Los mejores programas de gestión de proyectos

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software de gestion de proyectos
Escrito por Laura Peña
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Un programa de gestión de proyectos es un software que sirve para que sus usuarios y empleados de un negocio, mejoren la operatividad y productividad de cualquier proyecto y de la empresa.

A continuación, te mostramos las mejores herramientas de gestión de proyectos más recomendables y te contamos como ayudan a mejorar la organización y la productividad.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos es una herramienta que nos permite tener una visión global del negocio y establece un marco de colaboración más fluido entre los usuarios, además, debe usarse para saber cómo gestionar un proyecto.

Un sistema de gestión de proyectos permite crear diferentes proyectos y asignar tareas a cada uno de los empleados o usuarios, cuyo avance se ve en el calendario y permite comprobar que se están cumpliendo los plazos de entrega.

Las ventajas que ofrece un programa de gestión de proyectos son:

  • Facilitan la comunicación entre los usuarios y el intercambio de documentos.
  • Aumenta la colaboración interna de la empresa.
  • Asigna tareas y realiza un seguimiento sobre ellas.
  • Optimiza la productividad del empleado.
  • Te ofrece una visión global del avance del proyecto.
  • Reduce costes a la hora de elaborar un proyecto.
  • Genera informes de cara a futuros proyectos.
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Empresas que deben usar un programa de gestión de proyectos

Las empresas que deben incorporar un software de gestión de proyectos son las consultoras y las empresas proveedoras de servicios, de manera que puedan obtener grandes resultados operativos y financieros.

Las razones por las que se debe implementar un sistema de gestión de proyectos son:

1.- Cuando una empresa implementa un sistema único de gestión, permite disponer a los usuarios de toda la información en un único lugar, además, mejora la planificación interna y la coordinación entre los equipos, lo cual, mejora la toma de decisiones y permite conocer si los objetivos específicos están siendo alcanzados.

2.- Pueden consultarse desde cualquier sitio y momento, sobre todo para los jefes de proyectos que no se encuentran habitualmente en la oficina, por ello, le permite consultar el estado del proyecto desde cualquier dispositivo.

3.- Los equipos de trabajo aumentan su productividad y la eficiencia, convirtiéndose en equipos más profesionales, además, mejoran la imagen que perciben los clientes.

4.- Disminuye los errores en la facturación, ya que, convierten las horas dedicadas a cada proyecto en recibos, como cargos no emitidos.

5.- Garantiza que se ejecute el proyecto dentro del presupuesto acorado y el plazo establecido, consiguiendo controlar los costes gracias a la monitorización de los proyectos.

6.- Se controlan los recursos para el correcto desarrollo de los proyectos.

7.- Permite anticiparse a cualquier situación adversa, e incluso predecir posibles errores a tiempo para evitarlos.

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

Veamos a continuación cuáles son las mejores herramientas de gestión de proyectos agrupados entre clásicos, “todo en uno” y profesionales.

Clásicos o de entrada

DoneTonic

Es un software para la gestión agile de proyectos, que combina, en una sola plataforma, la gestión de proyectos usando el framework SCRUM o trabajando con tableros Kanban. Esta plataforma permite a los usuarios colaborar desde cualquier lugar, manteniendo la comunicación entre los miembros de los distintos equipos.

Permite priorizar las tareas, conocer la carga de trabajo de los usuarios, recibir notificaciones vía correo electrónico, así como también implementar el proceso Scrum con su Backlog, PBI, Sprints y Releases, entre muchas más funcionalidades que ayudan a gestionar los proyectos con agilidad.

Ideal para todos los departamentos de una empresa, ya que, al combinar estas dos metodologías ágiles, tanto el departamento que requiera gestionar proyectos SCRUM como el que requiera trabajar con tableros Kanban, encuentran en DoneTonic una sola solución.

Trello

Es una aplicación que sirve para gestionar tareas de manera sencilla, la cual, permite organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa, estableciendo un listado de tareas en los tableros virtuales.

Es perfecta para la gestión de proyectos, ya que, se puede compartir con otras personas que formen parte del mismo proyecto, además, mejora las rutinas de trabajo de un equipo generando prioridades para su organización.

Monday

Es una plataforma en la nube diseñada para facilitar la gestión de proyectos, donde el equipo trabaja en remoto y con tareas específicas.

Su objetivo es unificar la gestión general del trabajo en un solo sitio, organizando las tareas de cada integrante.

Es como una hoja de cálculo simplificada que permite conocer cuáles son las tareas semanales que se deben realizar y conocer la situación del proyecto en tiempo real, además define prioridades, mide el rendimiento y administra el trabajo de forma productiva y eficiente.

Asana

Es una herramienta que permite gestionar las tareas de un proyecto, además de conectar a todo el equipo de trabajo para una mejor comunicación, organización y planificación.

Cuenta con una interfaz intuitiva y amigable que se define como la manera moderna de trabajar juntos, ya que, sus creadores buscaron la mejor forma de unir a todos los miembros del equipo para cumplir los objetivos propuestos.

Todo en uno

Wrike

Wrike es efectivo para equipos que necesiten mayor visibilidad en su trabajo, o para equipos que trabajen a distancia debido a que no puedan reunirse de forma presencial.

Actualmente, debido al auge del teletrabajo, ha hecho que sea una herramienta de gran utilidad para muchos profesionales que han necesitado trabajar en remoto.

Una de sus principales ventajas es que mejora la productividad de tu trabajo, debido a que cada miembro del equipo estará informado sobre cada proyecto y su avance.

Basecamp

Es una útil herramienta colaborativa para equipos de trabajo, que organiza los proyectos de forma sencilla y eficaz.

Se caracteriza por la simplificación de los métodos de trabajo y porque favorece la circulación fluida de la información entre los empleados, ya que todo está en el mismo lugar y no es necesario acudir a otras fuentes externas de datos.

ClickUp

Esta aplicación es más que la gestión de tareas, ya que, ofrece documentos, recordatorios, objetivos, calendarios, planificación, etc., a todos los usuarios del proyecto.

Es personalizable y funciona para cualquier tipo de equipo, así que puede usarse para planificar, organizar y colaborar.

Profesionales y parte de una suite más grande

Microsoft Project

MSP es una herramienta digital que sirve para planificar y controlar proyectos, su lanzamiento fue en el año 1998, y desde entonces no ha parado de evolucionar y mejorar.

Ofrece favorecer la productividad entre el equipo de trabajo, reduce el tiempo y organiza las tareas.

Con este sistema de gestión de proyectos evitas retrasos y te aseguras que se entreguen a tiempo, dentro de lo previsto.

Zoho Projects

Este software de gestión de proyectos online permite que planifiques y realices un seguimiento en todo momento de un proyecto.

Crea y asigna tareas para los empleados y colaboradores externos.

Se consigue optimizar el tiempo de cada fase del proyecto, siendo más eficiente con los recursos de tu empresa.

Programas de gestión de proyectos gratis

Como hemos explicado en los apartados anteriores, estas herramientas te permiten gestionar las tareas que se ejecutan, además del tiempo que se tarda en desarrollarlas.

Algunas de estas herramientas de gestión de proyectos son gratuitas, por ejemplo, Trello te ofrece una versión gratis, donde puedes crear tableros, lista de tareas, usuarios y subir hasta 10 megas en tus archivos.

También DoneTonic ofrece una versión gratuita para hasta 5 usuarios y con número ilimitado de proyectos Scrum y tableros Kanban.

Otra herramienta es Slack, la cual, te permite enviar mensajes y archivos, no será necesario tener sus complementos para usarla en tu proyecto.

Por último, Asana es otra aplicación intuitiva y fácil de utilizar, ya que, podrás controlar en todo momento el flujo de trabajo de tu proyecto, tiene una visión jerárquica, dividiéndola en tareas, con equipos que supervisan los proyectos.

En resumen, no cabe la duda que implementar un programa de gestión de proyectos en una empresa te ofrece una mayor planificación, programación y control, es la solución para conocer con precisión el desarrollo de cada proyecto y conseguir los objetivos de forma exitosa.

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Sobre el autor

Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager y redactora de contenidos en el blog de Billin. Soy una apasionada del marketing y como autónoma, quiero conocer todo sobre el emprendimiento y el growth empresarial. ¡Si tienes cualquier duda déjame tu comentario más arriba!