¿Cómo debemos facturar a un colegio?: guía completa

Cuando un autónomo o pyme ofrece sus servicios a un colegio, es habitual que surjan dudas sobre cómo emitir la factura correctamente. 

¿Debo aplicar IVA o está exenta la operación? Estas preguntas son frecuentes porque, en función del tipo de servicio, la normativa del impuesto puede variar considerablemente.

Facturar a un colegio no es igual que hacerlo a una empresa privada o a un particular. En el ámbito educativo existen actividades exentas de IVA, especialmente aquellas relacionadas con la formación exenta de IVA, mientras que otros servicios, como mantenimiento o consultoría, sí deben incluir el impuesto.

Por eso, antes de emitir una factura, es fundamental analizar la naturaleza del trabajo realizado y comprobar si tiene carácter formativo o no.

A continuación, vamos a analizar cómo distinguir cuándo aplicar IVA y cuándo no, así como los pasos que todo profesional debe seguir para facturar de forma correcta a un centro educativo.

Identifica si tu actividad en el colegio está exenta de IVA

Cuando trabajas con un colegio, lo primero que debes tener claro es si tu servicio forma parte de una actividad educativa. No todas lo son, pero si lo que haces está directamente relacionado con la enseñanza o la formación, es muy probable que estés ante una actividad exenta de IVA.

Según establece el artículo 20 Uno.9º de la Ley 37/1992 del IVA están exentas de IVA las siguientes operaciones:

“La educación de la infancia y de la juventud, la guarda y custodia de niños, incluida la atención a niños en los centros docentes en tiempo interlectivo durante el comedor escolar o en aulas en servicio de guardería fuera del horario escolar, la enseñanza escolar, universitaria y de postgraduados, la enseñanza de idiomas y la formación y reciclaje profesional, realizadas por Entidades de derecho público o entidades privadas autorizadas para el ejercicio de dichas actividades.

La exención se extenderá a las prestaciones de servicios y entregas de bienes directamente relacionadas con los servicios enumerados en el párrafo anterior, efectuadas, con medios propios o ajenos, por las mismas empresas docentes o educativas que presten los mencionados servicios”.

Según ésto, están exentas de IVA la educación infantil y juvenil, la enseñanza escolar, universitaria o de posgrado, la enseñanza de idiomas y la formación o reciclaje profesional. 

También entran en este grupo las clases particulares de materias incluidas en planes de estudio oficiales, siempre que las imparta una persona física (no una empresa o academia).

Esta exención se extiende a todos los servicios y bienes que estén directamente relacionados con la enseñanza, como el material didáctico o los recursos que el propio formador o centro educativo utiliza para impartir sus clases.

La Agencia Tributaria aclara que, según la jurisprudencia europea y la Dirección General de Tributos (DGT), estos servicios educativos están exentos, aunque no cuenten con una autorización administrativa específica. 

▶️ Ejemplo práctico: si eres autónomo y te contrata un colegio para impartir talleres de robótica, clases de conversación en inglés o formación en competencias digitales para su profesorado, estarás realizando una formación exenta de IVA.

Cuándo sí debes aplicar IVA a los servicios prestados a colegios

Ahora bien, no todos los servicios prestados a un colegio están exentos. Si tu trabajo no tiene un propósito educativo, entonces deberás aplicar el IVA correspondiente, normalmente el 21%.

Por ejemplo, si eres una empresa de limpieza, de mantenimiento informático, de jardinería o incluso una empresa de catering que da servicio al comedor del colegio, sí tendrás que repercutir el IVA. 

En este último caso, la Agencia Tributaria lo deja muy claro: solo están exentos los servicios de comedor prestados directamente por el centro a sus alumnos, no los realizados por empresas externas.

También se consideran sujetos a IVA los servicios deportivos ofrecidos por empresas ajenas al centro docente y los de alojamiento o residencia de estudiantes.

Otra excepción importante son los llamados “cursos a distancia” que, en realidad, consisten principalmente en la venta de materiales (libros, vídeos o fascículos) acompañados de un pequeño servicio de atención. 

En estos casos, Hacienda entiende que lo que se está vendiendo son bienes, no formación, y, por tanto, la operación no está exenta de IVA.

▶️ Ejemplo práctico: si eres profesor y ofreces un curso online en el que tú impartes la formación y atiendes personalmente a los alumnos, esa actividad puede estar exenta. Pero si lo que haces es vender un pack con libros y vídeos sin impartir clases reales, entonces deberás aplicar IVA.

Cómo emitir la factura a un colegio paso a paso 

1. Datos del emisor y del colegio
2. Número de factura y fecha de emisión
3. Descripción detallada del servicio prestado
4. Importe total y desglose de impuestos
5. Condiciones y plazo de pago

Emitir una factura es la forma de formalizar tu trabajo, garantizar que recibirás el pago y cumplir con tus obligaciones fiscales.

Cuando facturas a un colegio, ya sea por un curso de formación exento de IVA o por un servicio general, el documento debe contener una serie de datos obligatorios para ser válido ante Hacienda.

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A continuación te explicamos qué elementos debe incluir tu factura:

Datos del emisor y del colegio

La factura debe identificar claramente a las dos partes: tú, como profesional o empresa que presta el servicio, y el colegio que lo recibe.

Incluye siempre:

• Tus datos fiscales: nombre completo o razón social, dirección fiscal y tu número de identificación (NIF o CIF).
• Datos del colegio: nombre o razón social, dirección y NIF o CIF.

Esta información es imprescindible para que la factura tenga validez legal y para que tanto tú como el centro podáis registrarla correctamente en vuestra contabilidad.

Número de factura y fecha de emisión

Cada factura debe tener un número único y correlativo. Esto significa que no puedes repetir números ni alterar el orden cronológico.

Puedes usar diferentes formatos, según tu sistema:

• Básico: 001, 002, 003…
• Por año: 2025-001, 2025-002…
• Personalizado: EDU-2025-001 (por ejemplo, si trabajas exclusivamente con centros educativos).

Aprende más sobre ➡️ Numeración de facturas: cómo hacerlo correctamente.

Mantener una numeración ordenada y coherente facilitará tu control interno y te evitará problemas en caso de revisión fiscal.

La fecha de emisión también es esencial, ya que indica el día exacto en que emites la factura y, además:

• Marca el inicio del plazo de pago acordado con el cliente.
• Determina en qué trimestre debes incluirla en tus declaraciones trimestrales de IVA o IRPF.

Descripción detallada del servicio prestado

Sé claro y preciso al describir lo que has hecho. Una factura bien detallada transmite profesionalidad y evita malentendidos con el colegio.

Incluye:

• Una breve descripción del servicio (por ejemplo, “curso de formación en competencias digitales para docentes” o “servicio de mantenimiento informático”).
• La cantidad o duración (por horas, sesiones, días, etc.).
• El precio unitario y el subtotal de cada concepto.

Ejemplo: “impartición de taller de robótica educativa – 8 horas de formación – 40 €/hora – Total 320 €.”

Importe total y desglose de impuestos

Tu factura debe reflejar el total que el colegio debe pagarte, desglosando correctamente los importes:

• Base imponible: suma de todos los servicios antes de aplicar impuestos.
• IVA:
  • Si tu servicio es de formación exenta de IVA, no lo aplicarás e indicarás la referencia legal correspondiente (Operación exenta según art. 20.Uno.9º Ley 37/1992 del IVA).
  • Si el servicio no es educativo, aplicarás el tipo general del 21 %.
• IRPF: si eres autónomo, deberás incluir la retención (habitualmente del 15 %, o del 7 % si estás en tus primeros años de actividad).
• Total final: el importe total que el colegio debe abonarte.

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Condiciones y plazo de pago

Por último, indica las condiciones de pago para evitar retrasos o confusiones.
Incluye:

• Métodos de pago aceptados: transferencia bancaria, Bizum, tarjeta, etc.
• Plazo máximo de pago, por ejemplo: “pago a 30 días desde la fecha de emisión.”

Resumen: cómo facturar a un colegio según el tipo de servicio

Para ayudarte a verlo más claro, aquí tienes una tabla resumen y varios ejemplos prácticos de cómo debes facturar según el tipo de servicio:

Ejemplos prácticos sobre como facturar a un colegio 

Ejemplo 1: profesor de inglés contratado por el colegio 

Impartes clases de conversación a grupos de alumnos dentro del horario escolar. Se trata de educación exenta de IVA, por lo que no debes incluir el impuesto en la factura.

Añade la nota legal: operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.9º de la Ley 37/1992 del IVA.

Ejemplo 2: empresa de formación que capacita al profesorado en competencias digitales

Tu empresa imparte un curso certificado sobre herramientas digitales en el aula. Es formación exenta de IVA, ya que tiene una finalidad educativa y está directamente relacionada con la actividad docente del centro.

Factura sin IVA, indicando la exención correspondiente.

Ejemplo 3: empresa de mantenimiento eléctrico

Realizas una reparación en el sistema de iluminación del colegio. Tu servicio no forma parte del proceso educativo, por tanto, debes aplicar el 21 % de IVA.

Ejemplo 4: servicio de catering escolar

Proporcionas menús al comedor de un colegio, pero el comedor está gestionado por tu empresa, no por el centro educativo. Este servicio no está exento, por lo que debes aplicar el IVA general del 21 %.

En resumen

• Formación exenta de IVA: todas las actividades directamente relacionadas con la enseñanza o la formación reglada, la educación infantil, los cursos profesionales y los talleres educativos.
• Sujetas a IVA: todos los servicios generales, técnicos, logísticos o complementarios que no tengan una finalidad docente.

Antes de emitir la factura, pregúntate siempre si tu trabajo contribuye a la formación o al aprendizaje de los alumnos o del profesorado. Si la respuesta es sí, seguramente se trate de educación exenta de IVA. Si no, deberás aplicar el IVA en la formación o en el servicio correspondiente.

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Si trabajas con colegios o centros educativos, sabes que no todos los servicios se facturan igual. Algunos están exentos de IVA, como los cursos o talleres de formación, mientras que otros, como mantenimiento, asesoría o catering, sí deben incluir el impuesto.

Gestionar correctamente estas diferencias, mantener la documentación al día y cumplir con la normativa fiscal puede convertirse en una tarea compleja, sobre todo si combinas varias actividades o trabajas con distintos clientes.

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