Publicado: 25 enero 2024 · 0 comentarios · 8 min de lectura

Qué es la facturación y cómo funciona

Qué es la facturación
Validado por: Marcos De La Cueva - CEO Billin
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Revisado por: Silvia De Lama Toledo

Si desarrollas una actividad económica, ya sea como autónomo o como empresa, estás obligado a emitir facturas por las operaciones comerciales que realices en el desarrollo de tu actividad.

Debes saber que el proceso de facturación implica, además de la propia emisión de la factura, el registro de esta, el envío al cliente y el cobro. Este documento contiene información clave como por ejemplo el emisor, el receptor, el detalle del producto vendido o servicio prestado, el importe o los impuestos aplicables, entre otros datos. 

Es importante que cuando tengas que emitir una factura relacionada con tu actividad económica, te asegures de que estás incluyendo todos los datos obligatorios que debe contener una factura y recogidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en concreto en el Capítulo II Requisitos de las facturas.

La facturación está sujeta a distintas normativas por lo que tiene una serie de implicaciones fiscales, contables y financieras en el desarrollo de tu actividad económica.

Así que, si eres autónomo o empresario, sigue leyendo, porque en este artículo te vamos o a contar, quién está obligado a facturar, cómo debes facturar, cómo mejorar la eficiencia de tu proceso de facturación y la diferencia entre factura y contabilidad de la factura, para que tengas claro cada uno de ellos y puedas mejorar la gestión fiscal, contable y administrativa de tu negocio.

¿Cómo puedo facturar? Programas de facturación

Para mejorar la eficiencia en el proceso de facturación de tu negocio, es necesario el uso de un software o programa de facturación. En el mercado hay gran cantidad de programas específicos para ello, como por ejemplo Holded, Anfix, A3 Factura o Billin, pero la cuestión es saber cuál se adapta mejor a las necesidades de tu negocio y que además sea fácil de usar.

Ten en cuenta aspectos como por ejemplo, que te permita digitalizar las facturas, elaborar presupuestos, realizar facturas proformas, que incluya la posibilidad de generar facturas electrónicas, o que disponga de APP móvil para poder crear y enviar tus facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Otros aspectos que inciden directamente en la gestión eficaz de tus facturas son:

  •         El control de tus ventas o servicios prestados.
  •         Revisa regularmente el estado de la facturación, lo que te proporcionará una visión clara del crecimiento o pérdida de tu empresa.
  •         Mantén actualizada la base de datos de clientes.
  •         Establece claramente los términos de cobro y pago para evitar errores en la emisión de facturas y mejorar la gestión financiera de tu negocio. 

Con estas estrategias y la implementación adecuada de software, podrás optimizar tu proceso de facturación, ganando eficiencia y mejorando la gestión global de tu negocio.

Facturación para empresas

El proceso de facturación que se realiza dentro de una empresa conlleva tareas como la emisión y recepción de facturas, así como la gestión y archivo adecuado de estos documentos para cumplir con requisitos legales y contables.

 A lo anterior debemos añadir la obligación de mantener la contabilidad actualizada, registrar las ventas y los gastos, y organizar las cuentas anuales con el fin de poder realizar un análisis financiero adecuado. Ten en cuenta que además de la emisión de la factura, es de gran importancia el proceso de cobro a clientes y el pago a proveedores y trabajadores son procesos cruciales para mantener la liquidez de tu negocio.

El control del stock ya sea a través de la comunicación con el área logística o por la misma persona encargada de la facturación, la generación de informes periódicos relacionados con la facturación, la gestión de trámites adicionales, como subvenciones y permisos completa el conjunto de responsabilidades del área de facturación.

Por último y también de gran importancia, debemos citar otra tarea que deriva directamente de la facturación de la empresa, que es la liquidación de impuestos trimestrales y anuales. 

Facturación para autónomos

La obligación de facturación para un autónomo va más allá de la mera emisión de facturas. Una de las responsabilidades clave y que más preocupa a los autónomos es la declaración trimestral del IVA de las facturas emitidas y recibidas, realizada a través del modelo 303.

Recordemos que esta autoliquidación del IVA debe realizarse en los meses de abril (primer trimestre), julio (segundo trimestre), octubre (tercer trimestre) y enero del siguiente año (cuarto trimestre y resumen anual modelo 390).

Además, dentro de las obligaciones fiscales como autónomo o emprendedor, también se incluyen la presentación de retenciones de IRPF practicadas en las facturas. Esto puede suponer un añadido en cuanto a la responsabilidad y a la gestión fiscal de tu negocio.

Por lo tanto, la obligación de facturación para un autónomo también implica la gestión de las obligaciones fiscales y contables, asegurando el cumplimiento normativo y la salud financiera del negocio.

¿Quién tiene obligación de facturar? 

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia, por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de esta.  Además, deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas. 

En concreto, estarán obligados a emitir una factura en los siguientes supuestos:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional.
  • Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
  • Exportaciones de bienes exentas de IVA.
  • Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
  • Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
  • Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
  • Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Así que ya lo sabes, si eres empresario o profesional y te encuentras en alguno de los supuestos que acabamos de enumerar, estarás obligado a emitir factura.

Diferencias entre facturación y contabilidad

La contabilidad y la facturación, aunque relacionadas en la gestión financiera, son dos conceptos totalmente diferentes.

  • La contabilidad se centra en el registro sistemático y ordenado de todas las operaciones económicas de una empresa.
  • La facturación se limita al proceso de emitir, registrar, enviar y cobrar facturas, específicamente relacionadas con las ventas de bienes o servicios. 

La diferencia fundamental radica en que la contabilidad engloba todas las transacciones que afectan al patrimonio y tiene objetivos de cumplimiento legales, fiscales y de control y sigue principios y normas contables para asegurar la fiabilidad y comparabilidad de la información. Podríamos decir que es una herramienta integral para la gestión financiera.

Sin embargo, la facturación se concentra en las transacciones comerciales y se rige por el reglamento específico en concreto el Real Decreto 1619/2012 que establece los requisitos y obligaciones de las facturas. Pone su foco en el proceso comercial y de cobro asociado a las operaciones de venta y prestaciones de servicios.

Por otro lado, y referente a las facturas, debes saber que la Agencia Tributaria clasifica las facturas en dos tipos principales:

  • Facturas Simplificadas:

        Sustituyen al antiguo ticket.

        Aceptadas por la Agencia Tributaria en cuatro casos específicos: operaciones inferiores a 400 euros (IVA incluido), facturas rectificativas, autorización del Departamento de Gestión Tributaria, y en operaciones permitidas por el Reglamento de Facturación que no superen los 3.000 euros con IVA.

  • Facturas Ordinarias:

          También llamadas facturas completas, documentan todos los datos de una operación comercial estándar, incluyendo número de factura, NIF, importe, IVA, etc. 

Además de estos tipos generales, existen otro tipo de factura específica que también debe conocer:

  • Facturas Rectificativas. Se emiten para modificar o ampliar datos de una factura original.
  • Factura Electrónica. Documento digital con validez legal, con los mismos elementos que una factura ordinaria.
  • Factura Proforma. Sin valor fiscal y que sirve como presupuesto detallado de la operación comercial pero que no genera obligaciones fiscales ni contables.
Sobre la persona que ha validado este artículo
Marcos De La Cueva - CEO Billin

Licenciado en ADE por la Universidad Autónoma de Madrid, Marcos De la Cueva es CEO y cofundador de Billin, un programa online que lleva más de 9 años ayudando a autónomos, pequeños negocios y gestorías a digitalizar sus presupuestos, facturas, tickets y gastos.
 
Sobre Marcos De La Cueva
 
Apasionado por el mundo empresarial y la tecnología, cursó su Máster de Finanzas en la Universidad Pontificia de Comillas y estuvo en el Programa de Cooperación Educativa de la Universidad Autónoma de Madrid.
 
Marcos siempre ha tenido su objetivo claro: ayudar a la creación de negocios financieramente sostenibles a través de una herramienta de facturación que les permita ahorrar tiempo y tener la contabilidad bajo control.
 
Marcos De La Cueva en los medios

— Entrevista sobre Ley Antifraude y Ley Crea y Crece en Expansión.
— Entrevista sobre Ley Antifraude y Ley Crea y Crece en La Razón.
— Entrevista sobre factura electrónica obligatoria en El Economista.
— Comunicado Billin y TeamSystem en Business Insider.
— Entrevista en Economía Digital.
— Entrevista en Ideas para tu empresa de Vodafone.
— Entrevista en MásQradio.
— Entrevista en Armas para emprender de El Método Gallardo.
— Entrevista en KFund.
— Entrevista en AXA Seguros España.
— Entrevista en GestionaRadio.
 
Marcos De La Cueva en eventos
 
— Participación como ponente en Accountex España 2023.
 
Temáticas de especialización
 
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