en un sitio seguro, de manera que no pierdas ningún documento importante.

Contarapid: es un software para asesorías que contabiliza automáticamente las facturas emitidas y recibidas mediante el OCR, reconociendo los datos de la factura de forma automática y generando el asiento contable correspondiente para ser exportado al programa de contabilidad.

Con este programa consigues digitalizar tu proceso contable.

Pixelware: es una aplicación que gestiona la recepción las facturas de los proveedores con la tecnología OCR, consiguiendo extraer sus datos para su procesamiento electrónico, obteniendo copias digitales adaptadas a la normativa de la Agencia Tributaria.

Contiene un proceso de validación que coordina a los diferentes departamentos que intervienen en su aprobación.

Con esta digitalización certificada podrás destruir todos los formatos en papel, para conservarlas en formato electrónico con validez fiscal y legal.

¿Es positivo digitalizar facturas?

En conclusión, la Administración ha conseguido dar un gran paso hacia la digitalización de las pymes y autónomos, permitiendo la destrucción de las facturas en papel, para poder conservarlas en formato digital, que tendrá un valor jurídico pleno.

Esto supone un gran avance en la gestión de las facturas y el control documental, consiguiendo a corto plazo un ahorro en los costes, espacios y recursos.

Se mejora el almacenamiento y colocación de las facturas, facilitando su acceso de forma muy sencilla y desde cualquier lugar, aportando unas funcionalidades que anteriormente el mercado no tenía.

También tiene un impacto ambiental en el caso de hacer facturas electrónicas directamente, ya que se generan directamente en los programas de facturación y no es necesario imprimir el documento

 

 

 

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Sobre el autor

Laura Peña

Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager y redactora de contenidos en el blog de Billin. Soy una apasionada del marketing y como autónoma, quiero conocer todo sobre el emprendimiento y el growth empresarial. ¡Si tienes cualquier duda déjame tu comentario más arriba!