Libro de sociedades

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Pedro González
Escrito por Pedro González
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En este artículo, vamos a aprender cuáles son los libros obligatorios que debe tener cualquier sociedad mercantil, teniendo en cuenta la distinta legislación vigente.

Legislación mercantil

Estos libros están enfocados a recoger todas las Actas de reunión de los socios, acuerdos aprobados, etc.

Libro de Actas

En él, se recogerán todos los acuerdos adoptados en Junta General o Especiales, cambios en el órgano de administración, donde se indicarán los asistentes, la convocatoria, los asuntos que se hayan tratado, las votaciones y los resultados.

Quedarán recogidas todas las reuniones convocadas para la toma de cualquier decisión que sea relevante para la sociedad mercantil.

Libro de Registro de socios

Este libro, se encarga de recoger a cada uno de los socios que tiene la empresa, es decir, indicando sus datos identificativos, su participación y cualquier cambio que pueda influirle.

Para las Sociedades Limitadas, las Limitadas Laborales y las de garantía recíproca será obligatorio el libro de Registro de socios.

Para las Sociedades Limitadas Unipersonales será obligatorio el libro de la Sociedad, ya que, al ser un único socio deberá registrarlo en este.

Para las Sociedades Anónimas, las Sociedades Anónimas Laborales y Sociedades Comanditarias de Acciones será obligatorio el libro de registro de acciones nominativas.

Legislación contable

En el artículo 25 del Código de Comercio, se indican los libros contables obligatorios, que son, el libro Diario y el libro Inventario y Cuentas anuales

Libro diario

En este libro se registrarán todas las operaciones comerciales diarias que realice una empresa de forma cronológica.

Este registro de operaciones tendrá un formato contable, por lo que se requerirá un grado de conocimiento en tareas de contabilidad, no solo para su llevanza, sino para su interpretación.

Cada ejercicio se realizará en un libro Diario distinto, que normalmente coincide con el año natural, comenzará con un asiento de apertura y un asiento de cierre al finalizar el ejercicio.

Libro de inventarios y Cuentas Anuales

Este libro está formado por varios informes, nos darán información de la situación de la empresa y el Inventario final de la empresa.

Los informes contables que contienen las Cuentas Anuales son:

  • Balance de situación: nos emite una información empresarial de la situación de la empresa en un determinado momento.
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias: estará formada por los ingresos, gastos y resultado.
  • Estado de cambios en el patrimonio neto.
  • Memoria explicativa del ejercicio.
  • Estado de flujos de efectivo (para algunas empresas).
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Para poder llevar una contabilidad formalizada y darle cumplimiento al Plan General de Contabilidad, necesitaremos llevar también el Libro Mayor, aunque no es obligatorio, recogerá la misma información que el Libro Diario, pero con otro formato diferente.

Legislación fiscal

Todas las empresas que estén sujetas a IVA tendrán que llevar los siguientes libros fiscales:

Libro de IVA

  • Libro de facturas emitidas, estará formada por todas las facturas que hayas emitido a tus clientes.
  • Libro de facturas recibidas, estará formado por todas las facturas recibidas de nuestros proveedores y acreedores.
  • Libro de Bienes de Inversión, donde se registrarán los bienes de inversión, identificando las facturas y documentos de aduanas de cada bien y su fecha de adquisición, para proceder a las deducciones que le corresponda.
  • Libro de Operaciones Intracomunitarias, aquí registraremos las operaciones realizadas con clientes o proveedores de la Unión Europea.

Todos estos libros, no son más que un registro de ingresos y gastos.

¿Cómo se legalizan los libros obligatorios?

La legalización de los libros consiste en la presentación de los mismos ante el Registro Mercantil de la provincia, donde corresponda el domicilio de la sociedad, cuyo libro se diligenciará para que no pueda ser manipulado posteriormente.

Para los libros con formato digital, el Registrador los legalizará mediante certificación electrónica y huella digital.

A partir del año 2014, con la entrada en vigor de la Ley 14/2013 de apoyo a emprendedores y a su internacionalización, hará obligatorio el formato digital, para proceder a legalizar los libros obligatorios para los ejercicios iniciados a partir del año 2014.

Estos libros digitales, deben presentarse en la plataforma del registro con dirección electrónica. Se crea el programa Legalia 2014 para ayudarte a generar el formato de los libros electrónicos.

Habrá un plazo de tres meses desde el cierre del ejercicio para poder presentar los libros obligatorios, como la mayoría de las sociedades tienen el cierre del ejercicio a 31 de diciembre, el plazo para presentar los libros será hasta el 30 de marzo.

La legalización de los libros contables, se podrán presentar hasta cuatro meses después del cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30 de abril.

Para la presentación de las Cuentas Anuales tendremos un plazo de un mes desde la aprobación de la Junta General, que normalmente será a los seis meses del cierre, es decir, el 30 de junio del siguiente año, por tanto, las cuentas se tendrán que presentar antes del 31 de julio de ese mismo año.

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Sobre el autor

Pedro González

Pedro González

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