Cómo facturar a ayuntamientos: paso a paso

Si trabajas como autónomo o diriges una pyme y tienes como cliente a los ayuntamientos, necesitas saber cómo facturar electrónicamente a un ayuntamiento de forma correcta para garantizar que tus facturas se procesen con éxito y cobres sin retrasos. 

La factura electrónica a los ayuntamientos viene con sus propias reglas: formato, firma, envío y control. 

En esta guía te explicamos, paso a paso, lo que debes hacer, qué requisitos cumplir y cómo evitar errores que frenen tus pagos.

¿Por qué facturar electrónicamente a los ayuntamientos?

Desde enero de 2015, la Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, establece que todos los proveedores que entreguen bienes o presten servicios a las Administraciones públicas, incluidos los ayuntamientos, deben emitir sus facturas en formato electrónico. 

Esto significa que no basta con enviar un PDF o una factura en papel.

Para facturar a un ayuntamiento, debes emitir una factura electrónica que debe cumplir tres requisitos específicos:

• Estar escrita en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 o 3.2.1).
• Estar firmada electrónicamente.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica.

Aunque puede parecer más complejo que una factura tradicional, facturar electrónicamente a un ayuntamiento tiene ventajas directas para tu negocio:

• Mayor profesionalidad: te posiciona como un proveedor confiable frente a la Administración pública.
• Cobro más seguro: el envío vía FACe queda registrado automáticamente, sirviendo como acuse de recibo.
• Menos errores y retrasos: las facturas cumplen con los requisitos legales y técnicos desde el primer envío.
• Ahorro de tiempo y papel: no necesitas enviar copias físicas ni depender de correos o mensajería.

La obligación de aceptar facturas electrónicas

La Ley 25/2013 establece en su artículo 2 que todas las Administraciones Públicas deben aceptar facturas electrónicas de sus proveedores.

Esto incluye la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas, la Administración Local (es decir, los ayuntamientos), organismos autónomos, universidades públicas, entidades de derecho público con funciones de regulación o control, determinados órganos de control y fiscalización, así como las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

En cambio, no están obligadas a aceptar factura electrónica las entidades públicas empresariales estatales, los organismos asimilados de Comunidades Autónomas y entidades locales, sociedades mercantiles y fundaciones públicas, por lo que los proveedores que trabajen con estas entidades pueden seguir usando otros formatos de factura.

¿Quién está obligado a emitir una factura electrónica a un ayuntamiento y cuándo?

Según el artículo 4 de la Ley 25/2013 están obligados “todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública”. Lo que incluye a los autónomos entre los obligados a emitir una factura electrónica a los ayuntamientos.

En todo caso, como continúa diciendo este artículo, “estarán obligadas al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del punto general de entrada que corresponda, las entidades siguientes:

1. a) Sociedades anónimas.
2. b) Sociedades de responsabilidad limitada.
3. c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.
4. d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.
5. e) Uniones temporales de empresas.
6. f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

Entre los obligados a emitir facturas electrónicas a los ayuntamientos se incluyen autónomos, pymes, grandes empresas y cualquier entidad colaboradora o subcontratista que preste servicios o suministre bienes a la administración local. 

No importa el tamaño de la empresa ni el sector en el que opere: siempre que se facture a una entidad pública, es necesario cumplir con este requisito, salvo las excepciones específicas que contempla la normativa vigente.

Excepciones a la obligatoriedad de facturación electrónica

Como excepción, algunas administraciones públicas pueden excluir de la obligación de factura electrónica aquellas facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 € o las emitidas a sus servicios en el exterior que aún no dispongan de los medios necesarios para recibirlas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas.

No obstante, si el proveedor decide emitir la factura electrónica, la administración obligada a aceptarla debe recibirla, incluso si su importe es inferior a 5.000 €. En estos casos, la decisión de presentar la factura electrónica corresponde al proveedor, no a la administración. 

Requisitos para emitir una factura electrónica a un ayuntamiento

Para que tu factura sea válida y aceptada por un ayuntamiento, no basta con enviarla como PDF o imprimirla en papel. Debes cumplir con una serie de requisitos técnicos y administrativos, que garantizan que tu factura se registre correctamente y puedas cobrar sin problemas. 

A continuación te explicamos cuáles son los principales requisitos que debes cumplir al facturar a un ayuntamiento:

Formato Facturae

Todas las facturas dirigidas a ayuntamientos deben generarse en el formato Facturae, un estándar electrónico basado en XML que permite la lectura automática por los sistemas de la Administración pública. 

Existen diferentes versiones de Facturae (actualmente la 3.2 o superiores) y cada ayuntamiento puede especificar cuál acepta. Usar el formato correcto evita rechazos por incompatibilidad técnica. 

Firma electrónica

La factura debe estar firmada digitalmente con un certificado reconocido por la administración. 

Descubre en detalle → Cómo firmar facturas electrónicas: guía para autónomos y pymes.

Esta firma garantiza la autenticidad de la factura y la integridad de su contenido, protegiéndote frente a manipulaciones o reclamaciones posteriores. Sin una firma válida, la factura será rechazada automáticamente por el sistema. 

Identificación del destinatario: códigos DIR3

Para que la factura llegue al departamento adecuado del ayuntamiento, es obligatorio indicar los códigos DIR3:

• Órgano gestor.
• Unidad tramitadora.
• Oficina contable.

Estos códigos identifican con precisión la dependencia que debe recibir y tramitar tu factura, evitando retrasos o devoluciones. 

Envío mediante punto general de entrada

No puedes entregar la factura por correo electrónico o físicamente: debe enviarse a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, siendo FACe el más utilizado a nivel nacional. 

Este sistema registra automáticamente la entrada de la factura, generando un justificante oficial que sirve como acuse de recibo.

Conservación de facturas

Tanto la factura en formato electrónico como el acuse de recibo deben conservarse durante el tiempo que marca la normativa fiscal y contable.

Esto te permitirá demostrar la presentación correcta en caso de auditorías o revisiones. 

Paso a paso para facturar a un ayuntamiento

Emitir correctamente una factura electrónica a un ayuntamiento puede parecer complicado al principio, pero siguiendo un proceso organizado, cualquier autónomo o pyme puede hacerlo de manera eficiente y segura. 

A continuación, te explicamos, paso a paso, cómo generar, firmar y enviar la factura electrónica, evitando errores y retrasos en el cobro.

Recopila la información del ayuntamiento

Antes de generar la factura, asegúrate de tener todos los datos necesarios del ayuntamiento:

• Nombre oficial y NIF de la entidad.
• Dirección fiscal y datos de contacto.
• Códigos DIR3: órgano gestor, unidad tramitadora y oficina contable.

Estos códigos son esenciales para que la factura llegue al departamento correcto y sea registrada automáticamente por FACe o el sistema equivalente del ayuntamiento. 

Prepara tus propios datos

Comprueba que tu información como proveedor esté actualizada:

• NIF y razón social.
• Dirección fiscal y datos de contacto.
• Cuenta bancaria para el cobro.
• certificado digital activo y vigente para firmar facturas.

Tener todos estos datos organizados evita rechazos por errores formales y acelera el proceso de aceptación y pago.

Genera la factura en formato Facturae

Utiliza un software de facturación compatible con Facturae como TeamSystem Facturas Billin para crear tu factura.

Al generar el XML, incluye:

• Tus datos y los del ayuntamiento.
• Descripción de los bienes o servicios prestados.
• Base imponible, IVA aplicado y total.
• Fecha de emisión y número de factura.

Asegúrate de seleccionar la versión de Facturae aceptada por el ayuntamiento (actualmente la 3.2 o superiores). 

Firma la factura electrónicamente

El siguiente paso es firmar digitalmente el XML con tu certificado reconocido.

Esto garantiza la autenticidad de la factura y que no ha sido alterada. Una factura sin firma válida será rechazada automáticamente por el sistema de la administración. 

Envía la factura a través del Punto General de Entrada

Accede al Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas, como FACe, para enviar tu factura:

• Sube el archivo XML firmado.
• Completa los datos solicitados sobre el receptor (DIR3).
• Envía la factura y guarda el justificante de presentación

Este justificante es tu prueba de que la factura ha sido recibida correctamente y sirve para la contabilidad y posibles auditorías.

Haz seguimiento de la factura

Una vez enviada, revisa periódicamente el estado de tu factura en FACe:

• Registrada: la administración ha recibido la factura.
• Aceptada: la factura cumple todos los requisitos y está en proceso de pago.
• Rechazada: hay errores en los datos o en el formato que deben corregirse.

Si la factura es rechazada, corrige los errores indicados y vuelve a enviarla. Este seguimiento evita retrasos innecesarios en el cobro.

Conserva la documentación

Finalmente, guarda tanto el archivo XML como el justificante de envío.

Esto te permitirá:

• Cumplir con la normativa fiscal.
• Tener respaldo ante auditorías o reclamaciones.
• Organizar tus facturas electrónicas de forma ordenada para futuras referencias.

Errores comunes y cómo evitarlos

Al facturar electrónicamente a un ayuntamiento, muchos proveedores cometen errores que provocan rechazos o demoras. 

Aquí te mostramos cuáles son los más frecuentes y cómo prevenirlos:

• DIR3 mal cumplimentado: poner un órgano gestor o unidad tramitadora incorrecta es uno de los fallos más habituales. Verifica con el ayuntamiento sus códigos antes de emitir.
  
• Certificado digital caducado o no reconocido: si tu certificado no es válido, la firma electrónica no será aceptada. Asegúrate de renovar antes de tiempo.
  
• Formato XML incorrecto: si tu software genera un Facturae en una versión no aceptada por la administración, corre riesgo de rechazo. Comprueba cuál es la versión que exige el ayuntamiento o FACe.
  
• Errores en el envío por FACe: olvidarse de indicar el punto de entrada correcto o subir el archivo equivocado. Revisa dos veces antes de dar a “enviar”.
  
• Falta de seguimiento: muchos autónomos piensan que con enviar ya está hecho, pero si no revisas el estado, puedes no enterarte de un posible rechazo.

Consejos para autónomos y pymes que facturan a varios ayuntamientos

Cuando trabajas con varios ayuntamientos, la gestión de la factura electrónica a los ayuntamientos puede volverse más compleja debido a las diferencias en procedimientos, códigos DIR3 y requisitos internos de cada entidad. 

Para evitar errores y retrasos en los cobros, es fundamental organizar bien la información, estandarizar tu proceso de facturación y anticiparse a las particularidades de cada cliente público. 

Estos consejos te ayudarán a gestionar todas tus facturas electrónicas de forma más eficiente y sin contratiempos:

• Crea una plantilla de factura electrónica con los datos recurrentes (tuyos y del ayuntamiento) para agilizar la emisión.
  
• Mantén una base con los códigos DIR3 de cada ayuntamiento cliente; puedes guardarlos en un Excel o en tu CRM/ERP.
  
• Utiliza un programa de facturación que te ayude a generar facturas con formato Facturae, firmarla y enviarla: te ahorrarás muchos problemas técnicos.
  
• Habla con tu gestor para entender bien los requisitos técnicos: firmar digitalmente, generar XML válido, usar FACe…
  
• Organiza las facturas enviadas a entidades públicas en una carpeta aparte para tener todo controlado.
  
• Revisa periódicamente el estado de tus facturas enviadas por FACe para detectar posibles rechazos o demoras.

Cómo simplificar la facturación a ayuntamientos con un software como TS Facturas Billin

Para autónomos y pymes que trabajan con administraciones públicas, especialmente si necesitan facturar a un ayuntamiento de forma recurrente, contar con un software especializado como TeamSystem Facturas Billin puede simplificar por completo el proceso. 

Este tipo de herramienta te permite automatizar gran parte del trabajo, ahorrar horas de gestión y asegurar que todas tus facturas cumplen con la normativa desde el primer momento.

Cómo TS Facturas Billin te facilita la facturación electrónica a ayuntamientos:

• Crear y descargar facturas con formato válido Facturae para emitir facturas a la Administración pública.
• Conectar tus facturas con cualquier plataforma del Gobierno FACe o Administración pública y de la provincia que necesites.
• Ayuda profesional para crear y emitir facturas a Facturae

Prueba todas sus funcionalidades sin límite durante 30 días, para que descubras lo sencillo que es facturar a un ayuntamiento con TS Facturas Billin.