Factura rectificativa: qué es, para qué sirve y cómo hacerla

Hacer una factura rectificativa sirve para dos cosas. Por una parte, si te has equivocado, y, por otra parte, para realizar cambios por algún motivo en especial que fuera necesario tener que registrarlo.

Si quieres conocer de primera mano cómo rectificar una factura en 2023, desde TeamSystem Facturas Billin te enseñamos a hacerlo.

¿Qué es una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas son documentos que una empresa debe elaborar para corregir una factura realizada con anterioridad, si contiene errores en el cálculo de las cantidades o en algún requisito formal obligatorio.

Por ello, la finalidad al emitir una factura rectificativa es poder corregir o agregar algún dato erróneo de la factura original.

También se usa para la devolución de mercancías, aunque no es aconsejable, ya que, para ello se usa la factura de abono.

¿En qué casos se debe utilizar una factura rectificativa?

Las facturas rectificativas solo se usan en ciertas ocasiones como cuando hemos cometido un error en una factura o se nos solicita un cambio por la parte compradora. Sin embargo, existen otras circunstancias más específicas que nos obligan a utilizarlas:

• Tienes que expedirla si no se cumple con los requisitos de los artículos 6 y 7 del Reglamento respecto a las obligaciones de facturación.
• Será tu obligación expedir una factura rectificativa si se producen modificaciones en la base imponible del IVA debido a descuentos, alteraciones de precios, impagos, devoluciones u otros.
• Si se han calculado mal los impuestos relacionados.

Las facturas rectificativas se llevan a cabo en el mismo momento en el que se tenga constancia de estos cambios o circunstancias hasta 4 años después en el que se devengó el impuesto.

¿Para qué sirve una factura rectificativa?

Normalmente las causas para generar una factura rectificativa son:

• Por error en el cálculo de las cantidades
• Por error en los datos del cliente o destinatario
• Por error en la aplicación del tipo impositivo (IVA o IRPF)
• O, por el olvido de incluir algún dato obligatorio

Es importante, que tengas claro cómo hacer una factura rectificativa, ya que, deberá contener todos los datos necesarios que identifiquen a la factura original, además de la causa por la que se realiza dicha factura rectificativa.

Veamos los diferentes tipos de facturas rectificativas que se nos pueden plantear este año 2023 según el origen del error de la factura principal.

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➨ Si tienes cualquier duda sobre este tema o alguno relacionado utiliza los comentarios para dejar tu pregunta. Nuestros especialistas responderán a todas las cuestiones.

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Qué tipos de facturas rectificativas SII existen

Factura rectificativa por impago

Las facturas rectificativas por impago se realizan en situaciones en las que el cliente no nos ha pagado la factura original, pero, nosotros sí hemos ingresado el IVA a Hacienda en la declaración trimestral que le correspondió.

Veamos cómo tenemos que proceder según la Ley tributaria para emitir esa rectificación y poder recuperar el IVA que ya hemos pagado:

• La factura rectificativa debe tener una base imponible igual a cero
• El IVA repercutido deberá coincidir con el de la factura original con signo negativo
• El total de la factura rectificativa debe ser igual al IVA que vamos a recuperar con signo negativo
• En la factura rectificativa debe aparecer la siguiente coletilla “Conforme el artículo 80 de la Ley del IVA se anula la cuota de IVA de la factura original (su enumeración) e indicar su fecha de emisión”

Si no cumple estos cuatro requisitos no será una factura rectificativa que cumpla la normativa para que Hacienda nos devuelva el IVA ya pagado.

Factura rectificativa por diferencias

En el caso de que nos hayamos equivocado en el cálculo de las cantidades de una factura, habría que usar la factura rectificativa por diferencias, la cual, tendrá un tiempo máximo para su corrección de cuatro años desde la fecha de devengo de la factura original, porque si no estaríamos fuera de plazo para su rectificación.

Por tanto, será una factura rectificativa negativa o positiva, dependiendo de si el error es por haber facturado de más o de menos, es decir, supongamos que hemos vendido 100 productos a 5 euros, cuando su precio real eran 10 euros, pues bien, en este caso se emitiría una factura rectificativa positiva por la diferencia del precio cobrado de menos:

• La primera FACTURA que emitimos será de 500 euros + IVA (21%) = 605 euros (hemos facturado el producto a 5 €)
• La segunda FACTURA que emitimos será de 500 euros + IVA (21%) =605 euros (se facturan la diferencia hasta 10 €, que es el precio real del producto): FACTURA RECTIFICATIVA POSITIVA

Si por ejemplo ocurriese lo contrario, y hubiéramos facturado a 10 euros 100 unidades de producto que realmente vale 5 euros, sería:

• La primera FACTURA que emitimos sería 1000 euros + IVA (21%) = 1210 euros (hemos facturado el producto a 10 €)
• La segunda FACTURA que emitimos sería -500 euros + IVA (21%) = -605 euros (se factura la diferencia hasta 5 €, que es el precio real del producto): FACTURA RECTIFICATIVA NEGATIVA

Factura rectificativa por error destinatario

La factura rectificativa por error destinatario surge cuando nos hemos equivocado en algún dato de identificación del destinatario, en este caso, habrá que elaborar una factura rectificativa haciendo constar el mismo destinatario, pero con la misma cantidad con signo contrario, para posteriormente expedir una nueva factura al destinatario real de las operaciones que cumpla los requisitos establecidos en el artículo 6 del Reglamento de Facturación.

También, pueden surgir otro tipo de errores en la factura, como son en la fecha o en la enumeración. Con el programa de facturación TeamSystem Facturas Billin no tendrás que preocuparte de estos aspectos, ya que, realiza las facturas de forma correlativa de forma automática y cuentas con servicios añadidos como la conciliación bancaria.

Conoce aquí la numeración de facturas emitidas.

¿Cómo se hace una factura rectificativa?

Veamos ahora como se rectifica una factura según la Agencia Tributaria y que requisitos no pueden faltar:

• Debe reflejarse que se trata de una factura rectificativa
• La causa que motiva la rectificación
• Cumplir todos los requisitos formales obligatorios de carácter general

Cuándo es obligatorio emitir facturas rectificativas

La rectificación de una factura se debe realizar tan pronto como el emisor observe que se ha producido una errata, tanto en el importe como en cualquier dato obligatorio de la factura original, y, siempre que no hayan transcurrido más de cuatro años desde su expedición.

Numeración de facturas rectificativas

La numeración de facturas rectificativas deberá ser correlativa al igual que en las facturas generales, es decir, deben llegar una numeración correlativa que las identifique como rectificativas, además debemos usar una nomenclatura que las identifique, como, por ejemplo “R” o “RT”, ordenadas por fecha ascendente.

Cómo hacer una factura rectificativa con TeamSystem Facturas Billin

Con el programa de facturación TeamSystem Facturas Billin podemos realizar estas facturas rectificativas de una manera muy sencilla:

• Lo primero será crear una nueva numeración específica para este tipo de facturas
• Con un solo clic en el campo “número de factura” que aparece en la plantilla crearás la nueva serie
• Posteriormente, copiarás la factura original con signo negativo e indicarán la factura original

Te dejo un enlace de cómo se rectifica una factura con TeamSystem Facturas Billin de una manera sencilla y rápida.

Cuándo debo emitir una factura rectificativa

Según la Agencia Tributaria se tendrá que presentar una factura rectificativa cuando no cumpla los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento de Facturación, o cuando se den las circunstancias propias para que se tenga que modificar la base imponible del IVA definida en el artículo 80 de la Ley 37/1992.

Requisitos de las facturas rectificativas

Si quieres que la factura rectificativa sea válida debe de cumplir una serie de condiciones. Debemos atender a estos aspectos para no incurrir en problemas con contabilidad o errores fiscales en nuestra declaración trimestral o anual. Los requisitos de las facturas rectificativas son:

• Tiene que constar la condición de rectificativa con algún indicativo como la letra R delante del número de factura o delante del concepto.
• Hay que describir la causa que ha provocado la rectificación. Podemos indicarlo en el concepto.
• Tiene que tener su serie de facturas paralela a la ordinaria.
• Deben aparecer datos que identifiquen a la factura o facturas rectificadas.
• Es obligatorio que cumpla con los mismos requisitos que debe cumplir una factura genérica.

Ejemplo de factura rectificativa

Veamos ahora un ejemplo de factura rectificativa sobre otra factura normal:

Supongamos que en fecha 31/12/2019 hemos emitido una factura con el número 1001 y por un importe de base imponible de 1.000 euros más un IVA del 21%, siendo un total de factura de 1210 euros, la cual, hemos declarado en el cuarto trimestre del año 2019, que finalizó el 30 de enero de 2020.

Pues bien, ahora se nos plantea que el cliente no nos va a pagar la factura porque se encuentra en una situación de suspensión de pagos, y, por tanto, nos planteamos ¿cómo hacer facturas rectificativas?

FACTURA ORIGINAL

FACTURA RECTIFICATIVA

Para evitar tener estos futuros problemas de hacer facturas rectificativas a tus clientes y evitar sanciones con la Administración, te aconsejamos el uso del programa de facturación TeamSystem Facturas Billin, el cual, se encuentra actualizado con todas las novedades de facturación para poder ayudar a los autónomos y a las empresas en su día a día.