Factura ordinaria vs factura simplificada. ¿Cómo se diferencian?

La factura ordinaria es el documento completo con todos los datos fiscales obligatorios. La factura simplificada es un formato más básico, válido para operaciones de menor cuantía y sin necesidad de identificar al cliente salvo en ciertos casos. 

Una de las principales diferencias es su uso. A continuación, los casos más frecuentes:

Situación	Tipo de factura recomendado
Cliente es empresa, autónomo o persona jurídica.	Factura ordinaria
Cliente es particular y no pide factura.	Factura simplificada (si ≤ 400€)
Cliente es particular y pide factura.	Factura ordinaria (o simplificada con sus datos)
Importe ≤ 400€ IVA incluido (cualquier sector).	Factura simplificada
Importe ≤ 3.000€ IVA incluido (hostelería, comercio minorista, etc.).	Factura simplificada
Exportaciones, ventas intracomunitarias, ventas a distancia.	Factura ordinaria
Operación con inversión del sujeto pasivo.	Factura ordinaria
Administración Pública.	Factura ordinaria (generalmente electrónica)

 

¿Qué es una factura ordinaria y cuándo es obligatorio emitirla?

La factura ordinaria, también conocida como factura completa, es el documento comercial estándar que registra de manera detallada una transacción de compraventa de bienes o la prestación de un servicio entre un proveedor y su cliente.

Su importancia es doble:

• Para el emisor (autónomo o pyme): es el soporte legal que justifica sus ingresos y le permite exigir el pago.
• Para el receptor: es el único documento válido que permite a otra empresa o autónomo deducirse el IVA y el gasto en sus declaraciones de impuestos.

Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), los empresarios y autónomos están obligados a expedir y entregar factura (y conservar copia) por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad, incluyendo los pagos anticipados (salvo en ventas intracomunitarias exentas).

De forma obligatoria, se debe emitir siempre una factura ordinaria o completa en los siguientes casos:

• Cuando el cliente es otro empresario, profesional autónomo o una persona jurídica (empresas, asociaciones, etc.).
• Cuando el cliente es un particular y lo solicita expresamente para el ejercicio de cualquier derecho fiscal (por ejemplo, para desgravarse el coste de una reforma en su vivienda).
• Cuando el destinatario sea una Administración Pública (que además deberá emitirse obligatoriamente en formato electrónico a través de portales como FACe si supera los límites establecidos por la normativa (según los umbrales y requisitos específicos aplicables en cada caso).
• En las operaciones de comercio exterior: exportaciones de bienes (exentas de IVA) y entregas intracomunitarias de bienes (ventas a empresas de la UE).
• En determinadas operaciones de comercio electrónico y ventas a distancia, así como operaciones sujetas a impuestos especiales.

Ejemplo práctico

Si un fontanero autónomo repara una tubería para un particular, de base puede emitir una factura simplificada. Pero si esa reparación es para la oficina de una gestoría, está obligado por ley a emitir una factura ordinaria con todos los datos fiscales de la gestoría.

 

Contenido imprescindible de una factura ordinaria

Para que una factura ordinaria sea totalmente válida ante la Agencia Tributaria y tu cliente pueda deducirse el gasto, debe contener una serie de datos obligatorios. 

Si cometes un error u omites alguno de estos puntos, la factura perderá su validez legal.

Los datos obligatorios se estructuran en cuatro bloques clave:

1. Datos de control y fechas

• Número y serie: la numeración debe ser correlativa (ej. 001, 002, 003) dentro de su misma serie. Es obligatorio usar series diferentes para las facturas rectificativas, y muy recomendable si gestionas varias líneas de negocio o tienes distintas tiendas.
• Fecha de expedición: el día exacto en el que se emite el documento.
• Fecha de la operación: solo se debe incluir de forma obligatoria si el servicio se prestó o los bienes se entregaron en una fecha distinta a la de la emisión de la factura (o si se recibió un pago anticipado).

2. Identificación fiscal de ambas partes

A diferencia de la factura simplificada, aquí es obligatorio identificar plenamente tanto al emisor (tú) como al receptor (tu cliente) con:

• Nombre y apellidos (si eres autónomo) o razón social (si es una empresa, ej. S.L. o S.A.).
• Número de identificación fiscal (NIF de persona física o NIF de persona jurídica).
• Domicilio fiscal completo de ambos.

3. Desglose de las operaciones e impuestos

• Descripción de las operaciones: debes detallar de forma clara los servicios prestados o los bienes entregados para que se pueda determinar la Base Imponible.
• Precio unitario: el coste de cada producto o servicio sin incluir los impuestos.
• Descuentos: cualquier rebaja comercial que no esté integrada en el precio unitario.
• Tipo impositivo: el porcentaje de IVA aplicado (21%, 10% o 4%) y, en caso de ser autónomo en régimen general que factura a otra empresa, el porcentaje de retención de IRPF (habitualmente el 15% o el 7% para nuevos autónomos).
• Cuota tributaria: el importe exacto en euros derivado de los impuestos, que debe aparecer totalmente desglosado y por separado.

4. Menciones especiales obligatorias

Solo si tu actividad o la operación concreta cumple con alguna de estas condiciones fiscales, debes añadir de forma obligatoria el texto correspondiente en el pie de la factura:

• Operaciones exentas de IVA: se debe especificar el artículo legal. Ejemplo: «Operación exenta de IVA en virtud del artículo 20, apartado uno, número 9º de la Ley 37/1992 (Servicios educativos)».
• Inversión del sujeto pasivo: ocurre cuando el cliente es quien autoliquida el impuesto (común en ciertas operaciones de construcción o tecnología). Debe incluir la mención: «Operación con inversión del sujeto pasivo».
• Régimen de Recargo de Equivalencia: obligatorio si vendes a comerciantes minoristas que tributan en este régimen especial.
• Otras menciones legales: «Facturación por el destinatario», «Régimen especial de los bienes usados» o «Régimen especial de las agencias de viajes».

 

Vamos a crear una factura ficticia para que veas un ejemplo:

 

CARLOS PÉREZ GÓMEZ

NIF: XXXXXXXXX

Domicilio Fiscal: Calle Mayor nº 10, 2ºB – 28001 Madrid

Contacto: [email protected] | +34 600 000 000

FACTURA Número: 2026-0042

Fecha de emisión: 28 de mayo de 2026

Fecha de la operación: 15 de mayo de 2026

DATOS DEL CLIENTE: Razón Social: Innovaciones Tecnológicas S.A.

NIF: XXXXXXXX

Domicilio Fiscal: Avenida de la Constitución nº 45 – 41001 Sevilla

Descripción del servicio / concepto	Precio Unitario	Dcto.	Total
Servicio de consultoría de marketing digital (Campaña Primavera)	1.000,00 €	0%	1.000,00 €
Diseño de página web corporativa	600,00 €	100,00 €	500,00 €

DETALLE EN EUROS (€)

• Base Imponible: 1.500,00 €
• I.V.A. (21%): +315,00 €
• Retención I.R.P.F. (15%): -225,00 €

TOTAL A PAGAR: 1.590,00 €

Forma de pago: Transferencia bancaria

Número de cuenta (IBAN): ESXX XXXX XXXX XXX

 

 

Qué es una factura simplificada (antiguo ticket)

La factura simplificada es un documento más básico utilizado en transacciones comerciales. 

Este formato entró en vigor con el Reglamento de Facturación para sustituir de manera definitiva a los antiguos tickets de caja. 

La gran diferencia con la factura ordinaria es que no requiere identificar los datos fiscales del cliente (como su NIF o domicilio) para ser emitida, lo que agiliza las ventas en comercios físicos, hostelería o servicios rápidos.

 

¿Cuándo es útil y para qué sirve?

• Para el emisor (comerciante o autónomo): permite documentar ventas rápidas al público general de forma legal, ahorrando tiempo en el mostrador.
• Para el comprador (particular o autónomo): sirve como justificante de compra y garantía. Para un autónomo comprador, la factura simplificada por sí sola solo permite deducir el gasto en el IRPF, pero NO el IVA, a menos que se solicite al emisor que conste su NIF.

Aunque hoy en día la factura simplificada te permite despachar rápido, las reglas del juego van a cambiar a nivel tecnológico. Con la entrada en vigor del sistema Veri*factu, los autónomos tendrán como fecha límite el 1 de julio de 2027 para adaptar sus negocios.

A partir de entonces, afectará a tus tickets de tres formas muy concretas:

• Adiós al papel o software antiguo: Ya no se podrán hacer tickes a mano (con talonario) ni usar cajas registradoras obsoletas. Todo se deberá emitir con un software homologado por Hacienda.
• Código QR obligatorio: Cada factura simplificada tendrá que incluir un código QR impreso para que el cliente o Hacienda puedan escanearlo y verificarlo.
• Registro blindado: El programa informático enviará los datos de la venta o creará un registro digital que no se puede alterar ni borrar.

En resumen

En el día a día seguirás emitiendo tickets rápidos sin pedirle los datos a tus clientes, pero la tecnología detrás del mostrador tendrá que estar 100% actualizada. 

 

Elementos de una factura simplificada

Aunque este documento exige menos datos que una factura ordinaria, la Agencia Tributaria requiere un contenido mínimo para que sea fiscalmente válido. 

Si tienes un comercio o negocio de cara al público, tu sistema de facturación debe reflejar obligatoriamente los siguientes datos: 

1. Datos de control y fechas

• Número y serie: identificación numérica correlativa. El uso de serie es obligatorio en facturas rectificativas o de operaciones específicas.
• Fecha de expedición: momento temporal en el que se emite el documento.
• Fecha de operación: obligatorio incluirla solo si el servicio se prestó o los bienes se entregaron en un día diferente al de la fecha de expedición.

2. Identificación del emisor (expedidor)

• NIF del emisor: número de Identificación Fiscal.
• Datos fiscales del emisor: nombre y apellidos (si es autónomo), o razón/denominación social (si es empresa jurídica).

3. Desglose comercial e impuestos

• Descripción del concepto: identificación clara de los bienes entregados o servicios prestados.
• Tipo impositivo: el porcentaje de IVA aplicado (ej. 21%, 10%, 4%). Opcional: Se permite indicar textualmente la expresión «IVA incluido».
• Importe total: el coste final de la transacción (Base Imponible + Impuestos).

4. Casos especiales y menciones obligatorias

• Facturas rectificativas: debe incluir obligatoriamente la referencia clara a la factura original que se está corrigiendo.
• Menciones específicas por régimen o condición: se debe añadir el texto legal correspondiente si se cumple alguna de estas circunstancias:
  • Operación exenta de IVA (especificando el artículo de la Ley del IVA que sustenta la exención).
  • Facturación por el destinatario.
  • Inversión del sujeto pasivo.
  • Régimen especial de las agencias de viajes.
  • Régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.

 

Diferencias clave: factura ordinaria vs simplificada

Aunque ambos tipos de factura sirven para documentar transacciones comerciales, existen significativas diferencias entre una factura ordinaria y una factura simplificada.

A continuación, con una tabla comparativa vamos a ver esas diferencias:

 

Tabla comparativa resumen

Elemento	Factura ordinaria	Factura simplificada
Número y serie	Sí	Sí
Fecha de expedición	Sí	Sí
Fecha de operación (si diferente)	Sí	Opcional
NIF y Nombre del expedidor	Sí	Sí
NIF y nombre del destinatario	Sí	No
Domicilio del expedidor y destinatario	Sí	No
Descripción detallada de operaciones	Sí	No
Precio unitario y descuentos	Sí	No
Tipo impositivo y cuota tributaria	Sí	Sí
Fecha de operación (si diferente)	Opcional	No
Operación exenta de IVA	Sí	Sí
Identificación de bienes o servicios	Sí	Sí
Importe total	Sí	Sí
Indicación de IVA Incluido	Sí	Opcional
Factura rectificativa	Sí	Sí
Mención a circunstancias especiales	Sí	Sí

 

Como puedes comprobar, mientras que la factura ordinaria requiere más detalles sobre la transacción, la factura simplificada se centra en los aspectos más básicos, adecuados para transacciones de menor complejidad y cuantía.

La gestión de facturación es crucial pero compleja en el ámbito empresarial.

Con la entrada en vigor de normativas estrictas sobre el control digital de los tickets y facturas, cada detalle debe manejarse con cuidado absoluto para cumplir con la ley y evitar costosas sanciones fiscales.

Llevar la gestión manual o con plantillas tradicionales de Excel no solo te hace perder tiempo, sino que multiplica el riesgo de cometer errores en la numeración, los cálculos de IVA o la estructura del documento.

Un software de facturación online como TeamSystem Facturas Billin simplifica por completo este proceso en tu día a día:

• Permite la organización digital total de tus facturas, presupuestos y gastos.
• Garantiza la emisión de facturas ordinarias y simplificadas sin errores, adaptadas al 100% a los requisitos legales y informáticos actuales (como los códigos QR obligatorios).
• Facilita el seguimiento de pagos de forma rápida e intuitiva.

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Límites de importe: ¿Cuándo se puede hacer una factura simplificada?

Se puede expedir una factura simplificada en los siguientes casos:

• Facturas cuyo importe no supere los 400€ (IVA incluido).
• Facturas rectificativas.
• Los casos autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.
• Las siguientes operaciones, siempre que no excedan de 3.000€ (IVA incluido):
  • Ventas al por menor: entregas de bienes muebles en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional (es decir, sea un particular).
  • Ventas o servicios en régimen ambulante.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
  • Salas de baile y discotecas.
  • Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelación de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
  • Aparcamiento de vehículos.
  • Servicios de videoclub.
  • Tintorerías y lavanderías.
  • Autopistas de peaje.

Por el contrario, no se podrá expedir factura simplificada en las siguientes operaciones:

• En las entregas intracomunitarias de bienes.
• Las ventas a distancia.
• Operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto (IVA).
• Operaciones sujetas a inversión del sujeto pasivo.

 

Vamos a ver un ejemplo de cada caso:

Ejemplo 1:

El límite de los 400€ (cualquier sector)

Imagina que eres un electricista autónomo. Te llama una gestoría porque se ha estropeado un enchufe de sus oficinas. Haces el arreglo y el total de la reparación son 120 €.

• ¿Puedes hacer una factura simplificada? SÍ, porque el importe es menor de 400€.
• El matiz: como tu cliente es una empresa (la gestoría), te pedirá que pongas su NIF en el ticket para poder desgravarse el IVA, pero el formato de factura sigue siendo simplificada.

Ejemplo 2:

El límite de los 3.000€ (comercio y hostelería)

Tienes un restaurante y una empresa organiza una cena de Navidad para sus empleados en tu local. La cuenta total de la noche asciende a 1.800€.

• ¿Puedes hacer una factura simplificada? SÍ, porque la hostelería es una de las actividades especiales autorizadas por Hacienda para emitir tickets de hasta 3.000€. Al igual que en el ejemplo anterior, solo tendrás que añadir el NIF de la empresa en el ticket si te lo piden para sus gastos.

Ejemplo 3:

Cuando está PROHIBIDO por completo

Tienen una tienda online de ropa y una persona de Francia te compra una chaqueta a través de tu web para que se la envíes a su casa (Venta a distancia). La chaqueta cuesta 80€.

• ¿Puedes hacer una factura simplificada? NO. Da igual que el importe sea de apenas 80€; al tratarse de una venta a distancia, la ley prohíbe taxativamente la factura simplificada. Estás obligado a emitir una factura ordinaria (completa) desde el primer céntimo.

 

Excepciones para emitir facturas simplificadas de hasta 3.000€ 

Como norma general, el límite para poder emitir una factura simplificada es de 400€ (IVA incluido). 

Sin embargo, el Reglamento de Facturación establece una excepción clave para determinados sectores: se permite la emisión de facturas simplificadas en operaciones de hasta 3.000€ (IVA incluido) siempre que se trate de alguna de las siguientes actividades autorizadas:

• Comercio al por menor: ventas al público general donde el comprador no actúe como empresario o profesional (ej. comprar ropa, calzado o artículos para el hogar).
• Ventas o servicios en régimen ambulante y ventas o servicios a domicilio del consumidor (ej. reparto de comida a domicilio).
• Transporte de personas y sus equipajes: servicios de taxis, autobuses o traslados.
• Hostelería y restauración: servicios prestados por restaurantes, bares, cafeterías, catering y similares, para consumir en el acto.
• Ocio y espectáculos: salas de baile, discotecas y eventos culturales.
• Servicios de cuidado personal: peluquerías, barberías e institutos de belleza.
• Servicios deportivos y de entretenimiento: utilización de instalaciones deportivas, gimnasios, aparcamiento de vehículos y servicios de videoclub.
• Servicios de lavandería: tintorerías y lavanderías mecánicas o manuales.
• Peajes: utilización de autopistas de peaje.
• Servicios fotográficos: revelado de fotografías y servicios de estudios fotográficos.

 

Operaciones donde no puedes emitir factura simplificada 

Aunque no superes los límites de 400€ o 3.000€, la Agencia Tributaria prohíbe expresamente el uso de la factura simplificada en las siguientes operaciones (aquí siempre deberás emitir una factura ordinaria completa):

• Entregas intracomunitarias de bienes: ventas de productos a empresas situadas en otros países de la Unión Europea.
• Ventas a distancia: operaciones de comercio electrónico donde los bienes se envían desde otro Estado miembro o se exportan.
• Operaciones con inversión del sujeto pasivo: cuando la condición de sujeto pasivo recae en el cliente.
• Operaciones no localizadas en el territorio de aplicación del impuesto (TAI).

Ejemplo práctico del límite de los 3.000€: 

Si eres dueño de un restaurante y una empresa organiza una cena de Navidad cuyo coste total es de 1.500€ (IVA incluido), sí puedes emitir una factura simplificada, ya que la hostelería permite este formato hasta los 3.000€. Ahora bien, como tu cliente es una empresa y necesitará deducirse el IVA, no le servirá el ticket anónimo de barra: estará obligado a pedirte que introduzcas su NIF y razón social en tu sistema para convertirla en una factura simplificada cualificada.

 

¿Las facturas simplificadas son deducibles en IVA e IRPF?

Esta es la duda más frecuente entre autónomos y pymes. La respuesta corta es SÍ, pero con condiciones muy diferentes para cada impuesto. Un ticket o factura simplificada convencional no se trata igual en el IVA que en el IRPF.

Para evitar problemas con Hacienda, debes diferenciar perfectamente estos dos escenarios:

1. Deducción del IVA: el gran peligro

Como regla general, las facturas simplificadas ordinarias NO sirven para deducir el IVA. Si en el documento solo aparece «IVA incluido» y no están tus datos como comprador, no puedes incluir ese IVA como soportado en tu modelo 303.

¿Cuál es la excepción legal?

Para que puedas deducirte el IVA de una factura simplificada, esta debe convertirse en una «factura simplificada cualificada». Esto exige que el emisor (el comercio o restaurante) añada obligatoriamente los siguientes datos en el ticket:

• Tu NIF (ya seas autónomo o empresa).
• Tu nombre y apellidos o razón social.
• La cuota de IVA totalmente desglosada (es decir, el importe exacto en euros del impuesto, ya no basta con la frase «IVA incluido»).

Atención

Si guardas tickets de gasolina, parkings o comidas donde no aparezca tu NIF, no te deduzcas ese IVA. En caso de inspección, Hacienda te lo denegará y te aplicará una sanción.

 

2. Deducción en el IRPF (gasto deducible)

En el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), la Agencia Tributaria es un poco más flexible, pero mantiene el control.

Una factura simplificada estándar (sin tu NIF) sí puede computarse como gasto deducible en tu declaración si cumple tres condiciones estrictas:

1. Que el gasto esté 100% vinculado a tu actividad económica (ej. invitar a un cliente a comer o comprar folios para la oficina).
2. Que esté convenientemente registrado en tus libros contables de gastos.
3. Que cuentes con el justificante de pago bancario (tarjeta o transferencia) que demuestre que tú realizaste ese desembolso.

 

Tabla resumen de deducibilidad

Tipo de documento	¿Deduce IVA?	¿Deduce IRPF (gasto)?	Requisito clave
Factura simplificada estándar (sin tus datos)	NO	SÍ	Justificar el pago bancario y la vinculación con el negocio.
Factura simplificada cualificada (con tu NIF y desglose)	SÍ	SÍ	El emisor debe teclear tu NIF en su sistema de cajas.
Factura Ordinaria Completa	SÍ	SÍ	Es la opción ideal y más segura para cualquier compra entre profesionales.

 

Qué es una factura simplificada cualificada

Una factura simplificada cualificada no constituye una categoría distinta en la normativa, sino una factura simplificada ordinaria (ticket) a la que se le añaden de forma obligatoria los datos fiscales del comprador.

Nació para dar respuesta a una necesidad muy común de los autónomos y pymes: poder deducirse el IVA de los gastos diarios en establecimientos que, por su volumen y rapidez de trabajo (como gasolineras, parkings, restaurantes o supermercados), emiten tickets simplificados por defecto.

Si el ticket solo contiene los datos del vendedor, el IVA no es deducible. Pero si el emisor introduce tus datos en su sistema, ese documento se transforma en una «factura simplificada cualificada», obteniendo la misma validez fiscal que una factura ordinaria para recuperar el IVA.

Requisitos obligatorios para que sea cualificada

Para que Hacienda acepte este documento en una inspección y te permita desgravarte el IVA, el Reglamento de Facturación exige que se imprima constando expresamente:

• Tu Número de Identificación Fiscal (NIF o CIF) como destinatario.
• Tu Nombre y Apellidos o la Razón Social de tu empresa.
• Tu Domicilio Fiscal (es muy recomendable que aparezca, aunque el NIF es el elemento crítico).
• La cuota de IVA totalmente desglosada: Ya no sirve que ponga «IVA incluido». El documento debe especificar de forma separada la Base Imponible y la cuota exacta de IVA (por ejemplo: Base: 50€ | IVA 10%: 5€ | Total: 55€).

¿Cómo se consigue una factura simplificada cualificada?

El proceso es muy sencillo pero requiere proactividad por tu parte como comprador:

1. Al ir a pagar en el establecimiento (por ejemplo, al terminar una comida de negocios), debes indicar al dependiente o camarero que necesitas una factura con tus datos fiscales.
2. El emisor introducirá tu NIF en su terminal de caja (TPV o software informático).
3. El sistema imprimirá el ticket con tus datos integrados y el IVA desglosado. Este documento modificado es, a todos los efectos, una factura simplificada cualificada.

 

Cómo convertir una factura simplificada en una factura completa (factura sustitutiva)

¿Qué pasa si un cliente te pide una factura ordinaria semanas después de haberle emitido un ticket? 

¿O qué pasa si tú, como comprador, olvidaste pedir tus datos en una gasolinera o restaurante?

 La normativa permite solucionar esto mediante lo que se conoce como factura sustitutiva.

La factura sustitutiva es el documento definitivo que anula y reemplaza legalmente a una o varias facturas simplificadas previas, permitiendo al cliente obtener una factura completa con todos sus datos fiscales para poder deducirse el IVA.

 

Plazos legales para solicitar el cambio

Como autónomo o pyme, debes conocer los plazos máximos que marca el Reglamento de Facturación para poder realizar o exigir este canje:

• Plazo general: el cliente puede solicitar la sustitución de sus tickets por una factura ordinaria durante un plazo de 4 años desde la fecha en la que se realizó la compra o servicio.
• Plazo de expedición: si eres tú quien debe emitir la factura sustitutiva a otra empresa o autónomo, debe expedirse dentro del plazo previsto en el reglamento para estas operaciones. 

 

Paso a paso: Cómo emitir una factura sustitutiva correctamente

Para que el proceso sea completamente válido ante una inspección de Hacienda, no basta con emitir un nuevo documento sin vincularlo al anterior.

Debes seguir estos pasos obligatorios en tu software de facturación:

1. Recuperar la información: el cliente debe aportar la factura simplificada original (el ticket) para que puedas comprobar que la venta existió y que los importes son correctos.
2. Generar una nueva factura ordinaria: crea un documento nuevo con su propia numeración correlativa. Es obligatorio que esta factura use una serie de numeración específica y diferente a la de tus facturas ordinarias habituales (serie de facturas sustitutivas).
3. Identificar al cliente: introduce todos los datos fiscales obligatorios del destinatario (NIF, nombre/razón social y domicilio fiscal).
4. Vincular el documento original: en la descripción o en un campo habilitado de la factura, debes hacer referencia expresa al número y la fecha de la factura simplificada (o tickets) que estás sustituyendo.
5. Desglosar los impuestos: calcula y muestra de forma totalmente separada la Base Imponible y la cuota de IVA correspondiente.
6. Anulación contable: tu software de facturación debe restar el importe del ticket original de tus ventas de facturas simplificadas para sumarlo al de facturas ordinarias, evitando así duplicar el ingreso ante Hacienda. (Nota: si utilizas un software adaptado a Verifactu, el propio programa se encargará de realizar esta trazabilidad y anulación de forma automática).

 

Así se hace en nuestro software de facturación:

Paso 1:

Haz clic sobre el ticket que tienes registrado.

 

Paso 2:

Convierte el ticket en una factura. Para ello, haz clic en la opción “Convertir en factura” que aparece en la parte inferior de la pantalla.

 

 

 

Paso 3:

En la siguiente pantalla, necesitas seleccionar un  “Cliente”. Deberás introducir uno nuevo o seleccionar alguno de los existentes. 

Una vez aparezcan los datos, tendrás que hacer clic en el botón “Previsualizar datos”.

Paso 4

Así se visualizan los datos. Para seguir necesitas hacer clic en “Guardar”.

 

Paso 5

La factura ya sale como “Emitida” en el resumen de facturas.

 

Si haces clic sobre ella, puedes ver a la derecha que ya sale “Factura sustitutiva emitida” en el historial.

 

Obligación de conservar las facturas

Como empresario o autónomo, la ley te obliga a expedir, entregar y conservar todas tus facturas, tickets y justificantes que tengan relación con tu actividad económica.

El plazo general de conservación varía según la normativa, por lo que debes tener mucho cuidado para evitar sanciones:

• Para la Agencia Tributaria (plazo fiscal): Debes guardarlas durante un plazo general de 4 años (según la Ley General Tributaria y la Ley del IVA). Este plazo suele computarse desde el día siguiente a la finalización del plazo de presentación de la autoliquidación correspondiente. 
• Para el Código de Comercio (plazo mercantil): la obligación mercantil de conservación es de 6 años para todos los libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio.

 

Consejo

En la práctica, la recomendación profesional es conservar toda la documentación durante al menos 6 años.

Además, si has comprado bienes de inversión que estás amortizando o tienes pérdidas pendientes de compensar en tus impuestos, el plazo de control de Hacienda puede ampliarse legalmente hasta los 10 años.

 

Fuentes:

• Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación) 
• Real Decreto 1007/2023 (Reglamento del Sistema «Verifactu») 
• Real Decreto de 22 de agosto de 1885 (Código de Comercio) y Ley 58/2003 (Ley General Tributaria)