¿Qué son los datos fiscales de una empresa? Todo lo que debes saber
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Cargando...Normalmente, cuando hablamos de los datos fiscales de alguien, todos entendemos que nos referimos a los datos que identifican a esa persona frente a terceros y Hacienda.
En el caso de las empresas, los datos fiscales son imprescindibles para emitir y recibir facturas, cumplir con las obligaciones fiscales, etc.
Por eso, hoy vamos a explicarte qué son los datos fiscales de una empresa, para qué sirven y cómo puedes acceder a ellos si los necesitas.
En este artículo encontrarás
¿Cuáles son los datos fiscales de una empresa?
Como ya dijimos en la introducción, los datos fiscales de una empresa o autónomo son los elementos que identifican legal y tributariamente a una actividad económica ante Hacienda, los clientes, los proveedores y cualquier otro tercero.
La importancia de esta información radica en que debe aparecer obligatoriamente en los documentos (tanto emitidos por la empresa como recibidos), como por ejemplo las facturas, los modelos tributarios o las notificaciones de la Agencia Tributaria.
Los principales datos fiscales que debe tener cualquier empresa o autónomo para realizar su actividad son:
- Nombre completo o razón social: es el nombre legal de la empresa o, en el caso de un autónomo, su nombre y apellidos.
- NIF (Número de identificación fiscal): que es diferente según se trate de una empresa o un autónomo.
- Para empresas es un código específico asignado por la AEAT (antes CIF).
- Para autónomos es su DNI con una letra.
- Dirección fiscal: es el domicilio que declaras ante Hacienda a efectos de recibir notificaciones y cumplir con las obligaciones fiscales.
- Epígrafe del IAE: es el código que clasifica la actividad económica dentro del Impuesto sobre Actividades Económicas.
- Forma jurídica (solo para sociedades): S.L., S.A., cooperativa, etc.
- Correo electrónico y teléfono de contacto: pero solo si están registrados en Hacienda, porque pueden constar como medios válidos, por ejemplo, para las notificaciones electrónicas y telefónicas.
Incluso, en algunas ocasiones, se puede considerar como un dato fiscal la fecha de alta en Hacienda (aunque eso la Agencia Tributaria ya lo tiene registrado).
Dada la importancia que tienen, es necesario que estos se mantengan constantemente actualizados ante la Agencia Tributaria, ya que cualquier error puede afectar a la validez de tus facturas, a tus declaraciones o incluso generar sanciones.
Por eso, ante cualquier cambio, lo que debes hacer es notificarlo de manera inmediata a través del modelo 036.
¿Para qué son los datos fiscales de una empresa o autónomo?
Los datos fiscales de una empresa o autónomo son algo más que una mera formalidad administrativa porque tienen una serie de funciones muy relevantes que hacen que la empresa pueda cumplir con sus obligaciones.
- Poder emitir y recibir facturas válidas. Si los datos del emisor o del receptor fueran erróneos o incompletos, la factura sería invalidada fiscalmente, con lo que no se podrían deducir el IVA, servir de justificante de gasto, etc.
- Presentar impuestos y declaraciones. Todos los modelos tributarios necesitan que los datos fiscales que identifican a la empresa contribuyente estén correctos y actualizados.
- Relación con proveedores, clientes y la administración. Los datos fiscales permiten identificar a la empresa en contratos, albaranes, presupuestos, certificados digitales, etc., frente a sus clientes, proveedores, Hacienda y organismos oficiales.
- Justificar deducciones y gastos. Para que un gasto sea deducible, tiene que estar respaldado por una factura válida con los datos fiscales del emisor y el receptor de la misma. De otra forma, Hacienda podría rechazar la deducción.
- Cumplir con la normativa contable y mercantil. Los datos fiscales son necesarios también para la validez de los libros contables, las cuentas anuales, los depósitos en el Registro Mercantil y otros documentos obligatorios.
- Transmiten y proporcionan transparencia y seguridad jurídica. Como los datos fiscales de las empresas son públicos y se pueden consultar en Hacienda y organismos oficiales, ayuda a generar confianza tanto en tus clientes como en tus proveedores, puesto que te identificas como una empresa legal que cumple con sus obligaciones legales, fiscales y tributarias.
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¿Cómo obtener los datos fiscales de una empresa?
A la hora de obtener los datos fiscales de tu empresa, puedes hacerlo a través de los servicios electrónicos de la Agencia Tributaria (AEAT).
Para solicitarlos por la página de la Agencia Tributaria tienes tres vías de acceso:
- El certificado digital, el que deben utilizar las empresas.
- La cl@ve PIN, válida para las personas físicas, incluidos los autónomos.
- El número de referencia, que es solo para las personas físicas.
Una vez que tienes acceso a la sede electrónica de la Agencia Tributaria y te has identificado, para ver tus propios datos fiscales, busca la sección de «Mis datos censales» o «Censos, NIF y domicilio fiscal» dentro del apartado de «Empresas y Profesionales». Ahí podrás acceder a toda tu información censal de tu empresa y descargarla en PDF.
Pero, si lo que quieres es consultar los datos fiscales de otra empresa o autónomo, debes saber que los datos fiscales están protegidos por la normativa de protección de datos y el deber de confidencialidad tributaria: art. 95 de la Ley General Tributaria.
Es importante diferenciar entre los datos de identificación que son públicos y datos fiscales confidenciales, a los que sólo puedes acceder con autorización expresa de la empresa.
Por tanto, la forma de acceder a datos fiscales de otra empresa es:
- Consultando una factura emitida por ella o documentación comercial.
- Realizando una consulta al Registro Mercantil.
- Utilizando buscadores de información mercantil, que son empresas privadas que recopilan y venden información empresarial.
¿Cuáles son las preguntas más frecuentes sobre los datos fiscales?
Estas son tres de las preguntas más frecuentes que suelen aparecer cuando se habla sobre los datos fiscales de una empresa.
¿Es obligatorio revisar los datos fiscales antes de presentar la declaración?
No existe obligatoriedad legal de revisión, aunque sí es altamente recomendable, ya que si los datos fiscales que tiene la Agencia Tributaria tiene errores, están incompletos o no reflejan operaciones específicas de tu actividad empresarial, tu empresa va a ser la única responsable por no haber comunicado los cambios.
Por eso, antes de confirmar tu borrador o presentar tus modelos fiscales (como el 100, 130, 303 o 200), debes comprobar que todos tus datos fiscales, así como los datos sobre rendimientos, gastos, etc., están correctamente reflejados.
Nuestra recomendación es que una comprobación adecuada y periódica puede evitarte sanciones, requerimientos, etc.
¿Qué debo hacer si encuentro errores en mis datos fiscales?
En el caso de que consultes tus datos fiscales y detectes algún error o dato incompleto, debes corregirlo de manera inmediata y manual antes de presentar la declaración o cualquier tipo de documentación tributaria o legal.
En declaraciones como la del IRPF (modelo 100), puedes introducir los datos reales que tengas en tu contabilidad o facturación, y Hacienda aceptará esa modificación.
En el caso de que ya hayas presentado la declaración y detectas un fallo a posteriori, puedes corregirlo:
- Presentando una autoliquidación rectificativa (si es IRPF desde 2025).
- Solicitar una rectificación de autoliquidación (para otros modelos).
En cualquier caso, siempre es mejor que lo hagas tú voluntariamente a que sea la misma Hacienda la que se dé cuenta y te lo reclame.
¿Cómo afectan los datos fiscales a las facturas emitidas por mi empresa?
Los datos fiscales de tu empresa (razón social, NIF, domicilio fiscal…) tienen que coincidir exactamente con los que figuran en Hacienda, ya que estos datos son los que vas a incluir en todas tus facturas emitidas y les otorgan validez legal.
Si los datos fiscales no son correctos o están desactualizados, lo normal es que tengas problemas en inspecciones, en devoluciones de IVA, e incluso que tus clientes te devuelvan las facturas por no ser válidas.
Por eso, es tan importante revisar periódicamente que tus datos fiscales estén actualizados en Hacienda, especialmente si has cambiado de domicilio, forma jurídica o NIF.
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