Cómo mejorar la comunicación interna de una pyme

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Cómo mejorar la comunicación interna de una pyme
Pedro González
Escrito por Pedro González
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En una pyme, el lograr la máxima productividad es prioritario y una de las herramientas más útiles para alcanzar esa meta es la comunicación interna entre los empleados. Sin embargo, muchos responsables de empresa creen que esta se debe limitar a reuniones presenciales o a correos electrónicos, obteniendo así una mínima parte de lo que las nuevas tecnologías ofrecen.

Opciones hay donde elegir, por lo que en este artículo os contamos qué tipos de comunicación interna podéis aprovechar y qué beneficios obtener al hacerlo:

Mensajería instantánea para el seguimiento de proyectos

Para una comunicación constante entre un equipo de profesionales, las plataformas de mensajería instantánea son la mejor opción. De hecho, cada vez contamos con más variedad de opciones, desde Skype hasta Slack, con la posibilidad de crear grupos de trabajo e intercambiar tanto opiniones como archivos de forma rápida y directa.

Boletines y circulares para comunicación corporativa

A las empresa les es difícil dar mensajes a sus empleados, ya que es complicado generar un sistema de trabajo productivo si se están realizando, continuamente, reuniones colectivas en las que tratar todos los temas que rodean el entorno laboral. La tecnología actual nos echa una mano, poniendo a nuestra disposición herramientas que facilitan la comunicación, ya sea mediante correo electrónico o desde la propia intranet de la empresa.

Los dos formatos más corrientes son los boletines y las circulares. Aunque cada uno tiene su propio estilo, estos envíos de información digital permiten una relación con departamentos enteros e incluso con todo el personal de una pyme, sin necesidad de reuniones ni correos electrónicos con todos los empleados en copia.

El boletín tiene carácter periódico y sirve para informar sobre la actualidad de la empresa, ya sea mediante novedades importantes o con informes de rentabilidad periódica.

La circular, por su parte, es una excelente forma de avisar o contar un hecho importante, urgencia o cambio de vital trascendencia en la infraestructura de la empresa.

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Dossier o manual corporativo

Uno de los elementos menos utilizados actualmente es el denominado dossier y eso es un error, ya que es el documento donde está recogida la metodología de actuación de la empresa ante cualquier circunstancia y en el que aparece el uso de la identidad corporativa.

En la mayoría de los casos estos elementos de comunicación empresarial son útiles para los nuevos empleados, siendo esta la forma más rápida de transmitir la formación necesaria para que cualquier profesional se adapte lo mejor posible a la rutina de trabajo.

Sin embargo, también son útiles cuando se producen modificaciones en la forma de trabajar, en el uso de nuevos programas informáticos, etc. Aprovechando las circulares se puede hacer constar la existencia de un nuevo dossier o una actualización del anterior, de manera que todos los profesionales puedan actualizar su metodología lo antes posible.

El uso acertado del correo electrónico

Con tantas opciones de comunicación interna, muchos se plantean cuándo es apropiado utilizar el correo electrónico, con el fin de que la comunicación sea la más rápida y apropiada posible en cada situación.

La comunicación externa podría ser un buen entorno para ello. Los mensajes a clientes entre miembros de un equipo de trabajo y enlaces de la empresa que se interesa por nuestros servicios, es más apropiado fomentarlos desde el email. Además permite la creación de conversaciones por mail que a la larga sirven como historial de la comunicación realizada hasta el momento.

A nivel interno el envío de archivos de distinto tipo puede ser más rápido y efectivo a nivel de organización mediante un correo electrónico que en un sistema de mensajería instantánea sin clasificación.

Del mismo modo, cualquier información oficial que se prefiera dejar constancia por escrito, puede aprovechar el correo electrónico corporativo para enviarla a los responsables de cada caso.

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Sobre el autor

Pedro González

Pedro González

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