¿Cuál es la diferencia entre factura y recibo?

¿Es lo mismo emitir una factura que entregar un recibo? ¿Sabes qué necesitas para justificar un cobro o acreditar un pago? 

Aunque en el lenguaje cotidiano muchas veces se utilizan como sinónimos, la diferencia entre factura y recibo es mucho más relevante de lo que parece, especialmente si eres autónomo, empresario o estás al frente de una actividad económica.

Ambos documentos cumplen funciones distintas dentro del ámbito contable y fiscal. No tener clara esta distinción puede derivar en errores administrativos, malentendidos con clientes o incumplimientos legales involuntarios.

Por eso, entender con claridad las diferencias entre recibo y factura es imprescindible para cualquier profesional que aspire a gestionar su negocio con responsabilidad y eficiencia. En este artículo te explicamos en qué se diferencian, qué información debe contener cada uno y cuándo corresponde utilizar uno u otro.

¿Qué es una factura?

La factura es un documento mercantil con validez legal y fiscal que recoge de forma detallada una operación de compraventa de bienes o de prestación de servicios. 

Emitir una factura implica dejar constancia de que se ha realizado una operación económica sujeta a impuestos, como el IVA o el IRPF en el caso de los profesionales autónomos. 

Por tanto, además de servir como justificante ante el cliente, tiene un impacto directo en la contabilidad y en las declaraciones fiscales tanto del emisor como del receptor.

¿Quieres saber más? ➡️ Emitir una factura como autónomo paso a paso.

Cuál es el contenido obligatorio de una factura

Según establece la normativa española, recogida en el Reglamento de facturación, aprobado por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que regula las obligaciones de facturación, toda factura válida debe incluir una serie de datos mínimos obligatorios:

• La palabra “Factura”: es obligatorio que el documento incluya de manera clara la palabra “Factura”, preferiblemente en la parte superior. De esta forma, no habrá duda de la naturaleza legal de este documento.
• Datos del emisor y del receptor: la factura debe identificar claramente quién emite el documento y a nombre de quién se expide.
  En concreto debe constar: nombre completo (nombre y apellidos o razón social), domicilio fiscal (en el caso del emisor será el del lugar donde se ejerce la actividad), NIF o CIF (en el caso de sociedades), otros datos identificativos (como correo electrónico o teléfono) aunque no son obligatorios.

• Fecha de emisión: toda factura debe indicar de forma clara la fecha en que se emite. Este dato es fundamental porque afecta a la contabilidad trimestral de ambos, emisor y receptor.
• Número de factura: toda factura debe estar identificada con un número de factura. Este número debe ser único dentro de una serie específica. Esta numeración debe seguir un orden correlativo y continuo, sin omisiones ni saltos entre facturas. 

En caso de que el negocio cuente con distintas áreas de actividad o gestione sus operaciones desde varios centros (por ejemplo, servicios presenciales y servicios online), es posible utilizar diferentes series numeradas para cada uno, siempre que se mantenga la coherencia interna y se pueda justificar ante una posible inspección.

• Descripción de los productos o servicios: este apartado es fundamental dentro de la factura. Es necesario detallar de forma clara y precisa cuál ha sido la actividad realizada, el trabajo prestado o el concepto por el que se está emitiendo la factura. 

Cuanta más claridad y concreción haya en la descripción, más fácil será justificar la operación ante el cliente y ante la administración en caso necesario.

• Base imponible: es el importe total correspondiente a los servicios o actividades prestadas, antes de aplicar cualquier tipo de impuesto. 

Esta cifra representa el valor económico real del trabajo facturado y sirve como base para calcular los tributos correspondientes.

• IVA aplicado: sobre la base imponible se aplica el tipo de IVA vigente según la normativa fiscal. En la mayoría de las actividades profesionales se aplica el tipo general del 21 %, aunque pueden existir excepciones según el sector. 

El IVA debe aparecer claramente desglosado en la factura, incluyendo:

• El porcentaje aplicado (por ejemplo, 21 %).
• El importe exacto del IVA calculado sobre la base imponible.
• El precio total resultante de sumar la base imponible más el IVA.

• Total de la factura: este es el importe final que el cliente debe abonar. Se obtiene sumando la base imponible y el IVA correspondiente. Es recomendable destacar este total de forma clara en la factura para evitar malentendidos o confusiones en el cobro.

Finalidad de la factura

La factura tiene un doble propósito: por un lado, funciona como justificante legal de una transacción comercial; por otro, como documento contable y fiscal que debe ser registrado tanto en los libros de ingresos y gastos como en las declaraciones tributarias correspondientes.

Una factura no es solo un papel o un archivo digital: es una prueba oficial de que se ha producido una operación económica, y como tal, su emisión y conservación están reguladas por la ley. No emitirla en los casos que lo exige la normativa puede conllevar sanciones por parte de la Agencia Tributaria.

¿Qué es un recibo?

Un recibo es un documento que sirve como comprobante de pago. A diferencia de la factura, no refleja una operación económica sujeta a tributación, sino que acredita que una cantidad de dinero ya ha sido abonada por parte del cliente, usuario o beneficiario de un servicio. 

En otras palabras, el recibo no documenta la prestación en sí, sino la cancelación de la deuda generada por esa prestación.

Este tipo de documento es habitual en actividades en las que no existe obligación legal de emitir factura, como el cobro de cuotas periódicas (por ejemplo, asociaciones, colegios profesionales, academias o alquileres) o en operaciones dirigidas a consumidores finales donde no se exige factura, salvo que el cliente la solicite expresamente por tratarse de un gasto deducible.

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¿Qué información debe incluir un recibo?

Aunque el recibo no está sujeto a los mismos requisitos legales que una factura, es importante que contenga la información básica necesaria para identificar claramente el pago realizado. 

El recibo debe, al menos, contener estos elementos:

• Fecha del pago: indica cuándo se realizó el abono.
• Importe pagado: la cantidad total entregada, normalmente con el IVA ya incluido si corresponde.
• Concepto del pago: una breve descripción del motivo del cobro (por ejemplo, “cuota mensual de servicio técnico” o “renta de oficina – junio 2025”).
• Datos del emisor: nombre o razón social de quien recibe el pago.
• Datos del pagador (opcional, pero recomendable): identificación de la persona o entidad que realiza el pago.
• Medio de pago utilizado: efectivo, transferencia, tarjeta, etc.
• Firma o sello del emisor (en caso de ser un recibo en papel): para mayor validez formal, especialmente en relaciones no automatizadas.

Función del recibo en la actividad económica

El recibo actúa como garantía para el pagador de que la operación económica ya ha sido saldada. Aunque no tiene valor fiscal —es decir, no genera derechos de deducción de IVA ni se utiliza en declaraciones tributarias—, sí es un documento útil para la organización interna del negocio y como respaldo documental ante posibles reclamaciones o auditorías.

En muchos modelos de gestión, es habitual el uso de recibos como justificante de pago en actividades recurrentes (como la mensualidad de un gimnasio) o de pequeña cuantía, donde emitir una factura no es obligatorio.

Principales diferencias entre factura y recibo

Aunque tanto la factura como el recibo pueden formar parte de una misma operación económica, cumplen funciones distintas y tienen efectos legales y fiscales diferentes. 

Comprender bien su finalidad y uso es clave para evitar errores en la gestión documental de cualquier actividad profesional.

A continuación, te presentamos una tabla comparativa que resume de forma sencilla las diferencias entre factura y recibo:

Característica	Factura	Recibo
Finalidad	Acredita legalmente una operación económica	Sirve como prueba de que se ha realizado un pago
Obligación legal	Obligatoria en actividades económicas sujetas a facturación	No es obligatoria salvo en casos específicos
Tratamiento fiscal	Incluye impuestos (como IVA o IRPF), desglosados	No refleja impuestos ni tiene desglose fiscal
Validez ante Hacienda	Sí, permite justificar ingresos y gastos deducibles	No tiene validez fiscal como justificante completo
Quién lo emite	Profesionales, autónomos o empresas	Cualquier persona física o jurídica
Numeración	Debe seguir una serie numerada y correlativa	No requiere numeración
Exigencia legal	Requerida por Hacienda en operaciones sujetas a IVA	No es necesaria en la mayoría de los casos
Momento de emisión	Antes de recibir el pago	Se entrega después de realizar el pago
Desglose informativo	Documento completo con información obligatoria	Simplificación de datos
Datos del receptor	obligatorios	no constan

¿Cuándo usar una factura y cuándo un recibo?

La elección entre emitir una factura o un recibo no es aleatoria, sino que depende del tipo de actividad que realices, del perfil del cliente y del marco legal que regula la operación.

¿Cuándo debes emitir una factura?

Debes emitir una factura siempre que se cumplan estas condiciones:

• Prestas un servicio o entregas un bien dentro de una actividad económica habitual (como profesional, autónomo o empresa).
• Tu cliente es otra empresa o autónomo (B2B), que necesita la factura para deducir impuestos.
• Realizas una operación sujeta a IVA o con retención de IRPF (en el caso de actividades profesionales).
• El cliente, aunque sea particular, solicita expresamente una factura.

¿Y cuándo basta con un recibo?

El recibo puede usarse como justificante de cobro en situaciones donde la normativa no obliga a emitir factura. 

Algunos ejemplos habituales incluyen:

• Cuotas periódicas en actividades no sujetas a IVA (como asociaciones, colegios profesionales o entidades sin ánimo de lucro).
• Alquileres u otros servicios en los que se haya pactado documentalmente que no se requiere factura.
• Pagos realizados por particulares en los que no se solicite expresamente una factura.
• Actividades exentas de facturación por la ley, como determinadas operaciones médicas, educativas o culturales.

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Ahora que conoces las diferencias entre un recibo y una factura, su validez legal y fiscal y cuándo corresponde usar cada uno, el siguiente paso es contar con una herramienta que te facilite esa gestión de manera segura, rápida y profesional.

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