¿Cómo contabilizar suministros?: cuenta 628

La gestión y contabilidad de los suministros influye directamente en la contabilidad de una empresa y en el control de sus gastos. Registrar correctamente estos recursos permite tener una visión clara de los consumos y cumplir con la normativa contable vigente. 

En este artículo, vamos a explicar cómo utilizar la cuenta contable de suministros y cómo se refleja la compra de suministros en la cuenta 628 de contabilidad, ofreciendo un método claro para gestionar estos gastos de forma ordenada.

¿Qué son los suministros?

Los suministros son aquellos consumos que una empresa necesita para poder desarrollar su actividad de forma habitual. No forman parte de la producción directa de bienes o servicios, pero sí resultan necesarios para que la actividad se mantenga operativa.

Entre los suministros más comunes en una empresa, encontramos los siguientes:

• Electricidad: gasto relacionado con la energía eléctrica necesaria para la iluminación, el uso de equipos informáticos, maquinaria o cualquier otro dispositivo que requiera corriente.
• Agua: consumo destinado a cubrir necesidades básicas de las instalaciones, como baños, cocinas o procesos internos que requieran este recurso.
• Gas o calefacción: se refiere al uso de gas natural u otros sistemas de climatización que permiten mantener las oficinas o locales en condiciones adecuadas.
• Teléfono: incluye tanto las líneas fijas como móviles utilizadas para la comunicación interna y externa con clientes, proveedores o colaboradores.
• Internet: gasto asociado a la conexión de red, indispensable en la mayoría de las actividades empresariales actuales, ya sea para gestiones administrativas, comunicación o trabajo en la nube.
• Otros consumos: pueden ser recursos complementarios necesarios para el funcionamiento diario, como servicios de recolección de residuos y reciclaje, necesarios para mantener las instalaciones limpias y cumplir con la normativa ambiental.

Cómo registrar y contabilizar correctamente los suministros

Antes de contabilizar los suministros, conviene tener presente algunos criterios básicos que marca el Plan General Contable (PGC). 

Un suministro se considera gasto únicamente cuando el servicio ya ha sido consumido o utilizado dentro del ejercicio contable. Esto responde al principio de devengo, que indica que los gastos deben considerarse, a efectos fiscales, en el momento en que se producen, sin importar cuándo se efectúe el pago.

Para explicar de forma práctica en qué consiste el principio de devengo, veamos un ejemplo: 

Imagina que una empresa recibe la factura de electricidad con fecha del 5 de enero de 2025, pero en ella se refleja el consumo correspondiente a los meses de noviembre y diciembre de 2024.

Aunque la factura está emitida en enero, el gasto debe reconocerse en el ejercicio 2024, ya que es cuando se produjo efectivamente el consumo del suministro. 

Siguiendo el principio de devengo, el gasto pertenece al periodo en el que se utilizó la electricidad, no al de la fecha de emisión ni al de pago.

En la práctica, esto implica realizar un apunte en la cuenta 628 de contabilidad de la cuenta de pérdidas y ganancias, al mismo tiempo que se refleja la deuda en el balance, dentro de la cuenta de acreedores por prestación de servicios o una cuenta equivalente, según la naturaleza del gasto.

Posteriormente, cuando la empresa paga el suministro, se registra la salida de efectivo desde la cuenta bancaria o caja, reduciendo a la vez la obligación registrada. De esta forma, queda reflejado el doble efecto: por un lado, la cancelación de la deuda; por otro, la disminución de los recursos financieros.

No obstante, si los suministros se adquieren para almacenarlos y utilizarlos en un momento posterior (por ejemplo, material de oficina en stock), deben anotarse en la cuenta 602 (compras de otros aprovisionamientos). 

Por último, determinados servicios, como el gasto de teléfono, no se incluyen en la cuenta 628, sino en la cuenta 629 (otros servicios).

Cuentas contables para contabilizar suministros

La contabilidad de los suministros no se limita únicamente a la cuenta 628 de contabilidad, aunque esta es la más utilizada. Dependiendo del tipo de gasto y de cómo se consuma, pueden intervenir varias cuentas del Plan General Contable.

• Cuenta 628 – Suministros: aquí se recogen los gastos vinculados al consumo de agua, luz, gas, internet, siempre que estén relacionados con el funcionamiento ordinario de la empresa. Es la cuenta más habitual para registrar este tipo de consumos periódicos, como hemos visto.
• Cuenta 602 – Compras de otros aprovisionamientos: esta cuenta se emplea cuando los suministros se adquieren para almacenarlos y utilizarlos más adelante. 

Por ejemplo, si una empresa compra material de oficina en grandes cantidades para ir consumiéndolo con el tiempo, la primera imputación se hará en esta cuenta.

• Cuenta 629 – Otros servicios: en esta cuenta se recogen determinados consumos que no encajan en la 628. Un ejemplo clásico es el servicio telefónico cuando se factura de forma independiente.
• Cuenta 472 – Hacienda Pública, IVA soportado: esta cuenta refleja el IVA que la empresa paga en las facturas de suministros. Su saldo se compensa en las liquidaciones periódicas de IVA, minorando la cantidad a ingresar a Hacienda o aumentando la devolución a recibir.
• Cuenta 410 – acreedores por prestación de servicios: de manera paralela, se genera una obligación con el proveedor. 

En esta cuenta se registran las obligaciones que tiene una empresa con sus proveedores por servicios que han sido recibidos, pero aún no han sido pagados. Es decir, muestra una deuda pendiente de pago.

• Cuenta 572 – Bancos o 570 – Caja (Tesorería): en el momento en que se abona el suministro, se utiliza una de estas dos cuentas, reflejando la salida de dinero y la cancelación de la obligación con el acreedor.

De esta forma, la contabilidad de suministros queda estructurada de manera clara: 

• Se registra el gasto en la cuenta 628 de contabilidad.
• El IVA soportado en la cuenta 472.
• La deuda con el proveedor en la cuenta 410.
• Finalmente, el pago en las cuentas de tesorería (572 o 570).

Asientos contables relacionados con los suministros

En la contabilidad de los suministros, los asientos más habituales se producen en dos momentos: al recibir la factura y al realizar el pago. 

A continuación, explicamos cómo registrar cada operación de forma correcta.

1. Registro al recibir la factura

Cuando la empresa recibe la factura del suministro, se reconoce el gasto y el IVA soportado, generando a su vez una obligación con el proveedor. 

El asiento contable refleja estas tres partes: 

• El gasto en la cuenta 628.
• El IVA soportado en la cuenta 472.
• La deuda en la cuenta de acreedores.

Asiento contable a la recepción de la factura:

Cuenta contable	Debe	Haber
628 – Suministros	XXX
472 – Hacienda Pública, IVA soportado		YYY
410 – Acreedores por prestación de servicios	XXX	YYY

En este momento, se reconoce que la empresa ha consumido el suministro, pero todavía no ha realizado el pago.

Asiento contable al pagar la factura:

Cuenta contable	Debe	Haber
410 – Acreedores por prestación de servicios	XXX + YYY
572 – Bancos	XXX + YYY

Con este segundo asiento, la deuda con el proveedor queda saldada y los recursos financieros de la empresa se reducen, cerrando así el ciclo contable del suministro.

Ejemplo práctico de contabilidad de suministro

Supongamos que una empresa recibe una factura de electricidad por 1.000 € más 210 € de IVA (21%). El registro contable se realizará en dos pasos:

1. Registro al recibir la factura

Cuenta contable	Debe	Haber
628 – Suministros	1.000,00 €
472 – Hacienda Pública, IVA soportado	210,00 €
410 – Acreedores por prestación de servicios		1.210,00 €

Con este asiento, se refleja el gasto del suministro (1.000 €), el IVA soportado (210 €) y la obligación con el proveedor (1.210 €).

2. Registro al realizar el pago

Cuando se abona la factura al proveedor:

Cuenta contable	Debe	Haber
410 – Acreedores por prestación de servicios	1.210,00 €
572 – Bancos		1.210,00 €

Con este segundo asiento, la empresa cancela la deuda y refleja la salida de dinero de la cuenta bancaria.

Consejos prácticos para la contabilidad de suministros

Llevar un registro ordenado de los suministros ayuda a tener una visión clara de los gastos y facilita la gestión administrativa. 

Estas son algunas de las prácticas que te recomendamos seguir:

• Registrar los suministros en el momento de su consumo: aplica siempre el principio de devengo: los gastos deben registrarse cuando se han consumido, no cuando se recibe la factura ni cuando se realiza el pago. 

Esto asegura que la cuenta 628 de tu contabilidad refleje correctamente los gastos del ejercicio.

• Clasificar los gastos de manera adecuada: diferencia los distintos tipos de suministros: electricidad, agua, gas, teléfono o internet. También separa los suministros que se almacenan para consumo futuro (cuenta 602) de los que se consumen de inmediato.

• Registrar el IVA soportado de cada factura: siempre debes registrar el IVA en la cuenta 472 para poder deducirlo en las liquidaciones correspondientes. 

Mantener un registro claro evita errores fiscales y simplifica las declaraciones de impuestos.

• Mantener un control de proveedores: identificar correctamente a cada proveedor y asociar sus facturas permite organizar los gastos y generar informes precisos por proveedor, mes o trimestre. Esto ayuda también a gestionar pagos pendientes y remesas de manera eficiente.

• Digitalizar y centralizar las facturas: utilizar herramientas de gestión de facturas, como Billin, permite subir facturas automáticamente mediante OCR, clasificarlas y almacenarlas de forma segura. Esto reduce errores, facilita la auditoría interna y ahorra tiempo en la gestión administrativa.
• Revisar periódicamente los consumos: comparar los consumos de suministros mes a mes ayuda a detectar irregularidades o excesos y a optimizar los recursos. También permite ajustar presupuestos y planificar mejor los gastos recurrentes.

Gestiona tus facturas de suministros de manera eficiente con TeamSystem Facturas Billin 

La gestión de facturas de suministros puede resultar compleja si no se cuenta con una herramienta de facturación adecuada. 

TS Facturas Billin es el software de facturación pensado para autónomos y pymes que facilita este proceso, permitiendo recibir, organizar y controlar las facturas de suministros de forma ágil.

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TS Facturas Billin cuenta con un módulo especializado en «gastos» que te permite gestionar de forma eficiente las facturas de tus suministros. 

1. Accede al módulo de «gastos» dentro de la plataforma TS Facturas Billin.

2. Añade una nueva factura de gasto haciendo clic en «nuevo gasto» y seleccionando el proveedor del suministro.

3. Introduce los detalles de la factura, como el concepto (por ejemplo, «electricidad» o «agua»), el importe y la fecha de emisión.

4. Selecciona el tipo de IVA (si aplica) y asigna el gasto a la categoría correspondiente (por ejemplo, «Gastos de suministros»).

5. Guarda la factura y TS Facturas Billin la registrará automáticamente en tu contabilidad, reflejando el impacto en tus libros.

Además, si tus suministros tienen una cuota fija recurrente, puedes automatizar estos gastos en TS Facturas Billin utilizando el módulo de «gastos recurrentes». 

Esto te permitirá configurar una vez los gastos fijos y hacer que se registren automáticamente en la fecha que determines, ahorrando tiempo en la gestión de tus facturas repetitivas.

De esta manera, con TS Facturas Billin, gestionar los gastos de tus suministros es más sencillo y rápido, optimizando tu tiempo y asegurando que todos los movimientos queden correctamente registrados para tu contabilidad.

Paso a paso de como gestionar gastos de suministros 

1. Escanea el documento seleccionado. 

2. Rellena todos los campos necesarios

3. Realiza la subida del gasto

Entre las funcionalidades más útiles para la gestión de facturas de suministros podemos destacar las siguientes:

• Gestor de contactos de proveedores, para tener toda la información centralizada.
• Subida de gastos individual con OCR, que permite digitalizar cada factura automáticamente.
• Subida masiva de facturas mediante OCR con IA, ideal para procesar grandes volúmenes de suministros.
• Recepción de facturas por email, que se integran directamente en tu cuenta TS Facturas Billin.
• Descarga de facturas en Excel y PDF, facilitando la contabilidad y el análisis de gastos.
• Clasificación de gastos por categorías y tipologías, permitiendo identificar fácilmente suministros, servicios y otros consumos.
• Registro de gastos recurrentes, como facturas mensuales de electricidad, agua o internet.
• Añadir pagos y crear remesas de pago, integrando la gestión financiera con la contable.
• Informes de gastos por proveedor y por periodo, que facilitan la toma de decisiones y la planificación.
• Subida de facturas desde el teléfono, simplemente tomando una foto.

Con TS Facturas Billin, puedes reducir errores contables, automatizar la cuenta contable de suministros y mantener toda la información organizada y lista para tu gestor. 

Si quieres optimizar la gestión de tus facturas de suministros y mejorar la contabilidad desde el primer día,  regístrate gratis en TS Facturas Billin y empieza a gestionar tus gastos de forma profesional.