Qué es un albarán, para qué sirve y cómo emitirlo correctamente

El albarán es tu prueba de entrega ante una entrega y es tu garantía ante posibles reclamaciones.

Debe incluir emisor, receptor y firma para ser válido. Utilizando un software de facturación puedes automatizar este proceso. 

Un albarán se caracteriza principalmente por lo siguiente:

¿Qué es un albarán y cuál es su función comercial?

El albarán, también llamado nota de entrega, es el documento comercial que acredita que una mercancía ha cambiado de manos.

Su valor principal es servir como justificante legal de la entrega para el vendedor y como guía de verificación para el comprador.

Normalmente, los datos que se encuentran en un albarán son: 

• La descripción del producto.
• La cantidad.
• En muchos casos el precio.
• Las condiciones en las que va a ser entregado el producto.
• Fecha de entrega.
• Número de referencia firmada por la persona que recibe la mercancía.
• Los datos del comprador y del vendedor.

Aunque no tiene validez fiscal, es decir, no sirve para pagar impuestos, sus funciones clave son:

• Prueba de cumplimiento: confirma que el vendedor ha entregado el producto y que el comprador lo ha recibido.
• Garantía ante reclamaciones: es el documento necesario para gestionar cualquier incidencia por daños o falta de stock en el envío.
• Gestión logística y contable: permite actualizar el inventario del almacén y sirve de base para emitir la factura posterior.

Diferencia entre albarán y factura

La diferencia fundamental es que el albarán justifica la entrega física de un producto, mientras que la factura justifica la transacción económica y tiene validez fiscal.

En la siguiente tabla vamos a ver las diferencias clave entre al albarán y la factura: 

Tipos de albaranes según su uso 

Existen muchos tipos de albaranes y aunque su formato es muy parecido, este puede variar en función del tipo de industria o de las operaciones comerciales que se estén realizando. 

Los tipos más comunes son los siguientes:

• Albarán de entrega o salida: registra la salida de mercancía del almacén y su recepción por el cliente. Incluye datos de emisor y receptor, descripción detallada del producto, cantidades, fecha, medio de transporte y la firma de conformidad del destinatario.
• Albarán de devolución. Es utilizado en caso de devolución de la mercancía al proveedor o vendedor. Indica el número de productos que han sido devueltos, los motivos de la devolución y cómo se va a llevar a cabo dicho proceso de devolución. Es vital para la contabilidad, ya que justifica por qué no se emitirá una factura (o por qué se emitirá una factura rectificativa) por esos artículos.
• Existen otros tipos de albaranes como el albarán de recogida, el albarán de recepción, etc. que como hemos comentado varían dependiendo del tipo de industria y de las transacciones comerciales que se vayan a realizar.

Además de su función, los albaranes se dividen según la información económica que muestran en valorados (con precios) y sin valorar.

A continuación, vamos a verlos con más detalle. 

Albarán valorado vs albarán sin valorar

Se trata de un tipo de albarán que incluye información sobre el valor económico de los elementos entregados.

Ese tipo de albarán es más detallado, ya que no solamente indica la cantidad y la descripción de los productos, sino que proporciona información sobre los precios unitarios y totales.

Este tipo de documento facilita la facturación, y la previsión de los asientos contables aportando información clave para la gestión financiera de la empresa.

Por el contrario, el albarán sin valorar omite cualquier dato económico. Su función es meramente logística: permite que el receptor o el personal de almacén verifique que las cantidades físicas son correctas sin tener acceso a los precios pactados o condiciones comerciales, manteniendo así la privacidad de la operación frente a terceros o transportistas.

Albarán de entrega, salida y devolución

Como hemos comentado más arriba, el albarán también es conocido como nota de entrega y es utilizado en las transacciones para justificar la entrega física del bien entre comprador y vendedor.

Para que este documento sea plenamente válido en caso de discrepancia, debe incluir:

1. Datos completos del remitente: nombre y dirección del vendedor o empresa que entrega los productos. Además del el NIF/CIF.
2. Datos completos del destinatario: nombre y dirección del comprador o empresa que recibe los productos. Además del el NIF/CIF.
3. Número y serie del albarán: una numeración correlativa propia para llevar un control ordenado.
4. Fecha y lugar de emisión del albarán.
5. Fecha y lugar de entrega: la fecha en la que se realiza la entrega de los bienes y el destino.
6. Descripción de los productos: lista detallada de los bienes entregados, incluyendo cantidad y descripción para identificar claramente cada artículo.
7. Datos del transportista: si interviene una agencia, conviene reflejar su nombre.
8. Firma del comprador o receptor: es la firma del destinatario o la persona que recibe los productos, lo que confirma que la entrega se ha completado y que los bienes han sido recibidos en buen estado.

Cómo hacer un albarán paso a paso

Crear un albarán es un proceso sencillo, pero que debe estar perfectamente controlado por su repercusión en la cadena de venta del producto o bien.

La forma más eficiente de gestionarlos es mediante un software que te permita crear albaranes de forma automatizada.

A continuación vamos a ver cómo se crea un albarán paso a paso usando un software de facturación como TS Facturas Billin.

Paso 1. Inicia sesión o regístrate en nuestro programa online para crear albaranes.

Solo necesitas un email y crear la contraseña de acceso que desees para registrarte de forma gratuita. 

Paso 2. Una vez dentro de tu cuenta de negocio, tienes que ir en la barra superior a «Presupuestos».

En las opciones que te aparecen, seleccionar «Albaranes». Después tienes que hacer clic sobre «Crear tu primer albarán».

Paso 3. Ahora es el momento de darle forma a tu albarán.

Para ello debes rellenar todos los datos que necesitas que aparezcan en él.

Nuestro programa diferencia entre cuatro partes a la hora de crear un albarán:

• Cabecera del documento: donde tienes que rellenar los datos específicos del cliente, así como la fecha de creación, número de serie y número del albarán. Todos estos son datos obligatorios.
• Conceptos: en este apartado debes introducir la mercancía asociada al albarán, además de todos los datos sobre ella, como unidades, precio, impuestos. Aquí, de nuevo, te señalamos los datos obligatorios que necesitarás para crear el albarán.
• Opciones avanzadas: en este apartado puedes incluir alguna indicación específica de las que aparecen ya de manera predeterminada, agilizando así el proceso. Además, se encuentra el apartado de observaciones para el receptor.
• Método de pago: apartado destinado a la parte económica.
• Adjuntar archivo: este último apartado está diseñado para añadir documentación complementaria.  El máximo de peso de los documentos está limitado a 10 Mb.

Para continuar, una vez hayas terminado de añadir los datos, pulsa el botón «Previsualizar datos».

Paso 4. En este momento ya puedes visualizar el albarán tal y como lo verá el receptor.

Ahora debes revisar todos los datos que has introducido previamente para comprobar que todo es correcto. Si no es necesario modificar nada, pulsa en el botón «Crear albarán».

Paso 5. Ya está creado el albarán.

Para acceder al nuevo albarán, dentro de tu cuenta de negocio, tienes que hacer clic sobre el apartado de «Albaranes» para luego seleccionarlo. 

Paso 6. Una vez que se abra, puedes realizar diferentes acciones.

Enviarlo, crear una factura, factura proforma o presupuesto, según lo que necesites. También puedes eliminarlo o descargarlo en formato PDF.

Requisitos y datos obligatorios del documento

Aunque los datos básicos son comunes a cualquier sector, estos son los apartados y los datos esenciales para crear un albarán:

1. Encabezado del albarán.
   • Nombre de la empresa o autónomo remitente.
   • NIF/CIF del remitente (Identificación fiscal).
   • Dirección del remitente.
   • Datos de contacto del remitente.
   • Número de referencia y serie.
   • Fecha de emisión del documento.
2. Datos del destinatario.
   • Nombre de la empresa o destinatario.
   • NIF/CIF del destinatario (fundamental para la posterior factura).
   • Dirección del destinatario.
   • Datos de contacto del destinatario.
3. Fecha de entrega.
   • Fecha en que se realiza la entrega de los bienes.
4. Descripción de los productos.
   • Cantidad de cada producto que se va a entregar.
   • Descripción detallada.
   • Referencia o SKU del producto (para evitar errores de inventario).
   • Peso o medidas. Este dato es muy importante para las empresas de transporte. Según el volumen que ocupe el paquete que debe ser transportado, ocupará un espacio en el vehículo, que será un dato relevante para determinar el coste del transporte.
5. Espacio para la firma.
   • Del destinatario o la persona que recibe los bienes. Esto sirve como confirmación de que la entrega se ha completado.
   • Sello de la empresa receptora (opcional pero recomendable).
   • Apartado de «Observaciones» o «Incidencias»: Un espacio vital para que el cliente anote si el paquete llegó golpeado, abierto o si falta mercancía en el momento de la recepción.

Recuerda que estos datos pueden variar dependiendo del tipo de industria y del producto que se vaya a comercializar.

Ejemplo y modelos de albarán

Una vez que ya sabes cómo crear un albarán paso a paso, vamos a explicarte cuándo usar los diferentes modelos y los datos que deben aparecer. 

En programas de facturación como TS Facturas Billin puedes personalizar cada albarán con justo los datos que necesitas para cada operativa.  

Preguntas frecuentes sobre albaranes

Dónde puedo encontrar modelo de albarán

Si buscas en internet puedes encontrar varios modelos de albarán, desde los que te proporcionan las propias hojas de cálculo o documentos de Word, hasta sitios web especializados, así como los generados a través de un software para crear albaranes y facturas, uno de los puntos de partida en el proceso de venta de un producto.

Estos son específicos suelen ser una de las opciones más recomendables, ya que la mayoría de ellos conectan directamente con el proceso de contabilidad y fiscalidad lo que permite cerrar el círculo completo.

¿Cómo fijo el número de un albarán?

El número de albarán es el identificador de la entrega física del bien entre el comprador y el vendedor. Se trata de un número secuencial al igual que las facturas y requieren su numeración propia.

Proporciona información clave sobre el envío y entrega de un producto, por lo tanto, llevar un control y un registro ordenado de estos documentos, es esencial.

Para ello es necesario el uso de un software de facturación o de gestión empresarial que garantice dicho control. Además, los software tienen funciones de numeración automática, lo que simplifica y optimiza el proceso de asignación del número que corresponde a cada albarán.

¿Quién debe emitir el albarán y quién debe firmarlo?

El albarán suele ser preparado y entregado por el vendedor o proveedor, al comprador o destinatario. Por lo tanto, el vendedor asume la responsabilidad de generar el albarán, que actúa como justificante de la entrega de los bienes.

El vendedor debe asegurarse de que el albarán contenga la información necesaria sobre los productos, las cantidades, fechas y otros detalles que se consideren importantes en dicha transacción comercial.

Mantener un registro organizado de los albaranes emitidos es esencial para el seguimiento de transacciones comerciales y la gestión eficiente del inventario.

El albarán no solo representa la confirmación de la entrega física de bienes, sino que también sirve como el paso previo para la emisión de la factura, por lo que el uso de un software de facturación se vuelve fundamental.

Por lo tanto, si eres empresa o autónomo, la implantación de un software de facturación aumenta la eficiencia, minimiza errores y facilita la gestión financiera y además te ayudará a cumplir con tus obligaciones contables y fiscales.

Por último, es el receptor o cliente quien debe firmar el documento en el momento de la entrega, ya que su firma confirma la recepción y la conformidad con los bienes recibidos.