Contabilizar facturas de proveedores: claves para llevar una contabilidad organizada

Una contabilidad bien organizada no solo es un requisito legal para cualquier empresa o autónomo, sino también una herramienta clave para el crecimiento del negocio. 

En este contexto, la facturación de proveedores juega un papel esencial: gestionar correctamente las facturas que recibimos por servicios y productos necesarios para nuestro negocio es fundamental para mantener el orden financiero, cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones.

Sin embargo, llevar un control eficaz sobre la facturación de proveedores no siempre es sencillo. 

Las dudas sobre cómo contabilizar una factura de proveedor, la falta de automatización o el desconocimiento de buenas prácticas contables pueden derivar en errores que impactan directamente en la salud financiera de la empresa.

Por ello, en este artículo te explicamos cómo organizar y optimizar la gestión de tus proveedores y la contabilidad. 

Descubrirás claves prácticas para evitar errores comunes, integrar herramientas digitales y asegurar una contabilidad precisa, cumpliendo siempre con la normativa vigente.

¿Qué es la facturación de proveedores y por qué es importante?

La facturación de proveedores es el proceso mediante el cual una empresa recibe, válida, registra y gestiona las facturas emitidas por terceros, es decir, proveedores de bienes o servicios, que han prestado un servicio o entregado un producto. 

Este proceso forma parte esencial del ciclo de compras y tiene un impacto directo tanto en la contabilidad como en la tesorería de la empresa.

Desde un punto de vista contable, la facturación de proveedores es fundamental para:

• Reflejar los gastos reales de la empresa.
• Controlar el flujo de caja mediante una planificación adecuada de pagos.
• Cumplir con la normativa fiscal, ya que todas las facturas deben registrarse correctamente para poder deducir el IVA soportado.
• Evitar duplicidades o errores contables, especialmente cuando el volumen de facturas es elevado.
• Fortalecer la relación con los proveedores, evitando retrasos en los pagos y generando confianza en la operación comercial.

¿Quieres saber más? ➡️Libro registro de facturas emitidas: Qué es y cómo funciona.

Pasos para contabilizar correctamente una factura de proveedor

Saber contabilizar una factura de proveedor correctamente es fundamental para mantener una contabilidad precisa. 

Este proceso debe seguir una serie de pasos estructurados que aseguran la legalidad y trazabilidad de cada transacción.

Recepción y verificación de la factura

El primer paso es la recepción de la factura, ya sea en formato digital (PDF, XML) o físico. Es fundamental verificar que la factura cumpla con todos los requisitos legales. 

Estos son los elementos que debe incluir toda factura:

• Número y serie de la factura: el número de factura debe ser único y seguir siempre una secuencia correlativa.
• Fecha de emisión: la factura debe especificar la fecha en que se emite. Este dato permite contabilizarla correctamente.
• Datos fiscales del emisor (tu nombre completo, NIF y domicilio fiscal).
• Datos fiscales del cliente (nombre o razón social, NIF/CIF y dirección fiscal).
• Descripción detallada del servicio prestado.
• Base imponible: la cantidad total correspondiente al servicio prestado, antes de aplicar el IVA. 
• Tipo de IVA aplicable: debes indicar el tipo de IVA que corresponde.
• Retención de IRPF, si procede.
• Importe total de la factura: la suma de la base imponible y el IVA aplicado. Esta es la cantidad que debe abonar el cliente. 

Registro contable

Una vez validada, la factura se registra contablemente.

Esto supone:

• Asignar la factura a la cuenta contable adecuada dentro del plan general contable.
• Crear el asiento contable correspondiente, que normalmente incluye:
  • Carga del gasto (por ejemplo, servicios profesionales, materiales, suministros).
  • IVA soportado deducible.
  • Importe total en la cuenta de proveedor.

Te puede interesar ➡️ Asientos contables: qué son y para qué sirven.

Este paso puede realizarse de forma manual, aunque lo más recomendable es que automatices la facturación de tus proveedores mediante un software de facturación.

Control de vencimientos y pagos

Tras el registro, se programa el vencimiento del pago según los plazos acordados con el proveedor. 

Es importante establecer alertas o flujos de aprobación que aseguren el pago a tiempo, optimizando el flujo de caja y evitando intereses o deterioro de relaciones comerciales.

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Plazos legales: ¿cuánto tiempo tiene un proveedor para facturar y cuánto para pagar?

Tiempo para emitir una factura

Según el vigente Reglamento de facturación, en su artículo 11, un proveedor dispone de los siguientes plazos, desde la entrega del bien o la prestación del servicio, para emitir la factura y enviarla al cliente:

Tiempo para pagar una factura

En cuanto al pago, la Ley 15/2010, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, establece que el plazo máximo legal de pago entre empresas es de 60 días naturales desde la fecha de recepción de la factura o la entrega del bien, salvo que se haya pactado otro plazo por escrito (sin superar este límite). 

Si no pacta nada, el plazo es de 30 días naturales.

Cumplir con estos plazos no solo evita sanciones y recargos, sino que es esencial para mantener relaciones comerciales sanas y una contabilidad ordenada.

Errores comunes al contabilizar facturas de proveedor y cómo evitarlos

Aunque parezca una tarea rutinaria, contabilizar una factura de proveedor requiere atención y conocimiento para evitar errores que pueden tener consecuencias fiscales y financieras. 

Desde omisiones hasta registros incorrectos, los fallos en la gestión de la facturación de proveedores pueden complicar la contabilidad y poner en riesgo la salud financiera del negocio.

A continuación, repasamos los errores más frecuentes y cómo prevenirlos eficazmente:

No registrar todas las facturas recibidas

Uno de los errores más habituales es olvidar registrar una factura en el sistema contable. Esto puede deberse a procesos manuales mal gestionados, pérdida de documentos físicos o falta de seguimiento.

➡️ Cómo evitarlo: utiliza una herramienta digital como Billin que centralice y registre automáticamente todas las facturas de proveedores en un único lugar. 

Además, establece un procedimiento interno para validar y registrar cada factura en cuanto se reciba.

Asignar mal la cuenta contable o el tipo de gasto

Al contabilizar facturas de proveedor, clasificarlas incorrectamente en el plan contable, puede alterar los estados financieros y generar errores en los informes fiscales.

➡️ Cómo evitarlo: asegúrate de tener definidas cuentas específicas para los gastos más frecuentes (alquiler, suministros, servicios profesionales, etc.). 

Las plataformas como Billin permiten categorizar las facturas para facilitar este paso.

No registrar correctamente el IVA soportado

El IVA soportado debe aparecer bien desglosado y contabilizado si quieres deducirlo correctamente en las declaraciones trimestrales.

Un error aquí puede derivar en sanciones de Hacienda o pérdida de deducciones.

➡️ Cómo evitarlo: verifica que el desglose de IVA en la factura sea correcto y que el importe total coincida, utilizando sistemas que validen automáticamente los datos fiscales de cada factura.

Duplicar el registro de facturas

Registrar dos veces la misma factura es más común de lo que parece, sobre todo en equipos donde varias personas gestionan la contabilidad de proveedores. 

Esto distorsiona los balances y puede afectar la planificación de pagos.

➡️ Cómo evitarlo: establece flujos de validación y control antes de contabilizar cada factura.

Herramientas como Billin detectan facturas duplicadas por número, importe y proveedor.

No controlar los vencimientos de pago

Pagar una factura fuera de plazo puede implicar penalizaciones, afectar la relación con los proveedores y generar problemas de liquidez.

➡️ Cómo evitarlo: lleva un control automático de los vencimientos con alertas y programación de pagos. Billin ofrece un sistema de seguimiento que te avisa cuando se acerca una fecha límite, ayudándote a gestionar mejor tu tesorería.

No conservar las facturas conforme a la normativa

En España, la ley exige conservar las facturas durante al menos 4 años. No tener un archivo organizado puede complicar auditorías o inspecciones fiscales.

➡️ Cómo evitarlo: digitaliza todas las facturas y almacénalas en una plataforma en la nube. Billin garantiza el cumplimiento de los requisitos legales de conservación documental, con acceso seguro y centralizado.

Herramientas digitales para una gestión más eficiente

En la actualidad, automatizar la facturación de proveedores se ha convertido en una necesidad más que en una opción. 

Un programa de facturación te permite centralizar, organizar y controlar todo el proceso de recepción, validación y contabilización de facturas, ahorrando tiempo, reduciendo errores y facilitando el cumplimiento de la normativa fiscal.

¿Por qué digitalizar la gestión de facturas de proveedores?

Gestionar manualmente las facturas implica riesgos: pérdida de documentos, errores en la contabilización, retrasos en los pagos o falta de trazabilidad. 

Frente a ello, las soluciones digitales ofrecen múltiples ventajas:

• Procesos más rápidos y eficientes.
• Reducción de errores humanos.
• Mayor seguridad documental.
• Acceso en tiempo real desde cualquier lugar.
• Integración directa con herramientas de contabilidad y gestores.

• Adelanto a la obligación de la facturación electrónica.

En España, la facturación electrónica será obligatoria para autónomos y pymes en 2026. 

Esta normativa exige que todas las facturas entre empresas y profesionales se emitan y reciban electrónicamente, lo que convierte la digitalización en una necesidad inminente.

¿Quieres saber más? ➡️Factura electrónica y Verifactu.

Adoptar herramientas como Billin te permite adelantarte a este cambio legal, facilitando una transición sin sobresaltos. Además de cumplir con la normativa, te beneficiarás desde hoy de una gestión más ágil, ordenada y profesional de tus proveedores y contabilidad.

Billin: la solución inteligente para gestionar tus facturas de proveedores

Billin está especialmente diseñada para autónomos y pymes que buscan simplicidad y control en su gestión administrativa. 

Aunque es ampliamente conocida por su funcionalidad de emisión de facturas, Billin también permite recibir, organizar y gestionar facturas de proveedores de forma ágil y centralizada.

Entre las funcionalidades de Billin más útiles para gestionar la facturación de proveedores, destacan:

• Gestor de contactos de proveedores.
• Subida de gastos individual OCR lector.
• Subida de gastos masiva OCR lector IA..
• Recepción de gastos por envío de email del proveedor cuenta Billin.
• Descarga gastos Excel y PDF.
• Clasificación gastos por diferentes categorias y tipologías.
• Gastos recurrentes.
• Añadir pagos a tus gastos.
• Crear remesas de pago de gastos.
• Informe de gastos por proveedor.
• Informe de gastos por mes, trimestre y año.
• Subida gastos desde el teléfono con una foto.

Si quieres simplificar la gestión de tus facturas de proveedores, evitar errores contables y estar preparado para la facturación electrónica obligatoria, empieza hoy mismo con una herramienta profesional como Billin 👉  regístrate gratis y mejora tu contabilidad desde el primer día.