Los gestores documentales

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Gestor documental gratis
Escrito por Laura Peña
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Actualmente, la cantidad de documentación que genera una empresa crece rápidamente, de ahí, que se necesiten nuevos métodos para su almacenamiento y localización.

Con un sistema de gestión documental podrás tener toda tu información ordenada, de manera que beneficie tu productividad empresarial.

¿Qué es gestión documental y para qué sirve?

La gestión documental hace referencia al conjunto de normas y técnicas que usamos para administrar cualquier documento que forme parte de una compañía, permitiendo poder recuperarla en cualquier momento y controlar el tiempo que debe guardarse.

Dentro de los documentos más comunes que se generan en una organización empresarial están las actas, informes, contratos, facturas, acuerdos, albaranes, presupuestos, impuestos, etc.

Por tanto, los gestores documentales almacenan, administran y gestionan el flujo de los documentos dentro de una empresa, consiguiendo una localización centralizada donde los empleados podrán acceder de forma sencilla y fácil.

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¿Qué hace un gestor documental?

Los beneficios que genera un gestor de documentos son entre muchos otros:

  • Controla quién accede a la documentación
  • Tiene un acceso centralizado y sencillo
  • Seguridad sobre la documentación
  • Ahorro de tiempo a la hora de su búsqueda
  • Disminuye las duplicidades de documentos
  • Agiliza y automatiza las tareas administrativas
  • Intercambio de documentación electrónica entre empresas
  • Mayor satisfacción en los clientes

¿Qué es un gestor de documentos digitales?

Trabajar con un sistema de gestión documental conlleva tener que digitalizar todos documentos en papel como las facturas, y con la ayuda de un escáner se consigue que los documentos en papel se conviertan en versiones digitales que se almacenarán en una localización centralizada.

Este procedimiento es imprescindible para conseguir una gestión de documentos digitalizados, aunque pueda resultar muy costoso al principio.

Los mejores software de gestión documental

El principal objetivo de una empresa que quiere adquirir un programa de gestión documental es simplificar su trabajo, ya sea para reducir costes o para eliminar tareas repetitivas.

El factor clave a la hora de elegir un gestor documental es seleccionar la opción que más se adapte a tu negocio, analizando las múltiples funcionalidades que ofrecen para la gestión de documentos.

Veamos los mejores softwares de gestión documental:

Microsoft SharePoint

Este programa de gestión documental sirve para compartir y administrar contenido, con su aplicación consigue incentivar el trabajo en equipo, localizar la documentación de forma rápida y la colaboración de todos los miembros de la organización.

No es un programa de gestión documental gratis, ofrece diversos planes de precios desde 4,20 € por usuario al mes (sin IVA incluido) hasta el paquete Office 365 E3 por 19,70 € por usuario al mes (sin IVA incluido).

Alfresco

Alfresco contiene un sistema ECM nativo de la nube, que te permite gestionar el contenido de tu archivo desde cualquier lugar, es decir, el usuario puede conectarse desde cualquier ubicación para acceder a sus aplicaciones.

No ofrece un precio único, sino que será calculado en función de los requisitos que exija tu empresa.

Sesametime

Este gestor documental organiza toda tu información en un solo lugar y en la nube, de manera que tus empleados pueden acceder de forma rápida y sencilla.

Almacena toda la información relacionada con la documentación laboral de tus empleados, contratos, certificados, documentación personal, etc.

Su precio parte de 25 euros al mes por 5 empleados.

Quipu

Es un gestor documental enfocado a asesorías, pymes y autónomos donde quedará guardada toda tu información para poder acceder a ella desde cualquier lugar.

Su principal función es almacenar las facturas emitidas y recibidas que forman parte del libro contable, además ofrece los servicios de un asesor interno que revise esa documentación.

No es un software de gestión documental gratis, ya que, ofrece un plan de precios según las funcionalidades contratadas.

Factorial

Este gestor documental organiza los documentos laborales de tus empleados, creando carpetas especializadas, también almacena los impuestos y facturas de tu negocio.

Te ofrece un registro 100% gratuito para posteriormente contratar el plan de precios que más se adapte a tus empleados y cubra tus necesidades.

Programas de gestión documental gratis: OpenKm y OpenProdoc 3.0.3

Entre los programas de gestión documental gratis vamos a destacar a OpenKm y OpenProdoc 3.0.3.

OpenKm es una solución de gestión que permite crear y almacenar a las empresas los diversos documentos, incrementando la eficacia en la reutilización de la información y el control sobre el flujo de documentos.

Con su gestor documental puedes hacer captura de los documentos, controlar su caducidad, recopilar información, colaborar con el resto de miembros del equipo, organización gracias a la localización de documentos y garantiza la seguridad de la información.

OpenProdoc 3.0.3 en GitHub te ofrece un conjunto de herramientas que te permiten manejar documentos y compartirlos entre los usuarios de tu empresa, incluyendo una ficha descriptiva de cada documento para poder describirlo y localizarlo.

Es gratuito y de código abierto, por lo que se puede revisar el código fuente e incluso adaptarlo a lo que necesite tu negocio

Los gestores documentales son cada vez más importantes en las empresas y sobre todo cuando estas van cogiendo volumen.

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Sobre el autor

Laura Peña

Freelance Executive Marketing Manager y redactora de contenidos en el blog de Billin. Soy una apasionada del marketing y como autónoma, quiero conocer todo sobre el emprendimiento y el growth empresarial. ¡Si tienes cualquier duda déjame tu comentario más arriba!