¿Qué es y como elaborar un cronograma?

Actualmente, vivimos en una sociedad altamente dinámica y cambiante, pero existen diferentes formas de hacer frente a la incertidumbre de estos tiempos, una manera de hacerlo es con la gestión de Cronogramas.

Cualquier departamento de recursos humanos debería conocer este tipo de gestión llevada a cabo por Cronogramas.

¿Qué es un cronograma?

Desde Billin te ofrecemos la siguiente definición de Cronograma.

Un Cronograma es una herramienta gráfica que presenta con detalle las actividades que se deben desarrollar en un tiempo establecido, desde el momento que se inicia el proyecto.

De ahí, que el cronograma tenga como objetivo describir detalladamente y específicamente cada una de las actividades que deben realizarse, así como el tiempo estimado para su correcta finalización.

¿Para qué se usan los cronogramas?

Los usos de un Cronograma son:

• Anticiparse a un posible retraso en un proyecto.
• Simplificar la gestión de recursos, marcando lo qué es necesario para cada tarea.
• Fomentar la comunicación entre los trabajadores durante las reuniones, usándolo de guía.
• Ofrecer un panorama global del proyecto, de manera que puedas evaluar las áreas de organización que trabajan más lentas o las más rápidas.

¿Cómo hacer un cronograma?

En Billin te mostramos como hacer un cronograma de una empresa, solo debes seguir los siguientes pasos.

1. Define las tareas necesarias de las áreas involucradas, haciendo una lista que luego representarás en el cronograma.
2. Clasifica las tareas de la siguiente manera, fin-comienzo, comienzo-comienzo, comienzo-fin y fin-fin.
3. Fija los plazos en el Cronograma de trabajo, es decir, marca la fecha de realización para cada una de ellas.
4. Agrupa toda la información anterior en el Cronograma, usando las filas y columnas en las que se distribuye la información.
5. Reajusta el Cronograma, ten en cuenta que no es algo fijo, sino que habrá que realizar ajustes o incorporar nuevas acciones, además de marcar o tachar las metas que se alcancen.

Tipos de cronograma

Desde Billin te informamos de los tipos de cronogramas ideales para que la dinámica del trabajo se adapte a tu proyecto.

El primero de ellos es el Cronograma de Pert, el cual, prioriza las tareas y relaciones entre ellos, antes que las fechas de entrega, de manera que cada tarea se representa en un cuadro donde se incluirán los procesos que se requieran.

Esta distribución viene acompañada por flechas que establecen las relaciones de casualidad o dependencia entre las diferentes tareas.

Otro tipo de Cronograma es el de hitos, el cual, agrupa los puntos clave de un proyecto, pueden ser tareas esenciales, fechas de entregas o reuniones importantes, aquí solo se incluyen las acciones esenciales.

Y, por último, el Cronograma de Gantt, en el cual la distribución de las tareas es en forma de barra temporal, es decir, cuanto más extensa más tiempo requiere la acción, suele ser el más utilizado.

Herramientas para hacer un cronograma de actividades online

Te ofrecemos desde Billin los software, tanto gratis como de pago, que existen en el mercado y te ayudarán a la tarea de hacer un Cronograma.

Entre las herramientas más populares destacan:

• Project libre: es un programa gratuito donde puedes crear tus cronogramas de manera fácil e intuitiva, además te permite definir las tareas y sub-tareas del proyecto, indicando el inicio y fin de cada una. Pudiendo comparar la planificación inicial con la final para analizar los cambios producidos.
• Microsoft Project: es una herramienta de pago y de las más completas, ya que, facilita el diseño del Cronograma Gantt o Pert.
• Gantt Project: es una aplicación que facilita la creación de diagramas de Gantt, a través de ella puedes definir las tareas de un proyecto y distribuirlas en el calendario, pudiendo visualizar las relaciones existentes entre las tareas.

Algunos ejemplos de cronograma

Te ofrecemos desde Billin un ejemplo de Cronograma de actividades, el cual, consiste en una tabla que indique el momento en el que se realiza la tarea y el tiempo que dedicará a su desarrollo.

Este tipo de Cronograma se usa para organizar el tiempo y facilitar la labor y tendría esta forma:

Como ves, la ventaja de usar el Cronograma facilita fijar un orden en las tareas según la relación entre ellas, contribuyendo a la supervisión de la productividad, monitoreando los tiempos de entrega.

Además, genera conclusiones sobre el avance y estado del proyecto, y, en caso de reconocer retrasos, es posible tomar medidas preventivas, y, si, por el contrario, los plazos se cumplen antes de lo previsto, la empresa puede recompensar a los trabajadores como parte del plan de incentivos.