Billin vs Excel para facturación en 2025: ¿por qué ya no es suficiente con una plantilla?

Durante años, miles de autónomos y pequeñas empresas han utilizado Excel para hacer facturas por su simplicidad y bajo coste.

Solo hacía falta una plantilla, unos datos básicos y listo. 

Pero dentro de poco tiempo, la cosa va a cambiar y este sistema tradicional ya no cumplirá con los requisitos legales ni con las necesidades operativas del día a día. La entrada en vigor de nuevas normativas sobre factura electrónica, la necesidad de automatización y el control fiscal más estricto harán que Excel se quede atrás. 

En este contexto, soluciones como Billin permiten facturar de forma ágil, segura y cumpliendo con la ley.

¿Es legal usar Excel para hacer facturas en 2025?

Técnicamente, sí es legal usar Excel para hacer facturas en 2025, siempre que cumplas con los requisitos formales establecidos por el Reglamento de facturación. 

Es decir, que las facturas incluyan todos los datos obligatorios (datos de emisor y receptor, fecha, número de factura, desglose de impuestos, etc.), estén numeradas correlativamente y se conserven durante al menos 4 años. 

Pero la pregunta más importante en 2025 ya no es si es legal, sino si es válido y seguro frente a la nueva legislación vigente.

Aunque Excel ha sido una herramienta útil durante años, no cumple con las exigencias de las leyes recientes en materia de facturación digital. 

Es decir, puede ser legal, pero ya no es suficiente, porque en 2025, dos normativas clave cambian el panorama completamente:

1. Ley Antifraude 

La Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude, prohíbe expresamente el uso de programas de contabilidad o facturación que permitan alterar o borrar registros sin dejar rastro. 

El objetivo es evitar la evasión fiscal mediante la manipulación de facturas o ingresos. Y aquí es donde Excel falla: al tratarse de una herramienta genérica, no garantiza la inalterabilidad ni trazabilidad de las facturas. 

Cualquiera puede modificar un archivo Excel sin dejar constancia, lo que incumple los principios de integridad exigidos por esta ley.

A partir del 1 de enero de 2026, para las empresas, y el 1 de julio de 2026 para autónomos, será obligatorio usar un software verificado que garantice el cumplimiento de estos requisitos técnicos. 

Excel, al no ser un software certificado, no podrá usarse como herramienta principal para facturar si quieres evitar sanciones.

¿Quieres saber más? ➡️ Ley Antifraude 2025 para autónomos y pymes.

2. Ley Crea y Crece 

La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, introduce la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las operaciones entre empresas y autónomos. 

Si bien su aplicación es progresiva, en 2025 ya afecta a empresas con facturación superior a 8 millones y la ley exige que las facturas se emitan en formato electrónico, a través de plataformas que permitan su envío, validación y seguimiento digital.

Excel no es compatible de forma nativa con los estándares de factura electrónica (como Facturae o formatos estructurados con firma digital), por lo que requiere procesos adicionales (como convertir archivos, firmar digitalmente, usar portales externos) que añaden carga de trabajo y riesgo de errores.

Te puede interesar ➡️ Ley Crea y Crece: regulaciones y novedades clave 2025.

Entonces, ¿puedo seguir facturando con Excel?

Solo si eres un autónomo o pequeña empresa que emite facturas y todavía no estás obligado a usar factura electrónica, aunque lo estarás a partir de 2026, y, aun así, estás asumiendo un riesgo. 

Pero la normativa va hacia una digitalización total y Excel no está diseñado para cumplirla.

En cambio, herramientas como Billin pronto estarán adaptadas a la Ley Antifraude, generarán facturas electrónicas válidas y asegurarán trazabilidad, integridad y cumplimiento automático con Hacienda. 

Además, simplifican todo el proceso sin necesidad de conocimientos técnicos ni instalaciones adicionales.

Las limitaciones de usar Excel para hacer facturas hoy en día

Aunque durante mucho tiempo fue una solución práctica y económica, en 2025 usar Excel para hacer facturas se ha convertido en una opción desfasada y llena de limitaciones. 

A simple vista, puede parecer que una hoja de cálculo basta para emitir una factura, pero en la práctica, este método presenta múltiples inconvenientes que afectan la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento legal.

Alto riesgo de errores humanos

Las plantillas de Excel requieren introducir todos los datos manualmente: cliente, NIF, concepto, importe, IVA… Esto no solo consume tiempo, sino que incrementa considerablemente la posibilidad de cometer errores. 

Un cambio mal hecho en una fórmula, un número duplicado o una fecha incorrecta puede derivar en problemas contables o, peor aún, en sanciones por parte de Hacienda.

Además, la validación de los datos depende completamente del usuario. No hay alertas si falta información clave, si el NIF es incorrecto o si el número de la factura no sigue la numeración obligatoria.

Pronto dejará de cumplir con los requisitos legales 

Como ya vimos, tanto la Ley Antifraude como la Ley Crea y Crece exigen medidas de seguridad y trazabilidad que Excel no podrá garantizar por sí solo. Las hojas de cálculo no tienen un registro de auditoría, ni control de accesos, ni protección frente a manipulaciones indebidas.

En otras palabras: cualquier persona puede modificar una factura en Excel sin dejar rastro, lo cual contraviene directamente la normativa antifraude vigente en España y se vuelve especialmente crítico en 2026, con la obligatoriedad creciente del uso de software certificado.

Sin trazabilidad ni control de cobros

Al enviar una factura en PDF por correo desde una plantilla de Excel, no sabes si el cliente la ha recibido, leído o pagado. Tampoco puedes hacer un seguimiento automatizado del estado del cobro, ni recibir notificaciones por impago o vencimiento. 

Todo el proceso queda desconectado, lo que se traduce en una gestión manual, propensa a olvidos y a errores administrativos.

En cambio, con herramientas como Billin, puedes saber cuándo el cliente ha abierto la factura o programar recordatorios automáticos de pago.

Falta de seguridad y respaldo de la información

Los archivos Excel suelen almacenarse en carpetas locales o enviarse por correo electrónico. Esto los hace vulnerables a pérdidas, errores de versión, virus o accesos no autorizados. 

Además, no ofrecen copia de seguridad automática ni garantizan la conservación de los datos durante el tiempo legal exigido.

Una factura guardada en el disco duro de tu portátil puede desaparecer con una avería o un borrado accidental. Esto pone en riesgo no solo tu facturación, sino también tu tranquilidad frente a una inspección.

Incompatibilidad con factura electrónica real

Aunque algunas personas creen que enviar una factura en PDF es emitir una factura electrónica, lo cierto es que no es lo mismo.

La factura electrónica exige un formato estructurado (como Facturae o XML), integrable con sistemas de Hacienda y con garantías técnicas de autenticidad y legibilidad.

Excel no genera este tipo de archivos de forma nativa, por lo que no cumple con los requisitos establecidos por la Ley Crea y Crece para operar con otras empresas o con la administración pública. 

En la práctica, seguir usando Excel para hacer facturas puede limitar tu capacidad de trabajar con ciertos clientes o contratos.

Falta de integración con otras herramientas clave

En 2025, la eficiencia en la gestión fiscal pasa por la automatización y la integración. Excel funciona de forma aislada: no se conecta con tu banco, tu gestoría, tu software contable ni con Hacienda.

Esto te obliga a realizar procesos duplicados, exportar archivos manualmente, cruzar datos a mano y perder horas cada mes.

Ventajas clave de usar Billin para facturación en 2025

Si todavía usas Excel para hacer facturas, probablemente hayas notado que, aunque puede resolver tareas puntuales, se queda corto en eficiencia, seguridad y legalidad. 

En contraste, Billin ha sido diseñado específicamente para simplificar la facturación, asegurar el cumplimiento normativo y automatizar procesos administrativos.

En 2025, usar una solución como Billin ya no es solo una mejora: es una necesidad.

Estas son las principales ventajas de utilizar Billin frente a las plantillas de Excel para hacer facturas:

Cumplimiento automático con la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece

Billin está actualizado con la normativa vigente, incluyendo los requisitos de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y pronto estará adaptado a la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). 

Esto significa que:

• Las facturas creadas no pueden ser alteradas sin dejar rastro.
• Se garantiza la integridad, autenticidad y trazabilidad del documento.
• La plataforma estará preparada para emitir factura electrónica válida según los estándares exigidos.

Con Excel, el cumplimiento recae sobre ti; con Billin, la plataforma lo hace por ti.

Ahorro real de tiempo

Con Billin, puedes:

• Crear facturas en segundos usando plantillas personalizadas.
• Rellenar automáticamente los datos de clientes frecuentes.
• Programar facturas recurrentes.
• Reenviar o duplicar documentos con un clic.

Todo esto reduce al mínimo las tareas manuales que tanto tiempo consumen cuando se usa Excel para hacer facturas.

Control total sobre tus facturas

Desde la plataforma puedes:

• Saber si un cliente ha abierto el email desde la plataforma que contiene la factura.
• Recibir notificaciones de vencimientos e impagos.
• Programar recordatorios automáticos de cobro.
• Generar informes de ingresos y facturación en tiempo real.

Este nivel de seguimiento es imposible de conseguir con Excel.

Facturación más segura y profesional

Frente al caos de carpetas, versiones y correos de Excel, Billin ofrece un sistema centralizado, ordenado y siempre accesible.

• Los documentos se almacenan en la nube de forma segura, con copias de seguridad automáticas.
• Puedes acceder a tu facturación desde cualquier dispositivo, estés donde estés.
• Ofreces una imagen profesional a tus clientes, con facturas personalizadas, bien diseñadas y fáciles de consultar.

Soporte y acompañamiento

Billin no es solo una herramienta, sino un servicio con soporte especializado. Si tienes dudas, necesitas ayuda para configurar tu cuenta o quieres asegurarte de que cumples con la normativa, tienes un equipo detrás que te acompaña.

Con Excel, estás solo. Con Billin, tienes una solución completa respaldada por expertos.

Mientras que Excel para hacer facturas puede parecer una opción fácil al principio, rápidamente se convierte en una trampa de tiempo, errores y problemas legales. 

Billin te permite gestionar tu facturación de forma rápida, segura y 100% adaptada a la legislación actual, lo que en 2025 es más importante que nunca.

Comparativa: Excel vs Billin para facturación en 2025

Aquí tienes una tabla comparativa entre usar Excel para hacer facturas y Billin en 2025, clara, visual y pensada para destacar las diferencias clave:

 

Característica	Excel para hacer facturas	Billin
Cumplimiento con la Ley Antifraude	❌ No garantiza integridad ni trazabilidad	✔️ Sí, cumple con requisitos técnicos y legales
Emisión de factura electrónica válida	❌ No genera formatos estructurados (por ej., Facturae)	✔️ Facturae y TicketBAI
Control de errores	❌ Alto riesgo de errores manuales	✔️ Validaciones automáticas en cada factura
Numeración automática y sin duplicados	❌ Manual, propone o emite	✔️ Generación automática y ordenada
Seguimiento de pagos	❌ No disponible	✔️ Estado de pago y recordatorios
Seguridad de los datos	❌ Archivos editables y vulnerables	✔️ Almacenamiento seguro en la nube, con backups
Acceso desde cualquier dispositivo	❌ Limitado (requiere sincronización manual)	✔️ Acceso web y móvil 24/7
Imagen profesional de la factura	❌ Plantillas básicas	✔️ Facturas personalizables con logotipo y colores corporativos
Soporte y ayuda técnica	❌ No disponible	✔️ Asistencia especializada por chat, email y teléfono
Automatización de tareas administrativas	❌ Todos los manuales	✔️ Facturas y gastos recurrentes
Ahorro de tiempo administrativo	❌ Gestión lenta y repetitiva	✔️ Flujo de trabajo optimizado
Preparado para el futuro digital	❌ No adaptado a nuevas normativas	✔️ 100% legal y actualizado a 2025

 

Usar Excel para hacer facturas hoy ya no es suficiente. Frente a la nueva legislación y las necesidades reales de los negocios modernos, Billin ofrece una solución completa, legal, automatizada y profesional, diseñada para ayudarte a ahorrar tiempo, evitar errores y cumplir con todas tus obligaciones fiscales desde un solo lugar.

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