Modelo recibí: qué es y ejemplo de plantilla gratis

Uno de los documentos habituales que se manejan a diario en un negocio es el “recibí”.

Hoy te explicamos qué es el modelo de recibo de pago o modelo recibí y te daremos una plantilla que puedes descargarte totalmente gratis para que la utilices siempre que la necesites.

¿Qué es un modelo de recibo de pago?

El modelo recibí es el documento legal que certifica que una persona ha recibido una cantidad de dinero, un bien o un servicio de otra persona, y justifica la extinción de una deuda o la realización de una transacción

En cambio, el recibo de pago es la justificación del pago en efectivo del dinero que estaba pendiente. Por lo tanto, aunque puedan confundirse porque parezcan lo mismo, en realidad no lo son. Por eso, en este artículo vamos a hablar siempre de recibos de pago.

En cuanto a la validez legal de este modelo de recibo, esta reside precisamente en su definición, debido a que se considera la justificación del pago de una determinada cantidad de dinero asociada a una operación de compra-venta de productos o servicios que se realiza entre las partes intervinientes en el momento en el que se materializa.

El recibo de pago se utiliza en las siguientes operaciones:

• Compras y ventas de bienes.
• Préstamos.
• Pago por servicios, como por ejemplo de fontanería, electricidad, peluquería, servicios profesionales, etc.
• Salarios.
• Arrendamientos y alquileres.
• Donaciones.
• Pagos de deudas.
• Otras transacciones financieras.

En el mercado existen modelos de cuadernos o talonarios en papel preimpresos con diferentes modelos genéricos de recibo que puedes adquirir en tiendas físicas u online, en los que solo tendrás que cumplimentar los datos que piden. 

Esta opción tiene la ventaja de que suele incluir una hoja de papel de calco para cada recibo para crear el duplicado del mismo en el momento y que cada parte tenga su copia del recibo.

En internet también existen un montón de modelos gratuitos disponibles que puedes descargarte, pero recuerda que necesitas crear una copia para cada una de las partes, el que emite el recibo y el que lo recibe.

Si lo que quieres es crear tu propio modelo de recibo personalizado, en este artículo te mostraremos cómo hacerlo de forma sencilla teniendo en cuenta todos los campos obligatorios que debe contener.

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➨ Si tienes cualquier duda sobre este tema o alguno relacionado utiliza los comentarios para dejarnos tu pregunta. Nuestros especialistas responderán a todas las cuestiones.

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Para qué se usa un modelo recibí

Como ya hemos dicho, el recibo de pago lo emite el vendedor que ofrece un producto o un servicio al comprador que es quien lo recibe en el mismo momento del pago.

Cuando se analiza detenidamente el acto de la compraventa, vemos que:

• El vendedor se convierte en acreedor del comprador.
• El comprador se convierte en deudor.
• El recibo de pago es el documento que va a dar fe de que el pago que se ha pactado entre acreedor y deudor se ha hecho efectivo en ese momento.

Por lo tanto, como el recibo deja constancia de los movimientos de dinero realizados en la operación comercial, en el caso de producirse alguna incidencia, el recibo servirá de comprobante para resolver la discrepancia.

Con respecto al pago, este puede ser por el total de la operación o también parcial con lo que se deja pendiente el resto para otro momento. En este caso, en el momento en que se realicen los siguientes pagos parciales, también se emitirán los correspondientes recibos de pago que lo documenten y justifiquen.

Por último, es importante recordar que el recibo de pago no es una factura. Son documentos diferentes que están relacionados con la operación, por eso la emisión del recibo suele llevar asociado la emisión de una factura:

• La factura acredita la operación de compraventa que estará sujeta o exenta de IVA según el tipo de operación.
• El recibo justifica la recepción del dinero como pago de la factura.

➨ Si quieres saber cómo hacer una factura correctamente, en nuestro blog tendrás toda la información que necesitas.

Qué debe contener un modelo recibí

Como hemos dicho, el modelo de recibo puede ser genérico y personalizarse (si así lo deseas), pero siempre deben de constar los siguientes datos que hay que cumplimentar para que sea legalmente válido:

• Fecha y lugar.
• Nombre, apellidos y DNI del emisor y receptor del recibí. En caso de ser una empresa, poner los datos fiscales de la empresa.
• Cantidad de dinero recibida por parte del receptor.
• Información y características sobre el producto o servicio adquirido. En caso de estar ante una notificación judicial, pondremos información sobre la notificación.
• Firma de ambas partes o, en el caso de empresas, también se puede utilizar sello oficial de la empresa.
• Notas: en la mayoría de los talonarios de recibos que se pueden comprar en las tiendas físicas, existe este apartado para poder incluir datos relevantes del momento de la emisión del recibo. Si vas a crear tu propio recibo personalizado es aconsejable incluir este espacio para indicar, por ejemplo, si el importe es por el bruto o por el neto de la operación, un detalle importante a la hora de emitir la factura posterior.

¿Cómo hacer un documento de recibo de dinero?

Como hemos visto, el documento del recibo debe contener unos datos mínimos para que resulte válido legalmente, aunque lo normal es que también tenga algunos datos más que pueden resultar relevantes.

Veamos entonces, cuáles son las partes que aparecen en un recibo de dinero:

• Lugar y fecha de expedición.
• Número de recibo. No es obligatorio, pero sí es importante para nuestro control, poder hacer un seguimiento del número de operaciones y asociarlo adecuadamente a la factura.
• Datos del emisor. Empresa o persona que emite el recibo.
• Datos del receptor. Es muy importante tomar nota del nombre completo, NIF y dirección, es decir, los datos obligatorios de una factura para facilitarnos el proceso de su generación.
• Importe de la operación. La cantidad debe aparecer tanto en letra como en número para evitar confusiones.
• Concepto del servicio o de la adquisición del producto. Cuanto más detallado esté mucho mejor.
• Firma del emisor del recibo. Es decir, de la persona o empresa que vende el producto o presta el servicio.

Veamos un ejemplo:

En……………………a……………de…………………de……………………….

Recibí del Señor/a …………………………………………………………………, la cantidad de ……………………………… (…€), en concepto de adelanto por el pago total o pago parcial de la compra/adquisición/servicio……………………………………………………………

Firma y DNI del vendedor.

Antes de completar el modelo de recibo, es aconsejable que tengas en cuenta lo siguiente:

• Escribe en cada apartado lo que corresponda.
• Escribe de forma clara y sin tachones para que el documento quede lo más limpio posible y no de pie a posibles confusiones. Si es necesario, repítelo.
• Antes y después de la cantidad numérica escribe # para que no se pueda añadir nada más.
• Indica la fecha real de la percepción del dinero.
• No lo rellenes ni lo firmes hasta que recibas el dinero.
• En caso de tener que anularlo, escribe “ANULADO” de forma bien visible y que lo firme quién entrega el dinero.
• Especifica detalladamente el producto e incluso si fuera un bien usado, añade “usado” e indica su estado. También es conveniente añadir si existe alguna garantía.
• Recuerda hacer siempre los recibos de forma duplicada, para de entregar el original al cliente y la copia para el receptor del dinero.
• Como forma de control, archiva o adjunta cada recibo con su factura correspondiente para facilitar tu trabajo de contabilidad y el acceso a la documentación en caso de que exista alguna incidencia, revisión o auditoría.

Ejemplo de plantilla recibí para descargar gratis

Para crear tu modelo de recibo o utilizar cualquiera de las plantillas que existen puedes usar formato Word, PDF, Excel o incluso los otros formatos menos habituales como PowerPoint u otras aplicaciones gráficas como Canva.

En TeamSystem Facturas Billin hemos creado para ti 3 modelos de ejemplos listos para rellenar e imprimir:

MODELO A

MODELO B

MODELO C

Como hemos visto a lo largo de este artículo, los modelos de recibo de pago son muy útiles para controlar los pagos que recibes de tus clientes. Sin embargo, es muy importante que sepas que, a pesar de su validez legal para justificar el pago de una operación, el documento de recibo de pago no tiene ninguna validez a efectos fiscales.

Por lo tanto, recuerda emitir la factura correspondiente, siempre que estés obligado a ello.

Aquí puedes descargar plantillas de facturas que te ayudarán a gestionar mejor tu negocio.

¿Qué validez legal tiene un recibo de pago?

El recibo de pago deja constancia de una transacción de compra-venta, reflejando solo que ha existido un intercambio de producto o servicio por dinero, sin que exista más información acerca de la operación.

Por lo tanto, solo puede acreditar que se ha hecho efectivo un pago pendiente, pero no tienen validez fiscal, por lo que no se puede utilizar como prueba ante la Administración en caso de existir conflicto que tenga que resolverse. No obstante, a pesar de no servir fiscalmente, te va a resultar muy útil para el control de pagos de tus facturas y agilizar la gestión contable.

Además, siempre que lo emitas es necesario que lo conserves al menos durante los 4 años siguientes a la operación porque, aunque no sea válido, si existe Hacienda, te lo puede pedir.

Respecto a la legalidad frente a un juzgado, según se indica en el código civil, la ley otorga al documento de recibo el reconocimiento de la extinción de una obligación, por lo tanto, el recibo adquiere un carácter formal que le permite poder ser utilizado como prueba en caso de conflicto civil.

Diferencias entre un recibo de pago y una factura

Ya sabemos que un recibo de pago no es una factura, aunque tenga información en común. Vamos a ver en detalle en qué se diferencian.

Preguntas frecuentes sobre los recibos de pago

Ya sabes todo lo necesario sobre los recibos de pago, pero aún quedan pueden quedarte algunas dudas que te vamos a resolver a continuación.

¿Cómo hacer un recibo de pago a mano?

Como hemos dicho, puedes hacer tu propio recibo de pago y personalizarlo en diferentes formatos.

Pero si se diera el caso en el que en ese momento no tengas el papel físico preparado y debas escribirlo todo a mano, esto es lo que debes de poner en el recibo:

• Nombre del documento: RECIBO DE PAGO.
• Fecha del pago.
• Identificación del pagador: nombre, DNI/NIF, domicilio.
• Identificación del receptor: nombre, DNI/NIF, domicilio.
• Importe: en número y letras.
• Forma de pago: efectivo, talón bancario….
• Concepto: explicación de la realización del pago.
• Firma del receptor y también del pagador.

La forma de hacerlo sería:

Y por último, hacer un duplicado para que ambas partes tengan su recibo.

¿Se puede hacer un recibo de pago entre dos particulares?

Sí, se puede hacer un recibo de pago entre particulares, ya que como hemos dicho, su validez es la de acreditar la existencia del pago de un dinero entre ellos por el concepto que aparece en el mismo. Pero para ello tendrá que tener la información mínimos que hemos indicado anteriormente.

Fiscalmente, ante Hacienda no te va a servir, pero en caso de juicio civil, sí puedes aportarlo como prueba.

¿En qué formatos se puede emitir un recibo de pago?

Un recibo de pago puede emitirse en diferentes formatos, dependiendo de lo que el emisor y el receptor necesiten:

• Formato físico (papel): es el recibo tradicional impreso y firmado.
• Formato digital (PDF, Word, Excel, etc.): que puedes crear con herramientas de ofimática o con tu software de facturación. Tiene la ventaja de que puedes imprimirlo para hacerlo físico o enviarlo por email. 
• Recibo electrónico: este se emite a través de plataformas digitales o sistemas de contabilidad guardados en la nube. Este tipo de formato te permite incluir la firma digital.

Dentro del formato digital, existen también aplicaciones que te permiten crear y gestionar los recibos desde tu smartphone o Tablet.

¿Es obligatorio crear un recibo de pago personalizado?

No, no es obligatorio que tengas un recibo de pago personalizado, pero sí es recomendable.

Como hemos visto, el recibo de pago es un documento que nos ayuda a justificar los pagos realizados o recibidos y para que tenga validez debe de tener un tipo de información muy concreta de la que ya hemos hablado anteriormente:

• Datos del emisor y receptor.
• Fecha y concepto del pago.
• Importe total y método de pago. 

No obstante, la ley no exige que el recibo tenga un formato específico.

Por ello, muchas empresas y profesionales utilizan plantillas estándar para facilitar la emisión de recibos. Sin embargo, hay quienes lo aprovechan para integrarlo dentro de su papelería corporativa y dar una imagen de marca más profesional, tanto en su comunicación interna como externa a sus clientes y proveedores, al igual que hacen con las facturas, los albaranes, etc.

¿Se puede emitir un recibo de pago por adelantado?

Sí, se puede emitir un recibo de pago por adelantado y se utiliza cuando un cliente ha realizado un pago anticipado por bienes o servicios que se entregarán en el futuro.

En este caso es todavía más importante que en el recibo de pago por adelantado incluyan todos los detalles relevantes de la operación, como la cantidad pagada, la fecha del pago, y la descripción del bien o servicio.

Además, cuando se anticipan los pagos, lo más común es emitir también una factura proforma junto con el recibo de anticipo y luego generar un recibo final junto con la factura definitiva cuando el pago esté completado. De esta manera, reflejan y justifican todos los pasos que se han dado en la operación, garantizando la transparencia y su adecuación a la contabilidad.

¿Un recibo de pago tiene validez sin la firma del receptor?

Un recibo de pago puede tener validez legal siempre que se pueda demostrar que el pago se ha realizado, aunque no tenga la firma del receptor. Este es el caso de las transferencias bancarias: cuando el pago se ha realizado por transferencia no hay posibilidad de firma del receptor, pero la constancia del banco puede servir como prueba del pago.

No obstante, aunque no sea imprescindible, tener la firma del receptor en el recibo, físicamente si es en papel o digitalmente si es por medios electrónicos, proporciona una mayor seguridad y evita posibles incidencias.

En lugar de crear recibís a mano, hoy puedes automatizar el proceso. Con un programa de facturación como Billin, genera recibís y facturas desde Billin de forma profesional, cumpliendo con la normativa vigente y ahorrando tiempo en cada operación.