Cómo anular una factura emitida

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Cómo se puede anular una factura
Pedro González
Escrito por Pedro González
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Cuando un autónomo o el responsable de facturación de una PYME identifica un error en una factura ya emitida, entonces surge la duda sobre cómo podría resolverse la situación. A priori, parece que todo está perdido. Si la factura está emitida, la legislación fiscal es como la física con la energía, no concibe que desaparezca, solo que se pueda transformar. Y, efectivamente, las facturas pueden transformarse una vez emitidas, si se realiza los pasos adecuados.

Usando nuestro generador de facturas y presupuestos online y gratuito, evitarás que se produzcan errores en tus facturas ya que está constituido por una plantilla sencilla e intuitiva. Además te permite enviar dichas facturas a tus clientes sin necesidad de estar registrado en la plataforma de Billin.

Una factura ya emitida en la que se haya localizado un error solo permite dos tipos de resoluciones:

¿Qué sucede si «sencillamente» elimino la factura de mi contabilidad?

Ten en cuenta que estamos hablando de facturas ya emitidas. Una vez la administración pública registre la contabilidad vinculada a la factura, todos los cálculos en Hacienda la tendrán en cuenta.

Por otro lado, la factura habrá sido enviada a algún cliente y, por mucho que intentases eliminarla de tu base de datos, no implica que el cliente lo haga. Por tanto, no serviría absolutamente de nada.

Nota de crédito para modificar facturas emitidas

La nota de crédito es una de las mejores opciones para modificar los datos de una factura emitida. Sin embargo, no es lo que más recomiendan profesionales de la contabilidad, dado que no permite modificar un IVA liquidado, por tanto sirve para facturas recién enviadas y que no estén incluidas en un trimestre ya cerrado por la contabilidad administrativa.

Una nota de crédito, además, es fácil de realizar. Debes seguir los mismos pasos que para crear una nueva factura, pero identificando de la forma más clara posible que se trata de una nota de crédito.

Con respecto a las facturas ya realizadas, la nota de crédito mantiene la correlación de la serie existente, por tanto llevará el siguiente número a la última factura ya emitida.

No obstante, como es posible que hayas identificado más tarde el error y haya facturas interpuestas entre la que quieres modificar y esta nota de crédito, también debes identificar claramente la factura concreta sobre la que se realiza la modificación.

En esta nota de crédito se ponen todas las cantidades e importes finales en negativo, con lo que equilibrará la contabilidad de la anterior factura y es, a efectos prácticos, como si la anulara.

Consejos sobre las notas de crédito:

Si la nota de crédito tiene su razón de ser por el hecho de que te has equivocado en la factura original, recuerda que deberás volverla a hacer como una nueva para contabilizar el trabajo adecuadamente.

Siempre debes avisar al cliente, para que su declaración a Hacienda esté realizada de forma correcta.

Y, por último, te recomendamos siempre mantener las facturas antiguas emitidas, aunque las hayas modificado con notas de crédito, porque siguen siendo útiles. Por ejemplo, en una inspección de Hacienda pueden ser requeridas para comprobar que la nota de crédito es sobre una factura real.

Facturas rectificativas para modificar facturas emitidas

Como os hemos comentado, las facturas rectificativas tienen un efecto más a largo plazo, son capaces incluso de afectar a facturas cuyo IVA ya está liquidado en trimestres anteriores.

Además, se diferencia de la nota de crédito y, también, del resto de facturas, porque lleva su propia numeración, aunque sí debe estar identificada como una factura rectificativa.

La mayor diferencia, sin embargo, está en los detalles que incluye. Debe especificarse el tipo impositivo sobre el que actúa y la cuota repercutida. El IVA, sin embargo, no se debe hacer constar.

Con una factura rectificativa lo que se consigue es «rectificar» administrativamente los datos correspondientes a una factura anterior, para que la contabilidad en Hacienda sea la correcta. Como en la nota de crédito, avisar al cliente y guardar las facturas originales es, más que un consejo, unos pasos imprescindibles para no tener más problemas en el futuro a nivel contable.

Cómo rectificar una factura física

El objetivo de la factura rectificativa es corregir errores en una factura. Los errores suelen ser de numeración de factura, la fecha, los importes, la base imponible, la cuenta bancaria o incluso los conceptos, entre otros.

Este tipo de factura, deberá llevar visible una anotación donde se indique que es una factura rectificativa, con la especificación del concepto que se ha corregido o modificado.

Si la corrección se realiza sobre el IVA, se dan dos situaciones:

  • Si la factura se rectifica dentro del mismo trimestre, podrá emitirse una nota de crédito
  • Si la factura pertenece a un trimestre anterior y el IVA ha sido liquidado, deberá emitirse factura rectificativa

Estas facturas rectificativas llevan número de factura y de serie diferente al utilizado en las operaciones habituales y deberán registrarse aparte.

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Sobre el autor

Pedro González

Pedro González

¡Hola! Soy Pedro.Autor en Billin viviendo en Madrid, España. Me encanta escribir sobre todo lo relacionado con Negocio, Economía, y Empresa. Además, estoy interesado en emprendimiento y finanzas. Puedes leer todos mis artículos haciendo click sobre el botón de abajo, ¡espero que te gusten!