¿Cómo hacer una base de datos de clientes?

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Escrito por Álex Rodríguez
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Si tienes un negocio te mostramos lo que es una base de datos y de cómo hacerla correctamente y de diferentes maneras. Es clave en cualquier negocio tener un control de los clientes y posibles contactos.

¿Cómo hacer una base de datos de clientes?

A la hora de montar un negocio comercial exitoso, es necesario hacer un registro de clientes, aprovechando la información que obtienes de ellos.

En este artículo vamos a mostrar cómo hacer una base de datos de una empresa para conseguir aumentar tus ventas.

Te mostramos qué es una base de datos de clientes, el tipo de información que debes recolectar y los beneficios que puede traerte a tu negocio.

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¿Qué es una base de datos de una empresa?

Hacer una base de datos de clientes consiste en unificar toda la información de la que disponemos de cada uno de nuestros clientes que sean importantes en tu negocio, con ello, nos referimos a la naturaleza de la actividad comercial y las necesidades específicas de cada uno.

Por tanto, una base de datos de clientes puede contener desde datos de contacto hasta detalles acerca del volumen de transacciones realizadas.

Cuando obtienes una información útil de cada uno de los clientes, puedes adaptar el plan de marketing para que tu negocio cubra la totalidad de sus necesidades, y, con ello, aumentar tus ventas.

Por ejemplo, el dueño de un bien inmueble que quiere vender su vivienda, sabe que de los posibles clientes que solo adquieren una vez en la vida una vivienda, no necesitaría ninguna información anexa a sus preferencias para llevar a cabo la venta, sin embargo, un negocio dedicado a salón de belleza, cuyos clientes suelen usar este servicio más de una vez al mes, sí necesitaría obtener una mayor información sobre las necesidades del cliente, para mejorar sus servicios y conseguir una mayor satisfacción del cliente.

¿Para qué se usa una base de datos de clientes?

El hecho de hacer una base de datos que cuente con información de tus clientes te permite poder aumentar las ventas a través de técnicas como el tele-marketing o email marketing, además, puedes recuperar antiguos clientes o indecisos con las nuevas estrategias de marketing.

Ofrecer promociones personalizadas, que definan el perfil de cada cliente, y mantenerlos informados acerca de tus novedades u ofertas especiales, genera una mayor atención de calidad, y con ello un aumento de ventas, pues bien, todo esto es posible con una base de datos de clientes.

¿Qué es un registro en una base de datos?

La información que debe contener cada registro de clientes en una base de datos, lo más común son: Nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono de contacto, empresa (si fuera), dirección y código postal, población, fecha de la última compra, fecha de nacimiento y sexo.

Estos datos pueden variar dependiendo de los objetivos empresariales que tenga el negocio. Los datos se procesan y transforman la información de manera ordenada para poder usar a la hora de tomar decisiones, ya que, se tendrá en cuenta para futuras campañas publicitarias.

Supongamos que queremos analizar la fecha de la última compra de todos los clientes para actuar basándonos en ello, teniendo en cuenta los últimos clientes que compraron y los clientes más antiguos, para lanzar una estrategia y poder recuperarlos.

¿Cómo crear una base de datos en Excel para un negocio?

Microsoft Excel es una alternativa para producir bases de datos de clientes, sus principales ventajas son qué si ya tienes instalada la paquetería Office, no tendrás que comprar ningún programa, además, si está el libro Excel guardado en OneDrive, podrán verlos y editarlo varias personas de distintos equipos de trabajo.

Además, cuenta con varias herramientas que permiten ordenar la información, facilitando encontrar los datos que necesites.

Pero también, hay que tener en cuenta que la base de datos de clientes en Excel tiene sus desventajas, como son:

  • Si no tienes conocimientos previos podrías cometer errores que desgaste tu información y la hagan inservible.
  • Los procesos para manejar la información no están automatizados, por tanto, tendrás que hacerlo de forma manual.
  • Aunque tengas grandes conocimientos en el programa, el error humano siempre estará presente a la hora de vincular algún dato importante.

Para crear y gestionar una base de datos de clientes debes tener en cuenta que la recopilación de datos debe estar planificada, ya que, si no lo está corres el riesgo de tener sanciones o multas por perder la confianza del cliente.

La clave de todo está en conseguir una buena gestión de los datos de los clientes recopilados e incluso de forma ética, además, debes almacenarlos con seguridad y gestionarlos de forma eficiente.

Te ofrezco los siguientes CONSEJOS para que puedas implementar la gestión de base de datos de una empresa:

1.- La seguridad de la información almacenada debe ser máxima, ya que, una violación de los datos ocasionaría un elevado gasto para la empresa, así que busca un plan concreto para recopilar la información de una manera segura, por ejemplo, un sistema CRM.

2.- Los clientes deben conocer los datos recopilados que posee la empresa de ellos, es decir, que tengan conocimiento y consentimiento su almacenamiento.

3.- La captura de información debe tener una finalidad o propósito, por ejemplo, pregúntate ¿Cómo ayudan los datos a mejorar la experiencia del cliente?

4.- Utilizar una herramienta de bases de datos es fundamental para la recopilación de información, que cumpla los requisitos RGPD.

5.- Hacer copias de seguridad.

6.- Mantener actualizada la base de datos de los clientes potenciales, es importante, limpiar la información con regularidad.

7.- Por último, invierte en la formación de tu equipo de trabajo, para que manejen de forma correcta los datos del cliente.

5 claves para tener una base de datos optimizada que genere negocio

La ventaja de tener una base de datos de clientes optimizada es que, además de disponer de los datos generales de la empresa y su contacto, nos proporciona criterios propios del negocio del cliente que nos permiten entablar una relación más directa, generar acciones de marketing más enfocadas a satisfacer sus necesidades actuales y fidelizarlos; ofreciéndoles productos o soluciones dirigidas a satisfacer sus gustos y necesidades futuras.

Cualifica tu base de datos

Mientras más datos tengas de tu cliente y su negocio mejor, y aunque probablemente la mayoría de éstos datos los irás consiguiendo con el tiempo, cualificar la base de datos y segmentarla te da la posibilidad de poder ofrecerle a tu cliente más productos, servicios o información de una forma más especializada.

Optimiza tu base de datos de clientes con la siguiente información: Nombre del negocio, Cif/Nif, dirección, código postal, ciudad, provincia, país, web, contactos con nombre y apellidos e incluso su fecha de nacimiento, cargo o sección a la que pertenece, perfiles de redes sociales, teléfonos móviles y fijos, cnae o sector de actividad. También puedes llegar a disponer de información muy cualificada como número de empleados, volumen de facturación, datos de directivos, etc.

Segmenta tu base de datos

Cuando analizas los datos de tu base de clientes actuales y futuros, puedes detectar oportunidades de negocio, realizando segmentaciones de la información que dispones en los campos de tu base de datos.

Por ejemplo, si analizas los datos por facturación, por producto, importe o fecha de compra, podrás tener nuevos elementos para venderle nuevos productos o realizar una promoción.

Además, podrás sacar conclusiones que te permitirán crear programas de fidelización, ya que podrás saber quiénes son los clientes que más compran, que productos compran, cuando lo han hecho y cuáles son las promociones más adecuadas para ellos.

Comunícate con tu cliente

Más allá de vender algo, seguro que tienes mucho más que aportar a tu cliente. Para esto, sírvete de las herramientas de Social CRM (Zoho, SugarCRM, SalesForce, etc) y de las herramientas de email marketing (Mailchimp, MDirector, iContact, Mailrelay, etc), que te permiten llegar a un número mayor de audiencia con inversiones reducidas y en algunos casos gratuitas.

Además de dar orden a la estructura de la información de tu base de datos, te permite ofrecer a tus clientes actuales y futuros, información específica de las bondades de tus productos o sector e incluso recomendar herramientas con las que su trabajo o su vida pueden ser más fáciles y mejores.

Este tipo de acciones si las realizas con una cierta y prudente recurrencia, te ayudarán a permanecer en la memoria de tu cliente y probablemente recurrirá a ti en una siguiente oportunidad.

Has que tu cliente sea tu prescriptor

Tus clientes son los mayores presciptores o embajadores de tu marca y de tus productos y servicios.

Cuando les fidelizas, conseguirás probablemente que generen recomendaciones para tu negocio y por tanto debes facilitarle los canales para que lo hagan.

Si dispones de una página web, blog o presencia en redes sociales, sugiere a tus clientes que escriban en ellos, que opinen de tus productos y te recomienden entre sus listas de fans, seguidores e incluso clientes propios. Es una forma de networking indirecto en el que tu esfuerzo se centra en ofrecer un muy buen servicio a tu cliente para que él sea tu prescriptor.

Genera acciones de fidelización

Tener la base de datos de clientes optimizada y bien segmentada por sector, tipo de productos comprados, factura media, frecuencia de compra, gustos, e incluso la fecha de cumpleaños del jefe, por poner sólo unos ejemplos; nos permitirá generar acciones que fidelicen a los clientes.

Existen diversas herramientas y plataformas que te pueden ayudar a crear tu programa de fidelización, permitiéndote además, medir el impacto y alcance de tus acciones.

Diferentes programas para el registro de clientes

base de datos de una empresa

CRM – HubSpot

HubSpot rastrea todas las interacciones de tus clientes de manera automática, tanto su información de contacto como las redes sociales.

Además, sincroniza con gmail u outlook, capturando cada llamado o correo electrónico según va sucediendo.

Puedes comenzar a usarlo de manera gratuita, no requiere tarjeta de crédito, solo tienes que registrarte y comenzar a usarlo desde ya.

Programa de facturación – Billlin

Billin es un programa de facturación excelente, con él puedes gestionar tus contactos desde cualquier punto o lugar.

Es un software que sirve para la de gestión de proveedores y clientes que permite tomar el control de tu negocio desde tu ordenador o smartphone gracias a su App de facturación.

Además de esta gestión, con el programa de facturación Billin puedes generar facturas, crear presupuestos, recibir y almacenar gastos y subirlos con tu móvil, gestionar el stock, comunicarte con tus clientes y conectar todo con tu gestor, todo en una misma plataforma.

ERP – Bitrix24

Britix24 es un software ERP para empresas que cuenta con todas las funciones del módulo de recursos humanos, automatiza las ventas, gestiona documentos, etc.

En sus características básicas está la versión en la nube o el propio servidor, usuarios ilimitados gratis, 5GB almacenamiento, ERP social y ERP móvil.

Cómo ves es muy sencillo contar con una base de datos de clientes si utilizamos los programas adecuados. Nosotros te animamos a usar Billin, ya que tendrás tus clientes y proveedores en el mismo sitio y además control de tus gastos y facturas.

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Sobre el autor

Álex Rodríguez

SEO & Growth Manager en empresas tecnológicas. Me gusta todo lo que tiene que ver con el emprendimiento en Internet, Web3.0 y los negocios SaaS B2B, desde su legislación hasta las estrategias de crecimiento. ¡No te pierdas mis artículos y comparte tus ideas en los comentarios!