Certificado digital para empresas: cómo solicitarlo paso a paso

El certificado digital para personas jurídicas es la vía de comunicación online entre empresas y las Administraciones Públicas.

Este documento es el que permite la autentificación online de una sociedad mercantil a través de un representante legal. En la actualidad, su uso es casi obligatorio, ya que es indispensable a la hora de realizar cualquier trámite administrativo u obligación legal.

En este artículo te explicamos:

• • Cómo obtener el certificado digital para empresas.
  • Cómo utilizarlo para realizar trámites en las sedes electrónicas de la administración.

 

 

¿Qué es el certificado digital de persona jurídica?

El certificado digital de persona jurídica, también conocido como certificado digital para empresas, es un documento electrónico que identifica a una persona física como representante legal de una empresa y ante cualquier organismo público o tercero.

Expedido por una autoridad de certificación reconocida, es un archivo electrónico que se instala en un dispositivo y vincula la identidad de una persona o una entidad con una clave pública. 

De esta forma, es posible identificarse digital e inequívocamente ante Hacienda, la Seguridad Social y otros organismos.

 

Tipos de certificado digital para empresas

La solicitud del certificado digital de persona jurídica se realiza ante la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la entidad pública que desde finales de los años 90 se ha consolidado como la principal autoridad de certificación en España.

Cualquier empresa puede solicitar este certificado, siempre que cumpla con los requisitos establecidos por la FNMT y tenga un representante legal debidamente autorizado. 

 

Existen tres tipos de certificado digital para empresas:

1. Certificado de Representante de Administrador único o solidario para sociedades anónimas (NIF empieza por la letra A) y sociedades de responsabilidad limitada (NIF empieza por la letra B). 

• • Este certificado únicamente pueden solicitarlo las sociedades anónimas y limitadas siempre que el representante legal sea administrador único o solidario y esté inscrito en el Registro Mercantil.

 

2.Certificado de Representación de Personas Jurídicas pueden solicitarlo las siguientes entidades: 

• • • Sociedades anónimas (con NIF letra A).
    • Sociedades de responsabilidad limitadas (con NIF letra B).
    • Sociedades cooperativas (con NIF letra F).
    • Asociaciones (con NIF letra G).
    • Sociedades civiles (con NIF letra J).
    • Entidades extranjeras con personalidad jurídica (con NIF letra N).

Si el representante de la sociedad anónima o limitada no es administrador único o solidario, y es mancomunado, apoderado, socio único, presidente, consejero, etc., y tiene poderes específicos de representación que le permitan solicitar certificado digital de empresa, sí podrá obtenerlo.

 

3. Certificado digital para entidades sin personalidad jurídica: este certificado es para personas físicas que representan entidades sin personalidad jurídica, y lo podrán solicitar las siguientes: 

1. 1. Las comunidades de bienes, herencias yacentes y titularidad compartida de explotaciones agrarias (con NIF letra E).
   2. Otras asociaciones sin personalidad jurídica (con NIF letra G).
   3. Comunidad de propietarios (con NIF letra H).
   4. Corporación o ente independiente sin personalidad jurídica (con NIF letra N), etc.

 

¿Para qué sirve el certificado digital en las empresas?

El certificado electrónico de empresas sirve para autentificarse de manera inequívoca ante organismos públicos, especialmente ante la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. 

También permite firmar contratos y documentos legales con plena validez jurídica, presentar licitaciones públicas o acceder a todo tipo de servicios administrativos electrónicos.

Las ventajas que ofrece para las empresas son más que evidentes, ya que permite:

• Cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.
• Agilizar y abaratar las gestiones con la Administración.
• Aumentar la productividad de la empresa.
• Simplificar la gestión e intercambio documental.
• Reducir los errores manuales.
• Eliminar los documentos en papel.
• Garantizar la seguridad y confidencialidad de las transacciones y comunicaciones.

Con la entrada en vigor de Verifactu, el certificado digital será obligatorio para cumplir con la normativa de facturación electrónica. Las empresas deberán utilizarlo para firmar digitalmente sus facturas y garantizar su autenticidad ante la Agencia Tributaria. 

No obstante, el uso de plataformas como TS Facturas Billin simplifica este requisito, ya que el sistema incorpora un certificado propio para emitir facturas con plena validez legal, por lo que el usuario no necesita instalar ni gestionar un certificado digital personal.

De este modo, el software permite facturar de forma segura y conforme a la normativa, evitando complicaciones técnicas y ganando en agilidad.

 

Cómo solicitar el certificado digital de empresa paso a paso

La solicitud del certificado digital de persona jurídica se realiza a través de cualquier entidad emisora que esté habilitada para ello. 

En España, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) es la entidad emisora principal, aunque también existen otros proveedores certificados, como por ejemplo Camerfirma o Ivnosys.

La manera más habitual es solicitar el certificado a través de la web de la FNMT. 

El proceso cambia ligeramente dependiendo del tipo de certificado que necesites y de la forma jurídica de tu empresa. 

A continuación, te detallamos el proceso para cada uno de ellos.

 

Solicitar certificado digital para representante de administrador único o solidario (RAUS)

 

1. Accede a la página web de la FNMT y, en el menú de la izquierda, abre la opción de “Cert. Electrónico Empresa”, haciendo clic en el botón de “+”.
2. Selecciona el Certificado de Representante de Administrador único o solidario (RAUS).
3. Realiza la configuración previa, instalando tanto el software de configuración de la FNMT como la aplicación de AUTOFIRMA.
4. Solicita el certificado seleccionando una de las dos opciones disponibles: 
   • Con certificado de persona física FNMT: si ya dispones de un certificado digital de persona física válido, podrás utilizarlo para solicitar el certificado de representante de forma más ágil.
   • Con DNIe: si prefieres utilizar tu DNI electrónico, también podrás acceder directamente con él para solicitar el certificado de representante.
   • Acreditación por Vídeo-Identificación: Si no tienes lo anterior y no quieres desplazarte, puedes usar este servicio remoto a través de tu móvil o PC. Tiene un coste adicional (aprox. 2,99 €) y se tramita en pocos minutos.
   • En caso de no disponer de ninguno de estos certificados, tendrás que acudir presencialmente a una oficina de registro para acreditar tu identidad.
5. 1 hora más tarde (aproximadamente) desde la solicitud, podrás descargar el certificado desde la misma página web de la FNMT utilizando el código de solicitud que recibiste.
6. Recuerda que deberás realizar el pago de las tasas correspondientes a través de la plataforma de pago habilitada por la FNMT para realizar la descarga.

 

Solicitar certificado digital para representante de Persona Jurídica o entidad sin personalidad jurídica

1. Accede a la página web de la FNMT y selecciona la opción correspondiente según el tipo de entidad (Certificado de Representación de Personas Jurídicas o Certificado para entidades sin personalidad jurídica).
2. Descarga e instala el software de configuración FNMT.
3. Rellena el formulario de solicitud con los datos solicitados, principalmente el NIF de la entidad representada y correo electrónico. También tendrás que aceptar las condiciones de expedición del certificado.
4. Acreditación de identidad: Una vez solicitado, recibirás un código. Para confirmar tu identidad tienes dos vías:
   • Vídeo-Identificación: la opción más rápida y 100% online (con un pequeño coste de gestión).
   • Presencial: acudiendo con el código a una oficina de Correos, AEAT o CNMV.
5. Se deberá aportar tanto la documentación del representante como la de la entidad que representa. Puedes encontrar la documentación necesaria en cada caso en la web de la FNMT.
6. Una vez acreditada la identidad, podrás descargar el certificado desde la web de la FNMT introduciendo el código de solicitud que recibiste por correo electrónico.
7. Recuerda que deberás pagar las tasas correspondientes a través de la plataforma de pago habilitada por la FNMT para completar el proceso de descarga del certificado (es gratuito para entidades sin personalidad jurídica).

 

Solicitar certificado digital RAEN para entidades sin personalidad jurídica

 

1- Accede a la página web de la FNMT y, en el menú de la izquierda, abre la opción de «Certificados para Personas Jurídicas y Entidades sin Personalidad Jurídica», haciendo clic en el botón de «+».

2- Selecciona el Certificado de Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica (RAEN).

3- Realiza la configuración previa, instalando tanto el software de configuración de la FNMT como la aplicación de AUTOFIRMA.

4- Solicita el certificado seleccionando una de las dos opciones disponibles:

• Con certificado de persona física FNMT: si ya dispones de un certificado digital personal válido.
• Con DNIe: si prefieres usar tu DNI electrónico.
• Si no tienes ninguno de estos certificados, acude presencialmente a una oficina de registro.

5- 1 hora después (aproximadamente) desde la solicitud, podrás descargar el certificado desde la misma página web de la FNMT utilizando el código de solicitud recibido por email.

6- Recuerda que deberás pagar las tasas (unos 15-20€) a través de la plataforma de pago de la FNMT para completar la descarga.

 

¿Cuánto cuesta el certificado digital para empresas?

El certificado digital para empresas en la FNMT tiene un coste de 24€* en el caso de solicitar el certificado de Representante de Administrador Único o Solidario (RAUS) y de 14€* + IVA para el certificado de Representación de Personas Jurídicas. 

Las entidades sin personalidad jurídica pueden obtenerlo de forma gratuita.

 

ADMINISTRADOR ÚNICO O SOLIDARIO	PERSONA JURÍDICA	ENTIDAD SIN PERSONALIDAD JURÍDICA
24€ (sin impuestos)	14€(sin impuestos)	0€
29,04€ (IVA incluido)	16,94€ (IVA incluido)	0€

 

Desde la aprobación del Reglamento 910/2014, todos los certificados digitales de personas jurídicas que se han emitido, bajo este Reglamento, ya tienen un coste. Los anteriores se mantendrán vigentes hasta su caducidad.

Ahora, la Casa de Moneda Timbre se conecta directamente con el Registro Mercantil para la comprobación del representante. Por lo tanto, nos ahorramos pedir la nota simple en el registro y el desplazamiento a la oficina de la Agencia Tributaria.

 

¿Cómo renovar el certificado digital persona jurídica?

El proceso de renovación de un Certificado digital de Representación para Administradores únicos y solidarios puede realizarse 60 días antes de la fecha de caducidad desde la web FNMT con el certificado digital del representante de la empresa. 

Solamente tienes que indicar los datos solicitados y seguir las indicaciones hasta que recibas un nuevo código en tu correo electrónico.

Posteriormente, ya solo tendrás que descargarlo y pagar las tasas correspondientes. En este caso no habrá que personalizarse en Hacienda ni en el Registro Mercantil. En caso de que el certificado haya caducado, deberás solicitarlo de nuevo siguiendo el proceso inicial completo.

 

Preguntas frecuentes sobre el certificado digital para empresas

¿Quién está obligado a recibir notificaciones electrónicas de la Administración?

Los obligados tributarios a recibir notificaciones electrónicas mediante certificado digital son todas las sociedades tanto anónimas como limitadas y cualquier gran empresa, independientemente de su forma jurídica.

La Agencia Tributaria notificará en la plataforma postal, cualquier carta certificada, la cual, llegará a un buzón seguro, asociado a asociado a la DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única).

Desde la recepción de dicha notificación, que se firmará con el certificado digital, contarán los días hábiles que nos facilite la Administración, para resolver la incidencia surgida, además, esa notificación tendrá una caducidad para ser descargada, si no es así, se considerará como notificada.

 

¿Puede una empresa usar el mismo certificado digital en varios ordenadores?

Sí, es posible utilizar el mismo certificado digital en varios ordenadores. Para ello, deberás exportar el certificado desde el navegador donde lo instalaste originalmente (generalmente en formato .pfx o .p12) y luego importarlo en los demás equipos donde necesites utilizarlo.

Ten en cuenta que los archivos .cer no contienen la clave privada, por lo que no podrás utilizarlos para firmar documentos.

Asegúrate de proteger adecuadamente el archivo del certificado con una contraseña segura y realizar copias de seguridad para no perderlo y tener que volver a realizar los trámites pertinentes. 

 

¿Cuánto tiempo tarda en emitirse el certificado digital de empresa?

Si utilizas un certificado digital previo o DNIe para solicitar el certificado de Representante de Administrador Único o Solidario (RAUS), podrás descargarlo aproximadamente 1 hora después de realizar la solicitud.

En la actualidad, la opción más rápida para obtener el certificado digital de empresa es la videoidentificación. Con este sistema, el proceso de validación remota permite obtener el certificado en un plazo de entre 15 minutos y pocas horas, dependiendo de la carga de revisión. 

Como alternativa tradicional y gratuita, sigue existiendo la opción de acudir presencialmente a una oficina de registro, donde el trámite suele completarse el mismo día de la visita, siempre que se cuente con cita previa y la documentación esté en orden.

 

¿Qué ocurre si el certificado digital de la empresa caduca?

Los certificados digitales para empresas tienen una vigencia de 2 años desde su emisión. Si tu certificado caduca, no podrás utilizarlo para realizar trámites con las administraciones públicas y tendrás que realizar un nuevo proceso de solicitud completo.

Para evitar contratiempos, lo ideal es renovarlo 60 días antes de su fecha de vencimiento, siguiendo el proceso de renovación simplificado que no requiere acudir presencialmente a ninguna oficina.

Como ves, el certificado digital para las empresas facilita mucho las cosas a la hora de realizar gestiones con las administraciones. Y si también quieres simplificar tu facturación, así como facilitar tu transición hacia Verifactu, el cual exige la emisión de facturas electrónicas con firma digital, te animamos a probar TeamSystem Facturas Billin, el programa de facturación ideal para empresas y autónomos.